Organisatie | Doetinchem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2021 |
Citeertitel | Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 160, eerste lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-03-2021 | 01-03-2021 | nieuwe regeling | 02-03-2021 |
Het managementteam is, onverminderd het bepaalde in artikel 3, de eerste twee leden en artikel 5, verantwoordelijk voor organisatiebrede ontwikkelingen, zoals het bewaken van de bedrijfsvoering, de visie en strategieontwikkeling, de concernopgaven en teamplannen en het bespreken van bestuursopdrachten.
Een manager en een teamleider dragen zorg voor regelmatig werkoverleg binnen het onder hun verantwoordelijkheid staande onderdeel van de ambtelijke organisatie. Daarin komt onder meer de gang van zaken in de organisatie aan bod.
De opsteller van het voorstel of anderen die anderszins ambtelijke verantwoordelijkheid voor het voorstel dragen, kunnen in het voorstel een van de eerstbetrokken portefeuillehouder afwijkende opvatting naar voren brengen. In dat geval dient de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder goed te worden verwoord.
Toelichting Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2021
Op grond van artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet zijn burgemeester en wethouders bevoegd regels vast te stellen met betrekking tot de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie. De Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2021 bevat de hoofdlijnen van de verhouding tussen burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie en de verhouding tussen de verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie. Hieronder volgt – voor zover noodzakelijk – een artikelsgewijze toelichting op de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2021.
De hoofdlijnen van de ambtelijke organisatie worden door burgemeester en wethouders vastgesteld door middel van vaststelling van deze Regeling. De ambtelijke organisatie bestaat uit de algemeen directeur, het managementteam en teams. Er was voorheen een tweehoofdige directie (bestaande uit de algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering). Nu is er sprake van een eenhoofdige leiding. Dat maakt het gebruik van de term "directie" minder nodig. Volstaan kan worden met de term "algemeen directeur".
Het college is de leidinggevende van de algemeen directeur en stelt zijn takenpakket vast.
In dit artikel staat de hiërarchische structuur van de organisatie. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie de algemeen directeur staat. Dit betekent dat de managers waaronder mede de concerncontroller wordt verstaan) hiërarchisch ondergeschikt zijn aan de algemeen directeur. Overigens heeft de concerncontroller wel een eigenstandige positie. In dit verband wordt verwezen naar artikel 13. Ook in artikel 2 van de Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 is benoemd dat de secretaris tevens algemeen directeur is. Het betreft hier evenwel te onderscheiden functies. De secretaris heeft namelijk een in de Gemeentewet (artikelen 102 en volgende) neergelegde positie. Zijn taak bestaat uit het bijstaan van burgemeester en wethouders en de burgemeester.
De algemeen directeur legt verantwoording af aan burgemeester en wethouders. De bepaling is open geformuleerd: zowel de vraag waarover wordt gerapporteerd als de vorm waarin zijn overgelaten aan burgemeester en wethouders en de algemeen directeur.
Waar artikel 3 regelt hoe de structuur eruit ziet, zo bepaalt artikel 4 in hoofdlijnen waar de leidinggevenden over gaan. Dit is slechts een algemeen kader. In bijzondere bepalingen (zoals het Mandaatbesluit en regels rond budgetten en P&O-gerelateerde procedures) staan meer taken en bevoegdheden vermeld.
De voornaamste bevoegdheid van een manager is het zijn van leidinggevende van een of meerdere teamleiders. Daarmee is de manager in staat goed te volgen wat er in de teams gebeurt en kan hij via zijn rol als leidinggevende ook sturen. Als de omstandigheden daartoe noodzaken, kan hij de teamleider aanwijzingen geven. Hij bewaakt (als lid van het MT) de grote lijnen van hetgeen gebeurt binnen de gehele organisatie, is richting de algemeen directeur verantwoordelijk voor hetgeen in de teams gebeurt, is sparring
partner van collegeleden over majeure ontwikkelingen en stimuleert ontwikkelingen en verbeteringen.
De voornaamste bevoegdheid van een teamleider ligt besloten in zijn aanstelling als hoofd van een team. Hiermee beschikt hij over de volledige hiërarchische bevoegdheid ten opzichte van de binnen zijn onderdeel van de ambtelijke organisatie werkzame functionarissen en is hij verantwoordelijk voor alles wat vanuit zijn team wordt geproduceerd, behoudens in het geval er een andere medewerker ambtelijk opdrachtgever is. De teamleider is ook verantwoordelijk voor het budget en financieel beheer die aan het team zijn toevertrouwd.
Een teamleider is verantwoordelijk voor het team waaraan hij leiding geeft. Dit laat evenwel onverlet dat de algemeen directeur eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie in zijn geheel (zie artikel 3, eerste lid, eerste volzin) en de manager richting de algemeen directeur verantwoordelijk is voor hetgeen er gebeurt in de teams die onder leiding staan van teamleiders van wie de manager leidinggevende is.
De algemeen directeur is bevoegd tot vaststelling van de organisatorische inrichting. Dit zal veelal geschieden aan de hand van een voorstel van een manager. De in het tweede lid neergelegde bevoegdheid van de algemeen directeur doet recht aan het feit dat hij aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat.
De taken van het managementteam zijn niet per se gelimiteerd tot hetgeen in dit artikel is benoemd. Het MT ziet als zijn taak, onverminderd de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur, de eenheid van beleid en beheer in de organisatie te ontwikkelen en te onderhouden, is actief bij de totstandkoming van P&C-producten als een Kadernota, begroting en Jaarrekening. Het MT is een adviserend karakter, aangezien de formele eindverantwoordelijkheid voor (de vaststelling van) producten geregeld bij de raad, het college of de algemeen directeur ligt.
De samenstelling volgt uit de benoeming tot algemeen directeur (tevens voorzitter MT), manager of concerncontroller. Het MT wordt in de dagelijkse praktijk ondersteund door de directiesecretaris, die deeluitmakend van een team, rechtstreeks in overleg treedt met de voorzitter van het MT over de agenda etc..
In dit artikel is aangegeven waar een manager en een teamleider als hoofd van een team verantwoordelijk voor zijn. De verantwoordelijkheid voor de integratie en coördinatie van de activiteiten met de activiteiten van de andere onderdelen van de ambtelijke organisatie is opgenomen om verkokering tegen te gaan.
Met dit artikel wordt geregeld dat er regulier overleg is tussen de leidinggevenden van de organisatie (algemeen directeur, managers en teamleiders) over de gang van zaken in de organisatie.
Het is belangrijk dat de manager met zijn teamleiders spreekt en de teamleiders met zijn medewerkers over de gang van zaken in het team en de organisatie.
Het bestuurlijk-ambtelijk overleg vindt doorgaans plaats in het portefeuilleberaad. Het spreekt voor zich dat ook buiten dit beraad bestuurlijk-ambtelijk overleg kan plaatsvinden. In het portefeuilleberaad zullen in ieder geval de in de vergadering van burgemeester en wethouders te behandelen voorstellen worden voorbesproken (zie artikel 12, eerste lid).
De teamleider – of als een manager de ambtelijk opdrachtgever is: de manager - bespreekt periodiek met de portefeuillehouder de voortgang van dossiers en de (kwaliteit van de) geleverde productie. De manager spreekt met de portefeuillehouder periodiek over de strategische ontwikkelingen van de portefeuille.
Het voorstel wat ter besluitvorming aan burgemeester en wethouders wordt voorgelegd, bevat de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder. Het staat de opsteller van het voorstel of anderen die anderszins verantwoordelijk zijn voor het betreffende voorstel (bijvoorbeeld de concerncontroller) vrij in het voorstel een afwijkende opvatting naar voren te brengen. Juist in dat geval dient de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder goed te worden verwoord.
Om een te nemen beslissing te kunnen agenderen voor een vergadering van burgemeester en wethouders zal zij altijd moeten zijn voorbesproken met de eerste of – bij diens afwezigheid in de betreffende vergadering – de tweede portefeuillehouder. Een portefeuillehouder kan nooit in een vergadering van burgemeester en wethouders worden geconfronteerd met een voorstel dat hij niet kent, maar dat wel in zijn portefeuille valt. Hiertoe is het eerste lid opgenomen. Op grond van het door burgemeester en wethouders genomen mandaatbesluit kan een lid van burgemeester en wethouders bevoegd zijn bepaalde besluiten te nemen. Dergelijke besluiten kunnen op grond van dit mandaat direct worden afgedaan, met dien verstande dat de "routing" via de secretaris – of loco-secretaris – verloopt. Een en ander geldt ook voor de voorstellen die door de burgemeester direct kunnen worden afgedaan (derde lid).
In dit artikel is de functie en positie van de concerncontroller geregeld. Gezien zijn eigenstandige positie is ervoor gekozen de bevoegdheid om de concerncontroller te benoemen neer te leggen bij burgemeester en wethouders: deze bevoegdheid kan dus niet via mandaat uitgeoefend worden door bijvoorbeeld de algemeen directeur. Bij zijn werkzaamheden zal de concerncontroller niet alleen gebruikmaken van de bevindingen van anderen (bijvoorbeeld de accountant), maar ook eigen onderzoek verrichten ter verkrijging van een oordeel. Het tweede en derde lid lijken in elkaars verlengde te liggen. Dat is evenwel niet het geval. De in het tweede lid neergelegde bevoegdheid van de concerncontroller heeft betrekking op zijn toezichthoudende rol, terwijl het derde lid betrekking heeft op zijn adviserende rol. Voor de duidelijkheid: de bevoegdheid zich tot burgemeester en wethouders te wenden zal doorgaans niet blindelings worden uitgeoefend. Het ligt voor de hand dat de concerncontroller zich met zijn opmerkingen eerst bij de algemeen directeur zal melden. Eerst indien blijkt dat hierop niet adequaat wordt gereageerd, zal de concerncontroller zich met zijn opmerkingen tot burgemeester en wethouders en/of gemeenteraad wenden.