Organisatie | Hoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling Briefadres Gemeente Hoorn |
Citeertitel | Regeling Briefadres gemeente Hoorn |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | volkshuisvesting en woningbouw |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-01-2021 | nieuwe regeling | 05-01-2021 | 1836345 |
Gelezen het voorstel van Gegevensmanagement en Belastingen
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn besluit:
Vast te stellen de Regeling Briefadres Gemeente Hoorn
Gelet op de artikelen 1.1, 2.23, 2.38, 2.39, 2.40, 2.41, 2.42, 2.45, 2.47, 2.49 en 2.52 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen, de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen, artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht en op de circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016 en het Protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing (NVVB-2016);
Regeling briefadres Gemeente Hoorn
Het college is als beheerder van de BRP verplicht om gebruikers van de BRP van de juiste en actuele gegevens te voorzien. Gebruikers baseren er hun beslissingen op en moeten kunnen vertrouwen op de juistheid van de adresgegevens. Vanwege de huidige maatschappelijke problematiek ten aanzien van inschrijving in de BRP en het belang dat burgers hebben bij een inschrijving in de BRP is het nodig dat er duidelijkheid is wanneer iemand in de gemeente Hoorn ingeschreven mag worden op een briefadres.
De problematiek rond het toekennen van een briefadres is tweeledig, beide zaken komen in de notitie aan de orde.
Belang juiste inschrijving op woonadres en voorkomen van fraude
Het briefadres is voor sommige inwoners een gewild instrument om wél recht op voorzieningen te hebben, maar geen informatie te verstrekken over hun feitelijke woonadres. Hierdoor kan men, of degenen bij wie men feitelijk verblijft financieel voordeel hebben bij de onjuiste inschrijving in de BRP. Uit de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) is gebleken dat in bijna de helft van de adressen, waar fraude geconstateerd is, het om inschrijving op een briefadres gaat.
Om maatwerk te kunnen leveren en misbruik te voorkomen is een integrale aanpak nodig. Daarom wordt samengewerkt met interne en externe partijen, zoals Leger des Heils, dnoDoen, Intermaris, MEE & de Wering, 1. Hoorn, schuldhulpverlening en bouw-woningtoezicht.
Alle personen die gedurende zes maanden tenminste vier maanden of langer in Nederland verblijven, moeten ingeschreven worden in de Basisregistratie personen (BRP). Het college is verantwoordelijk voor een juiste inschrijving op een adres. Uitgangspunt is dat iedereen zoveel mogelijk ingeschreven wordt op het woonadres waar hij feitelijk verblijft. Als inwoners geen woonadres hebben of als men voldoet aan de voorwaarden in de wet BRP, kan men worden ingeschreven op een briefadres. Een briefadres is gevestigd op een woonadres van een particulier of een adres van een rechtspersoon. De briefadresgever geeft schriftelijke toestemming en heeft de plicht om te zorgen dat de post de briefadresnemer bereikt. Ook heeft hij de plicht om de gemeente inlichtingen te geven over de briefadresnemer.
Ontwikkelingen in de maatschappij
Sinds 1994 is het wettelijk verplicht dat de gemeente elke inwoner inschrijft op een woonadres óf een briefadres. Inmiddels is er veel veranderd: de gevolgen van de inschrijving in de BRP zijn groter, meer mensen hebben verschillende woonadressen of hebben tijdelijk geen woonadres. Hierdoor lopen ze het risico niet meer geregistreerd te staan in de BRP, terwijl ze voor voorzieningen wel afhankelijk zijn van de inschrijving in de BRP.
Dit is een ongewenste situatie, waarvoor vanuit verschillende partijen aandacht voor gevraagd wordt. Het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties geeft aanbevelingen voor in- en externe samenwerking en inschrijving van kwetsbare groepen in de circulaire BRP en briefadres. De nationale ombudsman roept op maatwerk voor kwetsbare groepen in het rapport “Een mens leeft, een systeem niet”.
Taakverdeling binnen de gemeente
In deze regeling wordt uitgegaan van de volgende verdeling van taken binnen de gemeente:
Team Gegevensmanagement is verantwoordelijk voor het beleid ten aanzien van briefadressen, Team Dienstverlening verricht de uitvoering van de particuliere briefadressen en verwerkt de briefadresaanvragen bij instellingen. Er zijn instellingen die namens de gemeente als briefadresgever functioneren voor personen die geen briefadres bij een particulier kunnen aanvragen, omdat zij bijvoorbeeld tot een kwetsbare groep horen, bijvoorbeeld daklozen. Dit betreffen het Leger des Heils, dnoDoen en MEE &de Wering. De toezichthouders van team Dienstverlening onderhouden nauw contact met deze instellingen.
Artikel 7 Controle en toetsingskader terechte inschrijving
Voordat de termijn van het briefadres verstrijkt (zie controletermijnen in bijlage 2), wordt de woonsituatie van de briefadreshouder onderzocht. Als hier aanleiding voor is kan dit ook tussentijds plaatsvinden. Het onderzoek houdt in:
Artikel 8 Controlemaatregelen meerdere adressen bij een briefadresgever
Als blijkt dat de briefadresgever aan een gezinshuishouden of een alleenstaande toestemming heeft gegeven voor een briefadres en hij vervolgens toestemming verleend voor een tweede en volgend briefadres dan wordt de briefadresgever opgeroepen voor een persoonlijk gesprek waarin hij zijn medewerking aan het verstrekken van een briefadres komt toelichten;
Als vanwege bijzondere omstandigheden strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot onbillijkheid, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze regeling.
Bijlage 1 Artikelsgewijze toelichting Regeling briefadres
In dit artikel wordt uitgelegd wat onder bepaalde begrippen wordt verstaan.
In artikel 1 lid 5 wordt onder een alleenstaande ouder verstaan:
Toelichting artikel 2, lid 1 onder a:
Personen die geen woonadres hebben en gebruik maken van maatschappelijke opvang binnen de gemeente Hoorn, kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij deze instelling. Er worden afspraken gemaakt met de briefadreshouder over de voorwaarden en controletermijn. Uiterlijk na drie maanden is er een contactmoment. Er is nauw contact met de hulpverlenende instantie.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub b:
Dit kan voorkomen als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht. De nieuwe woning moet nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar. Een ander voorbeeld kan zich voordoen bij echtscheiding. Als een van de partners op het adres blijft wonen, kan de ander (tijdelijk) geen vast woonadres hebben.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub c:
Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’ zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen. Personen die tot deze categorie behoren, kunnen een briefadres aanvragen, mits zij geen woonadres hebben.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub d:
Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken naar de periode. Iemand kan een briefadres kiezen, wanneer hij korter dan 8 maanden in een jaar naar het buitenland gaat en geen woonadres heeft.
Op grond van artikel 2.43 Wet BRP mag iemand die langer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland en kan geen briefadres gekozen worden.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub e:
Als een inwoner beroepshalve gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en de verwachting is dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij tijdens het verblijf buiten Nederland een adres in Nederland heeft. Dit zal vaak een briefadres zijn. Het is ook mogelijk om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen, maar dat is niet verplicht.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub f:
Onder kwetsbare groep worden personen verstaan die kampen met de gevolgen van bijvoorbeeld een verslaving, psychiatrische aandoening of verstandelijke beperking en hierdoor voor korte of langere tijd minder zelfredzaam zijn. Deze inwoners hebben vaak problemen op meerdere leefdomeinen: inkomen, schulden, relatie, wonen, (geestelijke) gezondheid etc. Daardoor komen deze personen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige (medische) basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Inschrijving op een briefadres kan een oplossing bieden, waar nodig kan (ambtshalve) een briefadres worden toegekend op een adres van een instelling. Er wordt maatwerk toegepast: er worden afspraken gemaakt én vastgelegd met de briefadreshouder over de voorwaarden en controletermijn. De briefadreshouder moet bereikbaar zijn en er is nauw contact met de briefadresgever.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub g:
Met een langdurig vermiste persoon wordt bedoeld een persoon, die:
In het protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing is vermeld dat de vermiste persoon in overleg kan worden geregistreerd met een briefadres op het adres van de melder.
In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van deze instelling. Op die manier wordt voorkomen dat een onbevoegde persoon te weten komt waar betrokkenen verblijven.
Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, bedoeld in artikel 2.40 lid Wet BRP, kan in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Dit zijn instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen dit van toepassing is. Het college is op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP bevoegd instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.
Als het om veiligheidsredenen naar oordeel van de burgemeester niet mogelijk is ingeschreven te staan op een woonadres, kan een briefadres gekozen worden.
Een briefadres kan worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit kan van belang zijn voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt, dit kan persoonlijk, schriftelijk of online, via de gemeentelijke website.
Het adres moet een fysiek adres zijn en geen leegstand pand of bedrijfspand. De briefadresgever kan anders niet aan de verplichting voldoen om te zorgen dat de post de briefadreshouder bereikt. Instellingen zoals opvanghuizen zijn uitgezonderd, omdat daar bijzondere afspraken mee gemaakt zijn.
Toelichting artikel 3, lid 3 en 4:
Bij de aangifte moet een schriftelijke verklaring van instemming te worden bijgevoegd van de briefadresgever (artikel 2.45, lid 2 van de wet BRP). In de schriftelijke verklaring worden de redenen van het briefadres en de te verwachten duur opgenomen. De identiteit van zowel aangever als briefadresgever moet worden vastgesteld. Zo nodig worden aanvullende bewijsstukken gevraagd, zie bijlage 3.
Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte een verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. Meestal komt deze verklaring bij team Dienstverlening terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.
Als er sprake is van afgifte van een briefadres in verband met het behoren tot een kwetsbare groep of in verband met een langdurig vermiste persoon is er vaak meer bekend binnen de gemeente, of er is een onderliggend dossier waaruit de noodzaak voor het afgeven van een briefadres blijkt.
Als een briefadres verleend wordt op het adres Dampten 18 te Hoorn (Leger des Heils), Koopvaarder 1 (MEE& de Wering) of Scheerder 4 te Hoorn (dnoDoen), dan is een schriftelijke verklaring van instemming van die instelling nodig. De verklaring is vereist om aan te tonen dat men daadwerkelijk bekend is bij de instantie en om te borgen dat de post de briefadreshouder daadwerkelijk bereikt.
Het is toegestaan dat een briefadresgever meer dan één briefadreshouder op zijn woonadres kan hebben. Bijvoorbeeld een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.
Als de gemeente zelf of een instelling voor maatschappelijke opvang als briefadresgever optreedt, is de beperking die lid 6 vermeldt, niet van toepassing.
Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk verzocht de ontbrekende stukken binnen veertien dagen alsnog te overleggen. Als de aangever niet binnen veertien dagen zijn aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een besluit verstuurd dat aan de aangifte geen gevolg wordt gegeven wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.
Het is toegestaan om een briefadres bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kiezen. Dit is niet in strijd met artikel 2.38 Wet BRP.
Er kan geen briefadres gekozen worden als de aangever een woonadres heeft. Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1 Wet BRP:
In de situatie dat geen woonadres vastgesteld kan worden, moet gekozen worden voor een briefadres.
Een uitzondering kan gemaakt worden in de gevallen genoemd in artikel 2.
Het permanent bewonen van een recreatiewoning wordt ook beschouwd als woonadres en is dus geen reden om een briefadres toe te kennen.
Er mag volgens de Wet BRP geen termijn aan de duur van een briefadres worden gesteld. We kunnen er afspraken worden gemaakt met de briefadreshouder, o.a. over een controletermijn, contactmomenten en bereikbaarheid. De controletermijnen zijn opgenomen in bijlage 2.
De gemeente moet periodiek controleren of de betrokken persoon nog terecht is ingeschreven met een briefadres. Om misbruik te voorkomen en de kwaliteit van de BRP te waarborgen moeten tussentijds controle c.q. contactmomenten zijn. Hoe frequent er contactmomenten zijn hangt af van de situatie. Een leidraad hiervoor is opgenomen in bijlage 2.
In artikel 3 lid 8 is het maximale aantal briefadressen op een adres aangegeven. Een gezin telt als één persoon. Een instelling kan briefadresgever zijn voor meerdere personen.
Op grond van artikel 4.17 Wet BRP kan een bestuurlijke boete worden opgelegd als er geen of een onjuiste aangifte van een (brief)adres wordt gedaan. Dit geldt ook voor de verplichting voor de briefadreshouder en de briefadresgever om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor een juiste bijhouding van de basisregistratie.
Volgens artikel 4:84 AWB wordt gehandeld zoals vastgesteld in deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Dit kan zich voordoen bij bedreigde personen in de opvang volgens de circulaire BRP en briefadres. In deze circulaire zijn de mogelijkheden aangegeven die bewoners van opvanghuizen hebben om in de Wet basisregistratie personen (BRP) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis.
Artikel 11 bepaalt de inwerkingtreding van deze regeling.
Bijlage 2 Controle termijnen briefadres
Met ingang van inwerkingtreding van de regeling briefadres gelden de termijnen, zoals hieronder in de tabel aangegeven. In het werkproces kunnen, als daar aanleiding voor is, ook kortere perioden gehanteerd worden. Voor het aflopen van de termijn of eerder indien nodig, wordt een controle uitgevoerd.
Aldus vastgesteld, 5 januari 2021