| Organisatie | Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland houdende regels omtrent inkoop en aanbesteding |
| Citeertitel | Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2017 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-04-2021 | nieuwe regeling | 05-09-2017 |
Dit document beschrijft het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Veiligheidsregio Zaanstreek-
Waterland (hierna VrZW). Het vervangt het oude “Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2014” dat op 10 oktober 2014 is vastgesteld door het Dagelijks Bestuur. Dit beleid is in eerste instantie gemaakt voor de eigen organisatie. Het biedt informatie over de inrichting van inkoop en de sturing daarop. Diezelfde informatie geeft het ook aan derden. VrZW wil immers een betrouwbare en professionele partner zijn voor haar opdrachtgevers, (potentiële) leveranciers, samenwerkingspartners en andere belanghebbenden.
Aanleiding voor dit nieuwe beleid is de herziening van de ‘Aanbestedingswet 2012’ per 1 juli 2016. Daarnaast het verder professionaliseren van de inkoopfunctie dat een continu proces is. VrZW beweegt zich immers in een dynamisch veld en dit vergt ook dat inkoop daarin volledig meebeweegt. Inkoop wordt actief ingezet om specifieke doelstellingen te realiseren. Herijking van het oude beleid brengt wijzigingen in doelstellingen, processen en procedures met zich mee. Een voorbeeld hiervan is de inrichting van een eigen Purchase 2 Pay systeem (financieel pakket).
Dit beleid is net als het oude gebaseerd op het standaardmodel van de VNG. Hiermee wordt voldaan aan de uniforme uitvoeringspraktijk bij gemeenten en overheidsdiensten waar in de Aanbestedingswet zo op wordt aangedrongen. Zaken die al in wet- en regelgeving zijn opgenomen, worden in dit model niet vermeld.
VrZW is één van de 25 veiligheidsregio's in Nederland en wordt bestuurd door de acht burgemeesters van de deelnemende gemeenten. Het verzorgingsgebied heeft ongeveer 328.500 inwoners en loopt grofweg in een driehoek van Westzaan, Marken tot Oosthuizen.
De organisatie is een samenvoeging van de brandweer, GHOR, de meldkamer brandweer en (onderdelen van) gemeentelijke afdelingen. Samen bouwen wij aan het verwezenlijken van een belangrijk doel namelijk ervoor zorgen dat iedere burger in de regio zich veilig kan voelen en weet dat hij of zij kan rekenen op adequate zorg als dat nodig is. Vanaf 2014 is de brandweer onderdeel van de veiligheidsregio.
De partners in de regio gaan ‘Samen voor Veilig” (Bron: Beleidsplan VrZW 2017-2020). De komende jaren ligt de nadruk op het versterken van de samenwerking tussen brandweer, politie,
GHOR en de acht gemeenten in onze regio. We willen samen de risico’s in onze regio beperken en
(de effecten van) crises beheersen. De samenwerking beperkt zich niet alleen tot de hulpverleningsdiensten. We werken ook samen met inwoners, instellingen en bedrijven in Zaanstreek-Waterland. De komende jaren:
Naast het realiseren van besparingen en verbetering van de kwaliteit van de geleverde goederen en diensten, wil VrZW met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de hieronder vermelde doelen realiseren. VrZW stelt zich daarmee in staat om zowel binnen als buiten de organisatie verantwoording af te leggen over de gemaakte keuzes. Inkoop en aanbesteden wordt actief ingezet om die specifieke beleidsdoelstellingen te realiseren.
VrZW leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door VrZW restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
4.2 Uniforme regelingen, procedures en documenten
Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende regelingen, procedures en documenten worden geconfronteerd. VrZW maakt onder meer gebruik van:
de Algemene inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Veiligheidsregio Zaanstrek-Waterland 2014, die gebaseerd zijn op de Algemene Inkoopvoorwaarden die door de VNG worden gehanteerd. Vervolgens de toepassing van Rijks inkoopvoorwaarden (ARIV, ARVODI, ARBIT) bijvoorbeeld bij inkoopsamenwerking, en
De nieuwe beleidsregels impliceren aanpassing van de standaard documenten. Deze veelal tekstuele aanpassingen zijn inmiddels al opgenomen in de standaard formulieren.
4.3 Algemene beginselen Inkoop
Naast de algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals de gelijkheid-, motivering- en vertrouwensbeginselen hanteert VrZW bij haar inkoop de algemene beginselen van het
aanbestedingsrecht te weten gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie, proportionaliteit (evenredigheid) en wederzijdse erkenning. Voor zover regels geen of onvoldoende antwoord geven, wordt gehandeld in de geest van bestaande wet- en regelgeving.
4.4 Grensoverschrijdend belang
Of een overheidsopdracht of concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, hangt af van verschillende factoren. De aard en de waarde van de opdracht zullen daar veelal bepalend in zijn. Voorafgaand aan een inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Zo ja, dan past VrZW de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Als daar geen sprake van, zal VrZW een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantie-beginsel.
Inkoop vindt plaats volgens de geldende mandaat- en volmacht regeling. VrZW wil immers slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Voor aanbestedingen tot de betreffende Europese
aanbestedingsgrens kan de directeur daartoe besluiten en voor aanbestedingen boven de grens het bestuur van VrZW. Besluiten zullen altijd met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving worden genomen.
VrZW heeft haar eigen inkoopvoorwaarden. Deze zijn gebaseerd op die van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Naast haar eigen inkoopvoorwaarden hanteert VrZW in voorkomende gevallen (bijvoorbeeld bij inkoopsamenwerking of in IT aanbestedingen) ook andere voorwaarden zoals de reeks Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV, ARVODI en ARBIT) en de GIBIT. VrZW zal de door haar voorgestane inkoopvoorwaarden bij elke inkoop in verplicht stellen. Leveringsvoorwaarden van ondernemers worden daarmee in beginsel afgewezen.
In haar Europese aanbestedingen maakt VrZW gebruik van het “Reglement Klachtenafhandeling bij Europese Aanbestedingen door Veiligheidsregio’s”. Nu dit IFV reglement niet voorziet in een klachtenregeling in zogenaamde Nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse procedures, zal dit reglement ook van toepassing worden verklaard ten behoeve van laatstgenoemde aanbestedingsvormen.
5. Ethische en ideële uitgangspunten
VrZW contracteert enkel integere ondernemers en wil alleen zaken doen met Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Voor de toetsing van de integriteit van Ondernemers wordt onder meer gebruik gemaakt van zogenaamde verplichte en niet verplichte uitsluitingsgronden en van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Uiteraard worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
5.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen
In de “Visie Brandweer over Morgen” staan een aantal veranderingen benoemd op het gebied van duurzaamheid. VrZW neemt deel aan het ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020’. Het gaat hierbij om het stellen van doelen ten aanzien van:
Bij het bepalen van die doelen zal VrZW telkens kijken naar maximale maatschappelijke toegevoegde waarde voor een marktconforme prijs.
Duurzaamheid betekent niet alleen denken aan hier en nu, maar ook aan elders en later.
Het gaat over de balans tussen ‘people’, ‘planet’ en ‘profit’, het welbevinden van mensen, de zorg voor het milieu en de economische vooruitgang
Bij duurzaam inkopen worden milieu- en sociale aspecten die beschikbaar zijn voor een bepaald
product toegepast in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product dat aan deze milieu- en sociale aspecten voldoet. Dit komt onder meer tot uitdrukking in het volgende:
Duurzaamheid ziet ook toe op het hebben en onderhouden van goede, duurzame relaties met leveranciers, zonder daarvan volledig afhankelijk te worden.
Bij innovatiegericht inkopen wordt de markt geprikkeld om met nieuwe oplossingen te komen. Het idee is dat deze oplossingen bijdragen aan meer maatschappelijke meerwaarde. VrZW geeft ondernemers de ruimte om die aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe, andere en of afwijkende oplossingen, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. VrZW moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht Inkopen aan.
Nochtans zal zij telkens de risico’s van innovatieve goederen en of diensten naast dat van beproefde techniek leggen.
6.1 Prijs-/kwaliteitverhouding
In overleg met de interne opdrachtgever zal telkens het juiste prijs-/kwaliteitsniveau worden van de te leveren goederen of diensten worden bepaald. Het stellen van de juiste eisen (must have) en wensen (nice to have). Dit ook om onnodige verspilling van middelen door bijvoorbeeld óver specificatie te voorkomen.
Het nieuwe financiële systeem stelt VrZW beter in staat om aansluiting te vinden bij “categorie- management”. VrZW gebruikt daarvoor de standaard categorie indeling die door alle
Veiligheidsregio’s wordt gebruikt. Inkoopsamenwerking wordt daarmee gemakkelijker en bieden de gegevens ook mogelijkheden voor bijvoorbeeld benchmarking. Primair stelt het VrZW in staat om op eenvoudige en eenduidige en wijze, periodiek spend analyses uit te voeren. Naast Daarnaast zal de kwaliteit van de inkoopkalender beduidend verbeteren en komt Inkoop meer in control.
6.3 Contract- en leveranciersmanagement
Een goede contractadministratie is een voorwaarde voor efficiënt en effectief contractbeheer en contractmanagement. Het her-aanbesteden van expirerende contracten vormt immers een belangrijk deel van de inkoopkalender. Het beheren en managen van contracten (relaties) is ook van belang voor het meten van prestaties van opdrachtnemer(s) en die van de geleverde goederen/diensten.
Enerzijds de prestatieverklaring en betaling van de factuur; anderzijds de verlenging, opzegging, het boetebeding, de prijsindexering e.d. van de overeenkomst. Dit geldt voor het hier en nu in het kader van de lopende overeenkomsten maar levert ook belangrijke gegevens op die tot herbezinning van een toekomstige inkoopstrategie, een aanbestedingsprocedure, een inkooprelatie of de prestatiemeting kan leiden. Op basis van gestructureerde, periodieke leveranciersbeoordelingen (evaluaties) kunnen ervaringen met opdrachtnemers VrZW breed worden gedeeld. In tegenstelling tot slecht scorende opdrachtnemers kunnen goed presterende opdrachtnemers worden beloond. Die beloning kan bijvoorbeeld bestaan uit verlenging van een overeenkomst of plaatsing op een short list/preferent. Slechts scorende opdrachtnemers kunnen op een ‘black-list’ komen (past performance). Alvorens tot verlenging (of opzegging) van een overeenkomst beslist wordt, zullen de op die overeenkomst betrekking hebben evaluaties geraadpleegd worden.
6.4 Product- en marktanalyse, marktverkenning en -consultatie
VrZW vindt het belangrijk om altijd goed op de hoogte te zijn van ontwikkelingen met betrekking tot producten die zij gebruikt en over de markten waar ze verkrijgbaar zijn. Voorafgaand aan een Inkoop wordt vaak een analyse uitgevoerd van dat specifieke product en de betreffende markt, tenzij dit vanwege de aard of de omvang van de opdracht geen meerwaarde oplevert. Een verdergaande marktconsultatie met Ondernemers kan bijvoorbeeld ook onderdeel uitmaken van een dergelijk marktanalyse.
6.5 Inkoopprijs versus total cost of ownership
Naast de zachte verplichting daartoe (comply or explain) zal VrZW steeds meer insteken op totale levenscyclus kosten. Nieuwe aanbestedingstechnieken als Beste Value Procurement (BVP1) zullen haar daarbij helpen. Telkenmale zal de juiste afweging worden gemaakt tussen gunning op de
“laagste prijs”; op die van “laagste kosten, op basis van kosteneffectiviteit (zoals levenscycluskosten)” en “beste prijs kwaliteit verhouding”.
6.6 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
Ook omwille van de correcte naleving van de aanbestedingsregels, wil VrZW in beginsel vrij zijn in het maken van haar keuzes ten aanzien van Leveranciers en de condities waaronder zij leveren. Een te grote afhankelijkheid van Ondernemers is niet gewenst, zeker geen zogenaamde vendor lock-in. Daarnaast dient elke vorm van belangenverstrengeling voor en tijdens de aanbestedingsprocedure voorkomen te worden.
VrZW kiest de voor haar meest gunstige ondernemersrelatie. Maar ook Leveranciers kunnen geheel afhankelijk worden van VrZW. Ook daarin wil VrZW telkens de juiste keuzes maken op basis van onder meer de financiële waarde van de opdracht, eventuele switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
In die gevallen waarin een enkelvoudige en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, en zonder dat dit tot enige vorm van discriminatie leidt, houdt VrZW rekening met de regionale economie. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en VrZW moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Localsourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
Regionale Ondernemers hebben in beginsel geen bevoorrechte positie ten opzichte van andere Ondernemers. VrZW heeft echter wel oog voor de belangen van regionale Ondernemers en kiest er voor om daar waar mogelijk de positie van die regionale Ondernemers te versterken/verbeteren.
In nationale en Europese aanbestedingsprocedures wordt indien mogelijk met percelen gewerkt.
Dit om de kansen van het midden- en kleinbedrijf in het algemeen te vergroten. Hiermee wordt in
eerste instantie voldaan aan de wet- en regelgeving. Samen met het stellen van proportionele selectie- en gunningcriteria, de mogelijkheid van combinatievorming en onderaanneming, het verlichten van de administratieve lasten door gebruikmaking van bijvoorbeeld standaard procedures en uniforme documenten zijn er voldoende kansen voor het MKB om succesvol in te schrijven.
Inkoopsamenwerking richt zich voornamelijk op de ‘warme kant’. Met de invoering van categoriemanagement zal ook samenwerking aan de ‘koude kant’ vorm kunnen krijgen. Het voordeel van inkoopsamenwerking heeft zich meerdere malen bewezen. Samenwerking moet echter geen toverwoord worden. Elke keer weer dient serieus overwogen te worden of samenwerking ‘zinvol’ is en wat het doel en het resultaat van die samenwerking moet zijn. Hiervoor zal inkoop naar een strategischer niveau moeten groeien. Ten behoeve van die inkoopsamenwerking registreert VrZW haar inkoopkalender in een door het IFV gefaciliteerde gezamenlijke database van de Veiligheidsregio’s. Zodoende kan zowel actief als passief de beoogde samenwerking tot stand komen.
De huidige inkoopsamenwerking richt zich voornamelijk op de naastgelegen veiligheidsregio’s. Die samenwerking is ook ingegeven vanuit de samenwerking op andere primaire taken. Interregionale samenwerking daarop zal dus steeds meer vorm en inhoud kunnen geven aan de inkoopfunctie.
Uiteraard zal ook gekeken worden naar mogelijkheden van inkoopsamenwerking binnen het samenwerkingsverband (de ‘Gemeenten’).
6.9 Bepalen van de inkoopprocedure
Een veelheid van factoren bepaalt de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure. Op hoofdlijnen is het in eerste instantie van belang om vast te stellen om welke soort opdracht het gaat. We maken daarbij onderscheid russen Werken, Diensten en Leveringen. Soms kan het ook een mix zijn tussen bijvoorbeeld Diensten en Leveringen. Afhankelijk van de waarde van het een en die van het ander, wordt bepaald onder welke categorie aanbesteed moet worden.
Met name aan de ‘koude kant’ bestaat veel aandacht voor uitbesteding van ‘diensten/services’ zoals bijvoorbeeld die voor ICT in de vorm van geïntegreerde oplossingen en oplossingen in de cloud (SAAS e.d.) met bijbehorende afwegingen zoals “zelf doen” versus “uitbesteden”; “in house” versus “outdoor”; leveringen versus diensten.
Om de totale waarde van de opdracht te bepalen en op grond daarvan te bepalen welke procedure er gevolgd moet worden, wordt de totale behoefte, dat wil zeggen VrZW-breed, genomen voor een toekomstige periode van 48 maanden. Daarbij dient ook nauwgezet gekeken te worden naar toekomstige investeringen (bron MJP) en de eventuele gevolgen voor de exploitatie, eventuele uitbreidingen (meer) of wijzigingen (anders), beleidsintensiveringen etc., maar ook naar de relevante contracten die in die komende periode eindigen. Als geen nauwkeurig beeld van de toekomstige uitgaven kan worden verkregen, dan dient naar de historische uitgaven te worden gekeken
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert VrZW de volgende twee methoden. VrZW zal daarbij vaststellen welke procedure geschikt en proportioneel is met inachtneming van de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor de inschrijvers en VrZW, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, de complexiteit van de opdracht, het type van de opdracht en het karakter van de markt. Daarbij zal tevens gekeken worden naar mogelijkheden om innovatiegericht in te kopen. Met gebruikmaking van innovatieve inkoopmethodes samen met de markt slimme oplossingen bedenken.
Op basis van de waarde van de opdracht zal VrZW, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, de hierna vermelde procedures hanteren. Als blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren, kan VrZW ook kiezen voor een andere procedure (B), aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Nationaal aanbesteding (indien duidelijk grensoverschrijdend belang Europees) | |||
Voormelde waarden worden om de twee jaar herzien en in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerd. De laatste wijziging dateert van 24 november 2015. Na wijziging gelden uiteraard de laatst vastgestelde waarden, ook als dit inkoop - en aanbestedingsbeleid daarop nog niet is aangepast.
Op enkelvoudige aanbestedingen na worden alle aankopen door de budgethouder gemeld aan de inkoopadviseur. Gezamenlijk wordt er gekeken welke procedure er het beste t.o.v. bedrag en volume en aanwezige marktpartijen gekozen kan worden. Daarnaast wordt er bekeken of er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Vervolgens wordt er eventueel een inkoopteam samengesteld, waarin te allen tijde de inkoopadviseur en inhoudelijk specialisten zitting hebben.
Het gebruik van een meervoudig onderhandse procedure biedt meer waarborgen voor een gunstiger prijs/kwaliteitsverhouding dan een enkelvoudig onderhandse. Toch moet telkens een zorgvuldige afweging worden gemaakt of de extra kosten voor het opstellen van een offerteaanvraag, het beoordelen van de offertes en het motiveren van de gunningbeslissing voor VrZW in redelijke verhouding staan tot de veronderstelde meerwaarde. Daarnaast moeten inschrijvers een redelijke kans hebben op gunning opdat zij de kosten van hun inschrijving kunnen terugverdienen. In die gevallen waarin de wederzijdse kosten van een meervoudig onderhandse procedure niet in verhouding zullen staan tot het voordeel, kan gekozen worden voor de enkelvoudig onderhandse procedure.
Ingeval van Nationale en Europese aanbestedingen zal veel nadrukkelijker gekeken moeten worden naar het samenvoegen van opdrachten enerzijds en het indelen van percelen
(toegankelijkheid MKB) anderzijds. Afwijking van de regels dient schriftelijk gemotiveerd (comply or explain) te worden.
Vanaf 1 juli 2017 zijn alle aanbestedende diensten verplicht om alle communicatie en informatieuitwisseling elektronisch te laten verlopen. Die verplichting geldt voor opdrachten boven de drempel. Om elektronisch aanbesteden te faciliteren is TenderNed ontwikkeld. Naast deze verplichting ten aanzien van aanbestedingen boven de drempel, zal VrZW ook haar Nationale en haar voor een groot deel haar meervoudig onderhandse procedures elektronisch aanbesteden met gebruikmaking van TenderNed.
In die gevallen waarin niet slechts volstaan kan worden met ‘contractering’ alleen onder de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten VrZW 2014, zal op basis van standaard contractformats ‘maatwerk’ worden verricht. Dit kan het resultaat zijn van een risicoanalyse die aan de aanbesteding eventueel is vooraf gegaan.
6.13 Financiële raming en budget
Inkoop vindt pas plaats op basis van voorafgaande deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de opdracht. Die raming is niet alleen noodzakelijk om de juiste aanbestedingprocedure vast te stellen, maar zeker ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. VrZW wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
6.14 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Door objectief, transparant en non-discriminerend te zijn, wil VrZW de eerlijke mededinging bevorderen. Ondernemers moeten een eerlijke kans op gunning van de opdracht krijgen. Dit zal immers ook bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking. VrZW wenst geen Ondernemers die de mededinging vervalsen. Deze Ondernemers worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
7. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
VrZW maakt gebruik van centraal gecoördineerde Inkoop. Gecoördineerde inkoop neemt de nadelen van een centrale inkooporganisatie weg, zonder de voordelen er van aan te tasten.
De tactische inkoop wordt niet door één vaste afdeling uitgevoerd maar door verschillende inkoopteams. Deze teams worden telkens opnieuw en voor die bepaalde aanbesteding door de opdrachtgever (budgethouder) samengesteld. In een dergelijk team is alle noodzakelijke deskundigheid vanuit gebruikerskant aanwezig. Specifieke deskundigheid op het gebied van bijvoorbeeld Personeel, Organisatie, Financiën, Juridisch, Automatisering e.d. worden op afroep vanuit Bedrijfsvoering aangeleverd.
De organisatie bundelt inkoopvolume, kennis en ervaring. Ze creëert tegelijkertijd draagvlak bij de medewerkers. De te volgen procedures zijn beschreven in het door het Managementteam vast te stellen inkoophandboek.
De inkoopfunctie staat ten dienste van de organisatie. Niet inkoop bepaalt wat er gekocht moet worden maar de interne opdrachtgevers. Inkoop faciliteert slechts het proces.