Organisatie | Lelystad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college en de burgemeester van de gemeente Lelystad tot vaststelling van de Budgethoudersregeling per 1 februari 2021. |
Citeertitel | Budgethoudersregeling 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp |
Naast deze mandaatregeling is er ook een mandaat ihkv 58nb lid 1 Wet publieke gezondheid, deze is bekend gemaakt op 21 juli 2021 in Gemeenteblad 2021, 232821
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-11-2021 | 01-01-2021 | toevoeging regels 1a tot en met 1bk aan het bijzonder mandaat sociaal doemin | 26-10-2021 | ||
25-03-2021 | 04-11-2021 | wijziging bijzonder mandaat Fysiek,toevoeging regel 100a en 100b | 16-03-2021 | ||
01-02-2021 | 25-03-2021 | nieuwe regeling | 19-01-2021 | ||
01-01-2021 | Intrekking Mandaatregeling 2021 m.u.v. de derdenmandaten | 14-12-2021 |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Lelystad,
elk voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en titel 3 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek;
overwegende dat het uit oogpunt van doelmatigheid, efficiency en een betere dienstverlening wenselijk is de daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden van het college respectievelijk de burgemeester op de te dragen aan o.a. de ambtelijke organisatie
Budgethoudersregeling Lelystad 2021
Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Lelystad,
Gelet op artikel 23, sub c van de Financiële Verordening 2019 van de gemeente Lelystad;
Handleiding/toelichting Mandaatregister gemeente Lelystad
2. Nut en noodzaak van een goed mandaatregister 1
5. Wanneer mag géén gebruik worden gemaakt van verleende mandaatbevoegdheid 4
6. Uitgangspunten opstellen mandaatregeling 5
7. Concrete uitwerking besluitvorming 5
8. Vorm en wijze van ondertekening besluit 6
9. Mandaatbevoegdheid in relatie tot aangaan overeenkomsten 7
10. Mandaat personeelsaangelegenheden 8
12. Bekendmaking gegeven mandaten 8
13. Beheer van de mandatenregister 8
14. Taakverdeling bij aanpassing mandaatregeling 8
Uitgangspunten Mandaatregister
Als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, de bestuurspraktijk, de ambtelijke organisatie en veranderde opvattingen omtrent de bedrijfsvoering, is het noodzakelijk/wenselijk om periodiek de bestaande Mandaatregeling te herzien.
In verband daarmee is in 2019 besloten tot de invoering van een jaarlijkse actualisering van de Mandaatregeling.
Met het oog daarop wordt jaarlijks op centraal niveau en in overleg met alle betrokken organisatieonderdelen gewerkt aan de totstandkoming van een geactualiseerde Mandaatregeling.
Daarnaast is ook de toelichting op de Mandaatregeling geactualiseerd.
Deze toelichting is niet alleen bedoeld om inzicht te bieden in de uitgangspunten die ten grondslag hebben gelegen aan de mandaatregeling, maar dient tevens om betrokkenen meer inzicht te bieden in de geldende (wettelijke- en buitenwettelijke) regels die samenhangen met gebruikmaking van mandaatbevoegdheden.
Kortom een handreiking voor een verantwoord gebruik van toegekende mandaatbevoegdheden.
Daarbij is ook van belang te beseffen dat aan de bevoegdheden zoals die gebruikt worden en de mandaten die gegeven zijn zowel intern organisatorische aspecten, als externe aspecten naar de burgers en de samenleving kleven. M.b.t. dat laatste speelt uiteraard mee de politieke context waarin we werken en waarvan we ons terdege bewust moeten zijn.
Ondanks het feit dat de directe grondslag voor mandaten wordt gevormd door een aantal zakelijke overwegingen van efficiency, snelheid, klantgerichtheid en integraal management blijft daarom ambtelijke alertheid vereist om te bepalen dat in bepaalde situaties geen gebruik dient te worden gemaakt van een gegeven mandaat.
2 Nut en noodzaak van een goed mandaatregister
Volgens de binnen onze organisatie geldende besturingsfilosofie is het streven er op gericht om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen.
Om de beoogde bevoegdheidstoedeling feitelijk vorm te geven is daarvoor de mandaatregeling het aangewezen instrument.
Daarnaast uiteraard ook het praktische element dat, gezien de grote hoeveelheid besluiten die genomen dienen te worden, het niet doenlijk dat alle besluiten door het bestuursorgaan zelf worden genomen. In het belang van een snelle en efficiënte verwerking van besluiten is ook daarom een goede mandaatregeling noodzakelijk.
Van belang daarbij is, dat aan een dergelijke mandaatregeling vanuit verschillende invalshoeken hoge eisen worden gesteld aan de kwaliteit, toegankelijkheid en actualiteit van de verleende mandaten.
Allereerst omdat een onjuiste bevoegdheidstoedeling in eerste instantie kan leiden tot vernietigde of vernietigbare besluiten met diverse mogelijke gevolgen, waaronder:
Daarnaast stelt ook de accountant hoge eisen aan een goede mandaatregeling in het kader van de door hem uit te voeren rechtmatigheidstoets.
In verband daarmee is op het gebied van mandaatverlening eerder besloten tot:
Een bundeling van verleende mandaten in de vorm van een mandatenregister zorgt niet alleen voor het noodzakelijke overzicht van verleende mandaten, maar het draagt tevens bij aan meer duidelijkheid zowel naar de ambtelijke organisatie, naar de politiek als naar de burgers.
Met het mandatenregister wordt het volgende nagestreefd:
het verstrekken van ambtelijke informatie geschiedt niet krachtens mandaat en niet namens het college of burgemeester, maar op eigen naam. Onder ambtelijke informatie dient te worden verstaan het verstrekken van inlichtingen over geldende regelingen of over bestaand beleid, door het verstrekken waarvan geen rechtsgevolgen ontstaan. Mandaten en volmachten hebben betrekking op rechtshandelingen.
Voor een verantwoord gebruik van toegekende mandaatbevoegdheden is enige summiere juridische kennis omtrent de mogelijkheden én beperkingen rond de uitoefening van mandaatbevoegdheden noodzakelijk.
In verband daarmee zal in het kort een aantal juridisch van belang zijnde aspecten hieronder puntsgewijs worden toegelicht.
Voornaamste kenmerken van mandaat
Onder het begrip mandaat wordt in de Algemene wet bestuursrecht verstaan:
“De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.”
De voornaamste kenmerken van mandaat zijn:
Hoofdregel : mandaat kan worden verleend, tenzij …
De Algemene wet bestuursrecht geeft als hoofdregel dat een bestuursorgaan mandaat kan verlenen tenzij :
ad. a. wettelijk voorschrift bepaalt anders
Hoewel dit niet vaak voorkomt, kan in een wettelijk voorschrift worden bepaald dat mandaatverlening niet is toegestaan.
ad. b. de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet.
Ten eerste is dat het geval indien de bevoegdheid een zodanig karakter heeft, dat mandaatverlening in het geheel uitgesloten moet worden geacht omdat de besluitvorming door het bestuursorgaan dat de wetgever heeft aangewezen zelf moet plaatsvinden. Het gaat daarbij vooral om zware bevoegdheden.
Ten tweede is kan ook de positie van de gemandateerde t.o.v. de mandaatgever ertoe leiden dat de aard van de bevoegdheid mandaatverlening in de weg staat. Hierbij moet worden gedacht aan de situatie dat de te mandateren bevoegdheid niet in de sfeer van de normale bevoegdheidsuitoefening behoort.
Daarnaast worden in de Algemene wet bestuursrecht ook een aantal gevallen geconcretiseerd waarbij mandaatverlening niet mogelijk is, waaronder:
Mandaat aan niet-ondergeschikten
Mandaatverlening aan iemand of een organisatorische eenheid van buiten de gemeentelijke organisatie is op grond van de Algemene wet bestuursrecht mogelijk. Wél spelen de aard van de beslissing en de verhouding tussen mandaatverlener en gemandateerde een rol bij de toelaatbaarheid hiervan. Aangezien de afstand tot de besluitvorming en de controle afstandelijker wordt, dient van externe mandaatverlening beperkt gebruik te worden gemaakt.
Van belang is overigens dat bij mandaatverlening aan een instantie of persoon die niet onder verantwoordelijkheid van de mandaatverlener werkzaam is, dat de mandaatverlening uitdrukkelijk moet worden geaccepteerd door de gemandateerde.
Overigens wordt met het bovenstaande niet gedoeld op de situatie dat een extern persoon wordt ingehuurd als vervanger van een bepaalde functionaris binnen de gemeentelijke organisatie.
In de laatstgenoemde situatie is ook op de vervanger de gemeentelijke mandaatregeling van toepassing. Niettemin verdient het aanbeveling om – ter voorkoming van onnodige onduidelijkheden - betrokkene een verklaring te laten ondertekenen waarin betrokkene verklaart bekend te zijn met van de van toepassing zijnde bepalingen in de mandaatregeling.
De Algemene wet bestuursrecht bepaalt expliciet dat de mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend.
Onder ondermandaat moet in dit geval worden verstaan de figuur dat de gemandateerde op zijn beurt mandaat verleent aan een ander.
Voor het ondermandaat is wél de toestemming van de oorspronkelijke mandaatverlener noodzakelijk.
In het kader van de nieuwe mandaatregeling is in verband met de bijbehorende verantwoordelijkheden de hiërarchische structuur van de gemeentelijke organisatie gevolgd.
Zo verloopt de mandaatverlening doorgaans via de lijn van:
bestuursorgaan – algemeen directeur – directeur – teamleider.
Tenzij nadrukkelijk anders in de regeling is aangegeven, is daarbij als uitgangspunt gehanteerd dat het verlenen van ondermandaat is toegestaan. Hierbij is het wél van belang dat dit schriftelijk gebeurt en in het register wordt opgenomen, zodat (ook voor het bestuursorgaan) inzichtelijk is of en hoever de bevoegdheden zijn ondergemandateerd. Tevens geeft het belanghebbenden de mogelijkheid te onderzoeken of een besluit bevoegd is genomen.
5 Wanneer mag géén gebruik worden gemaakt van verleende mandaatbevoegdheid
Een belangrijke aspect die bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat in ogenschouw moet worden genomen, is het besef dat er situaties zich voor kunnen doen waarbij geen of terughoudend gebruik moet worden gemaakt van gemandateerde bevoegdheden.
Met name wordt hierbij gedoeld op situaties waarbij een krachtens mandaat te nemen besluit voorzienbaar belangrijke politieke, beleidsmatige of financiële gevolgen heeft of zou kunnen hebben (terughoudendheidscriteria). In geval van twijfel of een dergelijke situatie zich voordoet is het raadzaam daarover overleg te plegen met de terzake politiek verantwoordelijke bestuurder(s).
Van het verleende afdoenings- en/of ondertekeningsmandaat wordt in ieder geval géén gebruik gemaakt indien:
6Uitgangspunten opstellen mandaatregeling
Aan de opstelling van de nieuwe mandaatregeling hebben de navolgende uitgangspunten ten grondslag gelegen:
7Concrete uitwerking besluitvorming
Naast de hiervoor genoemde punten is het van belang dat de gemandateerde bij de uitoefening van mandaatbevoegdheden de volgende punten in ogenschouw te neemt.
Van belang is voorts dat krachtens mandaat genomen besluiten op dezelfde manier behandeld worden als door het oorspronkelijk orgaan genomen besluiten (bijv. bekendmakingsvereisten).
8Vorm en wijze van ondertekening besluit
Doordat het aantal in mandaat gegeven besluiten toe zal nemen en de besluitvorming daaromtrent steeds meer uitwaaiert, wordt het van groot belang de gang van zaken rond besluitvorming, vastlegging en archivering meer uniform te laten zijn en ook formeel indringender. Genomen besluiten moeten vastliggen en duidelijk toegankelijk zijn. Alle krachtens mandaat
genomen besluiten moeten schriftelijk zijn of tenminste achteraf schriftelijk worden vastgelegd.
Wordt een mandaat gegeven aan een functionaris dan beslist die functionaris krachtens mandaat. Hij krijgt bij publiekrechtelijke handelingen dan ook het ondertekeningmandaat. Daardoor ondertekent hij het besluit zelf en alleen.
V.w.b. de wijze van ondertekening schrijft de wet voor dat in een besluit dat krachtens mandaat is genomen, moet worden vermeld namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.
Ingeval van ondermandaat dient bij het besluit in ieder geval de oorspronkelijke mandaatgever te worden vermeld. Niet wenselijk is het dat bij ondermandaat iedere tussenschakel wordt genoemd.
Het besluit geldt immers als een besluit van het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan en namens degene van wie hij/zij de bevoegdheid in ondermandaat heeft verkregen.
Afdoenings- en ondertekeningsmandaat
Bij mandaat dient in ogenschouw te worden genomen dat sprake kan zijn van afdoeningsmandaat danwel ondertekeningsmandaat.
Onder afdoeningsmandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuurorgaan besluiten te nemen. Dit mandaat omvat dan het afdoen én ondertekenen van stukken.
Bij de gebruikmaking van de bevoegdheid tot het afdoen en ondertekenen van stukken dienen de stukken als volgt te worden ondertekend:
Namens [bestuursorgaan] van Lelystad, ……………… (naam, functie en handtekening van de (onder-gemandateerde) |
In plaats van het bovengenoemde afdoeningsmandaat kan een bestuursorgaan alleen een ondertekeningsmandaat verlenen. Ondertekeningsmandaat houdt in dat het bestuursorgaan wél zelf het besluit genomen heeft, maar alleen de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan is gemandateerd.
Bij gebruikmaking van het verleende ondertekeningsmandaat dient de volgende ondertekeningsformule te worden aangehouden:
Overeenkomstig het door …………..…[bestuursorgaan] genomen besluit, ……………… (naam, functie en handtekening van de ondertekeningsgemandateerde) |
Afwijking van de hierboven beschreven wijze van ondertekening is slechts toegestaan voorzover dit wettelijk is toegestaan en met inachtneming van de daaraan verbonden voorwaarden.
9Mandaatbevoegdheid in relatie tot aangaan overeenkomsten
Een onderdeel van de mandaatregeling dat bijzondere aandacht vraagt is de bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten.
Enerzijds vanwege zowel de publiekrechtelijke als privaatrechtelijke aspecten die daarbij komen kijken, anderzijds vanwege de relatie met de huidige Budgethoudersregeling voor het aangaan van financiële verplichtingen.
Daarnaast vanwege de betrokkenheid van zowel de gemeenteraad, het college als de burgemeester bij het sluiten van overeenkomsten.
Voor een goed begrip van de verschillende aspecten die samenhangen met het aangaan van overeenkomsten moet een onderscheid worden gemaakt tussen:
Besluit tot aangaan overeenkomst en ondertekening van dat besluit
De mandaatregels voor het besluiten en de ondertekening van een besluit tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten zijn op zich gelijk aan die voor andere mandaten.
Vanwege de financiële consequenties die het met het aangaan van overeenkomst doorgaans is gemoeid, is deze bevoegdheid echter budgettair begrensd. Deze begrenzing is geregeld in de Budgethoudersregeling.
De gemandateerde bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten geldt dan ook alleen indien en voorzover de bevoegdheid bestaat op grond van de Budgethoudersregeling.
Daarnaast wordt nogmaals gewezen op de noodzakelijke begrotingspost.
Volledigheidshalve wordt er nog op gewezen dat de bevoegdheid van het college voor het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten niet formeel, maar wel materieel beperkt wordt door de feitelijke ruimte op de begroting. Bij gebreke daarvan moet de raad eerst die belemmering opheffen.
Van een geheel andere orde dan de ondertekening van het besluit tot het aangaan van de overeenkomst is de ondertekening van de overeenkomst zelf.
De eerstgenoemde bevoegdheid is een bevoegdheid van het college, waarbij in bijzondere gevallen geldt dat een dergelijk besluit niet wordt genomen voordat de gemeenteraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Daarentegen is de ondertekening van de overeenkomst zelf niet een bevoegdheid van het college, maar komt deze op grond van de Gemeentewet toe aan de burgemeester. Dit omdat bij deze ondertekening sprake is van een vertegenwoordiging van de gemeente buiten rechte.
In de aanhef van een overeenkomst dient duidelijk tot uiting te komen wie het besluit heeft genomen en moet melding worden gemaakt van een mandaat tot besluitvorming. De aanhef moet bovendien vermelden wie de gemeente vertegenwoordigt met eventueel vermelding van volmacht.
Bij gebruikmaking van de gemandateerde bevoegdheid dient de aanhef van de overeenkomst bij voorkeur als volgt te luiden:
De gemeente Lelystad, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door (functionaris), daartoe op grond van het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet gemachtigd door de burgemeester bij besluit van …., handelend ter uitvoering van het besluit d.d. ……. genomen krachtens door burgemeester en wethouders gegeven mandaat, hierna te noemen ‘de gemeente’
10Mandaat personeelsaangelegenheden
Ook voor de inrichting van de mandaatregeling op het terrein van personeel en organisatie is leidend geweest het uitgangspunt om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen.
Dit heeft er toe geleid dat de beslissingsbevoegdheid over de P&O-resultaatgebieden via ondermandaten – binnen gestelde kaders – over het algemeen bij de teamleider ligt.
Wel geldt daarbij dat voor de uitoefening van diverse in de mandaatregeling genoemde bevoegdheden geldt dat het team P & O betrokken dient te worden bij de voorbereiding van de besluitvorming en het opstellen van de brieven.
Een besluit dat financiële consequenties heeft, wordt - zoals ook aangegeven bij de mandaatbevoegdheid in relatie tot het aangaan van overeenkomsten (zie 9) - slechts in mandaat genomen indien en voorzover de bevoegdheid daartoe bestaat op grond van de Budgethoudersregeling.
12Bekendmaking gegeven mandaten
Besluiten omtrent mandaten dienen overeenkomstig de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht te worden bekendgemaakt, hetgeen betekent een officiële bekendmaking in de Flevopost, in het elektronisch Gemeenteblad en een ter inzage legging bij de centrale balie in het Stadhuis.
13Beheer van de mandatenregister
Het team JZV is - net als dit geldt voor het verordeningenregister - verantwoordelijk voor het beheer van het mandatenregister.
14Taakverdeling bij aanpassing mandaatregeling
1. Het betreffende organisatieonderdeel zorgt voor:
2. Het team Juridische Zaken en Veiligheid draagt de zorg voor: