Artikel 1 Begripsbepalingen
Deze regeling verstaat onder:
- a.
Budget: een administratief afgezonderd deel van de begroting uitgedrukt in lasten en baten.
- b.
Budgethouder: een door de algemeen directeur aangewezen functionaris binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente en/of de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe
- c.
Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen functionaris binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente en/of de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe.
- d.
Investering: een eenmalige activiteit ter verwerving van een goed of ter realisering van een werk waarvoor een krediet -incidenteel geld -is toegekend.
- e.
Stelpost: een taakstelling of een geraamd bedrag behorende bij een taakveld waarvan de invulling nog onduidelijk is.
- f.
Afdeling Financiën: de medewerkers werkzaam bij bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe, belast met financieel beleid en financieel beheer
Artikel 2 Aanwijzing budgethouders
- 1.
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten.
- 2.
De algemeen directeur wijst budgethouders en aan hen toegewezen budgetten aan.
- 3.
Budgethouders zijn in dienst van de gemeente of in dienst van Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe, dan wel werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente respectievelijk het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
- 4.
De aanwijzing bedoeld in het tweede lid wordt vastgelegd in de financiële administratie.
- 5.
De functies van de budgethouders met de aan hen toegewezen budgetten worden vastgelegd in een jaarlijks geactualiseerd door de directeur ondertekend document.
- 6.
De algemeen directeur is budgethouder van de budgetten van het college van burgemeester en wethouders.
- 7.
De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.
- 8.
Bij langdurige afwezigheid van een budgethouder wijst de algemeen directeur een plaatsvervangend budgethouder aan.
Artikel 3 Aanwijzing budgetbeheerders
- 1.
Budgethouders wijzen budgetbeheerders aan voor de aan hen toegewezen budgetten.
- 2.
Budgetbeheerders zijn in dienst van de gemeente of in dienst van Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe, dan wel werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente respectievelijk het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
- 3.
Bij langdurige afwezigheid van een budgetbeheerder wijst de betreffende budgethouder, in afwijking van artikel 2, vijfde lid van het Algemeen bevoegdhedenbesluit, een plaatsvervangend budgetbeheerder aan.
- 4.
De functies van de aangewezen budgetbeheerders worden met de aan hen toegewezen budgetten vastgelegd in de financiële administratie.
- 5.
De budgethouder draagt er zorg voor dat de registratie als bedoeld in het vorige lid actueel is.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder
- 1.
De budgethouder is binnen het hem toegekende mandaat verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten van de aan hem toegewezen budgetten.
- 2.
De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de verantwoordelijkheden van de door hem aangewezen budgetbeheerders.
Artikel 5 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder
- 1.
De budgetbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de budgethouder, belast met de realisering van de doelstellingen, prestaties en resultaten verbonden aan de aan hem toegewezen budgetten.
- 2.
De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder belast met bewaking en verantwoording van de besteding van het budget.
- 3.
De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder verantwoordelijk voor de door hem/haar aangeleverde gegevens ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de planning-& controlcyclus.
Artikel 6 Bevoegdheden budgethouder en budgetbeheerder
- 1.
De budgethouder/-beheerder is bevoegd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten met betrekking tot de aan hem/haar toegewezen budgetten.
- 2.
Voor het aangaan van contractuele verplichtingen worden de regels gehanteerd zoals vastgelegd in het Algemeen bevoegdhedenbesluit, het bevoegdhedenregister en het inkoopbeleid.
- 3.
De functionaris die op grond van het bevoegdhedenregister bevoegd is om contractuele verplichtingen aan te gaan, gaat deze verplichtingen alleen aan, als er voldoende budgetruimte is.
Artikel 7 Taken budgethouder en budgetbeheerder
- 1.
De budgetbeheerder controleert of de gefactureerde prestatie is geleverd en codeert de factuur.
- 2.
De budgethouder fiatteert de gecodeerde factuur.
- 3.
De budgetbeheerder zorgt voor tijdige aanlevering van gegevens aan de afdeling Financiën met betrekking tot inkomsten (subsidies, bijdragen, huur, etc.) en uitgaven, zodat de te ontvangen en te betalen bedragen kunnen worden vastgelegd in de financiële administratie.
- 4.
De budgethouder en de budgetbeheerder leveren tijdig alle gegevens die nodig zijn ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de Planning-& Controlcyclus, waaronder tevens de interne en externe controle wordt begrepen.
- 5.
De budgethouder en de budgetbeheerder leveren aan de treasurer tijdig alle gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van de treasuryfunctie.
- 6.
De budgethouder dient een aangegane verplichting in de financiële administratie vast te leggen.
Artikel 8 Taken afdeling Financiën
- 1.
De afdeling Financiën geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de budgethouder en/of de budgetbeheerder;
- 2.
De afdeling Financiën biedt direct of indirect ondersteuning aan de budgethouder en/of de budgetbeheerder;
- 3.
De in het vorige lid genoemde ondersteuning bestaat in ieder geval uit:
- a.
het tijdig in omloop brengen van facturen;
- b.
het zorg dragen voor tijdige betaling van de gefiatteerde facturen;
- c.
het zorgdragen voor de juiste, volledige en tijdige vastlegging van gegevens in de financiële administratie;
- d.
het zorg dragen voor juiste, volledige en tijdige financiële informatie.
Artikel 9 Budgetafwijkingen
- 1.
In de voortgangsrapportages en/of jaarrekening worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van baten en lasten van taakvelden in investeringskredieten in de begroting groter dan € 5.000 € 50.000 (gesaldeerd) of meer dan 20% van het budget (indien dat meer is dan € 50.000) toegelicht.
- 2.
Voor dekking van budgetafwijkingen wordt onderstaande volgorde gehanteerd:
- a.
soberder/ goedkoper uitvoeren van de te leveren prestatie.
- b.
binnen de eigen budgetten in hetzelfde taakveld. Hierover neemt de budgethouder een besluit;
- c.
ten laste van reserves of voorzieningen voor zover die zijn gerelateerd aan het taakveld. Over de mutaties in reserves neemt de raad een besluit en over de mutaties in voorzieningen neemt het college een besluit;
- d.
binnen hetzelfde programma. Hierover neemt het college een besluit;
- e.
door verschuiving tussen programma’s. Hierover neemt de raad een besluit;
- f.
ten laste van het begrotingssaldo. Hierover neemt de raad een besluit.
- 3.
Structurele budgetafwijkingen mogen alleen door structurele budgetten gedekt worden, met uitzondering van het eerste jaar.
- 4.
Regels voor de gevallen waarin het college mag afwijken van de budgetten, zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld in de begroting, zijn opgenomen in de financiële verordening.
Artikel 10 Onvoorziene uitgaven en stelposten
- 1.
Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk met een collegebesluit en indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden:
- a.
De betreffende uitgaaf is onvoorzien;
- b.
de betreffende uitgaaf is onvermijdbaar;
- c.
de betreffende uitgaaf is onuitstelbaar.
- 2.
Een stelpost hoort bij een taakveld en valt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder.
- 3.
De budgethouder geeft invulling aan de stelposten voor het lopende begrotingsjaar is verstreken.
Artikel 11 Geldigheid budget
Over de financiële stand van zaken van lopende investeringen wordt jaarlijks in de jaarrekening gerapporteerd. Er wordt per investering voorgesteld of de investering doorloopt naar het volgende boekjaar of kan worden afgesloten.
Artikel 12 Beperkingen en condities
- 1.
Het is niet toegestaan dat twee of meer budgethouders of twee of meer budgetbeheerders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget.
- 2.
De functie van budgethouder en/of beheerder is onverenigbaar met de volgende functies:
- a.
de registrerende en controlerende functie;
- b.
de functie applicatiebeheerder van het financiële pakket.
- 3.
Een budgethouder en/of budgetbeheerder mag inkoopfacturen waarbij belangenverstrengeling aan de orde is niet accorderen.
- 4.
In afwijking van artikel 7, tweede lid, worden onkostendeclaraties van medewerkers gecodeerd en gefiatteerd door de leidinggevende.
- 5.
In afwijking van artikel 7, eerste en tweede lid, kan de directeur, uitsluitend voor bulkfacturen, budgethouders aanwijzen die bevoegd zijn de factuur zowel te controleren als te fiatteren. Dit wordt vastgelegd in het in artikel 2, lid 5 bedoelde document.
- 6.
In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.
Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2021.
- 2.
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van de regeling wordt de Budgethoudersregeling gemeente Tiel 2018 ingetrokken.
- 3.
Medewerkers die op grond van de Budgethoudersregeling 2018 gemeente Tiel budgethouder zijn, blijven bevoegd de daaruit voortvloeiende werkzaamheden te verrichten voor de afwikkeling van het dienstjaar 2020.
- 4.
Medewerkers, die op 1 januari 2018 op grond van de Budgethoudersregeling 2018 gemeente Tiel budgetbeheerder zijn, blijven bevoegd de daaruit voortvloeiende werkzaamheden te verrichten voor de afwikkeling van het dienstjaar 2020.
- 5.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Tiel 2021”.