Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Horst aan de Maas en Venray houdende regels omtrent het samenwerken en om de krachten te bundelen op de werkvelden binnen de bedrijfsvoering

De gemeenten Horst aan de Maas en Venray gaan een samenwerkingsovereenkomst aan om op werkvelden binnen de bedrijfsvoering de krachten te bundelen. Gezamenlijk doel is om kwetsbaarheden te verminderen, de kwaliteit te verhogen en de kosten te beheersen voor beide organisaties (3 K’s). Met de intentie om de samenwerking op langere termijn structureel vorm te geven en laagdrempelig te starten met zo min mogelijke bureaucratie.

De samenwerking vindt plaats binnen het werkveld van vier vakdomeinen:

• a.

  Informatievoorziening / WOZ

• b.

  KCC / Burgerzaken

• c.

  Financiën

• d.

  HRM

De samenwerking wordt als een programma georganiseerd. Dat betekent dat de bovenstaande doelen: kwetsbaarheid verminderen, kwaliteit verbeteren en kosten beheersen; kaderstellend zijn. Deze worden geconcretiseerd in een jaarlijks uitvoeringsprogramma per vakdomein. In het uitvoeringsprogramma worden de gedeelde thema’s en/of processen binnen het vakdomein benoemd, welke effect er mee wordt bereikt (3 K’s) en het concrete resultaat.

Het programma wordt gestuurd door een Stuurgroep bestaande uit de gemeente-secretarissen en een programmamanager. De Stuurgroep stelt het uitvoeringsprogramma per vakdomein vast en de programmamanager is verantwoordelijk voor de afstemming van de uitvoeringsprogramma’s en de borging in de organisatie. Voor elk vakdomein wordt één Trekker benoemd die verantwoordelijk is voor de vastgestelde samenwerkingsthema’s. Hij/zij realiseert dit met de betreffende teams en medewerkers van beide organisaties en rapporteert aan de Stuurgroep. De directies van beide gemeenten blijven verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering en besluitvorming. De gemeentesecretaris bewaakt de synergie tussen de uitvoeringsprogramma’s en bedrijfsvoering.

Het programma wordt geëvalueerd, 1 ½ jaar na 1 januari 2021. De evaluatie heeft betrekking op de bereikte resultaten van de samenwerking, de impact voor organisatie en personeel, de werking van samenwerkingsvorm en de opbrengsten resp. kosten van de samenwerking. Met als doel om een besluit te nemen voor de toekomstige samenwerkingsvorm.

De incidentele kosten en de investeringskosten die voortvloeien uit de uitvoeringsprogramma’s worden 50%-50% verdeeld tussen Horst aan de Maas en Venray. Daarbij maken we gebruik van natuurlijke (investerings)momenten en investeringsbudgetten die beschikbaar zijn gesteld binnen de begroting. De inverdieneffecten en de mindere meerkosten komen ten gunste aan de begroting van de betreffende vakdomeinen. Investeringen en eventuele besparingen worden binnen het programma als geheel zoveel mogelijk verrekend (vakdomein overstijgend).

Voor beide gemeenten geldt: de gemeentesecretaris informeert het college driemaandelijks over de tussentijdse resultaten en de werking van de samenwerking. De gemeenteraad wordt door het college geïnformeerd via een raadsinformatiebrief.

Deze samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan binnen de kaders van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr). Het betreft hier op grond van artikel 1 een ‘Regeling zonder meer’. De samenwerking heeft daarmee geen arbeidsvoorwaardelijke consequenties, medewerkers blijven in dienst van de eigen organisatie. Het mandaat om besluiten te nemen over de bedrijfsvoering van de gemeente blijft bij het betreffende college respectievelijk de directies. Effecten worden bereikt door in harmonie en op basis van gedeelde belangen gelijkgestemde besluiten te nemen.

De samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, ingaand 1 januari 2021. Na de evaluatie, medio 2e/3e kwartaal 2022, zal er een besluit worden genomen over de toekomstige invulling en organisatie van de samenwerking.

Een wijziging van deze regeling wordt schriftelijk overeengekomen. Voor wijziging van deze regeling is een goedkeurend besluit van beide gemeenten noodzakelijk en toestemming van de gemeenteraden.

Een deelnemende gemeente kan besluiten de samenwerking te beëindigen. Hiertoe is een besluit tot uittreding van haar college en toestemming nodig van haar gemeenteraad welke bekendgemaakt wordt aan de andere gemeente.

• a.

  Het beëindigen van de samenwerking kan niet eerder plaatsvinden dan na 1 jaar volgend op de datum van bekendmaking van het hiervoor bedoelde uittredingsbesluit.

• b.

  Bij beëindiging van de samenwerking dienen beide gemeenten de gezamenlijk aangegane contractuele verplichtingen op in het kader van de op deze samenwerking betrekking hebbende werkvelden te respecteren.

• c.

  Bij beëindiging van de samenwerking worden de consequenties van de gedurende de samenwerking gedane substantiële investeringen en personele beslissingen door de gemeenten gezamenlijk in beeld gebracht. Op basis hiervan vindt overleg plaats en worden nadere afspraken gemaakt over de gevolgen van de uittreding.

• d.

  Afspraken over kostenverdeling van investeringen, verrekenen van inverdieneffecten en gezamenlijke inzet van personeel worden aan de voorkant bij het vaststellen van de uitvoeringsprogramma’s danwel bij het starten van concrete projecten besloten in de stuurgroep, als bedoeld in artikel 4.

Onverminderd het bepaalde in artikel 28 Wet gemeenschappelijke regelingen, verplichten de deelnemende gemeenten zich om in geval van geschillen over de inhoud en uitvoering van deze regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten.

Partijen maken afspraken over de verwerking van persoonsgegevens voor de werkzaamheden op basis van de samenwerkingsovereenkomst.