Verordening van de Verenigde Vergadering van het waterschap Hollandse Delta houdende regels omtrent het overleg van de dijkgraaf met de voorzitters van de oordeelsvormende vergaderingen en de secretaris-directeur over de agendering van onderwerpen (Verordening Agendacommissie WSHD 2021)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze Verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Agendacommissie: overleg van de dijkgraaf met de voorzitters van de oordeelsvormende vergaderingen en de secretaris-directeur over de agendering van onderwerpen voor zowel beeldvormende, oordeelsvormende, besluitvormende vergaderingen als beleidsoriënterende/kaderstellende bijeenkomsten van de Verenigde Vergadering.

• 2.

  Voorzitter van de Agendacommissie: de dijkgraaf.

• 3.

  Voorzitters van de oordeelsvormende vergaderingen: door de Verenigde Vergadering benoemde voorzitters van oordeelsvormende vergaderingen (voorheen: commissievoorzitters), bestaande uit maximaal zes VV-leden.

• 4.

  BOB-structuur: verschillende overleggen met beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming als aard van de bijeenkomst.

• 5.

  Beleidsoriënterende/kaderstellende bijeenkomsten: Onderwerpen die op middellange of langere termijn door het college voorgelegd worden aan de VV. Ontwikkelingen die de VV op zich af ziet komen of die door de VV gewenst worden. Ontwikkelingen waarop de VV zich breder te willen oriënteren. Alles met oog op beleidsoriëntatie en/ of kaderstelling door de VV. Voor deze onderwerpen heeft het college nog geen voorstel voor de VV voorbereid.

• 6.

  D&H: het college van dijkgraaf en heemraden.

• 7.

  Verordening Rechtpositie leden Verenigde Vergadering WSHD 2020: de op 24 juni 2020 door de VV vastgestelde verordening.

Artikel 2 Taak

• 1.

  De Agendacommissie stelt op basis van de conceptvoorstellen vanuit het college of initiatievoorstellen uit de VV, de conceptagenda’s van de verschillende vergaderingen van de Verenigde Vergaderingen vast en adviseert in overleg met de dijkgraaf over de procedurele voorbereiding van de agenda’s, wat betreft:

  • a.

    De behandeling van agendapunten voor de vergaderingen van de Verenigde Vergadering;

  • b.

    Het opstellen van de agenda van de vergaderdag met daarin beeldvormende, oordeelsvormende, besluitvormende vergaderingen en beleidsoriënterende/ kaderstellende bijeenkomsten;

  • c.

    De werkwijze van de verschillende overleggen in de BOB-structuur.

• 2.

  De Agendacommissie vervult vanuit haar midden de rol van de voorzitter tijdens de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen.

• 3.

  De Agendacommissie evalueert voorgaande vergaderingen en doet naar aanleiding hiervan verbetersuggesties voor komende vergaderingen.

• 4.

  De Agendacommissie adviseert over de lange termijn agenda. Deze wordt in concept opgesteld door D&H op basis van onder meer het Bestuursprogramma, Kadernota en programmabegroting en meerjarenbeleidsplan. De Agendacommissie krijgt de ruimte om hier zaken aan toe te voegen, dan wel een andere prioritering voor te stellen;

• 5.

  Voorbereiden jaarlijks vast te stellen vergaderschema.

Artikel 3 Samenstelling en zittingsduur

• 1.

  De Agendacommissie bestaat uit maximaal acht personen: de voorzitter, minimaal drie en maximaal zes voorzitters van de beeldvormende en/of oordeelsvormende vergaderingen en de secretaris-directeur;

• 2.

  Voor de minimaal drie en maximaal zes voorzitters van de beeldvormende en/of oordeelsvormende vergaderingen is het VV-lidmaatschap een vereiste. Zij worden door de VV benoemd voor de duur van de lopende bestuursperiode. Bij tussentijdse vacatures kunnen belangstellende VV-leden hun interesse kenbaar maken bij de dijkgraaf;

• 3.

  De voorzitter van de Agendacommissie is de dijkgraaf; bij afwezigheid wordt hij/zij vervangen door de loco-dijkgraaf;

• 4.

  De secretaris van de Agendacommissie VV is de secretaris-directeur. Bij afwezigheid wordt zij/hij vervangen door de plaatsvervangend secretaris-directeur. De secretaris kan zich laten bijstaan door ambtelijke ondersteuning.

Artikel 4 Overlegfrequentie en verslaglegging

• 1.

  De overleggen van de Agendacommissie zijn minstens 2,5 week voor een vergadering van de Verenigde Vergadering. En voorts zo dikwijls als de voorzitter of de Agendacommissie het nodig acht;

• 2.

  Van de overleggen van de Agendacommissie wordt een beknopt schriftelijk verslag gemaakt. Het verslag wordt ter kennisname toegezonden aan de VV- en steunfractieleden.

Artikel 5 Werkwijze

• 1.

  Aan de hand van voorstellen van het college of de leden van de Verenigde Vergadering verzamelt de voorzitter agendapunten die geschikt zijn voor de voorlopige agenda van de Verenigde Vergadering. Hij maakt een voorstel voor volgorde van behandeling.

• 2.

  Bij voorkeur een week, doch uiterlijk drie etmalen (waarin begrepen een weekend), voordat het overleg van de Agendacommissie plaatsvindt, ontvangen de leden van de Agendacommissie een uitnodiging van de voorzitter met een conceptagenda voor de verschillende typen overleggen van de Verenigde Vergadering.

• 3.

  De agendacommissie stelt een voorlopige agenda vast voor de Waterschapsdag.

• 4.

  De voorzitter stuurt de door de Agendacommissie voorlopig vastgestelde concept agenda voor de Verenigde Vergadering mee met de oproeping voor de vergaderingen van de Verenigde Vergadering.

• 5.

  Ieder dagdeel van de Waterschapsdag start met het vaststellen van de agenda.

• 6.

  Voor het overige bepaalt de Agendacommissie zelf haar werkwijze.

Artikel 6 Evaluatie

Tweemaal per jaar (dan wel meer als dit gewenst wordt) wordt het functioneren van de Agendacommissie en haar rol in het vergadersysteem besproken in het Fractievoorzittersoverleg. Voor die fracties waarvan de voorzitter tevens lid is van de Agendacommissie, zal ten behoeve van de evaluatie input vanuit de overige fractieleden gevraagd worden.

Bij de jaarlijkse VV-brede evaluatie over het vergadersysteem wordt tevens de rol van de Agendacommissie in het vergadersysteem betrokken.

Artikel 7 Vergoeding

De leden van de Verenigde Vergadering die lid zijn van de Agendacommissie ontvangen een vergoeding conform artikel 4.1.4 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, Toelage lid bijzondere commissie.

Artikel 8 Uitleg Verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of ingeval enig artikel voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de Agendacommissie in meerderheid. Bij het staken van de stemmen, beslist de voorzitter.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht ingaande 1 september 2020 in werking.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Agendacommissie WSHD 2021.