| Organisatie | Hilversum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Wijzigingsverordening op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | wijzigingsverordening |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-04-2021 | wijziging | 31-03-2021 |
Wijzigingsverordening op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum
De raad van de gemeente Hilversum,
gelezen de voorstellen van de Raadswerkgroep Vergaderen die door de gemeenteraad op 27 januari 2021 zijn vastgesteld;
gelet op artikel 16 van de Gemeentewet,
De wijzigingsverordening op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum vast te stellen en daarmee het huidige Reglement van Orde, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit op 6 mei 2020 aan te passen op de volgende onderdelen.
De artikelen 6, 12, 13, 14, 16, 18, 19, 20, 21, 22 en 46 uit het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum, worden vervangen door de hierna weergegeven artikelen met gelijkluidend artikelnummer en de daarbij behorende toelichting. Het oude artikel 6 wordt vervangen door zowel artikel 6 en artikel 6a en de daarbij behorende toelichtingen. Bij artikel 11 is alleen de toelichting is aangepast.
Artikel 6 Agendering commissievergaderingen
1. Er is een agendacommissie. De agendacommissie bestaat uit vier raadsleden, bij voorkeur twee afkomstig uit de fracties die tot de coalitie behoren en twee die tot de fracties behoren in de oppositie. De leden van de agendacommissie zijn ook commissievoorzitter.
2. De agendacommissie stelt, gehoord het Presidium, de voorlopige agenda’s voor de vergaderingen van de raadscommissies vast. De agendacommissie wijst daarbij tevens aan iedere commissievergadering één van de door de raad benoemde commissievoorzitters toe.
3. De agendacommissie wordt in deze taken ondersteund door de griffier.
4. De vergaderingen van de commissies worden onderverdeeld in een beeldvormend gedeelte en oordeelsvormend gedeelte. In de regel wordt een raads- of commissievoorstel behandeld in zowel het beeldvormende gedeelte als het oordeelsvormende gedeelte van de commissie. De agendacommissie kan hiervan afwijken.
5. In het beeldvormende gedeelte staat de informatievoorziening aan de commissie centraal.
6. De commissie kan in het beeldvormende gedeelte informatie ontvangen van:
a. insprekers die hun mening over het voorstel met de commissie willen delen zoals bedoeld in artikel 22 lid 1;
b. insprekers die een presentatie willen houden zoals bedoeld in artikel 22 lid 3;
c. portefeuillehouders en de hen ondersteunende ambtenaren die toelichten waarom het college of de burgemeester tot het voorliggende voorstel is gekomen; aan hen kunnen tijdens het beeldvormende gedeelte van de vergadering ook vragen worden gesteld over de voor de commissievergadering toegestuurde beantwoording van technische vragen;
d. externe deskundigen en/of vertegenwoordigers van verbonden partijen.
7. De voorzitter van de commissie sluit het beeldvormende gedeelte van de commissievergadering af indien naar zijn/haar oordeel voldoende informatie is uitgewisseld of indien de daarvoor gereserveerde tijd verstreken is.
8. Het oordeelsvormende gedeelte van de vergadering start met het vaststellen van de agenda voor het oordeelsvormende gedeelte.
9. De onderwerpen worden zowel in de beeldvormende commissievergadering als in de oordeelsvormende commissievergadering van één van de volgende kwalificeringen voorzien:
a. advisering aan het college;
10. De commissie kan besluiten een voorstel van de agenda voor het oordeelsvormende gedeelte van de vergadering af te voeren in zij van mening is de beeldvorming over het betreffende voorstel niet voldoende is om de oordeelsvormende fase in te gaan. In dat geval zal de agendacommissie het voorstel opnieuw agenderen voor een beeldvormende commissievergadering, tenzij uit de raadpleging van het presidium zoals beschreven in artikel 6a blijkt dat het voorstel op de raadsagenda kan worden geplaatst.
11. In het oordeelsvormende gedeelte staat de uitwisseling van standpunten tussen de fracties onderling en tussen de fracties en de portefeuillehouder centraal. Het oordeelsvormende gedeelte start met korte en bondige standpunten van de fracties en wordt afgesloten met een korte reactie van insprekers zoals beschreven in artikel 22 lid 8 en de advisering aan de raad of het college.
Artikel 6a Agendering raadsvergaderingen
1. De voorzitter van de gemeenteraad stelt, gehoord het Presidium en de agendacommissie, de voorlopige agenda van de raadsvergadering vast. De voorzitter houdt hierbij rekening met de stemverhoudingen binnen de gemeenteraad.
2. De voorzitter van de gemeenteraad wordt in deze taken ondersteund door de griffier.
1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. Met betrekking tot de raadsagenda consulteert de voorzitter eerst het Presidium. De aanvullende agenda wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van de raad en de commissieleden verzonden en openbaar gemaakt.
2. Bij aanvang van de vergadering stelt de raad of raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een raadslid (t.a.v. de raadsagenda) dan wel een raadslid of commissielid (t.a.v. de commissieagenda) of de voorzitter kunnen bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toegevoegd of van de agenda afgevoerd worden.
3. Wanneer de raad of raadscommissie een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid vindt, kan deze het onderwerp verwijzen naar een beeldvormend gedeelte van een raadscommissie of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen.
4. Op voorstel van een raadslid (t.a.v. de raadsagenda) dan wel een raadslid of commissielid (t.a.v. de commissieagenda) of van de voorzitter, kan de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
5. De voorzitter kan de raadsagenda wijzigen na consultatie van het presidium en de agendacommissie.
6. Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college moet worden gezonden, bepaalt de raad in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel 13 De portefeuillehouders
1. De portefeuillehouders zijn in de vergaderingen van de commissies en raad aanwezig.
2. In de beeldvormende commissievergadering beantwoorden portefeuillehouders vragen en in oordeelsvormende commissievergadering kunnen zij reageren op de uitwisseling van standpunten tussen de fracties.
Artikel 14 Ter inzage leggen van stukken
1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor iedereen op elektronische wijze ter beschikking gesteld. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken digitaal ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en de commissieleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
2. Indien bij de totstandkoming van een voorstel participatie heeft plaatsgevonden dan wordt een verslag van de resultaten van de participatie toegevoegd als bijlage bij het raadsvoorstel.
3. In het geval het college aanvullende of gecorrigeerde stukken voor een vergadering heeft, worden deze door het college uiterlijk de maandag voorafgaand aan de raadsvergadering voor 18.00 uur elektronisch ter beschikking gesteld.
4. Als omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid en artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en derde lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad en de commissieleden inzage.
Artikel 16 Handhaving orde; schorsing
1. Een spreker kan in zijn bijdrage worden onderbroken in situaties waarin:
a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;
b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
2. Als een spreker tijdens de vergadering beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen gebruikt, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende die vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
3. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, de personen die dit doen en zo nodig ook andere personen, te doen vertrekken, na hen eerst te hebben gewaarschuwd.
4. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.
1. De raadscommissies adviseren de raad en/of het college en bespreken informatie op verzoek van de raad en/of college, met betrekking tot de tot hun werkterrein horende zaken.
2. Ontwerpen van voorstellen van burgemeester en wethouders en andere ontwerpen van voorstellen worden in de regel vóór de behandeling door de raad besproken in het beeldvormende en oordeelsvormende gedeelte van de vergadering van die commissie tot wier werkterrein het betreffende onderwerp behoort.
3. In principe wordt een voorstel maar aan één commissie voorgelegd. In bijzondere gevallen kan een zaak, die het werkterrein van meer dan één commissie raakt, aan het oordeel van meerdere commissies worden onderworpen. Dit kan in afzonderlijke vergaderingen of bij voorkeur in een gecombineerde vergadering.
4. De commissies kunnen aan de raad alle zodanige voorstellen doen die zij in het belang van de tot hun werkterrein horende zaken nuttig vinden.
Artikel 19 Verzoek tot agendering, vragen, mededelingen
1. Als een raadslid of een commissielid een onderwerp wil agenderen dient hij de daartoe een commissievoorstel in bij de griffier. Het agendapunt wordt opgenomen in de eerstvolgende nog door de agendacommissie vast te stellen agenda van het beeld- en oordeelsvormende gedeelte van de betreffende commissievergadering.
2. De voorzitter stelt in het openbare gedeelte van de vergadering afgevaardigden van de fracties in de gelegenheid bij het agendapunt ‘vragen aan het college’ elk onderwerp ter sprake te brengen, welke betrekking heeft op het beleidsterrein van de betrokken raadscommissie, ook als het niet op de agenda staat.
3. De portefeuillehouders kunnen tijdens dit agendapunt mededelingen doen.
Artikel 20 Samenstelling commissies
1. De voorzitters van de raadscommissies worden voor de zittingsduur van de raad benoemd.
2. De raad benoemt uit zijn midden leden die raadscommissies kunnen voorzitten. De voorzitter is tijdens de vergadering die wordt voorgezeten geen woordvoerder in de desbetreffende raadscommissie.
3. Per onderwerp is er maximaal één woordvoerder per fractie.
4. Portefeuillehouders kunnen zich ambtelijk laten ondersteunen, ook in geheime vergaderingen.
5. Op commissieleden die door een fractie worden afgevaardigd om in de raadscommissie het woord te voeren, zijn de artikelen 15 en 28 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Artikel 21 Besluitvorming en verslaglegging
1. Van de onderwerpen in de raadscommissie wordt door de griffier een korte adviezen-, besluiten- en toezeggingenlijst gemaakt, welke binnen twee werkdagen wordt verzonden aan de leden van de raad, de commissieleden en het college.
2. Daarnaast wordt van de commissievergadering een verslag gemaakt. Het conceptverslag wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 7 werkdagen, verzonden aan de leden van de raad, de commissieleden en het college. De wijzigingen worden door griffier, zo nodig in overleg met de voorzitter, beoordeeld en in het concept-verslag verwerkt.
3 Het verslag wordt vastgesteld in de eerstvolgende commissievergadering of in de raadsvergadering en wordt vervolgens gepubliceerd. Alleen in geval van substantiële wijzigingen (ter beoordeling aan de voorzitter, op advies van de griffier) wordt het vastgestelde verslag (gedeeltelijk) opnieuw verspreid, waarbij wijzigingen zichtbaar worden aangeduid.
4. Als besluitvorming in de raadscommissie aan de orde is (zoals bij een voorstel van orde), dan geldt de regel ‘One man, one vote’. De besluiten worden met volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Een fractie waarvoor bij het onderwerp geen woordvoerder aanwezig is, wordt geacht niet aan de stemming te hebben deelgenomen.
5. In de andere gevallen, waarin advisering aan de orde is, brengen de woordvoerders namens de fractie advies uit aan de raad of het college. Zonder tegenbericht aan de griffie voorafgaand aan de vergadering, wordt een fractie waarvoor bij het onderwerp geen woordvoerder aanwezig is, geacht een positief advies te hebben uitgebracht.
Artikel 22 Spreekrecht burgers
1. Een persoon of een instelling die in het beeldvormende gedeelte van de raadscommissie de behandeling van een onderwerp als toehoorder bijwoont, heeft het recht daarin het woord te voeren, voor zover lid 4 niet van toepassing is. Hij kan van dat recht gebruik maken, wanneer hij de griffier voorafgaand aan de vergadering heeft meegedeeld, dat hij over dat onderwerp het woord wenst te voeren.
2. Het is mogelijk in de beeldvormende vergadering in te spreken over een nog niet eerder op de concept agenda geagendeerd onderwerp. Dit is mogelijk tijdens het agendapunt vragen aan het college(lid) tot wiens bestuurlijke portefeuille het onderwerp behoort. Een inwoner of inspreker kan van dat recht gebruik maken, wanneer hij de griffier uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de betreffende vergadering heeft meegedeeld, dat hij over dat onderwerp het woord wenst te voeren, onder vermelding van de bespreekpunten die hij aan de commissie wil voorleggen.
3. Als iemand een presentatie in een raadscommissie wil geven, dient hij zich bij de griffie aan te melden, waarna de griffie de presentatie agendeert op de eerstvolgende nog door de agendacommissie vast te stellen voorlopige agenda.
4. Onderwerpen waarbij géén spreekrecht wordt verleend zijn:
a. de behandeling van specifieke onderwerpen, die het gehele gemeentelijke werkterrein betreffen, zoals de begroting en het investeringsprogramma;
b. voorstellen van burgemeester en wethouders betreffende het in inspraak brengen van een beleidsvoorstel;
c. een bij het college aanhangige vergunningaanvraag; een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
d. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
e. behandeling van voorstellen van burgemeester en wethouders, indien door de raad of raadscommissies voorafgaand over het betreffende voorstel een hoorzitting is gehouden en nadien niet meer is aangepast;
f. het agendapunt mededelingen;
g. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
h. als de voorzitter vaststelt dat een onderwerp zich hiervoor niet leent, tenzij de vergadering anders beslist.
5. De voorzitter van de raadscommissie geeft toehoorders die zich overeenkomstig het eerste lid hebben aangemeld gelegenheid te spreken en vervolgens de leden van de commissie.
6. De spreektijd voor een inspreker bij een geagendeerd onderwerp is maximaal 5 minuten in één termijn, tenzij de voorzitter van de commissie hiervan afwijkt. Voor een presentatie wordt, in overleg tussen de aanvrager, de voorzitter en de griffie maximaal 15 minuten gereserveerd. Dit is inclusief vragen van de fracties, beantwoording door de inspreker(s) en de reactie van het college. Als er meer tijd nodig blijkt te zijn dan wordt het gesprek over het via de presentatie ingebrachte onderwerp voortgezet door agendering van het onderwerp in een volgende commissie.
7. De spreektijd voor een persoon of een instelling bij een onderwerp dat niet eerder op de concept agenda opgenomen was, is maximaal 5 minuten in het beeldvormende gedeelte van de raadscommissie, tenzij de voorzitter van de commissie hiervan afwijkt. Voor de inspraak over onderwerpen die niet eerder op de concept agenda opgenomen waren wordt in totaal per vergadering maximaal 15 minuten ingeruimd. Dit is inclusief vragen van de fracties, beantwoording door de inspreker(s) en de reactie van het college. Als er meer tijd nodig blijkt te zijn dan wordt het gesprek over het via de inspraak ingebrachte onderwerp voortgezet door agendering van het onderwerp in een volgende commissie.
8. De voorzitter kan een inspreker over een geagendeerd onderwerp aan het slot het oordeelsvormende gedeelte van de commissie over het onderwerp nog kort de gelegenheid geven tot reageren.
9. De voorzitter van de raadscommissie kan bij de aanvang of in de loop van de vergadering regels geven ten aanzien van de spreektijd van de spreker, die verplicht is zich daaraan te houden.
10. Bij niet-nakoming van de in het zesde lid bedoelde regels ontneemt de voorzitter van de raadscommissie de spreker het woord.
11. Bij meerdere aanmeldingen voor het spreekrecht voor één onderwerp kan de voorzitter in overleg met de agendacommissie dan wel de raadscommissie besluiten een aparte bijeenkomst te organiseren.
Artikel 46 Mondelinge vragen in de raad en in de commissie
1. Op de agenda van de raadsvergadering en de raadscommissie wordt ruimte ingepland om vragen aan het college of de burgemeester te stellen.
2. Het lid van de raad of de woordvoerder in de commissie, die tijdens het onderwerp vragen aan het college wil stellen, meldt deze vragen zo mogelijk op de dag voor de vergadering uiterlijk om 12.00 uur ’s middags aan bij de griffier. De griffier draagt zorg voor de verspreiding van de vragen richting het college en de overige leden van de raad.
3. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het onderwerp vragen aan het college aan de orde te stellen, als hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of als het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt. Het onderwerp moet politiek relevant zijn, een zaak van enige importantie betreffen en er moet sprake zijn van een structureel probleem.
4. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld.
5. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige leden van de raad.
6. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.
7. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
8. Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden van de raad het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
9. Tijdens het onderwerp vragen aan het college worden geen interrupties toegelaten.
Toelichting Reglement van Orde van de raad, laatst gewijzigd op 31 maart 2021
Naar aanleiding van de voorstellen van de werkgroep vergaderen, behandeld in de raadsvergadering van 27 januari 2021, is het Reglement van Orde aangepast. Er zijn wijzigingen aangebracht in de artikelen 6, 11 (toelichting), 12, 13, 14, 16, 18, 19, 20, 21, 22 en 46. In deze artikelen is verwerkt dat in de raadscommissies voortaan voorstellen aan de orde komen in een beeldvormend gedeelte en een oordeelsvormend gedeelte van een commissie, meestal op dezelfde avond. De oordeelsvormende fase in een commissie over een onderwerp start met korte en bondige bijdragen.
De uitzonderingen op het spreekrecht voor burgers, zoals die verwoord stonden in de toelichting bij het Reglement van Orde, zijn nu onderdeel geworden van de vastgestelde tekst van het Reglement. Insprekers over niet geagendeerde agendapunten dienen zich voortaan 24 uur van tevoren aan te melden. De ruimte die wordt geboden voor niet geagendeerde onderwerpen en vragen aan portefeuillehouders wordt beperkt met als doel de vergadertijd in te zetten voor de punten die vooraf geagendeerd zijn, waarbij nadrukkelijk op de mogelijkheid wordt gewezen om die onderwerpen na het verstrijken van de beschikbare tijd in een latere commissie alsnog te agenderen.
In de toelichtingen bij de herziene artikelen wordt hier nader op ingegaan. Voor de door de raadswerkgroep geformuleerde visie waarvan deze wijzigingen onderdeel uitmaken, wordt verwezen naar de rapportage van de raadswerkgroep die is behandeld tijdens de raadsvergadering van 27 januari 2021.
Artikel 6 Agendering commissievergaderingen
Binnen gemeenten waar raadscommissies zijn ingesteld, bestaat veelal de behoefte aan een agendacommissie die functioneert naast het Presidium. Vanuit democratisch oogpunt is het van belang dat zowel fracties die tot de coalitie behoren als fracties in de oppositie raadsleden afvaardigen in de agendacommissie. De leden van de agendacommissie zijn tevens commissie-voorzitter. De agendacommissie wijst aan iedere vergadering van een raadscommissies telkens één door de raad benoemde commissievoorzitter toe. In uitzonderlijke gevallen, zoals in het geval van een gezamenlijke commissie over de kadernota of de begroting kunnen ook meerdere voorzitters aan een vergadering worden toegewezen.
De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raadscommissies.
De vergaderingen van de commissies worden onderverdeeld in een beeldvormend gedeelte, waar informatie ophalen centraal staat en een oordeelsvormend gedeelte, waar het uitwisselen van standpunten centraal staat. Deze zogenaamde BOB- structuur (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) geeft duidelijkheid aan alle vergaderdeelnemers en bevordert het debat in de oordeelsvormende gedeelte tussen commissieleden omdat het vragen stellen aan de portefeuille-houder(s) op dat moment al achter de rug is.
De agendacommissie stelt de voorlopige agenda’s van raadscommissies vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een beeldvormend gedeelte van een raadscommissie geschiedt door de betreffende commissie bij de aanvang van de vergadering. De agenda van het oordeelsvormende gedeelte wordt vastgesteld aan het begin van dat deel van de vergadering.
In lid 6 worden voorbeelden genoemd van manieren waarop de commissie van informatie kan worden voorzien. In de praktijk zal de beeldvorming over een voorstel al gestart zijn voordat er een commissiebehandeling plaatsvindt. De commissieleden hebben in ieder geval al voor de vergadering kennis genomen van het voorstel en, als er participatie tijdens de totstandkoming van het voorstel heeft plaatsgevonden, van het verslag van de participatie. Daarnaast kan er al ruim voor de commissie een beeldvormende sessie hebben plaatsgevonden of een werkbezoek zijn afgelegd.
Nadat de beeldvorming over een voorstel in de commissie heeft plaatsgevonden volgt meteen daarna de beeldvorming over het volgende voorstel. De voorzitter vraagt op een bepaald moment of een voorstel voldoende beeldvormend besproken is, zodat verder kan worden gegaan met het volgende punt. Als alle geagendeerde voorstellen in het beeldvormende gedeelte aan de orde zijn geweest of indien de beschikbare tijd voorbij is, sluit de voorzitter het beeldvormende gedeelte van de vergadering af. Voorstellen die op dat moment nog niet voldoende besproken zijn kunnen op dat moment worden aangehouden tot een volgende beeldvormende vergadering. Die voorstellen worden dan bij het vaststellen van de conceptagenda voor het oordeelsvormende gedeelte van de vergadering afgevoerd.
Bij een agenda met drie onderwerpen is de volgorde dan:
Actie commissie Conclusie voorzitter/commissie Vervolgstap
Vaststellen agenda beeldvormend gedeelte Vaststellen
Agendapunt 1 Voldoende beeldvormend besproken Naar agendapunt 2
Agendapunt 2 Voldoende beeldvormend besproken Naar agendapunt 3
Agendapunt 3 Tijd op Naar vaststellen agenda beeldvormend gedeelte
Vaststellen agenda oordeelsvormend gedeelte Beslissing commissie t.a.v. agendapunt 3: laten staan of eraf Agendapunt 3 naar volgende beeldvormende vergadering of afhankelijk consultatie presidium*, rechtstreeks naar de raad, naar agendapunt 1
Agendapunt 1 Voldoende oordeelsvormend besproken: advisering Naar agendapunt 2
Agendapunt 2 Voldoende oordeelsvormend besproken: advisering
* In de commissie geldt dat er per fractie één woordvoerder is, die ook mag stemmen over voorstellen van orde, het opleggen van geheimhouding en het vaststellen van de agenda. Vanwege het ’one man one vote’ principe kan dit er toe leiden dat fracties die in de raad samen geen meerderheid van de stemmen hebben, gezamenlijk commissiebehandeling in het oordeelsvormende gedeelte van een voorstel kunnen blokkeren. De commissievergadering is bij raadsvoorstellen op grond van artikel 82 Gemeentewet echter een voorbereidende vergadering voor de gemeenteraad. De voorzitter van de raad zal het betreffende voorstel blijkens lid 10 toch op de conceptagenda van de raad moeten plaatsen indien uit de raadpleging van het presidium blijkt dat een raadsmeerderheid dat wenst. De raad stelt aan het begin van de raadsvergadering de eigen agenda vast en daarbij zijn de stemverhoudingen in de raad doorslaggevend. Als het voorstel op die manier op de raadsagenda komt zal de oordeelsvorming dus alleen in de raadsvergadering plaatsvinden. Het zou vanuit democratisch oogpunt ongewenst zijn als een minderheid van raadsleden vanwege procedurele redenen besluitvorming door een meerderheid van de raad zou kunnen blokkeren. Indien er blijkens consultatie van het presidium geen meerderheid is voor agendering in de raadsvergadering dan zal de agendacommissie het voorstel opnieuw agenderen voor een beeldvormend gedeelte van een raadscommissie.
In lid 11 is geregeld dat de behandeling van een voorstel in het oordeelsvormende gedeelte van de commissie, de fracties aanvangen met het kort en bondig weergeven van hun standpunt als start van het debat. Aan het eind van het debat krijgen insprekers nog kort de gelegenheid voor een reactie, waarna de commissie overgaat tot advisering aan de raad of het college.
Artikel 6a Agendering raadsvergaderingen
De voorzitter van de gemeenteraad stelt, gehoord het Presidium en de agendacommissie, de voorlopige agenda van de raad vast, waarbij rekening wordt gehouden met de verhoudingen binnen de raad.
In artikel 19, eerste lid van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering. De agenda wordt in de praktijk digitaal verstrekt via het raadsinformatiesysteem. Het eerste lid van artikel 11 RvO bepaalt dat de voorzitter ten minste zeven dagen vóór een vergadering de leden een brief (de schriftelijke oproep) stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De brief vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het tweede lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. Agenda’s en stukken worden verzonden door ze ter beschikking te stellen via het digitale raadsinformatiesysteem. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze stukken worden ter inzage gelegd in een afgesloten ruimte (kastje) dat alleen voor raads- en commissieleden toegankelijk is.
De oproep en stukken voor de vergaderingen worden gelijktijdig verzonden aan de raadsleden, de commissieleden en het college.
De agendacommissie resp. de voorzitter bepaalt, gehoord het Presidium, hoe de voorlopige agenda’s eruit komen te zien (artikel 6). Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 11. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de ‘waan’ van de dag. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Het tweede lid heeft tot doel om de gemeenteraad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Individuele raadsleden kunnen bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Een vergelijkbare regeling geldt bij de commissieagenda.
Het derde lid vloeit voort uit de verplichting van het college om de gemeenteraad van voldoende informatie te voorzien. Als de raad of raadscommissie niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp, is het niet gewenst dat de raad of raadscommissie zich over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval bestaat de mogelijkheid het onderwerp alsnog vanuit de raadsvergadering naar de raadscommissie te verwijzen of aan het college nadere inlichtingen of advies te vragen. Het vierde lid regelt dat de raad op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen.
In het vijfde lid is opgenomen dat de voorzitter de agenda kan wijzigen na consultatie van het presidium.
Artikel 13 De portefeuillehouders
Artikel 13 is een nadere uitwerking van artikel 21, tweede lid, van de Gemeentewet. Collegeleden zijn aanwezig in de raadsvergadering en bij de commissievergaderingen waarin hun portefeuille aan de order komt. In lid 2 is daarbij toegelicht dat in het beeldvormende gedeelte van de commissie hun rol is om vragen te beantwoorden, terwijl dat in een oordeelsvormend gedeelte van een commissie niet meer nodig is. Daar kunnen portefeuillehouders reageren op het tussen de fracties onderling gevoerde debat.
Artikel 14 Ter inzage leggen van stukken
In dit artikel gaat het, naast om de geheime stukken, om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan vaak in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.). Alle openbare stukken worden ter beschikking gesteld via het raadsinformatiesysteem. De raad heeft besloten dat, als er door het college participatie heeft plaatsgevonden, een verslag daarvan bij de stukken hoort te worden gevoegd. De deadline voor het aanleveren van stukken die de laatste jaren in Hilversum wordt gehanteerd is nu ook in het Reglement van Orde opgenomen. Aanleveren van stukken na maandag 18.00 uur mag niet omdat de fracties die avond vergaderen ter voorbereiding van de raads- of commissievergadering van die week. Stukken die na de deadline worden aangeleverd kunnen niet meer door de fracties besproken worden.
Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, notulen, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Wet openbaar van bestuur.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Het ligt dan ook in de rede dat stukken, die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven, bij hem ter inzage worden gelegd in het geheime kastje.
Artikel 16 Handhaving orde; schorsing
Het eerste lid impliceert dat raadsleden vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn ten behoeve van een levendig en inhoudelijk debat interrupties toegestaan voor zover de voorzitter (bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen) niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. In de raadsvergadering is daarnaast vanwege een evenredige verdeling van de beschikbare tijd een spreektijdenregeling van toepassing. In de commissie is er geen spreektijden regeling, maar onderwerpen in het oordeelsvormende gedeelte van de commissie vangen aan met het uitspreken van korte en bondige standpunten van de fracties ter inleiding van het debat zoals beschreven in artikel 6 lid 11.
Om te bevorderen dat leden van de raad zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, is in artikel 22 Gemeentewet bepaald dat zij niet in rechte te vervolgd kunnen worden, aan te spreken zijn of verplicht zijn getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Het tweede lid heeft naast de raadsleden die het woord voeren, ook betrekking op de wethouders, de secretaris, de griffier of andere personen, die het woord voeren. De voorzitter kan sprekers tot de orde roepen. Indien zij hieraan geen gehoor geven, kan hen het woord worden ontzegd.
De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt om aan het raadslid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Een besluit van de voorzitter om iemand het woord te ontnemen is een op feitelijk handelen gerichte beslissing met een intern karakter. Dit is geen besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht (JB 9 (2002) 138).
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar de artikelen 55 e.v. van dit reglement.
De rol van de raadsleden en commissieleden is ongewijzigd gebleven. Zij kunnen nog steeds per onderwerp als woordvoerder deelnemen aan de commissievergadering. Voorstellen worden in de regel eerst geagendeerd in een beeldvormend gedeelte van de raadscommissie.
Artikel 19 Verzoek tot agendering; vragen; mededelingen
De meeste voorstellen die in de raadscommissies worden besproken, komen van het college. Maar ook bijv. raadsleden en commissieleden kunnen een onderwerp op de voorlopige agenda geplaatst krijgen. Dit gaat in eerste instantie via de griffier die de aanmelding doorgeeft aan de agenda-commissie. Daarnaast is er in de commissie gelegenheid tot het stellen van vragen aan de portefeuillehouders.
Artikel 20 Samenstelling commissies
Alleen raadsleden kunnen op grond van artikel 82 voorzitter zijn van een commissie. Als een raadslid de commissie voorzit, voert hij in die commissievergadering niet inhoudelijk het woord namens zijn fractie. Geregeld is dat er maximaal 1 raadslid of commissielid per onderwerp deelneemt c.q. het woord voert in de raadscommissies.
Artikel 21 Besluitvorming en verslaglegging
De griffier verzorgt een kernachtig overzicht waarin adviezen, besluiten en/of toezeggingen vermeld worden: de besluitenlijst. Deze wordt in de regel binnen twee werkdagen per e-mail verzonden. Een notulist maakt daarnaast een zakelijk verslag.
Het verslag van een commissievergadering kan in een volgende commissievergadering worden vastgesteld of in een raadsvergadering.
Aangezien fracties per onderwerp wel of niet aanwezig kunnen zijn, is een regeling getroffen voor het geval dat bij een specifiek onderwerp niet alle fracties vertegenwoordigd zijn. In lid 5 wordt aangegeven dat fracties die niet aanwezig zijn bij een onderwerp geacht worden een positief advies te hebben gegeven (tenzij aan de griffie anders is bericht).
Artikel 22 Spreekrecht burgers
In lid 1 van dit artikel staat dat burgers alleen het woord mogen voeren bij een onderwerp dat zich daartoe leent. Onderwerpen waarbij op grond van lid 4 géén spreekrecht wordt verleend zijn:
a. de behandeling van specifieke onderwerpen, die het gehele gemeentelijke werkterrein betreffen, zoals de begroting en het investeringsprogramma;
b. voorstellen van burgemeester en wethouders betreffende het in inspraak brengen van een beleidsvoorstel;
c. een bij het college aanhangige vergunningaanvraag of een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
d. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
e. behandeling van voorstellen van burgemeester en wethouders, indien door de raad of raadscommissies voorafgaand over het betreffende voorstel een hoorzitting is gehouden en nadien niet meer is aangepast;
f. het agendapunt mededelingen;
g. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
h. als de voorzitter vaststelt dat een onderwerp zich hiervoor niet leent, tenzij de vergadering anders beslist.
Personen die gebruik willen maken van het spreekrecht over een niet eerder op de voorlopige agenda opgenomen onderwerp krijgen daar bij het agendapunt ‘vragen aan het college’ de gelegenheid toe. Aanmelding ten minste 24 uur van tevoren is daarbij vereist, evenals vermelding van de bespreekpunten die aan de commissie zullen worden voorgelegd. Doel van het aanmelden is om de leden van de commissie in de gelegenheid te stellen zich voor te bereiden op het onderwerp. Op die manier zijn de commissieleden ook beter in staat op de bijdrage te reageren. De totale tijd is maximaal 15 minuten omdat er ook voldoende tijd beschikbaar moet blijven voor de andere agendapunten. Als er meer tijd nodig is dan kan agendering plaatsvinden in een volgende commissie.
Ook is het mogelijk om in de commissie een presentatie te houden. In overleg met de aanvrager wordt daarvoor maximaal 15 minuten gereserveerd op de eerstvolgende nog vast te stellen agenda van de desbetreffende commissie.
Na de oordeelsvormende fase is er nog de gelegenheid voor een inspreker om desgewenst kort te reageren. Bij het vaststellen van de agenda voor het oordeelsvormende gedeelte van de vergadering ligt het voor de hand de onderwerpen waarvoor insprekers zijn gekomen eerst te behandelen, zodat insprekers niet onnodig lang hoeven te wachten.
Deze bepaling vormt een invulling op artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht. Het is een facultatieve bepaling. Het is aan de raad om te bepalen of de instelling van mondelinge vragen en daarmee het opnemen van een dergelijke bepaling in het Reglement van Orde wenselijk is. Mondelinge vragen kunnen bijdragen aan een vergroting van de betrokkenheid van burgers bij het bestuur: één van de doelstellingen van dualisering.
Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van de mondelinge vragen. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. Bij het onderwerp ‘vragen aan het college’ krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.
Het karakter van de vragen verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.
Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Mondelinge vragen kunnen in de raadscommissie en in de raadsvergadering gesteld worden.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 maart 2021.