| Organisatie | Geldrop-Mierlo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2019 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2019 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2019 |
Geen
artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2019 | 01-01-2019 | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2019 | 23-03-2021 | 017052 |
Besluit van de gemeenteraad van Geldrop-Mierlo tot vaststelling van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2019.
De gemeenteraad van de gemeente Geldrop-Mierlo;
voorgezien het voorstel van de auditcommissie van de gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 28 maart 2019
gehoord de commissie Algemene Zaken d.d. 26 januari 2021;
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet.
Vast te stellen de navolgende ‘’Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2019’’
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
HOOFDSTUK 2FEITELIJKEINFORMATIEENAMBTELIJKEBIJSTAND
Artikel 2 Feitelijke informatie
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 4 Uitzonderingsgronden ambtelijke bijstand
Artikel 5 Weigering ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Artikel 7 Melding verzoek feitelijke informatie
De secretaris of de aangewezen ambtenaar stellen de betreffende portefeuillehouder in kennis van de aan een raadslid verstrekte feitelijke informatie, van de inzage in of het verstrekken van een afschrift van documenten die openbaar zijn.
HOOFDSTUK 3FRACTIEONDERSTEUNING
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt in twee termijnen verstrekt. De eerste termijn, ter grootte van ¼ van de bijdrage voor één jaar vóór 31 januari van het kalenderjaar en het restant voor 15 april, indien het verslag, zoals bedoeld in artikel 13, over het voorgaande jaar vóór 1 april is ingediend. Is het verslag niet vóór 1 april ingediend, dan wordt de bijdrage 14 dagen na indiening verstrekt.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 12 Reservering bijdrage
Artikel 14 Citeertitel en inwerkingtreding
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad
van de gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 23 maart 2021.
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
W. H.F. Geboers J.C.J. van Bree
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
Artikel 1 / Begripsomschrijvingen
Het begrip informatie is afgeleid van de Wet openbaarheid van bestuur.
Het begrip bijstand is zodanig afgebakend dat daarmee wordt voorkomen dat met gebruikmaking van ambtelijke bijstand wordt beoogd een bepaald beleid te ontwerpen. Door de voorgestelde omschrijving wordt voorkomen dat het ambtelijke apparaat (lees de ambtenaren werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het college; niet de griffie-ambtenaren) wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten.
Artikel 2 / Feitelijke informatie
Voor verzoeken om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met de secretaris of een door hem aangewezen ambtenaar. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.
Artikel 3 / Ambtelijke bijstand
Bijstand wordt in principe door de griffier of een medewerker van de griffie verleend. Ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie is alleen aan de orde wanneer deze niet vanuit de griffie kan worden verleend. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleend moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Artikel 4 en 5 / Uitzonderingsgronden ambtelijke bijstand en Weigering ambtelijke bijstand
Beoordeling of één van de in artikel 4, eerste lid genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 7 / Melding verzoek feitelijke informatie
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van door het ambtelijk apparaat verstrekte feitelijke informatie. Hij kan dan in principe niet voor verrassingen komen te staan.
Artikel 8 / Financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Dit komt tot uitdrukking in het variabele deel. De fracties worden geacht de kosten van cursussen en congressen te betalen uit de fractieondersteuning.
Artikel 9 / Besteding bijdrage
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden, inclusief vergaderapparatuur. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.
Artikel 10 / Uitkering bijdrage
De financiële bijdrage wordt in twee keren uitbetaald.
Het is logisch dat de bijdrage wordt aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Artikel 11 / Wijziging bijdrage
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand, waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert, de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.
Bij splitsing van een fractie zal de al eerder verstrekte bijdrage per raadslid direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te grote bijdrage beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen bijdrage krijgen.
Bij splitsing van een fractie blijft de vaste bijdrage beschikbaar voor de oorspronkelijke fractie. De nieuwe fractie ontvangt naar rato (gedeelte van het jaar) de vaste vergoeding.
Artikel 12 / Reservering bijdrage
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren.
De controle van de verslagen gebeurt door de griffier. Na controle verstrekt hij de verslagen aan de raad.
Artikel 14 / Citeertitel en inwerkingtreding