Verordening van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland houdende regels omtrent het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie (Financiële verordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2018)

Artikel 2 Inrichting en proces begroting en jaarstukken

• 1.

  De begroting en jaarstukken worden opgesteld en ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

• 2.

  In het proces van het opstellen van begroting en jaarstukken wordt aangesloten bij de bepalingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) en de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zaanstreek –Waterland. Hierin zijn onder meer afspraken opgenomen ten aanzien van inspraak gemeenten, verzending naar Provincie, verzendtermijnen en gemeentelijke bijdragen. Aanvullingen hierop zijn opgenomen in de onderstaande artikelen.

Artikel 3 Begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt per kalenderjaar vooraf de begroting vast en neemt kennis van de financiële meerjarenraming voor de drie achtereenvolgende jaren. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur kunnen worden getoetst.

• 3.

  De begroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

• 4.

  In de begroting zijn mede de lasten van de (vervangings-)investeringen opgenomen.

Artikel 4 Financiële verdeelsleutel

• 1.

  In de begroting wordt de door elke deelnemende gemeente verschuldigde bijdrage voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft aangegeven.

• 2.

  Voor de financiële verdeelsleutel wordt uitgegaan van een bijdrage conform hetgeen is bepaald in artikel 23 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2017.

• 3.

  De verdeling van de gemeentelijke bijdragen is gebaseerd op de onderlinge verhouding van het clusteronderdeel Brandweer & Rampenbestrijding van het gemeentefonds. Als peildatum wordt aangehouden de verdeling zoals die geldt op 1 januari van het voorgaande jaar en afkomstig uit de meicirculaire gemeentefonds (t-1).

   

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de totale lasten van de programma’s en de bedrijfsvoeringreserve tezamen, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet zonder akkoord van het algemeen bestuur worden overschreden.

   

Artikel 6 Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controleprogramma’s.

   

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het Algemeen Bestuur wordt middels twee tussentijdse bestuurlijke rapportages geïnformeerd over de realisatie van de programmabegroting in het lopende jaar.

• 2.

  De inrichting van de rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 3.

  De bestuursrapportage gaat in op de afwijkingen per programma en investeringen, zowel wat betreft de baten en lasten, de voortgang en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

Artikel 8 Jaarstukken

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate verantwoording in de jaarstukken van de programma’s.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur legt de jaarstukken ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur voor. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

  • a.

    De mate van realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    welke investeringen zijn gerealiseerd;

  • c.

    Wat de kosten en baten zijn;

  • d.

    Hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

  • e.

    Hoe het rekeningresultaat bestemd wordt.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

Artikel 9 Financiële positie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat het financiële beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de begroting bij de toelichtende paragraaf over de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten van het betreffende begrotingsjaar.

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het investeringsplan voor het begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren wordt jaarlijks opgenomen in de begroting.

• 2.

  Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, zonodig aangepast voor duurzame waardevermindering.

• 3.

  Activa met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan € 10.000 exclusief btw worden niet geactiveerd, tenzij regelgeving anders voorschrijft.

• 4.

  De afschrijving van activa vindt lineair plaats. De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het actief gereed komt dan wel verworven wordt.

• 5.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt conform BBV-voorschriften jaarlijks vastgesteld. Voor wat betreft het tijdelijk bezit van onroerend goed wordt een vast percentage gehanteerd, gezien de projectfinanciering op deze panden. De rente wordt berekend over de boekwaarde op 1 januari van het begrotingsjaar.

• 6.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven conform de afschrijvingstermijnen in bijgevoegde tabel in bijlage 1. De opgenomen termijnen zijn de maximale afschrijvingstermijnen. Een kortere afschrijvingstermijn is mogelijk, wanneer de levensduur van het activum aantoonbaar korter is of het activum tussentijds afgestoten wordt.

Artikel 10a Activa betreffende huisvesting gesloten systeem

Op 13 september 2013 heeft het Algemeen Bestuur het besluit genomen dat VrZW een viertal panden tijdelijk overneemt, waarbij een gesloten systeem van toepassing is. Bij inventarisatie bleek dat bij een aantal activa betreffende deze panden de oude eigenaar een andere afschrijvingstermijn hanteerde dan VrZW. Financiering van door VrZW overgenomen panden is verstrekt door de vorige eigenaar, waarbij de aflossing van de financiering gelijk gesteld is aan de afschrijving van het activum. Voor de te hanteren afschrijvingstermijn is echter de verordening van VrZW leidend. In deze verordening is alleen rekening gehouden met de eerste aanschaf van de activa en niet met een resterende looptijd (afschrijvingstermijn). Dit is de reden om voor activa van de per 1-1-2018 nog drie resterende panden een afwijkende (resterende) afschrijvingstermijn te hanteren.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht van (de begrote onttrekkingen en toevoegingen aan) de reserves en voorzieningen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota reserves en voorzieningen. Daarin is opgenomen:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves alsmede de minimale en/of maximale hoogte daarvan;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van de rente over de reserves en voorzieningen.

• 3.

  De nota reserves en voorzieningen wordt indien daar aanleiding toe is geactualiseerd en aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aangeboden.

Artikel 12 Kostprijsberekening

Voor de kostentoerekening aan producten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt eveneens gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van kosten.

Artikel 13 Financieringsfunctie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar het Algemeen Bestuur een treasurystatuut ter vaststelling aan..

• 2.

  Dit treasurystatuut bevat de treasurydoelstellingen, de organisatorische vormgeving van de treasurytaken en de vermogensobjecten onder het beheer van treasury .

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door het Algemeen Bestuur vastgestelde treasurystatuut.

Artikel 14 Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2.

  Indien een actief administratief is afgeschreven, maar nog in gebruik is, wordt deze gehandhaafd in de activa administratie.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de organisatie systematisch worden gecontroleerd.

• 4.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.