Financiële verordening gemeente Westerwolde 2020

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• -

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;

• -

  overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt een programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  De raad stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 2.

  In het overzicht van incidentele baten en lasten in de begroting en de jaarstukken worden bedragen groter dan € 10.000 vermeld waarbij gelijksoortige baten of lasten worden samengeteld;

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 4.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 5.

  In de bijlage bij de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

Het college biedt voor 1 juli aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

Artikel 5. Autorisatie begroting

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 3.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 4.

  Bij het vaststellen van de begroting autoriseert de raad tevens een bedag voor onvoorzien. Voor dit bedrag is het college gemachtigd tussentijds lasten voor nieuw beleid te dekken. Zij legt dan achteraf, bij tussentijdse rapportage of jaarrekening, verantwoording af aan de raad. Voor wat betreft het gebruik van deze “onvoorzien post” dient het college zich bij iedere wijziging in het beleid bewust te zijn van het moment waarop beleidsmatige of politieke voorstellen aan de raad worden gedaan. Dit zal veelal een politieke keuze zijn. Gaat het om substantiële beleidswijzigingen, dan ligt het in de rede dat het college deze vooraf voorlegt aan de raad.

• 5.

  Het college is bevoegd een geautoriseerd investeringskrediet met ten hoogste 10% met een maximum van € 50.000 te overschrijden. Over deze overschrijding zal uiterlijk in de jaarrekening worden gerapporteerd.

Artikel 6 Autorisatie meerjaren investeringsplan (MIP)

• 1.

  Projecten met betrekking tot nieuwe beleidswensen kunnen twee keer per jaar worden ingediend, hetzij bij de kadernota, hetzij bij de begroting. Dit met uitzondering van hetgeen onder punt 4. van dit artikel staat beschreven.

• 2.

  Bij de kadernota worden de nieuw ingediende MIP projecten gepresenteerd. Per investering wordt het benodigde investeringskrediet en de daaruit voortvloeiende structurele lasten weergegeven, voorzien van een tijdplanning in begrotingsjaren. De raad maakt vervolgens een afweging, waarna de MIP projecten op de “doen lijst”, de “wensenlijst” of de “niet doen lijst” worden gezet.

• 3.

  Bij de behandeling door de raad van de begroting voor het volgende jaar (november) kan de – bij de kadernota voorgestelde – verdeling tussen “doen”, “wensenlijst” of “niet doen” indien gewenst worden heroverwogen op basis van nieuwe gegevens of nieuwe projecten. Vervolgens worden de projecten van de “doen lijst” opgenomen in de programmabegroting van het begrotingsjaar en/of in de meerjarenramingen, afhankelijk van het jaar waarin de investering staat gepland. Hierbij wordt rekening gehouden met de gewenste saldi voor de onvoorzien posten. Gevolg kan zijn dat een aantal MIP projecten gedekt moeten worden uit de reserves, omdat het begrotingsresultaat niet toereikend is.

• 4.

  Enkel projecten die zijn gebaseerd op wettelijke verplichtingen of (subsidie-) termijnen, óf die betrekking hebben op calamiteiten, óf kredieten voortvloeiend uit al vastgestelde beheersplannen kunnen tussentijds – dus buiten het MIP om – voorzien van een dekkingsvoorstel aan de raad worden voorgelegd.

• 5.

  Het college kan de tijd tussen de algemene beschouwingen (juni) en de begrotingsbehandeling (november) benutten om desgewenst projecten verder te onderbouwen. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad vervolgens aan van welke investeringen van de “doen lijst” hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd. Bij het indienen van nieuwe MIP projecten kan een project desgewenst worden gesplitst in een voorbereidingsdeel en een uitvoeringsdeel. Bij voldoende uitwerking en onderbouwing kan worden voorgesteld een voorbereidingsdeel van 15% direct te accorderen, terwijl het uitvoeringsdeel na verdere uitwerking nog separaat aan de raad wordt aangeboden.

• 6.

  Bij investeringen groter dan € 250.000,- informeert het college de raad in het voorstel tot beschikbaarstelling van het krediet over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad jaarlijks door middel van minimaal twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en minimaal een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma alsmede het totale saldo van de baten en lasten;

  • b.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • c.

    het resultaat, volgende uit de onderdelen a. en b.

• 3.

  In de tussenrapportages worden afwijkingen die bestuurlijk relevant zijn toegelicht en worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college besluit niet over het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties alsmede kapitaal aan instellingen en ondernemingen, anders dan in de begroting geregeld en boven een bedrag van € 50.000, nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 9. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

• 2.

  Voor openstaande vorderingen betreffende de gemeentelijke belastingen, heffingen en de bijstandsvertrekking wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Op voorstel van het college stelt de raad een nota reserves en voorzieningen vast. Deze nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    indien van toepassing de maximale hoogte van de reserve; en

  • d.

    indien van toepassing de maximale looptijd.

• 4.

  als het bij de instelling bepaalde doel van de reserve niet meer actueel is, wordt bij de eerstvolgende begroting of jaarrekening besloten in hoeverre de reserve vrijvalt.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en dienstendie worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt gerekend met een vaste opslag per direct productief uur. Deze opslag wordt berekend door de totale overheadkosten te delen door het aantal direct productieve uren.

• 4.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen zoals bepaald overeenkomstig het vijfde lid. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 5.

  Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslagrente voor de kostprijsberekening als bedoeld in het vierde lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. De hoogte van het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen wordt bepaald aan de hand van de bij de begroting geraamde rentekosten als percentage van de opgenomen langlopende leningen in de verhouding vreemd vermogen/totaal vermogen. De uitkomst van dit rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen wordt op een half procent afgerond.

• 6.

  In afwijking van het vierde lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken.

• 7.

  In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 15. Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Op voorstel van het college stelt de raad jaarlijks de hoogte van de tarieven voor de gemeentelijke belastingen, rechten en heffingen vast.

Artikel 16. Financieringsfunctie

• 1.

  Op voorstel van het college stelt de raad een treasurystatuut vast, waarin de kaders ten aanzien van de financieringsfunctie zijn beschreven.

• 2.

  In de begroting en jaarrekening wordt de stand van zaken beschreven met betrekking tot de uitvoering van het treasurystatuut.

Artikel 17. Paragrafen

De in het kader van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voorgeschreven paragrafen bevatten minimaal de inhoud zoals genoemd in de artikelen 10 tot en met 16 van genoemd besluit. Deze tekst is uitgeschreven in de bijlage “uiteenzetting van artikel 17” bij deze verordening.

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten enz;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 20. Interne controle

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  De aanpassingen in deze verordening ten opzichte van de financiële verordening gemeente Westerwolde 2018 treden met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2020 en zijn van toepassing op alle planning en control producten die vanaf het begrotingsjaar 2020 tot stand komen.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Westerwolde 2020.