| Organisatie | Westvoorne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de sectorhoofden van de gemeente Westvoorne houdende regels omtrent het algemene mandaat (Algemeen Mandaatbesluit Westvoorne 2012) |
| Citeertitel | Algemeen Mandaatbesluit Westvoorne 2012 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester, de gemeentesecretaris en de sectorhoofden.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-09-2012 | nieuwe regeling | 11-09-2012 Huis-aan-huisblad, 26-09-2012 |
Het college van de gemeente Westvoorne, de burgemeester van de gemeente Westvoorne, de gemeentesecretaris en de sectorhoofden, ieder voor zover zij daartoe bevoegd zijn;
gelet op titel 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
gelet op artikel 171 van de Gemeentewet;
overwegende dat uit oogpunt van doelmatigheid en legaliteit een algemeen mandaat, volmacht en machtiging van bevoegdheden gewenst is;
vast te stellen het Algemeen Mandaatbesluit Westvoorne 2012 bestaande uit het mandaatbesluit aan de gemeentesecretaris en het ondermandaatbesluit aan de sectorhoofden.
Hoofdstuk 2. De gemeentesecretaris
Artikel 2. Gemandateerde bevoegdheden gemeentesecretaris
Door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voor zover zij daartoe bevoegd zijn, wordt aan de gemeentesecretaris mandaat verleend tot het namens en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester nemen van besluiten ter uitvoering van de bestuurs- en beheersbevoegdheden, alsmede volmacht en machtiging tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden.
Artikel 3. Van mandaat uitgesloten bevoegdheden gemeentesecretaris
Het mandaat zoals omschreven in artikel 2 heeft, onverminderd het bepaalde in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, geen betrekking op:
besluiten tot een last onder bestuursdwang, dan wel daarvoor in de plaats het opleggen van een last onder dwangsom aan een overtreder, zowel op verzoek van derden, dan wel ambtshalve, alsmede de weigering een dergelijk besluit te nemen, met uitzondering van aanschrijvingen met betrekking tot de bevoegdheden van hoofdstuk 5 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Westvoorne 2011;
Hoofdstuk 3. Ondermandaat sectorhoofden
Artikel 5. Ondergemandateerde bevoegdheden sectorhoofden
Door de gemeentesecretaris wordt aan de sectorhoofden ondermandaat verleend tot het namens en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester nemen van besluiten ter uitvoering van de bestuurs- en beheersbevoegdheden, alsmede volmacht en machtiging tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden, voor zover het tot hun taken behoort zoals deze zijn opgenomen in de functiebeschrijvingen (MI 01, IZ 01, GG 01).
De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende volmachten of machtigingen geschiedt binnen de grenzen van het aan de gemeentesecretaris verleende mandaat, alsmede de vastgestelde taken en met inachtneming van het terzake geldende recht, alsmede de geldende beleids- en uitvoeringsregels.
Hoofdstuk 4. Ondermandaat teamhoofden en individuele medewerkers
TOELICHTING OP HET ALGEMEEN MANDAATBESLUIT GEMEENTE Westvoorne 2012
Het Algemeen Mandaatbesluit heeft betrekking op de verlening van mandaat en ondermandaat met betrekking tot de specifieke bestuurs- en beheersbevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aan de gemeentesecretaris, de sectorhoofden, de teamhoofden en individuele medewerkers.
Het kenmerkende van mandaat is dat de feitelijke bevoegdheidsuitoefening, het nemen van de feitelijke beslissing, komt te liggen bij degene die het mandaat heeft (de mandataris), echter de mandaatgever (de mandans) blijft ten volle verantwoordelijk. De mandans kan te allen tijde uit dien hoofde dan ook instructies geven of het mandaat doorbreken en de bevoegdheid zelf uitoefenen.
In dat laatste geval behoeft het mandaatbesluit niet te worden ingetrokken.
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) geeft als hoofdregel dat mandaat geoorloofd is tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet. Deze hoofdregel is derhalve ook van toepassing op het onderhavige mandaatbesluit en geeft als zodanig de uiterste grenzen aan waarbinnen dit besluit kan worden toegepast.
De mandaatbesluiten behelzen een open en algemeen mandaat. Dat betekent dat in beginsel alle bevoegdheden worden gemandateerd, tenzij uitdrukkelijk uitgezonderd in het besluit, dan wel door wet en jurisprudentie verboden.
In de praktijk hangt een effectieve toepassing van de mandaatbesluiten direct en onlosmakelijk verbonden samen met het vertrouwen van de mandans in degene die het mandaat uitoefent, dat deze laatste zal handelen in de geest van het bestuursorgaan en bij twijfel hoe dat orgaan zou beslissen, de zaak aan het orgaan zelf zal voorleggen. Slechts het bestaan van dit vertrouwensbeginsel, dat impliceert dat het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheid slechts in uitzonderingsgevallen aan zich trekt, maakt een wezenlijke mandatering van de bevoegdheden mogelijk. Kortom, bij toepassing van de voorliggende mandaatbesluiten wordt het bestaan van de vorenbedoelde vertrouwensbasis verondersteld.
De mandaatbesluiten hebben betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van de bestuursorganen. Het begrip "bestuursbevoegdheden" omvat onder meer het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb. Daarnaast wordt hieronder verstaan alle handelingen die nodig zijn om tot die besluitvorming te komen. Hieronder begrepen: het nemen van een ontwerpbesluit voor zover vereist, het ter inzage leggen, het horen van belanghebbenden, het nemen van de diverse voorbereidingsbeslissingen zoals het verdagen van de beslissingstermijn, het verzoeken van nadere inlichtingen en het aanvullen van de aanvraag.
Met de term "beheersbevoegdheden" wordt gedoeld op de bevoegdheden die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in hoofdzaak om handelingen die van interne huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen. Voorbeelden hiervan zijn het afsluiten van inkoopovereenkomsten voor bijvoorbeeld kopieerpapier. Van feitelijke handelingen is bijvoorbeeld sprake als om informatie (buiten het kader van de Wet openbaarheid van bestuur) wordt verzocht en deze wordt toegezonden.
Opgemerkt wordt dat het in artikel 171 van de Gemeentewet genoemde optreden in en buiten rechte van de gemeente dat is opgedragen aan de burgemeester tevens onder het mandaatbesluit van de burgemeester is begrepen. De vertegenwoordiging kan de burgemeester bij volmacht overdragen.
Ten overvloede wordt opgemerkt dat onderscheiden moet worden de bevoegdheid tot het nemen van de beslissing tot het aangaan van een privaatrechtelijke rechtshandeling (college van burgemeester en wethouders) en de ondertekening namens de gemeente van die privaatrechtelijke rechtshandeling (burgemeester).
De mandaatbesluiten behelzen zoveel mogelijk alle bevoegdheden te mandateren, opdat kan worden volstaan met een vrij eenvoudige structuur. Als mandaatverlenend bestuursorgaan blijven het college en de burgemeester echter vanzelfsprekend bevoegd om voor bijzondere gevallen een specifieke regeling te treffen. Het zal duidelijk zijn dat dit slechts zeer incidenteel dient te geschieden en dat daarvoor steeds een apart besluit van het bestuursorgaan nodig is. Uitgangspunt blijft echter een zo groot mogelijke uniformiteit op grond van de voorliggende mandaatbesluiten en een beperking van bijzondere regelingen.
In beginsel zijn alle bevoegdheden gemandateerd, tenzij in het besluit uitgezonderd of bij wet of jurisprudentie verboden. Daarnaast is het vertrouwensbeginsel basis van de mandaatbesluiten. Dit vertrouwensbeginsel houdt in dat de beslissingen die in mandaat worden genomen, worden genomen in de geest van het bestuursorgaan. Naast het vertrouwensbeginsel geldt in zekere mate een verantwoordelijkheidsbeginsel voor de mandataris. De mandataris dient zich af te vragen of voor de in mandaat te nemen beslissing verantwoordelijkheid kan worden genomen. Voor de afweging die daarbij moet worden gemaakt kunnen de volgende, niet uitputtende, omstandigheden of aspecten bepalend zijn:
De afzender van de aanvraag of de ontvanger van het besluit; alhoewel in beginsel een ieder gelijk is, kunnen bepaalde afzenders of ontvangers in hun hoedanigheid van functie of aanzien anders moeten worden behandeld dan een "gewone" burger. Te denken valt aan een minister die een aanvraag indient of bijvoorbeeld de Commissaris van de Koningin die een besluit ontvangt. Het maakt daarbij overigens niet uit of in dat geval de betreffende persoon in functie bij het besluit is betrokken, dan wel als privé-persoon.
De politieke gevoeligheid van het moment; een bepaalde kwestie kan van marginale betekenis zijn, echter hierover kan op dat moment media-aandacht bestaan, of vanuit de raad of in de raadscommissie is hiervoor aandacht. In dat geval is het van belang om af te wegen of het besluit niet door een naast hogere functionaris wordt genomen of het bestuursorgaan zelf.
Een besluit kan impliciet een beleidswijziging of zelfs een beleidsbepalend standpunt inhouden. In dat geval dient het besluit, omdat beleid mede gelet op het gelijkheidsbeginsel verder strekkende gevolgen kan hebben dan uitsluitend in het geval van dat ene besluit, te worden voorgelegd aan een hogere mandataris. In principe betekent het dat niet alleen een besluit wordt genomen op de voorliggende kwestie, maar dat ook een besluit tot het vaststellen of wijzigen van beleid wordt genomen. Er dient dan afgewogen te worden of de beslissing niet beter door het bestuursorgaan zelf kan worden genomen.
Bovenstaande opsomming is niet uitputtend. Uitgangspunt moet echter zijn dat besluiten zoveel mogelijk in mandaat worden genomen. Uit oogpunt van efficiency is dit wenselijk, het past echter ook in de Westvoornse organisatiegedachte om zoveel mogelijk verantwoordelijkheid laag in de organisatie te leggen. Het is daarom ook wenselijk dat, indien een functionaris om bijvoorbeeld één van de hiervoor genoemde omstandigheden afziet van het gebruik maken van zijn bevoegdheid tot het in mandaat nemen van een beslissing, hij in het advies (het advies zal uiteraard dan door die functionaris worden voorbereid) aangeeft op welke gronden hij geen verantwoordelijkheid kan dragen voor de te nemen beslissing en op die gronden voorlegt aan het bestuursorgaan.
Van het beslissingsmandaat dient te worden onderscheiden het ondertekeningmandaat. Het verschil tussen beide is gelegen in wie de feitelijke beslissing neemt. In geval van een ondertekeningmandaat is de beslissing door het bestuursorgaan genomen, echter wordt het besluit ondertekend door iemand anders. Wil in dat geval tot uitdrukking komen dat er sprake is van een ondertekeningmandaat, dan dient in de brief duidelijk te worden vermeld dat bijvoorbeeld het bestuursorgaan het besluit zelf heeft genomen.
Wijze van ondertekenen van uitgaande stukken
Om te komen tot een uniforme wijze van ondertekenen van het namens het bestuursorgaan genomen en te ondertekenen besluit dienen besluiten en brieven bij voorkeur te worden ondertekend volgens de volgende formuleringen:
Besluiten namens het college van burgemeester en wethouders:
Besluiten namens de burgemeester:
Indien een genomen besluit wordt ondertekend anders dan door degene die het besluit heeft genomen dient uit het besluit opgemaakt te kunnen worden dat de ondertekenaar niet degene is die het besluit feitelijk heeft genomen. In de brief of het besluit dient de volgende zinsnede te worden opgenomen:
"In zijn vergadering van <datum> heeft het college van burgemeester en wethouders besloten (…)"
"De burgemeester heeft bij besluit van <datum> besloten (…)"
Het besluit dient dan voorts op de wijze te worden ondertekend als hierboven is aangegeven.
Deel 2. Artikelsgewijze toelichting
In dit artikel zijn een aantal begrippen nader omschreven die in het besluit vaker voorkomen.
De inhoud van dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 2. Gemandateerde bevoegdheden gemeentesecretaris
In lid 1 wordt de verlening van mandaat aan de gemeentesecretaris geregeld. Bepaald is dat bevoegdheden van het college en de burgemeester rechtstreeks worden gemandateerd aan de gemeentesecretaris.
In lid 2 wordt verondersteld dat in de uitoefening van het mandaat, besluiten zoveel als mogelijk worden genomen in de geest van hoe het bestuursorgaan zou beslissen. Daarbij geldt dat geldende beleidsregels en uitvoeringsregels het uitgangspunt zijn. Voor zover van die regels zou moeten worden afgeweken geldt dat die beslissing dan niet onder het mandaat valt en de besluitvorming door het bevoegde bestuursorgaan dient plaats te vinden.
Artikel 3. Van mandaat uitgesloten bevoegdheden gemeentesecretaris
Dit artikel zondert van het algemene mandaat een aantal specifieke bevoegdheden uit waarvan de wenselijkheid bestaat om deze uitsluitend door het college c.q. de burgemeester te laten uitoefenen. Dit zijn veelal bevoegdheden waarvan op voorhand al blijkt dat hiervoor ruime aandacht in politieke zin, dan wel in de media bestaat, dan wel dat de gevolgen van het besluit voor de betrokkene bijzonder ingrijpend kunnen zijn. Bij dit laatste dient bijvoorbeeld te worden gedacht aan het toepassen van een handhavingmaatregel.
Artikel 4. Beperking volmacht gemeentesecretaris
Dit artikel regelt dat geen verplichtingen middels de volmacht kunnen worden aangegaan als daar geen krediet voor beschikbaar is.
Artikel 5. Ondergemandateerde bevoegdheden sectorhoofden
In lid 1 wordt de verlening van ondermandaat aan de sectorhoofden geregeld. Bepaald is dat bevoegdheden van het college en de burgemeester via mandaat aan de gemeentesecretaris, en vervolgens via ondermandaat aan de sectorhoofden, worden verleend.
In lid 2 wordt verondersteld dat in de uitoefening van het mandaat, besluiten zoveel mogelijk worden genomen in de geest van hoe het bestuursorgaan zou beslissen. Daarbij geldt dat geldende beleidsregels en uitvoeringsregels het uitgangspunt zijn. Voor zover van die regels zou moeten worden afgeweken geldt dat die beslissing dan niet onder het mandaat valt en de besluitvorming door het bevoegde bestuursorgaan dient plaats te vinden.
Artikel 6. Van mandaat uitgesloten bevoegdheden sectorhoofden
Dit artikel zondert van het algemene mandaat een aantal specifieke bevoegdheden uit waarvan de wenselijkheid bestaat om deze uitsluitend door het college te laten uitoefenen, waarbij verwezen wordt naar het bepaalde in artikel 3. Daarnaast zondert het artikel van het algemene mandaat nog een tweetal andere specifieke bevoegdheden uit.
Artikel 7. Beperking volmacht sectorhoofden
Dit artikel regelt dat geen verplichtingen middels de volmacht kunnen worden aangegaan als daar geen krediet voor beschikbaar is.
Artikel 8. Mogelijkheid ondermandaat teamhoofden en individuele medewerkers
In dit artikel is bepaald dat door gemeentesecretaris en de sectorhoofden ondermandaat kan worden verleend aan de teamhoofden en aan door hen aan te wijzen andere functionarissen dan wel aan individuele medewerkers binnen de afdelingen.
De secretaris en de sectorhoofden kunnen terzake van de aan hen toegekende (onder)mandaten, ondermandaat verlenen aan individuele medewerkers binnen de afdelingen. Deze ondermandaten (op naam) worden bij het Algemeen Mandaatbesluit gevoegd.
Dit artikel is opgenomen om te voorzien in vervanging bij afwezigheid of ontstentenis van de mandataris.
Uitgangspunt is het vertrouwen dat het bestuursorgaan moet kunnen stellen in de mandataris, echter de bestuurlijke verantwoordelijkheid brengt mee dat het bestuur kennis moet kunnen nemen van de in mandaat genomen besluiten. Dit betekent dat elk in mandaat genomen besluit geregistreerd dient te worden. De gegevens van die registratie behelzen in ieder geval de datum van het besluit, de regeling waarop het besluit is genomen en een korte omschrijving, alsmede de ontvanger van het besluit.
In lid 2 wordt bepaald dat de registratie van de in (onder)mandaat genomen besluiten twee keer per jaar via de marap ter kennis worden gebracht aan het college.
Artikel 11. Inwerkingtreding en citeertitel
Lid 1 van dit artikel regelt de dag waarop het mandaatbesluit in werking treedt. Vanaf deze dag kunnen eerst op basis van dit besluit besluiten in mandaat worden genomen.
Om misverstanden te voorkomen en om te voorkomen dat er meerdere geldende mandaatbesluiten bestaan, is het noodzakelijk om de mandaatregeling behorende bij het besluit van burgemeester en wethouders d.d. 1 januari 2011 in te trekken. Hierbij is zekerheidshalve expliciet opgemerkt dat eerdere in mandaat genomen besluiten hun geldigheid behouden.
In lid 3 is de citeertitel van het Algemeen Mandaatbesluit Westvoorne 2012 opgenomen.