Privacyreglement Sociaal Domein Gemeente Heerenveen

Om aan inwoners van de gemeente integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen worden persoonsgegevens verwerkt. Het verwerken van persoonsgegevens dient zorgvuldig te gebeuren. Dit reglement geeft daar richtlijnen voor.

• •

  Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon.

• •

  Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, gegevens wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen.

• •

  Verwerkersverantwoordelijke: de natuurlijk persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of te samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (de gemeente).

• •

  Verwerkers: degene die ten behoeve van de verwerkersverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

• •

  Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking heeft.

• •

  Professional: elke persoon die in het sociaal domein beroepsmatig werkzaamheden verricht en in dit kader persoonsgegevens verwerkt. Dit kan zowel een (gemeente)ambtenaar als een hulpverlener of andere medewerker zijn.

• •

  Aanmelder: een persoon die op basis van contacten met een inwoner een behoefte aan ondersteuning ziet en de inwoner aanmeldt bij de gemeente of een andere organisatie binnen het sociaal domein.

• •

  Verwijzer: een professionele organisatie (veilig thuis, gecertificeerde instellingen (huisartsen en artsen) en medisch specialisten.

• •

  Beveiligingsincident: een gebeurtenis waarbij de mogelijkheid bestaat dat de beschikbaarheid, de integriteit of de vertrouwelijkheid van informatie of informatiesystemen in gevaar is of kan komen.

• •

  Datalek: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens binnen het sociaal domein. Het gaat daarbij om het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente en degenen waar ze mee samenwerkt.

Alle (ingehuurde) medewerkers van de gemeente hebben een geheimhoudingsplicht, waarvan het zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met gegevens onderdeel uitmaakt.

Iedereen die bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken zorgt ervoor dat:

• •

  deze gegevens rechtmatig verkregen zijn en juist, volledig en ter zake zijn;

• •

  er afdoende maatregelen genomen zijn om deze gegevens te beveiligen;

• •

  verwerking gebeurt conform dit reglement en ontvangen instructies over beveiliging van persoonsgegevens.

De gemeente verwacht van (de medewerkers van) haar verwerkers in het sociaal domein dat zij op dezelfde wijze omgaan met persoonsgegevens. De gemeente legt dit ook vast in alle afspraken die zij maakt met haar verwerkers. Bijvoorbeeld bij het sluiten van inkoopcontracten voor (jeugd)zorgtrajecten, het uitbesteden van werkzaamheden of het maken van afspraken over samenwerking binnen het sociaal domein. Daar waar verwerkers een rol krijgen in het verwerken van persoonsgegevens sluit de gemeente een verwerkersovereenkomst af waarin de afspraken uit dit privacyreglement meegenomen worden.

• 1.

  de hulpvraag wordt samen met de betrokkene vastgesteld en bepaalt het doel van de verwerking;

• 2.

  de mate waarin de betrokkene zelf regie kan voeren is bepalend voor de mate van integraal werken en dus gegevensdeling. Leidraad hierbij is het schema niveaus regievoeren (Bijlage 2);

• 3.

  elke verwerking van persoonsgegevens moet passen binnen het vastgestelde doel. Er mogen niet méér persoonsgegevens verwerkt worden dan noodzakelijk;

• 4.

  elke betrokkene heeft recht om te weten wat er over hem is vastgelegd.

Hoe complexer een zaak, hoe meer de afweging gemaakt moet worden tussen het verwerken van extra persoonsgegevens versus de noodzaak voor ondersteuning. De professional moet zich continu afvragen: is het noodzakelijk voor het gestelde doel, is er een wettelijke grondslag, kan het ook met minder/anders, is het nog proportioneel, is er sprake van een vitaal belang of is de veiligheid van betrokkene of anderen in gevaar?

De professional maakt deze afweging door gebruik te maken van zijn kennis waarbij de specifieke omstandigheden in een concreet geval leidend zijn. Voor een goede afweging om persoonsgegevens te delen gebruikt hij het schema Leertuin (bijlage 3). De (ingehuurde) medewerkers van de gemeente worden hierin jaarlijks getraind door opleiding en intervisie.

Binnen het sociaal domein wordt een heel scala aan vragen en aanvragen behandeld. Dit kunnen eenvoudige hulpvragen betreffen, maar ook ‘multiprobleem gezinnen’ met een complexe problematiek.

De betrokkene wordt geïnformeerd:

• •

  met welk doel de gegevens worden verwerkt;

• •

  indien het een aanmelding betreft, welke aanmelder de betrokkene aangemeld heeft en welke gegevens deze heeft verstrekt;

• •

  bij wie (welke organisatie of persoon) welke gegevens opgevraagd gaan worden en aan wie welke gegevens verstrekt worden om de benodigde ondersteuning te kunnen leveren;

• •

  welke rechten de betrokkene heeft als het gaat om de verwerking van zijn gegevens en hoe deze rechten uit te oefenen.

De professional legt in het dossier het doel van het verwerken van de persoonsgegevens vast, welke gegevens daarvoor nodig zijn, met wie wordt gedeeld en wat hierover met de betrokkene is besproken.

In bijzondere gevallen kan de professional besluiten om zonder de betrokkene te informeren persoonsgegevens te verwerken (waaronder ook het verstrekken van gegevens wordt verstaan):

• •

  ter voorkoming van strafbare feiten;

• •

  in belang van bescherming betrokkene;

• •

  in belang van rechten en vrijheden van anderen.

Bij een dergelijke beslissing legt de professional deze beslissing beargumenteerd vast in het dossier.

De gemeente Heerenveen gaat er vanuit dat externe verwijzers het verstrekken van gegevens vooraf met de betrokkene hebben besproken. Als dat niet het geval is dan geeft hij dit bij de gemeente aan.

Persoonsgegevens die worden vastgelegd zijn afgeschermd op basis van autorisaties op functieniveau en vastgelegd in een autorisatiematrix. Daarnaast kan toegang gegeven worden als de casusregisseur of procesregisseur dit nodig acht dan wel een wettelijke plicht daartoe noodzaakt, bijvoorbeeld in het geval van wettelijk voorgeschreven rechtmatigheidscontroles door een accountant (zo mogelijk anoniem). Toegang is geregeld conform de eisen van de Baseline Informatiebeveiliging gemeenten die in 2020 wordt vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.

Binnen de gemeente kunnen professionals “dat” informatie inzien. Dit betekent dat zichtbaar is dat iemand al bekend is binnen het Sociale Domein en bij welk team zonder dat zichtbaar is waarom.

Beveiligingsincidenten dan wel datalekken worden binnen 24 uur gemeld bij de gemeente. Dit betreft bijvoorbeeld de situatie dat onrechtmatig is ingebroken op datasystemen of dat persoonsgegevens anderszins in strijd met dit reglement ter beschikking van derden zijn gekomen.

Een verzoek om inzage in welke persoonsgegevens er worden verwerkt kan schriftelijk dan wel door gebruik te maken van het webformulier dat op de gemeente website staat worden ingediend. Om een verzoek in behandeling te nemen is legitimatie aan de balie van de gemeente nodig.

Daarnaast is inzage in het dossier mogelijk. Hiertoe kan een afspraak worden gemaakt met de contactpersoon.

Een dossier kan gegevens van meerdere personen omvatten. Dat betekent dat het behandelen van de vraag om inzage wordt beoordeeld of er geen belangen van anderen geschaad kunnen worden. Dat kan betekenen dat (delen van) het dossier niet ingezien mag worden. In principe bestaat er alleen inzage in de eigen persoonsgegevens. Het is aan de professional om een zorgvuldige afweging te maken tussen het recht op inzage van de eigen gegevens en de belangen van de andere betrokkenen.

Elke betrokkene heeft recht op correctie of vernietiging als de vastgelegde gegevens (onderbouwd) onjuist zijn, of als er onvoldoende relatie is tussen de gegevens en het doel van verstrekken. Als wordt besloten tot correctie of vernietiging van gegevens worden ook de verwerkers hierover geïnformeerd.

Iedereen heeft het recht om vergeten te worden, maar de gemeente en ook andere organisaties in het sociaal domein hebben de plicht om informatie gedurende een bepaalde tijd te bewaren. Daarom worden persoonsgegevens bewaard en vernietigd op basis van vaste (en over het algemeen wettelijk/landelijk vastgestelde) bewaar- en vernietigingstermijnen. Deze termijnen zijn opgenomen in het Verwerkingenregister van de gemeente.

Als een betrokkene bezwaar heeft tegen verwerking van zijn gegevens of als inzage, correctie of vernietiging wordt geweigerd door de gemeente dan kan betrokkene bij de gemeente bezwaar maken.

Klachten over omgang met persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden ingediend bij de Functionaris gegevensbescherming (privacy@heerenveen.nl) of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.