De raad van de gemeente Schiedam;
gezien het voorstel van het presidium van 14 oktober 2020 ( 20VR060), gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet,
Besluit:
de navolgende “Verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning Gemeente Schiedam 2020” vast te stellen.
Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020
Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand
Artikel 1 Verzoek om informatie of bijstand
- 1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
- 2.
Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
- 3.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
- 4.
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 2 Ambtelijke bijstand
- 1.
Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden.
- 2.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd.
- 3.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
- 4.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Artikel 3 Geschil over verleende ambtelijke bijstand
- 1.
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.
- 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
Artikel 4 Informatie aan college(leden)
Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Paragraaf 2 Fractieondersteuning
Artikel 6 Recht op financiële bijdrage
- 1.
De fracties, zoals bedoeld in artikel 12 van het reglement van orde van de gemeenteraad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
- 2.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 5.833 per jaar voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 1.500 per raadszetel per jaar.
Artikel 7 Bestedingsdoel en uitsluiting
- 1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
- 2.
De bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
giften, leningen en beleggingen;
- d.
uitgaven die bekostigd dienen te worden uit vergoedingen die de fractieleden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden (opvolgers) toekomen, of die ingevolge hiervan declarabel zijn;
- e.
bestedingen aan raadsleden, familieleden van raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van de fractie verrichten;
- f.
uitgaven ten behoeve van (her)verkiezing van raadsleden en/of verkiezingscampagnes;
- g.
- h.
kosten voor kantoorruimte voor de fractie buiten het stadhuis;
- i.
(juridische) bijstand in geschillen.
- 3.
Bij twijfel over de rechtmatigheid van de besteding van de vergoeding beslist het Presidium.
Artikel 8 Fractieassistenten
- 1.
Elke fractie kan, ten laste van het fractiebudget, een fractieassistent aanstellen.
- 2.
Vanaf 6 maanden voor de datum van gemeenteraadsverkiezingen worden geen nieuwe fractieassistenten aangesteld.
- 3.
Een opvolger, als bedoeld in artikel 1 van de ‘Verordening rechtspositie Raads- en commissieleden (opvolgers)’, kan niet tegelijk als fractieassistent aangesteld zijn.
- 4.
Ingevolge artikel 7, lid 2 onder e, kan een familielid van een raadslid niet als fractieassistent zijn aangesteld binnen de fractie waaraan het raadslid deelneemt. Onder “familielid” wordt voor de toepassing van dit artikel verstaan: bloed- of aanverwant in de eerste of tweede graad.
Artikel 9 Beheer fractiebudget en uitbetaling
- 1.
Het budget voor de fractieondersteuning wordt voor elke fractie beheerd door de griffie.
- 2.
Uitgaven uit het fractiebudget vinden plaats op basis van declaratie door de betreffende fractie. Hiertoe overlegt de fractie een gespecificeerde, reële factuur, die door de fractievoorzitter voor akkoord wordt getekend.
- 3.
De griffier controleert de uitgave op rechtmatigheid, alvorens tot uitbetaling over te gaan.
Artikel 10 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
- 1.
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde bedrag voor fractieondersteuning evenredig toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij wordt aangesloten.
- 2.
Als een fractie tijdens de zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.
Artikel 11 Reserves
- 1.
De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.
- 2.
De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.
- 3.
Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 11 over dat jaar.
- 4.
De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
- 5.
Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.
- 6.
Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.
Artikel 12 Verantwoording en controle
- 1.
Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een financieel verslag.
- 2.
De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage zijn bekostigd;
- b.
de wijziging van de reserve;
- c.
Paragraaf 3: Slotbepaling
Artikel 13 Inwerkingtreding, overgangsbepaling en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2021. Daarmee komt de ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning’ uit 2007 te vervallen.
- 2.
Bestaande situaties, functies of regelingen die op 1 januari 2021 niet overeenstemmen met het bepaalde in deze verordening, blijven gedurende de huidige raadsperiode als overgangsregeling bestaan. Nieuwe situaties tijdens de huidige raadsperiode, dienen aan de nieuwe bepalingen in deze verordening te voldoen.
- 3.
Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning Gemeente Schiedam 2020’.