Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

BAR-organisatie

Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam BAR-organisatie houdende regels omtrent de uitoefening van de functie van concerncontroller

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	BAR-organisatie
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam BAR-organisatie houdende regels omtrent de uitoefening van de functie van concerncontroller
Citeertitel	Reglement voor de concerncontroller van de BAR- organisatie
Vastgesteld door	dagelijks bestuur
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
20-04-2021			nieuwe regeling	31-03-2021 bgr-2021-342

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam BAR-organisatie houdende regels omtrent de uitoefening van de functie van concerncontroller

Het Dagelijks Bestuur van de BAR- organisatie

Overwegende dat het wenselijk is ten behoeve van de uitoefening van de functie van concerncontroller regels te stellen;

gelet op

artikel 35, lid 6 Wet gemeenschappelijke regelingen jo de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet;

artikel 33b lid 1a, c en d Wet gemeenschappelijke regelingen;

artikel 13 lid 1a en c Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie;

besluit:

vast te stellen de volgende instructie:

De positie van de concerncontroller in de ambtelijke organisatie.

Artikel 1

1.1.
De concerncontroller is onafhankelijk in zijn/haar voorwaardenscheppende (in de zin van toepassing van wetten en regels, richtlijnen, procedures en protocollen) adviserende en toetsende taak.
1.2.
De functie van concerncontroller is een onafhankelijke functie en richt zich op de uitvoering van de “three lines of defence”.
- a.
  Eerste lijn: de interne controle binnen de BAR- organisatie.
- b.
  Tweede lijn: inrichting van de sturing en beheersing, procesmanagement, prestatie- en risicomanagement.
- c.
  Derde lijn: de verbijzonderde interne controle, audit en onderzoek en statistiek.
1.3.
De functionaris gegevensbescherming is als toezichthouder organisatorisch aan het team concerncontrol toegevoegd. De concerncontroller regelt de personele aangelegenheden en is zijn aanspreekpunt. Inhoudelijk is de FG ambtelijk verantwoording schuldig aan de Directieraad en bestuurlijk aan het Dagelijks Bestuur.
1.4.
De concerncontroller legt inhoudelijk ambtelijk verantwoording af aan de door de Directieraad te bepalen algemeen directeur. Deze is tevens zijn leidinggevende. Inhoudelijk bestuurlijk legt de concerncontroller verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.
1.5.
De concerncontroller heeft ook leidinggevende taken. Hij is direct verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatorische eenheid concern control. De uitvoerende taken zijn uitgewerkt in artikel 8.
1.6.
Als er aanpassingen cq wijzigingen nodig zijn in de processen van de BAR-organisatie, ondersteunt en faciliteert de concerncontroller de directieraad, managers en teamleiders.. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de aanpassingen en de implementatie van de processen.

Vervanging van de concerncontroller.

Artikel 2

2.1.
Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller of een vermoeden daartoe zal door de directieraad in overleg met het Dagelijks Bestuur nader bepaald worden of en hoe tot vervanging wordt overgegaan, afhankelijk van de urgentie.

Doelstellingen van de concerncontroller.

Artikel 3

De concerncontroller stelt zich bij de uitoefening van zijn taken ten doel:

3.1.
De bevordering van de doelgerichtheid, de doelmatigheid van het gevoerde beleid en beheer in verband met de door het bestuur vastgestelde doelen. Dat geschiedt door het verrichten van onderzoeken.
3.2.
Een verantwoord beheer van middelen, die de BAR- organisatie voor het bereiken van de vastgestelde doelstellingen zijn toegekend. Het gaat om de bedrijfsvoeringsmiddelen van de BAR-organisatie en niet om de programmabudgetten. Deze laatste vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten.
3.3.
De naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen, inclusief verordeningen door het verrichten van verbijzonderde interne controle.
3.4.
De zorg voor het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

Reikwijdte van de bevoegdheden van de concerncontroller.

Artikel 4

4.1.
De concerncontroller legt jaarlijks een onderzoeksprogramma voor aan de Colleges van de gemeenten Barendrecht en Albrandswaard ( over de eerste en tweede helft van het jaar) waarin de onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid voor financieel beheer van de BAR-organisatie zijn opgenomen. Over elk van de onderzoeken wordt verantwoording afgelegd aan het College van de betreffende gemeente.
4.2.
Ook wordt er 2 keer per jaar aan het Dagelijks Bestuur gerapporteerd over de onderzoeken in het kader van de verbijzonderde interne controle. Het Dagelijks Bestuur rapporteert op zijn beurt naar de gemeenten.

Artikel 5 taakafbakening met Financiën

5.1.
De manager Financiën is verantwoordelijk voor de inrichting van het financiële beheer en administratie van de BAR-organisatie. Hij stelt regels en richtlijnen op met betrekking tot het aanleveren van de juiste financiële gegevens aan het Dagelijks Bestuur ten behoeve van de invulling van de planning- en control cyclus.
5.2.
De gemeentecontrollers zijn verantwoordelijk voor de planning- en controlproducten voor de deelnemende gemeenten, waarvan de gegevens worden aangeleverd door de BAR-organisatie.

Artikel 6

6.1.
De concerncontroller overlegt met het Dagelijks Bestuur, directieraad, managers en teamleiders van de BAR-organisatie omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de organisatie, die naar zijn oordeel in strijd zijn of moeten worden geacht met het bepaalde in artikel 3.
6.2.
Indien de mening van de Concerncontroller niet wordt gedeeld door de leidinggevenden inde BAR-organisatie, kan hij zich dienaangaande rechtstreeks wenden tot het Dagelijks Bestuur en zo nodig tot het Algemeen Bestuur, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de Directieraad.

Artikel 7

7.1.
Het Dagelijks Bestuur kan de concerncontroller rechtstreeks opdragen tot het doen van onderzoeken naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van het handelen van onderdelen van de BAR-organisatie.

Het takenpakket van de Concerncontroller.

Artikel 8

De concerncontroller heeft de volgende taken:

8.1.
Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de teamleiders, managers, directieraad en Dagelijks Bestuur over de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en de verbijzonderde interne controle.
8.2.
Het adviseren aan de directieraad en het Dagelijks Bestuur over de naleving van kaders en richtlijnen, inclusief verordeningen.
8.3.
Het verrichten van onderzoeken naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en financiële rechtmatigheid van het financieel beheer door de BAR-organisatie of delen daarvan.
8.4.
Het toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle van de BAR- organisatie.
8.5.
Er op toezien dat risico’s en beheersmaatregelen periodiek worden geactualiseerd, het opstellen van een rapportage over de omvang van de risico’s en de kwaliteit van de getroffen beheersmaatregelen en het waar nodig doen van verbetervoorstellen. Het gaat hier om de opzet, het bestaan en de werking.
8.6.
Het toezicht op de controle op de risicovolle projecten door middel van toetsing van de financiële rapportages, de krediet- en exploitatiebijstellingen en het periodiek onderzoeken van het verloop van een bepaald project of onderdeel.
8.7.
Het – na akkoordbevinding door de directieraad – opstellen van bindende instructies voor de organisatie, ter verzekering van een effectieve en betrouwbare bedrijfsvoering.
8.8.
In het geval van daadwerkelijk geconstateerde onrechtmatigheden wordt daar door de concerncontroller over gerapporteerd aan zowel de ambtelijke organisatie van de BAR als aan het Dagelijks Bestuur en eventueel het Algemeen Bestuur, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directieraad.
8.9.
Adviseren aan de gemeentecontrollers over de kwaliteit van de geleverde BAR-producten en diensten.

Relatie met accountant.

Artikel 9.

9.1.
De concerncontroller heeft een relatie met de accountant.
9.2.
De concerncontroller deelt ontwikkelingen op het terrein van rechtmatigheidsverantwoording, doelmatigheid en de bedrijfsvoering met de accountant.
9.3.
In de toekomst ligt meer de nadruk op het procesmanagement waardoor de controles kunnen verminderen. De concerncontroller draagt zorg voor de implementatie van deze veranderingen in de BAR-organisatie.
9.4.
De managementletter van de accountant geeft invulling aan de zaken die goed gaan maar ook zaken waarbij risico’s aanwezig zijn en maatregelen benodigd zijn. De concerncontroller deelt de uitkomsten van de managementletter met de Directieraad en het Dagelijks Bestuur. Hij voorziet de managementletter van een advies. Het Dagelijks Bestuur overhandigt de Managementletter aan de colleges. Hetzelfde geldt voor de bevindingen en aanbevelingen vanuit de Jaarrekeningcontrole.

Relatie met de gemeentecontroller.

ARTIKEL 10.

10.1.
De concerncontroller heeft een inhoudelijke relatie met de gemeentecontroller. Door de organisatorische eenheid concerncontrol wordt een breed takenpakket uitgevoerd ten aanzien van het verrichten van onderzoeken, procesmanagement en controles als centraal thema’s.
10.2.
De controlewerkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controles zijn gericht op de processen van de gemeente en de BAR-organisatie. De concerncontroller bespreekt de bevindingen en aanbevelingen met de gemeentecontroller van de betreffende gemeente. Hij maakt afspraken over verbeteringen.
10.3.
De concerncontroller maakt afspraken over verbeteringen ten aanzien van bevindingen en aanbevelingen uit: de Managementletter van de accountant en de jaarrekeningcontrole.
10.4.
Zoals de concerncontroller verantwoording aflegt aan de Directieraad en het Dagelijks Bestuur, legt de gemeentecontroller inhoudelijk verantwoording af aan de gemeentesecretaris en het College.
10.5.
In het geval de concerncontroller constateert dat:
- -
  zaken die specifiek betrekking hebben op de gemeente niet of niet geheel rechtmatig verlopen of
- -
  er andere grote gemeentelijke risico’s worden gelopen,
verwittigt de concerncontroller de gemeentecontroller van de betreffende gemeente. De gemeentecontroller is vervolgens verantwoordelijk voor de voortgang, de afwikkeling van de door de concerncontroller gesignaleerde onrechtmatigheden of gemeentelijke risico’s. Dat geldt ook voor de maatregelen die binnen de gemeente worden getroffen. Hiervoor treedt de gemeentecontroller in overleg met de gemeentesecretaris, portefeuillehouder en het College.
10.6.
De concerncontroller onderhoudt een directe relatie met de accountant. Daarom brengt de gemeentecontroller de concerncontroller op de hoogte van alle relevante informatie, de voortgang en de maatregelen die de gemeente gaat treffen. De concerncontroller legt dat weer terug bij de accountant.

Aanstelling en Ontslag van de concerncontroller.

Artikel 11.

11.1.
De directieraad is bevoegd om met de concerncontroller een arbeidsovereenkomst aan te gaan c.q. te ontbinden maar maakt van deze bevoegdheid pas gebruik na instemming door het Dagelijks Bestuur.

Overgangs- en slotbepaling.

Artikel 12.

12.1.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur van de BAR- organisatie.
12.2.
De concerncontroller heeft toegang tot de informatie benodigd tot de uitoefening van zijn functie.

Inwerkingtreding.

Artikel 13.

13.1.
Deze instructie treedt in werking op 1 april 2021.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 31 maart 2021

Het Dagelijks Bestuur van de BAR- organisatie

De heer J.C.M. Cats

Secretaris

Mevrouw drs. J.G.H. de Witte

Voorzitter BAR-Organisatie