Organisatie | Servicepunt71 |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71 houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling Servicepunt71) |
Citeertitel | Budgethoudersregeling Servicepunt71 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vastgesteld door het bestuur.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2021 | nieuwe regeling | 17-12-2020 |
De budgethoudersregeling is een nadere uitwerking van artikel 7 van het Organisatiebesluit Servicepunt71. De budgethoudersregeling sluit aan op de mandaatregeling met bevoegdhedenregister 2019. De mandaatregeling is van belang voor de externe werking van bevoegdheden en de budgethouderregeling voor de interne werking.
Deze uitwerking is in lijn met de Financiële verordening en dan hoofdstuk 5 in het bijzonder. Hierin is onder meer opgenomen dat het bestuur van Servicepunt71 waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig als ook doeltreffend verloopt én dat het bestuur interne regels kan opstellen voor de financiële organisatie.
In de mandaatregeling zijn de bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie toegekend om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig en doelmatig uit te voeren. In deze budgethoudersregeling wordt invulling gegeven aan de reikwijdte van deze bevoegdheden door de beschikbaarstelling van de benodigde budgetten. Het bestuur houdt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten.
De budgethoudersregeling geeft de financiële taken en bevoegdheden weer van de directeur, concernmanagers en de teammanagers in de organisatie, die samenhangen met het budgethouderschap. In deze regeling is tevens vastgelegd hoe de budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten.
Inkopen door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het verleende mandaat en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Contracten worden afgesloten, inkooporders worden aangemaakt en leiden tot verplichtingen en betalingen alleen in geval hiervoor toereikend budget beschikbaar is.
Met deze regeling is er helderheid over verantwoordelijkheden en bevoegdheden van budgethouders, bestellers en prestatieverklaarders.
In onderstaande regeling komen de volgende artikelen terug:
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budgethouder: De medewerker die verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget (uitgaven én inkomsten) dan wel waarvoor hij / zij als zodanig is aangewezen (concernmanagers of teammanagers). De beheersing houdt in de verantwoordelijkheid voor alle contracten / overeenkomsten, inkooporders, verplichtingen en betalingen binnen dit budget;
Aannemelijkheidsprincipe: Het principe waarbij een ondergrens gehanteerd wordt voor het doen van uitgaven, waarbij geen prestatieverklaring nodig is. Dit is een uitzondering met betrekking tot het doen van uitgaven op grond van de budgethouderregeling én betreft kleine terugkerende bestellingen van veelal bekende leveranciers.
Opdracht / overeenkomst: Een meerzijdige rechtshandeling, waarbij partijen met elkaar een verbintenis aangaan. Dit is veelal een contract dat tot stand komt doordat de ene partij iets aanbiedt en een andere partij dat aanvaardt. Vastlegging in contract is om de aard en omvang van de afspraken duidelijk te maken. Een mondelinge overeenkomst bestaat ook als dit kan worden afgeleid uit de praktische uitvoering (bijvoorbeeld leveringen en betalingen over en weer).
Artikel 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van (de eerste) budgethouder(s)
Artikel 6. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de prestatieverklaarder
De prestatieverklaarder is middels zijn (digitale) paraaf verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de toets dat de geleverde prestatie is geleverd. Hij dient er zich daarom te vergewissen dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd, alvorens te paraferen en draagt zorg voor onderbouwing van de geleverde prestatie.
De prestatieverklaring bestaat uit:
Een document, indien beschikbaar, waaruit blijkt dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd (pakbon/urenstaat etc., voorzien van paraaf). Zie notitie Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) over vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties en vastgestelde richtlijnen Servicepunt71.
Artikel 8. Informatieverstrekking
De senior adviseur control belast met de planning en control taken van Servicepunt71 (concern control rol) draagt er samen met de financieel adviseurs en de financiële administratie zorg voor, dat de eerste budgethouder en de andere budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van Servicepunt71 d.d. 17 december 2020
De voorzitter
D.C.W. Binnendijk
De secretaris
E. Zandstra
I. Aanvullende voorwaarden / afwijkende regels
De werkwijze prestatieverklaring met ondergrens wordt uitgewerkt in een addendum van deze regeling.
Zie hiervoor het uitgebreide bevoegdhedenregister Servicepunt71 van mei 2020.