Organisatie | Alphen-Chaam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Evenementenbeleid Gemeente Alphen-Chaam |
Citeertitel | Evenementenbeleid Alphen-Chaam 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2021 | 01-02-2021 | Nieuwe regeling | 19-01-2021 |
Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht evenementen. Op grond van artikel 4:81 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht is de burgemeester bevoegd om voor evenementen beleidsregels vast te stellen. De gemeenteraad heeft in de Algemene Plaatselijke verordening vastgelegd dat voor het organiseren van (de meeste) evenementen een vergunning van de burgemeester nodig is (artikel 2.25 APV). In deze beleidsnota beschrijft de burgemeester hoe hij gebruik zal maken van de bevoegdheid om evenementenvergunningen te verlenen.
Aanleiding nieuw evenementenbeleid
Het huidige evenementenbeleid is vastgesteld in 2006 en in werking getreden per 1 januari 2007. Na een periode is het goed om na te gaan of het huidige beleid nog geschikt is. Er zijn in elk geval ontwikkelingen die aanpassing van het beleid wenselijk maken, o.a.:
Door bovenstaande wijzigingen worden de evenementenvergunningen op dit moment niet meer conform het evenementenbeleid 2007 vergund. Veel van de aanpassingen die in het nieuwe evenementenbeleid staan worden daarom al toegepast. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de trapsgewijze sluiting, geluidsnormen en NIX18.
Hoofdlijn van het evenementenbeleid
Dit nieuwe evenementenbeleid is gebaseerd op de APV. Daarin is de definitie van evenementen en het onderscheid tussen vergunningplichtige en vergunningsvrije evenementen opgenomen. Ook is in de APV geregeld:
In dit beleid wordt niet afgeweken van de regels van de APV.
Dit evenementenbeleid gaat alleen over vergunningplichtige evenementen. Evenementen waarvoor op grond van de APV geen vergunning nodig is, hebben zo weinig gevolgen voor de omgeving dat hiervoor geen beleid nodig is buiten wat al in de APV staat. Dit evenementenbeleid gaat ook niet over hele grote evenementen (grote C-evenementen). Mocht dat voorkomen, dan zullen daarvoor maatwerkprocedures en maatwerkvoorschriften worden gegeven. Op dit moment vinden er in onze gemeente geen grote C-evenementen plaats.
In de gemeente Alphen-Chaam werden en worden veel evenementen gehouden. Deze evenementen worden door veel inwoners bezocht en gewaardeerd. Het nieuwe evenementenbeleid gaat dan ook uit van een positieve houding naar evenementen. Aan de andere kant beseffen we wel dat er ook negatieve kanten aan evenementen zitten zoals mogelijke onveiligheid en overlast. In het beleid staan daarom maatregelen om die negatieve effecten van evenementen zo klein mogelijk te maken.
Het nieuwe evenementenbeleid beschrijft welke traditionele evenementen in de gemeente gehouden kunnen worden en geeft voor de toekomst ruimte om nieuwe evenementen te ontwikkelen.
Deze beleidsregels bevatten algemene regels die de burgemeester gebruikt bij het verlenen van vergunningen voor evenementen en bij het verbinden van voorschriften aan die vergunningen. In artikel 1.8 van onze APV staat op welke gronden een (evenementen)vergunning kan worden geweigerd. De weigeringsgronden zijn:
In het nieuwe evenementenbeleid staat welke evenementen met het oog op deze weigeringsgronden toegestaan worden en welke voorschriften de burgemeester kan opleggen. In uitzonderlijke gevallen, en bij hoge uitzondering, kan de burgemeester afwijken van deze beleidsregels. Een afwijking van de beleidsregels moet gemotiveerd worden.
De gemeente Alphen-Chaam is aangesloten bij het internationale keurmerk Cittaslow. Een van de kernwaarden van Cittaslow is het bevorderen van de sociale cohesie in de gemeenschap.
Cittaslow hecht grote waarde aan die verbindende kracht van de gemeenschap. Evenementen leveren daar een belangrijke bijdrage aan. Daarnaast staat Cittaslow ook voor behoud van tradities. Ook daar dragen evenementen nadrukkelijk aan bij. Een evenement moet in beginsel in overeenstemming zijn met de uitgangspunten van Cittaslow. Het evenement moet een positieve bijdrage leveren aan de vitaliteit van de samenleving in lijn met het gedachtegoed van Cittaslow.
Verdere ontwikkeling van het evenementenbeleid
Ontwikkelingen in de samenleving, ervaringen, incidenten, onderzoeken en gewijzigde inzichten maken dat het beleid steeds weer aangepast moet worden. De gemeente Alphen-Chaam blijft daarom in gesprek met evenementenorganisaties maar ook met andere belanghebbenden om het beleid actueel en werkbaar te houden. Twee jaar na vaststelling van het evenementenbeleid volgt een evaluatie. Alle evenementenorganisaties wordt gevraagd een enquête in te vullen over de ervaring met het evenementenbeleid. Daarbij is er de mogelijkheid om middels een vrij invulveld overige motivaties en opmerkingen te delen. Indien uit de enquête blijkt dat de aanpassing van het beleid noodzakelijk is, zal het beleid worden aangepast.
Het evenementenbeleid Alphen-Chaam 2021 treedt in werking op 1 februari 2021 en vervangt vanaf dat moment de nota evenementenbeleid 2006.
Deze nota is als volgt opgebouwd:
APV: Algemene Plaatselijke Verordening
Awb: Algemene wet Bestuursrecht
BGBOP: Besluit brandveilig gebruik en de basishulpverlening overige plaatsen
dB(A): Het gemiddelde van de gehoorde geluidssterkte over alle toonhoogtes
dB(C): Het gemiddelde over alle toonhoogtes waar lage tonen sterker worden meegeteld
GHOR: Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio
lAeq: Equivalent A-weighted Level. Over een periode variërende geluidsniveaus gemiddeld tot één waarde
NOC*NSF: Nederlands Olympisch Comité*Nederlandse Sport Federatie
OMWB: Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant
Wet Bibob: Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur
BELANGRIJKSTE VERSCHILLEN IN HET EVENEMENTENBELEID
Hoofdstuk 1. Evenementen algemeen
De burgemeester gebruikt de volgende regels voor een vergunning voor evenementen in Alphen-Chaam:
1.1 De begrippen die de burgemeester in deze regels gebruikt hebben dezelfde betekenis als in de Algemene Plaatselijke Verordening.
1.2 Evenementen worden ingedeeld in 3 categorieën:
De casemanager evenementenvergunning bepaalt door middel van de vigerende risicoscan de categorie. De categorie is niet bindend en kan een volgende editie anders zijn. De risicoscan is namelijk afhankelijk van veranderende risico’s, wetgeving en input van hulpdiensten. Minimaal 14 weken voorafgaand aan het evenement dient de aanvraag volledig te zijn ingediend.
1.3 Voor de volgende specifieke evenementen geldt:
1.4 Meerjarige evenementenvergunning:
Onder bepaalde voorwaarden kan de burgemeester een meerjarige vergunning verlenen. Hieronder staat het kader. De procedure staat in bijlage 1.
2.1 De locatieregels zijn mede bedoeld om een balans te hebben tussen het aantal evenementen en de woon- en leefomgeving zonder de mogelijkheden voor evenementen zwaar in te perken en met behoud van een diversiteit aan evenementen. De gemeente Alphen-Chaam gaat uit van een positieve grondhouding naar evenementen. in artikel 2.2 t/m 2.5 staan beperkingen die van toepassing kunnen zijn op een locatie. Conform de weigeringsgronden in de APV kan de burgemeester locaties afwijzen. In de toekomst kunnen evenementenlocaties opgenomen worden in omgevingsplannen.
2.2 Naast een evenementenvergunning kan er ook andere wet- en regelgeving van toepassing zijn op diverse locaties o.a.:
2.3 Op locaties waar speciale veiligheidsrisico’s zijn (Externe veiligheid) mogen in principe geen evenementen plaatsvinden. Alleen als het erg belangrijk is en de veiligheidsrisico’s heel goed zijn afgewogen, kan de burgemeester daar, bij uitzondering, toch een evenement toestaan. Er worden dan maatwerkvoorschriften opgesteld.
2.4 Evenementen worden zoveel mogelijk verdeeld over het jaar. Als meerdere evenementen voor een gelijk moment worden aangevraagd, proberen we eerst in goed overleg om de evenementen in de tijd te verdelen. Verder gelden de volgende regels:
a. evenementen die tijdig zijn aangemeld voor de evenementenkalender hebben voorrang op evenementen die niet (tijdig) zijn aangemeld voor de evenementenkalender;
b. een bestaand evenement heeft voorrang op een nieuw evenement;
c. organisatoren gevestigd in Alphen-Chaam hebben voorrang op organisatoren buiten de gemeente;
d. bestaande verenigingen en stichtingen uit Alphen-Chaam hebben voorrang op organisatoren met een commercieel karakter;
e. gelijktijdige evenementen versterken elkaar of vullen elkaar aan. Dit is ter beoordeling van de burgemeester.
2.5 Voor evenementen op ’t Zand gelden de volgende aanvullende regels:
Hoofdstuk 3. Openbare orde en veiligheid
3.1 De vergunninghouder is ervoor verantwoordelijk dat het evenement goed en veilig verloopt. Hij moet daarom o.a.:
ruim voorafgaand aan het evenement (ten tijde van de lopende vergunningsaanvraag) de nodige informatie geven aan omwonenden en anderen die hinder/overlast kunnen hebben van het evenement en minimaal 1 week voorafgaand aan het evenement een meldpunt doorgeven aan de omwonenden. Dit meldpunt moet bereikbaar zijn tijdens het evenement maar ook tijdens de opbouw en afbouw;
3.2 De burgemeester kan voordat hij de vergunning verleent de aanvrager vragen documenten in te leveren o.a.:
3.3 De burgemeester kan in de vergunning:
3.4 De burgemeester kan de vergunning weigeren conform artikel 1:8 van de APV.
3.5 Voor de begintijd van een evenement moet rekening gehouden worden met de omgeving en omstandigheden. Voor evenementen op zondagen kan de Zondagswet van toepassing zijn. Het bevoegd bestuursorgaan kan hiervoor een ontheffing verlenen.
3.6 Voor de verschillende soorten evenementen gelden verschillende maximum eindtijden:
Onder een collectieve festiviteit wordt verstaan een festiviteit die niet specifiek aan één of een klein aantal inrichtingen is verbonden. Collectieve festiviteiten kunnen zijn: Carnaval, Koningsnacht, Bevrijdingsdag, de Nacht en Acht van Chaam en de kermissen. Deze collectieve festiviteiten worden aangewezen door het college van burgemeester en wethouders. Tijdens deze festiviteiten kunnen andere sluitingstijden of geluidsnormen van toepassing zijn.
3.8 De organisator voorkomt zoveel mogelijk dat er door het evenement schade ontstaat. Hij neemt alle aansprakelijkheid voor schade op zich en zorgt ervoor dat de gemeente geen schade oploopt of financieel aansprakelijk gesteld wordt.
Hoofdstuk 4. Volksgezondheid en milieu
4.1 Geluidsoverlast tijdens een evenement moet zoveel mogelijk beperkt worden. De vergunninghouder zorgt daarom voor een meldpunt waar omwonenden hun klachten over het geluid kunnen melden. De vergunninghouder informeert de omwonenden vóór het evenement over het meldpunt. De vergunninghouder registreert de klachten en vermeldt hoe hij de klacht heeft afgehandeld. Tijdens de op- en afbouw van een evenement mag geen hinder ontstaan voor de omgeving.
4.2 De burgemeester neemt in de vergunning voorschriften op over geluid. Indien verwacht wordt dat een evenement veel geluidsklachten zal geven, worden daarover in de vergunning extra voorschriften aan gesteld, o.a. lagere geluidsnormen of een kortere duur van het evenement. Het equivalente geluidsniveau (vijf minuten LAeq) veroorzaakt voor en door de aanwezige installaties en toestellen alsmede door de verrichte werkzaamheden en activiteiten mag ter plaatse van woningen en andere geluidsgevoelige bestemmingen niet meer bedragen dan 75 dB(A) en 90 dB(C). Op basis van jurisprudentie geldt vanaf 23.00 uur een maximum van 70 dB(A)
De burgemeester kan opdracht geven om een meting uit te voeren. Deze metingen worden uitgevoerd door de omgevingsdienst. Ook belanghebbenden die geluidsoverlast ervaren afkomstig van een evenement kunnen de omgevingsdienst bellen. De omgevingsdienst is 24 uur per dag bereikbaar.
4.3 De organisator zorgt ervoor dat het evenemententerrein schoon blijft, o.a. door
4.4 De organisator zorgt ervoor dat het openbaar groen niet beschadigd wordt. Eventuele schade moet de organisator vergoeden.
4.5 Alcohol en alcoholmatiging
Voor het verstrekken van zwak alcoholische dranken buiten een horeca-inrichting is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing vereist.
Vanaf 1 januari 2014 mag er alleen alcohol worden verkocht aan jongeren vanaf 18 jaar. Dit geldt voor alle soorten alcohol: sterke drank, maar ook voor bijvoorbeeld bier, wijn of mixdrankjes. Jongeren onder de 18 mogen tevens geen alcohol bij zich hebben in openbare ruimtes. De vergunninghouder is tijdens het evenement verantwoordelijk hiervoor. De vergunninghouder dient dan ook een goed beleid rondom alcoholmatiging en jongeren uit te kunnen voeren. Informatie hierover en een toolkit is te vinden op www.thinkbeforeyoudrink.nl en www.nix18voorprofs.nl/toolkit.
4.6 De burgemeester kan in de vergunning opnemen
Hoofdstuk 5. Procedures en faciliteiten
5.1 Iedereen die een evenement wil organiseren in Alphen-Chaam moet op tijd een volledige evenementenvergunning aanvragen bij de burgemeester, minimaal 14 weken voorafgaand het evenement. Een vergunning voor een evenement wordt aangevraagd met een formulier. Dit formulier is verkrijgbaar bij de gemeente en kan men downloaden via www.alphen-chaam.nl of het kan digitaal ingevoerd worden. Voor de laatste optie is DigiD benodigd. Artikel 1.2 van de APV geeft aan dat de burgemeester binnen 8 weken na een ontvankelijke aanvraag een beslissing moet nemen. Deze termijn kan verdaagd worden met 8 weken. De gemeente is niet aansprakelijk als een besluit op de evenementenaanvraag niet op tijd wordt genomen.
5.2 De datum voor een evenement wordt zo vroeg mogelijk doorgegeven, uiterlijk voor 15 november in het voorafgaand kalenderjaar. De gemeente plaatst het evenement op een evenementen- kalender. Aan de plaatsing op de evenementenkalender kunnen geen rechten worden ontleend. Als een evenement op de evenementenkalender wordt geplaatst betekent dat niet automatisch dat er een vergunning wordt afgegeven. De kalender wordt om die reden dan ook niet gepubliceerd.
5.3 Vergunninghouders uit Alphen-Chaam kunnen gebruik maken van faciliteiten die de gemeente biedt bij het organiseren van evenementen. Dit betreft:
dranghekken: De vergunninghouder kan gebruik maken van dranghekken van de gemeente. Deze materialen zijn beperkt beschikbaar. De gemeente kan derhalve niet garanderen dat er altijd voldoende dranghekken zijn. Indien er materialen vanuit een andere gemeente geleend moeten worden, komt dit voor rekening van de organisator. De gemeente kan nimmer aansprakelijk gesteld worden voor materiële en/of immateriële schade aan lijf en leden van personen, veroorzaakt door gebruik van de gemeentelijke materialen gedurende de periode dat deze materialen buiten de macht van de gemeente zijn. De dranghekken worden door de organisator opgehaald bij de gemeentewerf en weer teruggebracht daags na het evenement. De vergunninghouder dient zorg te dragen voor de juiste plaatsing van de dranghekken tijdens het evenement. Commerciële partijen betalen een vergoeding per dranghek.
6.1 De burgemeester laat een evenement direct beëindigen als hij dit voor de veiligheid of de openbare orde noodzakelijk acht. Dit is onder andere het geval bij:
6.2 De burgemeester kan een evenement dat eigenlijk moet worden beëindigd toch laten doorgaan als hij verwacht dat de gevolgen van het beëindiging ernstiger zijn dan van voortzetting van het evenement. In dat geval kan de burgemeester wel proces-verbaal op laten maken zodat de overtreder(s) strafrechtelijk vervolgd kunnen worden.
6.3 De regels uit het evenementenbeleid en uit de evenementenvergunning moeten worden opgevolgd. Als dat niet gebeurt kan de vergunning direct worden ingetrokken. Dit betekent dat het evenement moet worden beëindigd. Ook kan van de overtreding proces-verbaal worden opgemaakt.
6.4 Als de regels voor het evenement zijn overtreden kan de burgemeester aan een volgende vergunning strengere eisen stellen of zo nodig de volgende vergunning weigeren.
6.5 Als het evenement gedwongen wordt beëindigd of als het evenement niet kan worden gehouden vanwege onvoorziene omstandigheden of door juridische procedures, wordt de schade niet door de gemeente vergoed.
6.6 De bestuurlijke boete kan ingezet worden als handhavingsinstrument indien dit in de APV is opgenomen.
6.7 De wet Bibob (wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) kan worden toegepast op een evenementenaanvraag indien dit in het Bibob beleid is opgenomen.
Bijlage 1: Meerjarige evenementen
Artikel 1 Meerjarige evenementenvergunning:
Onder bepaalde voorwaarden kan de burgemeester een meerjarige vergunning verlenen. Hieronder staat het kader.
Artikel 2 Verklaring door meldingsformulier:
Als de meerjarige vergunning is verleend, deelt de organisator ieder jaar uiterlijk 14 weken voorafgaand aan het evenement schriftelijk, via het vastgesteld formulier, mee of er wijzigingen zijn en zo ja, welke dat zijn. Tevens dienen de bijlagen en plattegronden van de wijzigingen duidelijk herkenbaar te zijn en bijgevoegd te worden. Indien de melding voor wijziging later dan 14 weken voor aanvang van het evenement ingediend wordt, wordt deze melding niet aanvaard en dient het evenement conform de vergunning te worden gehouden.
De meerjarige vergunning kan in ieder geval niet verleend worden:
3. Van wedstrijden met gemotoriseerde voertuigen.
Artikel 4 Voorschriften in de meerjarige evenementenvergunning:
Voor een meerjarige evenementenvergunning zijn de onderstaande voorschriften van toepassing.
In het geval een meerjarige vergunning is afgegeven en in dit kader een evenement plaats heeft gevonden waarbij de gemeente klachten heeft ontvangen zal in samenspraak met de gemeente in eerste instantie de vergunninghouder verantwoordelijk zijn om het gesprek aan te gaan met degenen die overlast hebben ervaren. De vergunninghouder dient te trachten gezamenlijk tot een oplossing te komen en dient hierin zelf de regie te nemen. Deze oplossing dient uiterlijk vier weken, na binnenkomst van de klacht, ter goedkeuring aan de gemeente worden voorgelegd. De gemeente zal beoordelen of de klacht in voldoende mate is opgelost om de meerjarige evenementenvergunning in stand te houden.
De gemeente behoudt zich het recht voor om de evenementenvergunning in te trekken of insamenspraak een andere datum af te spreken bij gewijzigde omstandigheden zoals onacceptabel samenloop van evenementen, onvoldoende capaciteit van hulpdiensten, het realiseren van een (bouw)project, het beheer en het onderhoud van gebied of/en wijzigingen in wet- en regelgeving.
In de volgende gevallen kan tot intrekking van de meerjarige vergunning worden besloten:
Bij conflicterende (bouw)projecten en/of (weg) werkzaamheden ect.. Op het moment van vergunningverlening bestaat er vaak geen inzicht in de planning van werkzaamheden. Als werkzaamheden staan of worden gepland tijdens een evenement, wordt dit in een zo vroeg mogelijk stadium bekendgemaakt aan de organisator en wordt bekeken of beide activiteiten op elkaar afgestemd kunnen worden.
De gemeente Alphen-Chaam is een gemeente met een zeer gevarieerd aanbod van evenementen. De evenementen worden georganiseerd door verenigingen, stichtingen, horeca ondernemers etc. Een evenement kan een meldingsplicht of een vergunningsplicht hebben. In de Algemene Plaatselijke Verordening (hierna: APV) is bepaald voor welke evenementen een melding of vergunning nodig is. Ook geeft de APV onder andere de behandeltermijn en weigeringsgronden aan. Het evenementenbeleid biedt daarnaast kaders voor het toestaan van evenementen, zoals het soort evenement of het aantal evenementen. Door deze kaders ontstaat een balans tussen de positieve effecten van evenementen en de woon- en leefomgeving.
Ter aanvulling op het beleid is dit document opgesteld. Een vergunningaanvraag kan soms meerdere documenten omvatten, waarin diverse aspecten terug komen. Met dit document helpt de gemeente de organisator om direct een volledige aanvraag in te kunnen dienen. Het richt zich enkel op evenementen met een vergunningplicht.
De aanvraag voor een vergunning moet minimaal 14 weken voor het plaatsvinden van het evenement schriftelijk ingediend worden. Hiervoor wordt het aanvraagformulier evenementenvergunning gebruikt. Dit formulier staat op de website van de gemeente https://www.alphen-chaam.nl/evenementenvergunning.html. Op deze website kunt u het aanvraagformulier downloaden of digitaal invullen. Bij het digitaal invullen is een DigiD benodigd. De aanvraag moet volledig ingevuld en ondertekend zijn en voorzien zijn van eventuele plattegronden en overige documenten. De aanvraag kan ingediend worden via de post of de e-mail. E-mailen kan naar info@alphen-chaam.nl en/of naar apv@abg.nl. Het Postadres van Alphen-Chaam is; Gemeente Alphen-Chaam, Postbus 3, 5130 AA Alphen-Chaam NB.
Na ontvangst van de aanvraag ontvangt de aanvrager een ontvangstbevestiging. Voor eventueel belanghebbenden wordt gepubliceerd dat de aanvraag is ingediend. Na ontvangst van de aanvraag wordt ook beoordeeld of de aanvraag volledig is ingediend. Als de aanvraag niet volledig is ingediend en/of wanneer bepaalde gegevens, plattegronden, plannen en dergelijke ontbreken, kan de aanvraag nog niet in behandeling worden genomen. In dat geval wordt de aanvrager verzocht om de ontbrekende gegevens alsnog aan te leveren. De gemeente zal samen met de aanvrager een termijn hiervoor afspreken. Als de ontbrekende gegevens wederom niet worden aangeleverd, kan de aanvraag buiten behandeling gesteld worden.
Evenementenaanvragen worden ter advisering voorgelegd aan de politie, brandweer, GHOR (en eventueel de OMWB) en gemeentelijke afdelingen. Om een inschatting te kunnen maken van de risico’s, worden evenementen besproken in het evenementenoverleg, waarvoor de organisatie uitgenodigd kan worden. Voor bepaalde evenementen kan gewerkt worden met standaardvoorschriften van de verschillende diensten. Als uit de advisering blijkt dat er bepaalde belemmeringen zijn, wordt er zo snel mogelijk contact opgenomen met de organisatie om te bekijken welke mogelijkheden er zijn.
De APV geeft de weigeringsgronden op grond waarvan een vergunning geweigerd kan worden. Bij elke aanvraag wordt getoetst of deze weigeringsgronden zich voordoen. Er vindt een gedegen afweging plaats tussen enerzijds de weigeringsgronden en anderzijds het belang van het plaatsvinden van het evenement.
De beslistermijn om een evenementenvergunning is 8 weken bij een volledige aanvraag. De APV biedt de mogelijkheid om deze termijn met maximaal 8 weken te verlengen. Uiteraard wordt ernaar gestreefd om de aanvraag zo snel mogelijk en binnen de eerste 8 weken af te handelen. Hierbij wordt rekening gehouden met de datum van het evenement.
Het besluit om een evenementenvergunning te verlenen, wordt bekend gemaakt aan de aanvrager door toezending van het besluit. Het besluit, en eventuele verkeersmaatregelen worden gepubliceerd.
Een goede en duidelijke communicatie over elke editie van het evenement is belangrijk. De organisator van het evenement informeert minimaal 1 week voorafgaand het evenement bewoners en bedrijven die wonen of gevestigd zijn in de (directe) omgeving van het evenemententerrein. De organisator informeert over eventuele consequenties en mogelijke hinder die men kan ondervinden door het evenement. Aan deze bewoners en bedrijven wordt bekend gemaakt waar men terecht kan met klachten en vragen tijdens de op- en afbouw van het evenement en tijdens het evenement. Van de organisatie wordt verwacht dat adequaat wordt omgegaan met klachten en vragen. In bijlage 4 is een voorbeeld van een bewonersbrief opgenomen. Na afloop van het evenement is het van belang om klachten en opmerkingen met elkaar te bespreken en samen op zoek te gaan naar oplossingen voor een eventuele volgende editie.
Belanghebbenden, zoals omwonenden en de organisatie van het evenement, kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen zes weken na het verzenden van het besluit op de aanvraag, bezwaar maken. Het indienen van een bezwaarschrift heeft echter geen schorsende werking. Als er een spoedeisend belang is dan kan de voorzieningenrechter verzocht worden om een voorlopige voorziening te treffen en de werking van de vergunning of ontheffing op te schorten.
Naast het aanvraagformulier kunnen overige documenten ook benodigd zijn zoals o.a.
Deze opsomming is niet onuitputtelijk. De gemeente kan de organisator ook om andere aanvullende informatie vragen. Hieronder wordt kort ingegaan op bovenstaande punten.
Veiligheidsplan of calamiteitenplan:
In het veiligheidsplan of calamiteitenplan staat beschreven welke maatregelen de organisator heeft genomen voor het voorkomen en afhandelen van voorspelbare incidenten en risico’s. Deze voorspelbare incidenten en risico’s richten zich met name op de openbare orde, veiligheid en gezondheid. Vanaf een B-evenement is een dergelijk plan een verplicht onderdeel van de aanvraag. Op deze manier wordt geborgd dat de organisator alle risico’s in kaart heeft gebracht en hierop weet te handelen.
Tekeningen op schaalgrootte 1:100:
Er kunnen diverse tekeningen bij een aanvraag horen, zoals een tekening van een eventuele tent, bouwwerk, podium, tribune en dergelijke. Ook een algehele overzichtstekening van het evenemententerrein dient bij de aanvraag gevoegd te zijn. Bij deze overzichtstekening is het belangrijk om alle afstanden op te nemen tussen de opstallen. Alle opstallen worden hierop ingetekend bijvoorbeeld; eet- en drankpunten, toiletten, EHBO, tribunes, aggregaten etc. Tevens wordt op de overzichtstekening aangegeven wat de calamiteitenroute is voor de hulpdiensten.
Bij een tekening van een tent zijn de locatie en de breedte van de nooduitgangen van belang. Ook wordt de bar ingetekend met de afmeting en eventuele podia. Tevens wordt aangegeven hoeveel personen er tegelijktijdig maximaal in de tent zullen verblijven.
Voor sommige evenementen zijn verkeersmaatregelen nodig. Deze verkeersmaatregelen en omleidingen worden op tekening toegevoegd aan de aanvraag. Op deze tekening worden ook eventuele verkeersregelaars ingetekend.
Voor sommige evenementen wordt een beveiligingsplan gevraagd. Deze worden gevraagd bij evenementen waar een aanzienlijk risico is voor de veiligheid en/of openbare orde. In het beveiligingsplan staat een samenvatting van het evenement, risico’s die daarbij horen en de werkzaamheden van de beveiliging. Per risico kan uitgeschreven worden welke maatregelen de beveiliging neemt om het risico te voorkomen en wat de werkwijze is indien nodig (taakomschrijving).
Voor met name grotere en/of sport evenementen kan een medisch plan opgevraagd worden. In dit plan wordt dieper ingegaan op de medische ondersteuning op het evenement. Wat voor verwondingen kunnen er verwacht worden? Wat zijn de taken van de aanwezige EHBO en hoe staat de EHBO in contact met de organisatie en hulpdiensten? Hoe wordt gewaarborgd dat EHBO of eventuele professionele hulpverleners het gehele evenemententerrein kunnen bereiken?
Dit zijn enkele vragen die een organisator kan beantwoorden en verwoorden in een medisch plan.
Sommige evenementen hebben een omvang waardoor straten afgesloten dienen te worden en/of omleidingen gerealiseerd moeten worden. Bij een aanvraag moet dit toegevoegd worden. De organisator geeft aan welke verkeersmaatregelen hij nodig acht. Het team verkeer van de gemeente toetst deze plannen en wijzigt deze indien nodig. Verkeersmaatregelen worden verwerkt in een verkeersbesluit. Tevens worden omleidingen en afsluitingen doorgegeven aan de hulpdiensten. Op deze manier wordt gewaarborgd dat hulpdiensten zo min mogelijk gehinderd worden door een evenement.
Een GRID-kaart is een tekening met daarop een genummerd raster, zoals bij bijvoorbeeld een topografische kaart. Op deze wijze wordt een evenement ingedeeld in kleinere vlakken. De organisatie, beveiliging, en hulpdiensten kunnen hierdoor snel op de juiste plaats op het terrein aanwezig zijn. Niet alle partijen hebben namelijk plaatselijke kennis. Het is dan wel belangrijk dat deze personen in het bezit zijn de GRID-kaart.
Er raakt iemand gewond tijdens een hardloopwedstrijd in een bosgebied. Een vrijwilliger in het gebied komt ter plaatse en ziet op de GRID-kaart dat het de locatie ‘A2’ betreft. Door deze locatie door te geven weten diverse partijen direct waar de gewonde zich bevindt en kan er snel gehandeld worden.
Het kan zijn dat een organisator nog steeds met vragen zit hoe de aanvraag het beste ingediend kan worden. De organisator kan in dat geval altijd contact opnemen met de casemanagers. De casemanagers zijn via de e-mail (apv@abg.nl) het beste te bereiken. De organisator kan ook telefonisch contact opnemen met de casemanager evenementenvergunning via 14013. Wilt u een casemanager iets voorleggen op het gemeentehuis? Plan dan een afspraak in. Er is niet altijd een casemanager aanwezig.
Bijlage 3: Voorbeeld bewonersbrief
Aan de bewoners die wonen nabij het “locatie evenement”
Betreft: evenement “naam evenement” Beste Geachte heer, mevrouw,
Op “datum” organiseert “naam van vergunninghouder” het evenement “naam” op “locatie”. U woont in de buurt van de locatie waar dit evenement plaatsvindt. In deze brief vertellen wij u hier meer over.
Wanneer vindt het evenement plaats.
Informatie over de op- en afbouw.
Informatie over een eventuele soundcheck.
Welke tijdelijke verkeersmaatregelen zijn er getroffen.
Informatie over consequenties t.a.v. de bereikbaarheid, parkeren, etc. (ook tijdens de op- en afbouw van het evenement).
Voor het evenement is een evenementenvergunning verleend. Aan deze vergunning zijn voorschriften verbonden waar wij ons aan moeten houden. Deze voorschriften gaan onder andere over de openbare orde, (brand)veiligheid en maximale geluidnormen. Wij hebben diverse maatregelen getroffen om deze voorschriften na te leven en wij doen er alles aan om het evenement ordelijk te laten verlopen.
Ondanks de getroffen maatregelen, kunt u enige overlast ervaren. Wij hopen op uw begrip hiervoor. Heeft u tijdens de op- en afbouw en/of tijdens het evenement vragen of klachten? Bel dan gerust met “naam contactpersoon organisatie” via “telefoonnummer contactpersoon”.