| Organisatie | Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland houdende regels omtrent de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties |
| Citeertitel | Controleprotocol Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2017 t/m 2020 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2017 | nieuwe regeling | 28-11-2017 |
In artikel 6, lid 2 van de Financiële verordening is opgenomen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor:
Het controleprotocol is voor de accountant kader stellend ten behoeve van de uitvoering van de controlewerkzaamheden, oordeelsvorming, verklaring en rapportage. Object van de controle is de jaarrekening en daarmede tevens het gevoerde financieel beheer over 2017 t/m 2020, zoals uitgeoefend door of namens het Dagelijks Bestuur VrZW.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2017 t/m 2020 van VrZW.
Controleren is toetsen aan de norm. Als de norm niet duidelijk is, kan de accountant zijn werk niet uitvoeren en kan hij geen conclusie trekken op basis van de controle-uitkomsten. Vaststelling van het normenkader vindt dan ook altijd plaats voordat de accountant de rechtmatigheidscontrole voor de jaarrekening aanvangt. Het normenkader is opgenomen als bijlage toegevoegd aan het controle protocol.
Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd worden door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. De werkzaamheden van de accountant hebben als doel het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van:
Onder rechtmatigheid wordt begrepen; de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de eigen regelgeving.
Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening en de som van de onzekerheden in de jaarrekening aangeeft, die in de jaarrekening maximaal mogen voorkomen. Zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is de basis van de af te geven accountantsverklaring.
De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.
In het Bado zijn de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de Veiligheidsregio. Voor de goedkeuringstolerantie stelt het Algemeen Bestuur de volgende wettelijke minimumeisen:
Op basis van de programmabegroting per jaar betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan de door de accountant geconstateerde fouten en geconstateerde onzekerheden die onder deze percentages blijven de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.
Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s voor elke fout of onzekerheid een bedrag van € 25.000 of hoger hanteert. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit percentage of bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.
Reikwijdte van de accountantscontrole
De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het Dagelijks Bestuur.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt.
In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid.
Bijlage A: Rechtmatigheidscriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 3 rechtmatigheidscriteria worden onderkend. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is -voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft- mogelijk sprake van onrechtmatige lasten. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van het Algemeen Bestuur. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het Algemeen Bestuur geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten direct gerelateerde hogere baten. Het bepalen óf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. In voorkomende gevallen worden onderstaande begrotingsafwijkingen niet als onrechtmatig bestempeld:
Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd en gerapporteerd in een bestuursrapportage aan de raad.
Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die na het verantwoordingsjaar als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, de belastingdienst of de toezichthouder blijkt. Het gaat hier in de praktijk veelal om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen.
Besteding en inning van gelden door VrZW kunnen aan bepaalde voorwaarden verbonden zijn waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving (Algemene verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, algemene maatregelen van bestuur, ministeriële regelingen, verordeningen, richtlijnen, protocollen en dergelijke met een wettelijke grondslag en jurisprudentie).
De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient vooraf ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn.
In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat bij het M&O criterium in het bijzonder om het vaststellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel op te sporen. Bij het waarborgen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het veelal om het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de gegevens (van derden) op grond waarvan vergoedingen / uitkeringen / subsidies worden verstrekt, dan wel rechten / belastingen / bijdragen worden geheven.
In het normenkader is een overzicht opgenomen van het wet- en regelgeving waar de VrZW aan moet voldoen en die door het Algemeen Bestuur of hogere regelgevende organen is vastgesteld of waarvan Algemeen Bestuur vindt dat deze tot het normenkader behoort.
De opbouw die VrZW voor het overzicht kiest is als volgt:
De door het Dagelijks Bestuur vastgestelde beleidskaders, waarvan het Algemeen Bestuur
van mening is dat deze in het normenkader horen te zijn opgenomen.