Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Waterland houdende regels omtrent de taak en de bevoegdheden van de griffier alsmede de organisatie van de griffie (Griffieregeling gemeente Waterland 2020)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Waterland
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Waterland houdende regels omtrent de taak en de bevoegdheden van de griffier alsmede de organisatie van de griffie (Griffieregeling gemeente Waterland 2020)
Citeertitel	Griffieregeling gemeente Waterland 2020
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
24-02-2021			nieuwe regeling	08-10-2020 gmb-2021-54226	165-307

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Waterland houdende regels omtrent de taak en de bevoegdheden van de griffier alsmede de organisatie van de griffie (Griffieregeling gemeente Waterland 2020)

De raad van de gemeente Waterland,

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie griffier d.d. 29 september 2020;

overwegende dat het wenselijk is in een instructie nadere regels te stellen over de taak en de bevoegdheden van de griffier alsmede regels te stellen over de organisatie van de griffie;

gelet op de artikelen 107a, tweede lid, en 107e, eerste lid, van de Gemeentewet,

B E S L U I T:

vast te stellen de navolgende Griffieregeling gemeente Waterland 2020.

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.
de ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Waterland, behoudens die van de griffie;
b.
de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Waterland;
c.
het college: het college van de gemeente Waterland;
d.
het fractievoorzittersoverleg: het overleg, genoemd in artikel 8, eerste lid, van het Reglement van orde gemeenteraad Waterland;
e.
fte: fulltime-equivalent;
f.
de griffie: de griffie van de gemeente Waterland;
g.
de griffier: de griffier van de gemeente Waterland;
h.
de raad: de raad van de gemeente Waterland;
i.
de secretaris: de secretaris van de gemeente Waterland;
j.
de voorbereidende vergadering: de commissie, genoemd in artikel 25, eerste lid, van het Reglement van orde gemeenteraad Waterland;
k.
de werkgeverscommissie: de commissie, genoemd in artikel 1, eerste lid, van de Verordening werkgeverscommissie griffier.

Hoofdstuk 2 Instructie en organisatie

Artikel 2 Algemeen

1.
De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden, de voorbereidende vergadering, haar leden en alle overige door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen.
2.
De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen van de raad, de voorbereidende vergadering en alle andere door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en staat de voorzitter van de raad en de voorzitter van de voorbereidende vergadering bij.
3.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.
4.
De griffier is verantwoordelijk voor het entameren van ideeën en ontwikkelingen die een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het lokaal bestuur binnen de gemeente Waterland.
5.
De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van en voorlichting aan burgers die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

Artikel 3 Griffie

1.
De griffie bestaat uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.
2.
De griffie kent een omvang van maximaal 2 fte.
3.
Inhuur ten behoeve van de griffie van niet bij de gemeente Waterland in dienst zijnde externe medewerkers geschiedt door de werkgeverscommissie.
4.
De werkgeverscommissie kan de griffier en de overige op de griffie werkzame medewerkers aanwijzingen geven voor de taakvervulling.

Artikel 4 Leidinggeven en management

1.
De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de ambtenaren van de griffie, behoudens het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren.
2.
De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad.
3.
De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of de in artikel 3, derde lid, genoemde externe medewerkers die ten behoeve van de raad griffiewerkzaamheden uitvoeren.
4.
De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de uitvoering van activiteiten van de griffie. Deze rapportage wordt ook ter informatie aan de raad toegezonden.
5.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 5 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

1.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie.
2.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester, de secretaris en de voorzitter van de voorbereidende vergadering.
3.
De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
4.
De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de bedrijfsvoeringsaspecten van de griffie met betrekking tot de diensten die door de ambtelijke organisatie worden verleend aan de griffie en de werkgeverscommissie.
5.
De griffier overlegt met de door de raad aangewezen accountant over de controle van de jaarrekening.
6.
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 6 Agendering

1.
De griffier adviseert het fractievoorzittersoverleg bij het vaststellen van voorstellen voor de agenda van de raad en de voorbereidende vergadering.
2.
De griffier adviseert het fractievoorzittersoverleg of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad of de voorbereidende vergadering en controleert daartoe de voorstellen die worden voorgelegd op volledigheid.

Artikel 7 Bestuurlijke besluitvorming

1.
De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze en kan voorstellen doen voor verbetering van procedures.
2.
De griffier draagt zorg voor de documentatie van werkprocessen en legt in voorkomende gevallen voorstellen voor nieuwe of aangepaste werkprocessen voor aan de werkgeverscommissie.
3.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
4.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

Artikel 8 Communicatie en voorlichting

1.
De griffier adviseert de raad over het opstellen, invullen en uitvoeren van het communicatiebeleid van de raad.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van de agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van de raad, de voorbereidende vergadering en andere door raad ingesteld commissies, alsmede de publicatie en terinzagelegging van openbare raadsstukken.
3.
Op verzoek van de raad draagt de griffier zorg voor de organisatie van vormen van burgerparticipatie, anders dan belegd in de voorbereidende vergadering en de raad. Ook draagt de griffier bij aan de organisatie van andere bijeenkomsten, al dan niet met raden van andere gemeentes, die werkzaamheden van de raad kunnen dienen.

Artikel 9 Verhindering

Indien de griffier, buiten de recesperiodes van de raad, meer dan veertien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 10 Evaluatie

Deze regeling wordt op haar werking bezien en zo nodig bijgesteld in 2024.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking de dag na de bekendmaking ervan.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Griffieregeling gemeente Waterland 2020.

Aldus besloten in openbare vergadering van de raad van de gemeente Waterland,

gehouden op 8 oktober 2020.

De raad voornoemd,

mw. drs. A.E.M. Randsdorp

griffier

drs. K.S. Heldoorn

voorzitter