Organisatie | Zundert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Zundert 2021 |
Citeertitel | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Zundert 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Zundert 2021 |
Geen
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-01-2021 | 01-01-2021 | nieuwe regeling | 08-12-2020 | ZD20042654 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zundert;
gelezen het bepaalde in art. 1, eerste lid van de Archiefverordening gemeente Zundert 2018
overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden
worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;
Vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Zundert 2021
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
• archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
• archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;
• archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
• beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden;
• beheerder: leidinggevende van de beheereenheid;
• beheereenheid: het binnen de organisatie aangewezen organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor de uitvoer van het archiefbeheer;
• conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
• informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede,
• geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde
• kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
• migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
• overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
• selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
• strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereid;
• vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en
• vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
Artikel 5 Toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
Artikel 6. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken naar een andere organisatie en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
Artikel 7. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;