| Organisatie | Gennep |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens |
| Citeertitel | Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-04-2021 | nieuwe regeling | 19-04-2021 | 417770 |
de Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens vast te stellen.
Bestuurlijk Informatiesysteem (BIS): De digitale vergaderapplicatie waarmee informatie voor college en raad toegankelijk wordt gemaakt. Het Bestuurlijk Informatiesysteem kent een openbaar deel en een besloten deel. De informatie in het openbare gedeelte is door een ieder via de website van de gemeente toegankelijk.
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Artikel 2 – Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente Gennep gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn. Het vermelden van de namen van ambtenaren en het weglaten van e-mailadressen en doorkiesnummer is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Gennep of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waarvoor zij werkzaam zijn.
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te zien is dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaar gemaakt.
Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.
Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres en de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt.
Gedragslijn | De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare college- en raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.
Gedragslijn | De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad wordt als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de geadresseerde(n), onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd. Raadsleden en burgerraadsleden kunnen wel kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.
Artikel 4 – Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is, worden de persoonsgegevens uit de stukken verwijderd of onleesbaar gemaakt. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.
Artikel 5 – Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.
Artikel 6 – Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden
Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Brieven of stukken van afzenders die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat hun brief of ander stuk wel gepubliceerd dient te worden (inclusief persoonsgegevens) worden wel volledig gepubliceerd op de website. Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan kunnen die brieven en stukken door derden dus niet worden ingezien. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij. Met de personen in kwestie wordt, zo nodig, contact opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan op verzoek geschieden. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.