Organisatie | Bloemendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling mandaat, volmacht en machtiging Bloemendaal 2021 |
Citeertitel | Regeling mandaat, volmacht en machtiging Bloemendaal 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-04-2021 | 15-04-2021 | Nieuwe regeling | 14-04-2021 | 2021000252 |
Artikel 1 Begripsomschrijving mandaat
In deze regeling en de daarbij behorende bijlagen wordt onder mandaat verstaan:
Artikel 3 Voorbereiding- en uitvoeringshandelingen
Het mandaat omvat- naast het nemen en ondertekenen van besluiten, tevens het verrichten van alle voorbereiding- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid horen, zoals:
De gemandateerde kan deze voorbereiding- en uitvoeringshandelingen ondermandateren aan de medewerker.
Artikel 4 Uitzonderingen op het gebruik van mandaat en voorwaarden
De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatregister, tenzij:
In navolging van de Awb kent dit besluit een schakelbepaling, waaruit blijkt dat dit besluit betrekking heeft op mandaten van bestuursrechtelijke besluiten, privaatrechtelijke volmachten, feitelijke machtigingen en het ondertekenen van besluiten.
Een algemeen mandaat moet schriftelijk worden verleend. Het besluit moet volgens de regels van artikel 3:42 Awb bekend worden gemaakt. Dat wil zeggen publicatie in het digitale gemeenteblad. Om te voorkomen dat het besluit veelvuldig moet worden aangepast, wordt de mandataris (degene die gemandateerd is) bij functie genoemd en niet bij naam.
Deze constructie maakt het nodig dat de organisatie vastlegt welke persoon welke functie vervult. Ook kan een functiebeschrijving van toepassing verklaard zijn.
Het uitgangspunt is dat degene die bevoegd is een besluit te nemen ook bevoegd is om alle voorbereiding- en uitvoeringshandelingen te verrichten. Dit betekent ook dat het uitoefenen van mandaat zowel een beslissingsbevoegdheid als ondertekeningbevoegdheid inhoudt en dat er geen onderscheid meer bestaat tussen een beslissingsmandaat en ondertekeningmandaat.
In artikel 10.3 van de Algemene wet bestuursrecht is wettelijk bepaald wanneer mandaat niet toegestaan is. Ter aanvulling op deze wettelijke bepalingen hebben de burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester vijf voorwaarden gesteld wanneer het mandaat niet van toepassing is:
In het mandaatregister zelf kan per bevoegdheid nog een nadere voorwaarde of voorschrift opgenomen staan. Deze dient dan ter aanvulling op de algemene uitzonderingen zoals die staan vermeld in dit artikel.
Het niet naleven van een voorwaarde heeft, in tegenstelling tot een instructie, als consequentie dat het desbetreffende besluit niet bevoegd is genomen. De reden hiertoe is dat een derde had kunnen controleren of eventuele voorwaarden in acht werden genomen.
Een bestuursorgaan kan beleidsregels vaststellen met betrekking tot hem toekomende bevoegdheden. Het bestuursorgaan moet handelen overeenkomstig de beleidsregels, dus ook degene die namens hem de bevoegdheid toepast.
Het mandaat is niet van toepassing in de gevallen waarin de uitzonderingsclausule van artikel 4:84 Awb wordt toegepast en moet worden afgeweken van de beleidsregel. Dit betekent dat in die gevallen het besluit niet door de mandataris wordt genomen, maar door de mandaatgever.
In de gevallen waarin de beleidsregel zelf of de wettelijke regeling een hardheidsclausule bevat, behoort het wel of niet toepassen van de clausule wél tot de gemandateerde bevoegdheid. Er wordt immers niet van de beleidsregel of de wettelijke regeling afgeweken. De mandataris mag dan over de toepassing een besluit nemen en hoeft het besluit niet aan de mandaatgever voor te leggen.
De praktijk leert dat het nodig is dat een functionaris kan worden vervangen bij zijn afwezigheid. Daarom is het nodig dat de organisatie vastlegt hoe de vervanging van een bepaalde functie is geregeld.
Het mandaatbesluit geeft een algemene regeling voor de vervanging van functionarissen. Zo’n algemene regeling heeft het voordeel dat er geen extra besluiten nodig zijn om vervangers aan te wijzen of om ondermandaat te geven.
De Awb schrijft voor dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Daaruit volgt logischerwijs dat het genomen besluit wordt ondertekend door degene aan wie het mandaat is verleend. Omdat het mandaatbesluit uitgaat van functies en niet van personen, verdient het aanbeveling in de ondertekening de functie te vermelden van de persoon die ondertekent. Onder de uitgaande stukken staat dus de functie van de mandataris en niet de functie van de vervanger, zonder de vermelding van ‘in afwezigheid’ (i.a.) of iets dergelijks.
Deze artikelen spreken voor zich.
Bij de onderverdeling van de mandaten is de organisatiestructuur (organogram) leidend. Elk domein heeft een eigen hoofdstuk en dit is weer onderverdeeld naar teams. In bijlage 1 zijn de algemene mandaten opgenomen die voor elk organisatieonderdeel van toepassing zijn. In bijlagen 2 t/m 5 zijn de mandaten opgenomen die per domein gelden, vaak onderverdeeld per team. De vervlochten teams en gemeenschappelijke regelingen met Heemstede zijn in bijlagen 6 t/m 10 ondergebracht. De daarin opgenomen mandaten zijn identiek aan die van Heemstede. De onderverdeling is als volgt:
Bijlage 2. Domein Dienstverlening
Team Inwoners, Ondernemers en Vergunningen (IOV)
Team Burgerzaken en team Servicebalie en Telefonisch Informatiecentrum (STIC)
Team Ruimtelijke ordening en Projecten
Team Juridische control en ondersteuning
Bijlage 6 Informatisering & GRIT
*Het college wijst de medewerkers van het team Informatisering belast met Geo beheer aan als beheerder van de basisregistratie grootschalige topografie
Bijlage 8 Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming (FG) en privacybeheerder
Bijlage 9 HRM en Facilitaire Zaken
Mandaten zijn onder voorwaarde van afstemming met de gemeentesecretaris en/of verantwoordelijk leidinggevende ((domein)manager) van de betrokken medewerker ten aanzien van wie het besluit wordt genomen.
Bijlage 10 GR IASZ (Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken)