| Organisatie | Amsterdam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam houdende regels omtrent organisaties professionele kunst (Regeling ontwikkeling organisaties professionele kunst 2021-2024) |
| Citeertitel | Regeling Ontwikkeling organisaties professionele kunst 2021-2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-04-2021 | nieuwe regeling | 23-03-2021 |
De regeling Ontwikkeling organisaties professionele kunst 2021-2024 heeft als doel om duurzame ontwikkeling van jonge organisaties die zich binnen de Amsterdamse culturele sector richten op professionele kunst of cultuureducatie financieel te ondersteunen. Hiermee kunnen organisaties hun eigen organisatie, positie in hun eigen kunstdiscipline en/ of in de kunst- en cultuursector in brede zin verstevigen of bestendigen.
Tevens heeft de regeling tot doel om een deel van de organisaties die in 2020 op hun aanvraag voor de regeling Vierjarige subsidies van het AFK voor de periode 2021-2024 een positief advies ontvingen, maar waarvoor geen budget beschikbaar was, ter overbrugging financieel te ondersteunen voor reguliere activiteiten en voor de ontwikkeling van (nieuwe) financieringsvormen en/ of een (nieuw) bedrijfsmodel.
Artikel 1.4 Voor welke activiteiten kan subsidie worden aangevraagd?
Een aanvrager als bedoeld in artikel 1.3 onder b, kan als overbrugging in 2021 maximaal één keer subsidie aanvragen voor een periode van een jaar met verlengingsmogelijkheid in 2022 voor activiteiten, als bedoeld in het eerste lid en in het derde lid onder b, met dien verstande dat de activiteiten waarvoor wordt aangevraagd op 31 december 2021 moeten eindigen.
Artikel 2.1 Indieningsvereisten aanvraag
Een subsidie als bedoeld in de regeling wordt via het digitaal formulier op de website www.amsterdamsfondsvoordekunst.nl aangevraagd.
Artikel 3.1 Beoordelingscriteria
Bij de aanvraag van een aanvrager als bedoeld in artikel 1.3 onder b, wordt bij de herziening op het ondernemingsplan beoordeeld of de wijzigingen in lijn zijn met het over de aanvraag 2021-2024 uitgebrachte advies, of de wijzigingen voldoende zijn toegelicht en of de Amsterdamse prestaties nog in verhouding zijn met het door de adviescommissie geadviseerde bedrag.
Besluiten over aanvragen worden genomen binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag. Het AFK kan besluiten de beslistermijn met acht weken te verlengen en doet daarvan voor afloop van de hiervoor genoemde termijn van dertien weken mededeling aan de aanvrager.
Artikel 4.2 Indieningsvereisten verantwoording
De verantwoording omvat een inhoudelijk en financieel deel:
de inhoudelijke verantwoording bestaat uit:
een beschrijving van de mate waarin de aanvrager als bedoeld in artikel 1.3 onder a het beoogde gekozen ontwikkeldoel met betrekking tot de ontwikkeling in artistiek opzicht, zakelijk opzicht, ontwikkeling van marketing/ publieksbereik of ontwikkeling van de bijdrage aan diversiteit en inclusie zijn bereikt of een beschrijving van de mate waarin de aanvrager als bedoeld in artikel 1.3 het doel van de ontwikkeling van (nieuwe) financieringsvorm(en) en/ of een (nieuw) bedrijfsmodel ter bevordering van een toekomstbestendige bedrijfsvoering van de organisatie heeft bereikt;
de financiële verantwoording bestaat uit een financieel verslag over de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn, dan wel een jaarrekening waarin de verantwoording over de besteding van de subsidie inzichtelijk wordt gemaakt, inclusief samenstellingsverklaring, dan wel een door een gecertificeerde accountant afgegeven beoordelingsverklaring of goedkeurende controleverklaring.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 23 maart 2021.
De burgemeester
Femke Halsema
De gemeentesecretaris
Peter Teesink
TOELICHTING BIJ REGELING ONTWIKKELING ORGANISATIES PROFESSIONELE KUNST 2021-2024
Tal van krachten in de stad zijn van invloed op de toekomst van de culturele sector: veranderingen in artistieke voorkeuren en bevolkingssamenstelling, voortschrijdende technologie en digitalisering, vraagstukken op het terrein van milieu en leefbaarheid, om van een pandemie maar niet te spreken. Dit vraagt om een culturele sector die constant open staat voor nieuwe ontwikkelingen, andere geluiden, disciplines en opvattingen over kwaliteit. En het vraagt om organisaties die in staat zijn te reageren op verandering. Hiervoor heeft het AFK een regeling Ontwikkeling.
De regeling Ontwikkeling organisaties professionele kunst 2021-2024 heeft als doel om duurzame ontwikkeling financieel te ondersteunen van jonge organisaties binnen de Amsterdamse culturele sector die zich richten op professionele kunst of cultuureducatie. Hiermee kunnen organisaties hun eigen organisatie, positie in hun eigen discipline en/ of in de kunst- en cultuursector in brede zin verstevigen of bestendigen. Tevens heeft de regeling tot doel om ter overbrugging een deel van de organisaties met een positief advies in het kader van de Vierjarige subsidies 2021-2024 waarvoor geen budget beschikbaar was, financieel te ondersteunen in hun activiteiten en in de ontwikkeling van hun financieringsvorm of bedrijfsvoering.
Voor deze regeling kunnen twee groepen organisaties een aanvraag doen:
De regeling wordt - uitsluitend in 2021 met verlengingsmogelijkheid in 2022 - op verzoek van de gemeente Amsterdam uitgebreid met een tegemoetkoming voor een extra groep aanvragers: een specifieke groep organisaties die in 2020 op hun aanvraag voor de regeling Vierjarige subsidies van het AFK een positief advies ontvingen, maar waarvoor in het geheel geen budget beschikbaar was. De subsidiemogelijkheid heeft voor deze groep het karakter van een overbrugging. Het geeft organisaties tijd om (nieuwe) financieringsvormen en/ of een (nieuw) bedrijfsmodel te ontwikkelen met het oog op een toekomstbestendige bedrijfsvoering en om de reguliere activiteiten in 2021 te continueren.
Met het budget in deze regeling kan een beperkt aantal van de aanvragers voor een vierjarige subsidie met positief advies zonder budget worden ondersteund, namelijk: organisaties die verantwoordelijk zijn voor de exploitatie én volledige programmering van een vaste ruimte, bestemd voor openbaar toegankelijke presentatie van kunst: binnen- en buitenpodia, erfgoedinstellingen met een presentatiefunctie en tentoonstellingsruimten.
Andere organisaties kunnen een beroep doen op de regeling Projectsubsidies professionele kunst van het AFK.
De regeling ondersteunt relatief nieuwe organisaties in hun verdere opbouw en ontwikkeling.
De organisatie bestaat op het moment van indiening minimaal twee jaar en maximaal zes jaar. Of een organisatie twee tot zes jaar bestaat, wordt beoordeeld aan de hand van de statuten. De datum van oprichting die daarin staat vermeld, is bepalend. Het moet gaan om een aaneengesloten periode van twee jaar die is gelegen direct voorafgaand aan het moment van indienen. Aanvragers die hun aanvraag indienen tussen 1 april en 1 juni 2021 kunnen desgewenst ook als peildatum 1 januari 2021 kiezen.
Belangrijke reden voor de minimumeis van twee jaar bestaan, is dat het AFK er met het oog op een doelmatige besteding van middelen vanuit moet kunnen gaan dat de aanvragende organisatie voldoende stabiliteit heeft. De aanvrager dient daarbij bovendien op het moment van en direct voorafgaand aan indiening minimaal twee jaar aantoonbaar en in continuïteit actief te zijn in de discipline waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.
Om te beoordelen of een organisatie minimaal twee jaar bestaat, kan de bestaansperiode van een voorganger (‘de oude rechtspersoon’) meegenomen worden indien aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
Om te beoordelen of de organisatie op het moment van en direct voorafgaand aan de indiening minimaal twee jaar in continuïteit actief is in de betreffende kunstdiscipline, maakt het AFK gebruik van het track record bij de aanvraag. Dat is een overzicht van de uitgevoerde activiteiten en het bereikte publiek van twee (kalender)jaren of twee seizoenen direct voorafgaand aan het moment van indienen van de aanvraag. Dit betekent dat de aanvrager meerdere activiteiten per jaar heeft uitgevoerd, of in het geval van festivals minimaal jaarlijks een editie heeft gerealiseerd dan wel tweejaarlijks met tussenliggende activiteiten.
Het gaat daarbij om activiteiten en het publiek van de organisatie in zijn huidige vorm, of van een rechtsvoorganger van de organisatie die voldoet aan alle bovenstaande voorwaarden. Aanvullend kan de aanvrager een beperkt aantal links naar (beknopt) beeld- of geluidsmateriaal of andere relevante documentatie over deze recente activiteiten opnemen in het aanvraagformulier.
De organisatie die aanvraagt bestaat daarnaast maximaal zes jaar op de datum van indiening. Omdat de regeling tot doel heeft dynamiek, nieuwe instroom en doorstroom in de sector te bevorderen, is de regeling bedoeld voor relatief nieuwe organisaties. Voor de eis dat een organisatie maximaal zes jaar bestaat, is uitsluitend de datum van oprichting in de statuten van de aanvrager relevant. Het moet gaan om een aaneengesloten periode van zes jaar die is gelegen direct voorafgaand aan het moment van indienen.
Dit betekent dat een organisatie die langer dan zes jaar bestaat, maar een slapend bestaan heeft geleid en korter dan zes jaar geleden weer actief is geworden, niet voor subsidie in aanmerking komt. Ook bij het enkel wijzigen van de statuten of statutaire naam van een stichting of vereniging blijft de gehele bestaansduur meetellen.
Aanvragers zijn gevestigd in Amsterdam. Dit blijkt uit het bezoekadres op het uittreksel van de Kamer van Koophandel en/of uit de statutaire vestigingsplaats die is vermeld in de statuten.
Een aanvrager moet op het moment van indienen ook de gehele bestaansperiode rechtspersoonlijkheid bezitten met volledige rechtsbevoegdheid en zonder winstoogmerk. Dit betekent dat alleen stichtingen en verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid kunnen aanvragen. Rechtspersonen zonder volledige rechtsbevoegdheid zoals een eenmanszaak, maatschap vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap of verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid kunnen niet aanvragen. Ook rechtspersonen met een winstoogmerk zoals een BV of NV kunnen niet aanvragen, ook niet als in hun statuten staat dat de BV of NV geen winstoogmerk heeft.
Aanvragers regeling Vierjarige subsidies AFK
Als uitzondering is de regeling - in 2021 met verlengingsmogelijkheid in 2022 - ook eenmalig toegankelijk voor organisaties die bij het AFK een aanvraag hebben ingediend voor de regeling Vierjarige subsidies 2021-2024. Hierbij gaat het uitsluitend om organisaties die een positief advies van de adviescommissie ontvingen, maar in het geheel geen subsidie ontvingen omdat het subsidieplafond was bereikt.
Daarnaast is een eis dat de organisatie verantwoordelijk is voor de exploitatie én volledige programmering van een vaste ruimte, die bestemd is voor openbaar toegankelijke presentatie van kunst, te weten binnen- en buitenpodia, erfgoedinstellingen met een presentatiefunctie en tentoonstellingsruimten.
Aanvragers die niet voldoen aan bovenstaand profiel of reeds een vierjarige subsidie ontvangen van het AFK of van de gemeente Amsterdam in het kader van het Kunstenplan kunnen geen aanvraag op grond van deze regeling indienen.
Aanvragers tussen twee en zes jaar oud kunnen subsidie aanvragen voor ontwikkelactiviteiten of een combinatie van ontwikkel- en reguliere activiteiten. De activiteiten moeten in continuïteit worden uitgevoerd. Zij kunnen kiezen voor een subsidieperiode van één of twee jaar. In die periode wordt toegewerkt naar een duidelijk omschreven ontwikkeldoel in artistiek opzicht, zakelijk opzicht, ontwikkeling van marketing/ publieksbereik of ontwikkeling van de bijdrage aan diversiteit en inclusie.
Voor de selecte groep van aanvragers van een vierjarige subsidie geldt dat zij - ter overbrugging - subsidie kunnen aanvragen voor hun reguliere activiteiten in 2021 en voor de ontwikkeling van (nieuwe) financieringsvormen en/of de ontwikkeling van een (nieuw) bedrijfsmodel met het oog op een toekomstbestendige bedrijfsvoering. De subsidie wordt aangevraagd voor één projectjaar. Dit kan uitsluitend in 2021 met een mogelijke verlenging in 2022. Voor de verlenging moet een nieuwe aanvraag worden gedaan.
De aanvrager moet de hoogte van het aangevraagde bedrag goed onderbouwen en duidelijk relateren aan de activiteiten.
Deze aanvragers kunnen maximaal € 100.000 per projectjaar aanvragen voor een ontwikkeltraject met een looptijd van 1 of 2 jaar, waarbij het gevraagde subsidiebedrag maximaal 50% van de volledige exploitatiebegroting mag bedragen.
Aanvragers regeling Vierjarige subsidies
Deze aanvragers kunnen maximaal het door de commissie geadviseerde bedrag bij de aanvraag voor de regeling Vierjarige subsidies aanvragen, met een maximum van € 100.000 per projectjaar. Dus als het geadviseerde subsidiebedrag hoger is dan € 100.000, dan kan op grond van de regeling Ontwikkeling een maximaal subsidiebedrag van € 100.000 per projectjaar worden verleend.
Aanvragen worden ingediend met behulp van het digitale aanvraagformulier. Het formulier en de bijbehorende richtlijnen voor de bijlagen zijn te vinden op de website van het AFK. Om toegang te krijgen tot het online aanvraagformulier vraagt de organisatie via Mijn AFK op de website eerst een account aan. De aanvrager ontvangt dit account meestal binnen een werkdag, maar bij grote drukte kan het langer duren. Vraag daarom tijdig een account aan.
De regeling gaat op 1 april 2021 open. Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend en worden op volgorde van binnenkomst behandeld. De datum waarop de volledige subsidieaanvraag is ingediend, is de datum van binnenkomst. Is de aanvraag onvolledig, dan heeft u de mogelijkheid om de ontbrekende stukken alsnog aan te leveren. Ontvangen wij echter van andere organisaties volledige aanvragen vóór de datum dat u de ontbrekende stukken aanlevert, dan gaan deze aanvragen bij de behandeling altijd voor.
Een ondernemingsplan voor de jonge organisaties mag maximaal 20 pagina’s in omvang zijn. Voor de groep vierjarige aanvragers mogen de herziening op het ondernemingsplan en het jaarplan dat is gericht op de ontwikkeling van (nieuwe) financieringsvorm(en) en/ of een (nieuw) bedrijfsmodel beiden maximaal 10 pagina’s in omvang zijn. Dit maximum is inclusief inhoudsopgave, foto’s etc. Verwijzingen of links naar een (eigen) website, YouTube etc. worden niet bekeken. Alle informatie moet in de ingediende plannen staan.
De aanvraag is leidend bij de formele en inhoudelijke beoordeling. Het is dus van belang dat de aanvraag helder is en een goed en volledig beeld geeft van de activiteiten die de organisatie wil ondernemen. Als de aanvraag aan de formele vereisten voldoet en in behandeling is genomen, vindt daarna de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag plaats.
De aanvraag wordt ter beoordeling voorgelegd aan drie adviseurs met voor de aanvraag relevante deskundigheid en ervaring. De beoordeling gebeurt aan de hand van de beoordelingscriteria die in de regeling zijn opgenomen.
De beoordelingscriteria zijn voor de twee soorten aanvragers verschillend.
Bij het toetsen aan de criteria staat de aanvraag centraal. Het plan moet het vertrouwen geven dat de organisatie zich gedurende de subsidieperiode kan versterken en verder ontwikkelen. In dat kader wordt ook gekeken naar het verleden tot het moment van adviseren. De kwaliteit van activiteiten in het verleden kan immers een indicatie zijn voor de toekomst. In de aanvraag wordt daarom specifiek gevraagd om te reflecteren op het verleden, in artistiek en zakelijk opzicht en met betrekking tot het belang voor de stad. Voor het toetsen aan de criteria wordt daarnaast gebruik gemaakt van de algemene kennis van de adviseurs over de aanvrager en de waardering die er in het veld is voor de activiteiten van de aanvrager bij vakgenoten. Uitgangspunt is echter steeds het eigen oordeel van de adviseurs.
De aanvragen van organisaties die twee tot zes jaar bestaan, worden beoordeeld op de volgende drie hoofdcriteria:
Bij het beoordelingscriterium ‘Artistiek belang’ wordt de aanvraag beoordeeld op de volgende aspecten:
In hoeverre is het artistieke plan origineel of heeft het een specifieke, herkenbare artistieke signatuur? Heeft de aanvrager een overtuigende artistieke visie en wordt deze uitgewerkt in concrete artistieke projecten? Is er voldoende artistieke potentie in de organisatie? Het gaat hierbij om de beoordeling van de artistieke voornemens en de uitwerking daarvan op zichzelf, ongeacht het publiek waarvoor het bedoeld is.
Artistieke betekenis voor het beoogde publiek:
Is er een overtuigende visie op wat de aanvrager voor wie maakt of vertoont? Toont het plan inzicht in de culturele interesses van de doelgroepen? Sluit het artistieke plan daarop aan, is het naar verwachting aansprekend voor het beoogde publiek of deelnemers (in inhoud, repertoire, verhaal, stijl, genre, (werk)vorm, wijze van presenteren etc.)? Wordt uit de aanvraag duidelijk wat de aanvrager bij het publiek teweeg wil brengen?
Indien de aanvrager in het aanvraagformulier heeft aangegeven in te willen zetten op artistieke ontwikkeling dan wordt de aanvraag ook beoordeeld op het volgende subcriterium:
Bij het beoordelingscriterium ‘Zakelijke uitvoerbaarheid’ wordt de aanvraag beoordeeld op de volgende aspecten:
De begroting is realistisch en passend bij het plan en het beoogde ontwikkeldoel (kosten en inkomsten) en er is een passende financieringsmix met verschillende bronnen van inkomsten zodat risico’s worden gespreid. De bedrijfsvoering is in lijn met de begroting en de manier waarop de bedrijfsvoering is ingericht maakt dat het plan uitvoerbaar is in werkwijze, personele organisatie en omvang van de organisatie (en eventuele externe uitvoerenden).
de artistieke bijdrage voor de stad:
Hierbij beoordelen we de positie die de organisatie zelf wil innemen in de stad. Beoordeeld wordt hoe de aanvrager reflecteert op zijn huidige en beoogde inbedding in de fysieke en sociale omgeving, binnen de eigen kunstdiscipline én wat de aanvrager daaraan wil toevoegen (bijvoorbeeld in aanbod, publiek, eigen rol in de keten van talentontwikkeling, productie, presentatie).
Hierbij beoordelen we of de aanvraag door het beoogde programma en/ of publiek bijdraagt aan een divers en inclusief kunstenveld. Het gaat erom dat de ambitie past bij de (ervaring van) de organisatie en of deze realistisch is. Realiteitszin kan bijvoorbeeld ook blijken uit samenwerking met relevante partners. Doel is het vergroten van de toegankelijkheid van het cultuuraanbod en een betere representatie van de verschillende achtergronden en verhalen in de stad, zodat de totale Amsterdamse bevolking zich hierin herkent (zoals bedoeld in de Code Diversiteit & Inclusie). Het gaat daarbij in deze regeling specifiek om een bijdrage aan culturele diversiteit en/of aan diversiteit in de zin van gender en/of aan het vergroten van de toegankelijkheid voor mensen met een beperking.
Indien de aanvrager in het aanvraagformulier heeft aangegeven in te willen zetten op ontwikkeling van de bijdrage aan diversiteit en inclusie, dan wordt de aanvraag ook beoordeeld op het volgende subcriterium:
Aanvragers regeling Vierjarige subsidies
Deze tweede groep aanvragen dient een jaarplan in met een ontwikkeldoel en de voorgenomen wijzigingen ten opzichte van de eerder ingediende vierjarige aanvraag.
De adviseurs van het AFK beoordelen of de wijzigingen voor het jaar (of de periode) waarvoor nu opnieuw subsidie wordt aangevraagd, in lijn zijn met het advies van de regeling Vierjarige subsidies, of de wijzigingen voldoende zijn toegelicht en of de Amsterdamse prestaties nog in verhouding zijn met het door het AFK geadviseerde en het nu aangevraagde bedrag. Ook eventuele aanpassingen in verband met corona zullen worden beoordeeld.
Beoordeeld wordt of de aanvrager een duidelijke beschrijving van de beginsituatie van de aanvrager geeft, de noodzaak voor de beoogde ontwikkeling onderbouwt en een realistisch einddoel formuleert. Beoordeeld wordt of en hoe de beschreven ontwikkelaanpak naar verwachting zal leiden tot de beoogde doelen en een bedrijfsvoering die voldoende basis geeft om de beoogde voornemens ten uitvoer te brengen en de organisatie effectief te laten functioneren. Daarnaast wordt beoordeeld of de begroting realistisch en passend is en een financieringsmix bevat met verschillende bronnen van inkomsten zodat risico’s worden gespreid.
Aan de adviseurs wordt een oordeel gevraagd over de mate waarin een aanvraag voldoet aan criteria. Zij adviseren tevens over de subsidiehoogte.
Beide groepen aanvragers krijgen per beoordelingscriterium een waardering volgens onderstaande tabel:
De aanvraag wordt niet gehonoreerd als deze in totaal minder dan 10,5 punten heeft behaald. Ook wordt de aanvraag niet gehonoreerd als de aanvraag met een onvoldoende wordt beoordeeld op één van de criteria of als deze met minder dan een ‘voldoende’ wordt beoordeeld op het criterium waar het gekozen ontwikkeldoel onder valt.
Omdat ontwikkeling van deze groep aanvragers binnen de regeling voorop staat, telt het gehele beoordelingscriterium waarop wordt ontwikkeld 1,5 keer mee in de beoordeling.
Om te komen tot een eerlijke verdeling van het budget over de verschillende disciplines, worden jaarlijks maximaal drie aanvragen per discipline gehonoreerd.
Aanvragers regeling Vierjarige subsidies
Voor deze groep aanvragers wegen alle criteria even zwaar. Een positief advies op een of meer van de criteria betekent niet dat subsidie wordt verstrekt. Het totaalbeeld van de criteria is bepalend voor het advies van de adviseurs om de aanvraag te honoreren of niet te honoreren.
De adviseurs adviseren aan het bestuur van het AFK over de subsidiehoogte. Uitgangspunt bij het bepalen van de subsidiehoogte is voor het AFK niet per definitie het door de aanvrager gevraagde bedrag, maar het bedrag dat door de adviseurs en het AFK redelijk wordt geacht voor de aanvraag.
Bij het bepalen van de hoogte van de subsidie wordt voor beide groepen aanvragers rekening gehouden met de volgende aspecten:
er moet sprake zijn van een redelijke verhouding tussen de plannen en de kosten die daarvoor zijn begroot. De gevraagde subsidie moet ook in verhouding staan tot het totale budget dat het AFK voor deze regeling beschikbaar heeft. Het AFK staat namelijk voor een eerlijke verdeling van middelen over de disciplines, individuele aanvragers en organisaties. In de overwegingen wordt ook betrokken of en hoe de aanvrager samenwerkt met andere Amsterdamse instellingen bijvoorbeeld op het gebied van publieksbereik, communicatie en/of programma inkoop.
het kan voor komen dat aan bepaalde onderdelen van het plan wel subsidie wordt toegekend, en aan andere onderdelen deels of in het geheel niet. Hiervan kan sprake zijn indien de aanvraag als geheel wel als subsidiabel wordt beoordeeld, maar bepaalde onderdelen van het plan op grond van de beoordeling minder prioriteit krijgen.
Verplichtingen en verantwoording
Bij de uitvoering van het plan meldt de aanvrager veranderingen die wezenlijk zijn voor de subsidiëring aan het AFK. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als bepaalde activiteiten komen te vervallen, als er sprake is van wijzigingen bij de artistiek verantwoordelijken of als er aanzienlijke veranderingen zijn in de financiering van de activiteiten. Als achteraf blijkt dat sprake is van een wezenlijke verandering die niet is gemeld, kan het AFK de subsidie lager vaststellen of intrekken. Dit is voor risico van de aanvrager. In geval van twijfel kan een aanvrager contact opnemen met het AFK om te bepalen of sprake is van een wezenlijke wijziging.
Binnen drie maanden na afloop van de subsidieperiode dient de aanvrager een activiteitenverslag en een inhoudelijke en een financiële verantwoording in. Die geeft inzicht in hoe de subsidie is gebruikt en besteed. De ontvanger laat zien dat de activiteiten hebben plaatsgevonden volgens de aanvraag of volgens de door het AFK geaccepteerde wijzigingen. De financiële verantwoording sluit aan op de indeling van de begroting die bij de aanvraag is ingediend. Belangrijke verschillen tussen verantwoording en begroting worden toegelicht.
Als de totale subsidie van het AFK voor een project of een programma € 25.000 of meer bedraagt, of als het project of programma een minimale projectgrootte heeft van € 100.000, wordt de financiële verantwoording voorzien van een samenstellingsverklaring, door een gecertificeerde accountant afgegeven beoordelingsverklaring of goedkeurende controleverklaring.
Wanneer de activiteiten volgens de aanvraag zijn uitgevoerd en er is voldaan aan alle subsidieverplichtingen, stelt het AFK de subsidie binnen zestien weken vast. Deze termijn kan met zes weken worden verlengd. De aanvrager krijgt daarvan bericht.
Tussentijds neemt de subsidieontvanger op grond van artikel 4.1 lid 2 van de regeling op verzoek van het bestuur deel aan een voortgangsoverleg. Dit kan bijvoorbeeld na de verantwoording zijn, na een tussenrapportage of als omstandigheden daartoe aanleiding geven.
Deze toelichting moet worden gelezen in combinatie met de Regeling Ontwikkeling. Bij onderlinge strijdigheden tussen de regeling en de toelichting of andere documenten, prevaleert de Regeling Ontwikkeling. Voor vragen of meer informatie zijn de medewerkers van het AFK bereikbaar.