| Organisatie | Samenwerking Kempengemeenten |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten 2021 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten 2021 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Inkoopbeleid Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten 2021 |
vervangt Inkoopbeleid GRSK 2017-2020
artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2021 | Nieuwe regeling | 26-01-2021 |
De Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten, hierna de GRSK spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de GRSK plaatsvindt. De GRSK leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de GRSK continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van de GRSK zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de GRSK.
Daarnaast gaat de GRSK bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:
In 2017 stelde het Dagelijks Bestuur van de GRSK het inkoopbeleid voor de periode 2017 -2020 vast. Met dit voorstel wordt het bestaande beleid voortgezet voor onbepaalde tijd.
In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2. Doelstellingen GRSK
De GRSK wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De GRSK leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de GRSK efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en het verlagen van de inzet van de middelen van de GRSK staat centraal. De GRSK houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van de GRSK.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en het streven naar wederzijds respect tussen de GRSK en de contractant. De GRSK spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de GRSK.
Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de GRSK en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de GRSK.
De GRSK stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als zichzelf voorop. Zowel de GRSK als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De GRSK verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet zal de GRSK hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De GRSK maakt daarnaast gebruik van de Eigen Verklaring.
Naast deze doelen heeft de GRSK oog voor de navolgende gewenste effecten:
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de GRSK. In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende beleid van de GRSK:
Hoofdstuk 3. Juridische uitgangspunten
De GRSK leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de GRSK restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.
De GRSK streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De GRSK past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.
De GRSK neemt naast bovengenoemde beginselen, bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De GRSK past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Hoofdstuk 4. Ethische en ideële uitgangspunten
De GRSK stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De GRSK heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. Ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De GRSK contracteert enkel integere ondernemers.
De GRSK wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Bij inkopen neemt de GRSK milieuaspecten in acht.
De GRSK heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De GRSK streeft er naar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen en past minimaal de vastgestelde criteria toe of motiveert wanneer deze niet kunnen worden meegenomen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale- en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:
Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld waarin mogelijke duurzame oplossingen worden onderzocht. Hierbij wordt daar waar mogelijk verder gekeken dan de duurzaamheidscriteria opgesteld door Pianoo. Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Pianoo zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en –indien passend (maatwerk)– social return. De GRSK heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom -waar mogelijk en doelmatig- de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
De GRSK moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de GRSK ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.
Hoofdstuk 5. Economische uitgangspunten
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De GRSK acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De GRSK acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.
De GRSK streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De GRSK moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.
De GRSK kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De GRSK kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
De GRSK heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de GRSK moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
De GRSK heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De GRSK houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de GRSK doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De GRSK hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten, samenwerkingsverbanden of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De GRSK zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. Er worden geen bedragen vastgelegd. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen inkoopstrategie. Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de GRSK rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop. Om deze reden zijn er een drietal formats opgesteld; een verkorte strategie en een uitgebreide inkoopstrategie voor gebruik door medewerkers van de GRSK en een format voor gebruik door medewerkers van Bizob. De inkoopstrategie moet schriftelijk door de GRSK worden goedgekeurd.
De GRSK hanteert een drempel van € 5.000 voor werken, leveringen en diensten waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten van de GRSK en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.
Het vastleggen van bovenstaande bepaling in het beleid leidt tot een financiële rechtmatigheid maar een juridische onrechtmatigheid. De GRSK weegt de belangen van het MKB en de lastenvermindering voor haar organisatie zwaarder dan de juridische onrechtmatigheid op dit punt.
Wanneer de geraamde waarde van de inkoop een lagere waarde heeft dan € 30.000,- voor leveringen en diensten of € 100.000,- voor Werken en er toch geen enkelvoudige procedure wordt doorlopen, wordt er een schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie opgesteld.
5.6 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De GRSK wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7 Wijzigen van een lopende overeenkomst – ook wel meerwerk genoemd
Met betrekking tot wijzigingen van een lopende overeenkomst moet de Aanbestedingswet 2012, Artikel 2.163a t/m Artikel 2.163g worden gevolgd. Er is geen sprake van een wezenlijke wijzing (dus geen verplichting de opdracht opnieuw aan te besteden) in de volgende gevallen:
Noodzakelijk geworden aanvullende werkzaamheden, waarbij wisseling van opdrachtnemer om technische en economische redenen niet mogelijk is, met een maximum van 50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde (dient gemotiveerd te worden vastgelegd en opgenomen te worden in het inkoopdossier). Een nader voorbeeld is opgenomen in het handboek.
Wijzigingen die het gevolg zijn van omstandigheden die een zorgvuldige en goed voorbereidde opdrachtgever niet kon voorzien, met een maximum van 50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde. (Dient gemotiveerd te worden vastgelegd en opgenomen te worden in het inkoopdossier). Een nader voorbeeld is opgenomen in het handboek.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De GRSK bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de GRSK een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De GRSK wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Hoofdstuk 6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het Handboek inkopen. In dit handboek wordt dieper ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.
De GRSK heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Bureau inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob). Bizob voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden er samen met gemeenten inkoopprojecten doorlopen om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van prijs, kwaliteit en kennis. Bij de deelname aan deze trajecten wordt gewerkt conform de code gezamenlijke projecten (joint procurement) van 7 november 2012.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid.
De GRSK stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten. Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan de GRSK zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen. Mocht de ondernemer menen dat de GRSK het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.