Organisatie | Werkorganisatie Langedijk en Heerhugowaard |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Werkorganisatie Langedijk & Heerhugowaard houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling Werkorganisatie Langedijk & Heerhugowaard 2020) |
Citeertitel | Budgethoudersregeling Werkorganisatie Langedijk & Heerhugowaard 2020 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vastgesteld door het bestuur.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-02-2021 | 01-01-2021 | nieuwe regeling | 04-02-2021 |
In het kader van een ambtelijke fusie tussen gemeente Heerhugowaard en gemeente Langedijk is met ingang van 1 oktober 2019 de Werkorganisatie Langedijk en Heerhugowaard (hierna: WLH) opgericht en in werking gesteld vanaf 1 januari 2020.
Om de WLH in staat te stellen haar taken slagvaardig en efficiënt uit te voeren, hebben de burgemeesters en colleges van de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard, onder enkele randvoorwaarden en met uitzondering van een aantal expliciet benoemde bevoegdheden, alle bevoegdheden neergelegd bij het bestuur van de WLH. Het bestuur van de WLH heeft het volledige mandaat door gemandateerd via de Mandaatregeling Werkorganisatie Langedijk en Heerhugowaard 2020 (hierna: mandaatregeling WLH) aan de werkorganisatie.
Er is gekozen om in de mandaatregeling WLH een algemeen uitvoeringsmandaat op te nemen waarin verwezen wordt aan dit document. Budgethoudersregeling Werkorganisatie Langedijk & Heerhugowaard 2020, is bedoeld als uitwerking/ aanvulling van artikel 5, lid 5 van de eerdergenoemde mandaatregeling WLH.
Het doel van dit document is te voorzien in;
Bij het opstellen van dit document is onderstaand juridisch kader in acht genomen;
Overige regelgeving en besluitvorming
In deze regeling wordt verstaan onder:
3. Aanwijzing van budgethouders
De budgethouder kan per kostenplaats een budgetbeheerder aanwijzen; De aanwijzing van een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder bekleedt. De budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een budgetbeheerder.
Vanuit het oogpunt van interne controle dient er sprake te zijn van functiescheiding. Voor de budgethoudersregeling houdt dat in dat de financiële administratie erop moet toezien dat er is getekend voor het aangaan van een financiële verplichting en dat de juiste budgethouder of -beheerder heeft getekend voor codering en betaling. Budgethouders en -beheerders kunnen alleen facturen goedkeuren op budgetten die aan hen zijn toegewezen. Het vierogen principe dient bij voorkeur technisch afgevangen te worden in de betreffende applicaties. De ambtenaren dienen te alle tijde integer te handelen.
Het accorderen van betaalopdrachten mag altijd tot het bedrag genoemd in de tabel van artikel 4 lid. 7. Indien de factuur valt onder een eerder aangegane (en geregistreerde) verplichting tot een bedrag van de Europese drempelbedragen voor levering, diensten en werken, is het toegestaan voor de eerste budgethouder, budgethouder en budgetbeheerder een betaalopdracht te accorderen voor een bedrag groter dan de bedragen genoemd in de tabel van artikel 4 lid. 7.
Uitzondering op bevoegdheid tot goedkeuring van betaalopdrachten zijn;
Boekingen die door geautomatiseerde koppelingen/ generatie op budgetten worden geboekt. De autorisatie voor deze betalingen moet vastgelegd zijn binnen de betreffende applicatie. Denk hierbij aan boekingen zoals; doorberekening salariskosten, doorbelasting projecturen, toerekening van kapitaallasten, boeking van belastingkohieren, boekingen vanuit de administratie van het sociaal domein. De autorisatie van deze betalingen moet zijn vastgelegd binnen de betreffende applicatie.
Boekingen van facturen die over dusdanig veel kostenplaatsen worden verdeeld dat de individuele parafering niet of nauwelijks mogelijk is. Dergelijke facturen worden gecontroleerd en gecodeerd door de afdeling FIC. Denk hierbij aan boekingen zoals; het boeken van verzekeringspremies, voorschotnota’s energie en het boeken van publiekrechtelijke belastingaanslagen.
De functie van budgethouder/budgetbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gegenereerd/goedgekeurd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer en financiële systemen. Het fysiek uitbetalen (verplaatsen van geld) is een afgebakend onderdeel van het crediteurenproces binnen de afdeling FIC met eigen procesafspraken.