Organisatie | Venray |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venray houdende regels omtrent privacy |
Citeertitel | Privacyreglement |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-12-2020 | nieuwe regeling | 23-11-2020 |
Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke worden een of meerdere systeem- en functioneel beheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Langdurige ziekte, ontslag, uitdiensttreding en noodsituaties kunnen met het oog op het bedrijfsbelang reden zijn om toegang tot de mailbox of bestanden van een medewerker te krijgen. Hierbij zal rekening worden gehouden met de geldende normen met betrekking tot kennisneming van privé-mail / bestanden en zal privé informatie zo veel mogelijk worden ontzien.
Hoofdstuk 3 Gebruik elektronische faciliteiten
Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Incidenteel privégebruik van de elektronische communicatiemiddelen door medewerkers is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met de bruikleenovereenkomst, dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.
Hoofdstuk 4 Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens
Gemeente houdt zich bij controle altijd aan de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens 1
Controle door de verantwoordelijke vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
Artikel 8 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren.
Hoofdstuk 5 Rechten van medewerker: inzien, verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens, en het maken van bezwaar
Artikel 9 Rechten van de medewerker
De medewerker heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken zijn persoonsgegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
Hoofdstuk 6 Sancties, onvoorziene omstandigheden, openbaarmaking, inwerkingtreding, evaluatie en slotbepaling
Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement, beslist de gemeentesecretaris in overleg met de FG.
Artikel 12 Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie
Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle medewerkers en gepubliceerd op het intranet.
Dit privacyreglement treedt in werking 23 november 2020.
Dit privacyreglement wordt gelijktijdig met het informatiebeveiligingsbeleid geëvalueerd door de verantwoordelijke en de ondernemingsraad.