Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Begrotings- en verantwoordingscyclus
- a.
Het algemeen bestuur stelt de begroting van Plassenschap Loosdrecht e.o., onderverdeeld in programma’s, vast;
- b.
Het algemeen bestuur conformeert zich aan de vastgelegde termijnen zoals beschreven in artikel 58 wet gemeenschappelijke regelingen.
Artikel 3 Kadernota
- a.
Voorafgaande aan het opstellen van de begroting wordt de kadernota opgesteld met daarin de verwachte (beleids-)ontwikkelingen, specifieke aandachtspunten en indexaties van loon- en prijsbijstellingen van de meerjarenbegroting van het begrotingsjaar en tenminste de drie daaropvolgende jaren.
- b.
De voorgestelde indexaties van loon- en prijsbijstellingen worden afgeleid uit de meest recente meicirculaire Provincies en enkel met onderbouwing bijgesteld.
- c.
De kadernota wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur.
Artikel 4 Begroting en jaarstukken
- a.
Het BBV geeft vergaande voorschriften over de opbouw van de begroting. De volgende onderdelen worden opgenomen en benoemd in de financiële begroting (artikel 7 BBV):
- •
De beleidsbegroting, welke tenminste bestaat uit:
- •
De financiële begroting, welke tenminste bestaat uit:
- i.
Het overzicht van baten en lasten en de toelichting;
- ii.
De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting;
- iii.
De bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld.
- b.
In aanvulling op de verplichte informatie op grond van artikel 7 van het BBV worden de volgende overzichten als bijlage bij de begroting toegevoegd:
- •
Een formatieoverzicht met de begrote formatie, de verwachte formatie en de mogelijke afwijking hierop;
- •
Een activastaat met een meerjaren investeringsoverzicht;
- c.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.
- d.
Het BBV geeft in artikel 24 vergaande voorschriften over de opbouw van de jaarrekening. De volgende onderdelen worden opgenomen en benoemd in jaarrekening:
- •
Het jaarverslag, welke tenminste bestaat uit:
- i.
De programmaverantwoording;
- ii.
- •
De jaarrekening, welke tenminste bestaat uit:
- i.
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting;
- ii.
De balans en de toelichting;
- iii.
Een bijlage met de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
- e.
In aanvulling op de verplichte informatie op grond van artikel 7 van het BBV wordt aan de jaarstukken een formatieoverzicht met de begrote formatie, de gerealiseerde formatie en een toelichting op de afwijkingen hiertussen opgenomen;
Artikel 5 Autorisatie begroting en wijzigingen daarop
- a.
Om te voorkomen dat er bij de begrotingsvaststelling steeds expliciet moet worden gewezen, dat hiermee ook de investeringen, de mutaties in de reserves en de algemene dekkingsmiddelen worden vastgesteld, is dit hier vastgelegd;
- b.
Conform het Mandaatbesluit Recreatie Midden-Nederland 2018.2 (d.d. 28-11-2018) is de directeur van Recreatie Midden-Nederland gemachtigd tot het uitvoeren van de begroting en het aangaan van verplichtingen ten laste van of ten gunste van de posten in de vastgestelde begroting;
- c.
Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast op programmaniveau. Eventuele overschrijdingen op programmaniveau dienen derhalve door het Algemeen Bestuur geautoriseerd te worden.
Artikel 6 Informatieplicht, tussentijdse rapportages en begrotingswijzigingen
- a.
De directeur Recreatie Midden-Nederland informeert het dagelijks bestuur zo spoedig mogelijk indien de realisatie van het beleid afwijkt van hetgeen in de begroting is opgenomen;
- b.
Afwijkingen op de begroting worden middels een begrotingswijziging door het dagelijks bestuur voorgelegd te worden aan het algemeen bestuur.
- c.
Jaarlijks wordt, per 30 juni, een halfjaarrapportage opgesteld, waarin o.a. wordt opgenomen de status m.b.t. realisatie doelstellingen en een financieel overzicht met toelichting hierop.
Hoofdstuk 3 Financieel beleid
Artikel 7 Financieringsfunctie
- a.
Het algemeen bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o. draagt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie zorg voor het beschikbaar stellen van voldoende financiële middelen om de programma’s binnen de kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
- b.
Het algemeen bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o. draagt zorg voor het zo veel mogelijk beperken van de kosten van mogelijke leningen;
- c.
Het algemeen bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o. draagt zorg voor het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s;
- d.
Een (bijgesteld) treasurystatuut wordt tenminste eenmaal per vier jaar aangeboden aan het dagelijks- en algemeen bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o. Hierin worden de punten genoemd onder sub a t/m c ondervangen.
Artikel 8 Verplichtingen aan derden
- a.
De deelnemers aan Plassenschap Loosdrecht e.o. zullen er steeds zorg voor dragen dat het openbaar lichaam ten allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen;
- b.
De deelnemers verbinden zich in het geval van opheffing van Plassenschap Loosdrecht e.o. aan de noodzaak om een liquidatieplan op te stellen dat voorziet in de verplichting van de deelnemers alle rechten en verplichtingen van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
Artikel 9 Grondslagen en registratie van investeringen, waardering en afschrijvingen activa
- a.
Het dagelijks bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o. zorgt voor een actuele en volledige registratie van alle bezittingen;
- b.
Investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs lager dan € 1.500,- worden niet geactiveerd;
- c.
Vaste activa wordt gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs minus de bijdragen van derden met een directe relatie tot het actief. Eventuele duurzame waardeverminderingen worden in mindering gebracht op de boekwaarde;
- d.
Vaste activa wordt jaarlijks lineair afgeschreven op basis van de verwachte toekomstige levensduur, rekening houdend met een mogelijke restwaarde;
- e.
De afschrijvingstermijnen voor immateriële vaste activa zijn:
- •
5 jaar: kosten voor onderzoek direct gelieerd aan het actief en voorwaardelijk voor de vervaardiging van het actief, hardware en softwaretoepassingen en reguliere inventaris;
- f.
De afschrijvingstermijnen voor materiële vaste activa zijn:
- •
3 jaar: investering m.b.t. hardware en randapparatuur;
- •
5-40 jaar: investering bouwkundige werken;
- •
25-40 jaar: investering beschoeiingen;
- •
12-40 jaar: investering bedrijfsgebouwen;
- •
5-20 jaar: investering machines, apparaten en installaties;
- •
5-30 jaar: investering vervoersmiddelen (auto’s, aanhangers, schepen e.d.);
- •
5-20 jaar: investering overige vaste activa.
- g.
(Groot) onderhoud wordt niet geactiveerd indien en voor zover het enkel dient om de beoogde levensduur te bereiken.
Artikel 10 Reserves en voorzieningen
- a.
Het algemeen bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o. stelt jaarlijks bij de begroting het overzicht van reserves en voorzieningen vast;
- b.
De bevoegdheid tot het wijzigen of instellen van een reserve berust bij het algemeen bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o.;
- c.
Er vindt geen automatische rentetoerekening en inflatiecorrectie plaats ten aanzien van reserves of voorzieningen;
- d.
Het overzicht van reserves en voorzieningen bevat tenminste:
- •
De vorming, doel en vrijval van reserves en voorzieningen;
- •
De voeding van en onttrekking aan reserves en voorzieningen;
- •
Een onderbouwing van de omvang van de reserve of voorziening;
- •
Eventuele normeringen of bandbreedtes.
Artikel 11 Kostprijsberekening
- a.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en dienstendie worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten betrokken.
- b.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.
- c.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
- d.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
- e.
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.
Artikel 12 Prijzen economische activiteiten
- a.
Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij Plassenschap Loosdrecht e.o. in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.
- b.
Bestuursbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:
- i.
leveringen van goederen, diensten of werken aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
- ii.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
- iii.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
- iv.
een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
- v.
een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
- vi.
een bevoordeling van publieke media-instellingen; en
- vii.
een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
Artikel 13 Leges/ontheffingen
- a.
Het dagelijks bestuur doet jaarlijks, met inachtnemingen van hetgeen opgenomen in artikel 12 en 13, een voorstel aan het algemeen bestuur over de hoogte van de tarieven voor ontheffingen en, indien van toepassing, (toegangs-)prijzen.
- b.
De tarieven als bedoeld in sub a worden jaarlijks, gelijktijdig met het vaststellen van de begroting, door het algemeen bestuur vastgesteld.
Hoofdstuk 4 Paragrafen
Artikel 14 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
- a.
In deze paragraaf wordt het beschikbare weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken afgezet tegen de risico’s van materieel belang inclusief de kans dat deze risico’s zich voordoen;
- b.
In de jaarstukken wordt de ontwikkeling van de risico’s ten opzichte van de begroting vermeld;
- c.
De paragraaf bevat op grond van artikel 11 van het BBV tenminste de volgende informatie:
- i.
Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
- ii.
Een inventarisatie van de risico’s;
- iii.
Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s
- iv.
Een kengetal (indien en voor zover van toepassing) voor de:
- •
- •
Netto schuldquote gecorrigeerd;
- •
- •
- •
Structurele exploitatieruimte; en
- •
- v.
Een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie.
- d.
De risico’s als bedoeld in sub c onder ii worden gekwantificeerd op basis van kans (in %) x impact (in €)
- e.
De risico-inventarisatie wordt geconfronteerd met het aanwezige weerstandsvermogen, zodat inzicht ontstaat in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.
- f.
Ten aanzien van het benodigde weerstandsvermogen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
- i.
De verhouding beschikbaar weerstandsvermogen en aanwezige risico’s dient minimaal 1,0 te bedragen;
- ii.
Bij een verhouding tussen de 0,9 en de 1,1 is er geen directe aanleiding om tot actie over te gaan;
- iii.
Indien deze verhouding tussen beschikbaar weerstandsvermogen en risico’s lager dan 0,9 wordt dan is het belangrijk de risico’s nauwgezet te volgen en wordt de frequentie van het actualiseren van de risicoinventarisatie verhoogd van één- naar tweemaal per jaar;
- iv.
Indien deze verhouding tussen beschikbaar weerstandsvermogen en risico’s lager dan 0,8 wordt dan komt het dagelijks bestuur binnen 2 maanden met een voorstel voor het algemeen bestuur over hoe het weerstandsvermogen verbeterd kan worden, dan wel hoe aanwezige risico’s verlaagd kunnen worden.
- v.
Indien deze verhouding tussen beschikbaar weerstandsvermogen en risico’s hoger dan 1,1 wordt dan is het belangrijk de risico’s te volgen om te beoordelen of niet onnodig weerstandsvermogen wordt aangehouden en wordt de frequentie van het actualiseren van de risicoinventarisatie verhoogd van één- naar tweemaal per jaar;
- vi.
Indien deze verhouding tussen beschikbaar weerstandsvermogen en risico’s hoger dan 1,2 wordt dan komt het dagelijks bestuur binnen 2 maanden met een voorstel voor het algemeen bestuur over of het surplus van het weerstandsvermogen wel of niet ingezet kan worden voor de uitvoering van (nieuw) incidenteel beleid.
Artikel 15 Onderhoud kapitaalgoederen
- a.
Het dagelijks bestuur biedt een “Beheersplan” aan. Dit beheersplan wordt jaarlijks geactualiseerd. Dit beheersplan geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor ondermeer het openbaar groen, water, beschoeiingen, wegen, kunstwerken, gebouwen en straatmeubilair.
- b.
In het beheersplan is ook de kostenraming van het groot onderhoud aan voornoemde recreatieve voorzieningen verantwoord.
- c.
Tevens geeft het de beheersplan de kaders weer voor het meerjarig budgettair beslag.
- d.
Het algemeen bestuur stelt dit beheersplan vast.
- e.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf “Onderhoud
- f.
kapitaalgoederen” verslag over de voortgang van het geplande reguliere en groot onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, gebouwen etc.
- g.
Tevens wordt verslag gedaan van het eventuele achterstallig onderhoud aan voornoemde voorzieningen en de vertaling in financiële consequenties in de begroting.
Artikel 16 Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken wordt, in aanvulling op de verplichte elementen uit artikel 13 van het BBV, in ieder geval verslag gedaan van:
- a.
algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de financieringsfunctie;
- b.
de relatie met de meerjarenraming;
- c.
rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie;
- d.
- e.
- f.
de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar.
Artikel 17 Bedrijfsvoering
- a.
In deze paragraaf in de begroting en het jaarverslag wordt conform artikel 14 van het BBV ingegaan op de actuele ontwikkelingen, de stand van zaken , beleidsvoornemens en beleidsrealisatie inzake personeel, organisatie, informatievoorziening en automatisering, planning en control, huisvesting en rechtmatigheid. De bedrijfsvoering wordt uitgevoerd door Recreatie Midden-Nederland;
Artikel 18 Verbonden partijen
- a.
In deze paragraaf wordt beschreven welke partijen als verbonden partijen kunnen worden aangemerkt, wat de wijze van belang is en welk openbaar belang wordt gediend;
- b.
Daarnaast wordt per partij de informatie als beschreven in artikel 15 lid 2 van het BBV opgenomen;
- c.
Eventuele verschuivingen tussen Plassenschap Loosdrecht e.o. en verbonden partijen worden weergegeven evenals de mogelijke impact op de organisatie.
Hoofdstuk 5 Administratie en organisatie
Artikel 19 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van de processen met betrekking tot Plassenschap Loosdrecht e.o.;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten, verplichten, ontvangen, betalingen, kosten en opbrengsten;
- c.
het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;
- d.
een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;
- e.
een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie;
- f.
het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- g.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- h.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 20 Financiële administratie
Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat:
- a.
de inrichting en werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten en andere, relevante, wet en regelgeving;
- b.
de financiële administratie tijdig alle door het bestuur en directie genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn alsmede alle overige gegevens en stukken verstrekt krijgt die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de vermogenswaarde nodig is;
- c.
de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifiek verantwoordingsverplichtingen opleggen aan Plassenschap Loosdrecht e.o.
Artikel 21 Organisatie en administratieve organisatie
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt (in besluiten) vast:
- a.
een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatorische eenheid;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van de middelen;
- e.
de wijze waarop wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het Plassenschap Loosdrecht e.o. wordt gemaakt.
Artikel 22 Interne controle
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder a, van de Provinciewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder b, van de Provinciewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 23 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2021.
Artikel 24 Citeerregel
Deze verordening wordt aangehaald als: "Financiële verordening Plassenschap Loosdrecht e.o.”.