Archiefverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

- gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 4 maart 2021;

- gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling;

handelend na overleg met de toezichthouder informatiebeheer van de Omgevingsdienst;

besluit vast te stellen de Archiefverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

Artikel 1 Zorgplicht van het dagelijks bestuur

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden, die ontvangen of geproduceerd worden vanwege de taken van de Omgevingsdienst, voor zover niet ontvangen of geproduceerd in het kader van taken die rechtstreeks voortvloeien uit de aan de Omgevingsdienst gemandateerde taken.

2. Het dagelijks bestuur draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid en treft daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2 Taken van de toezichthouder informatiebeheer

1. De archivaris van de gemeente Dordrecht oefent toezicht uit op het informatiebeheer van de Omgevingsdienst, aldus vastgelegd in artikel 36, zevende lid, van de gemeenschappelijke regeling.

2. De toezichthouder informatiebeheer als bedoeld in het eerste lid is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

3. De toezichthouder informatiebeheer brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

4. De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, waaronder tevens wordt verstaan een e-depot.

Artikel 3 Verantwoording door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tenminste eenmaal in de twee jaar over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden. Zij voegen daarbij in ieder geval:

a. het verslag van de toezichthouder informatiebeheer, bedoeld in artikel 2, derde lid;

b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de toezichthouder informatiebeheer aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, vierde lid;

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4 Intrekking oude verordening

De Archiefverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 27 maart 2014 wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking in het publicatieblad van de gemeenschappelijke regeling.

2. Deze verordening kan worden aangehaald als: Archiefverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 maart 2021.

De secretaris,

mr. R. Visser

De voorzitter,

mw. mr. A.W. Bom-Lemstra