Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,
gelezen het voorstel van directeur Bestuurs- en Concernondersteuning van 17 november 2020; registratienummer 20bb017819;
gelet op artikel 17 van de Verordening financiën Rotterdam 2021;
overwegende, dat het voor de effectuering van deugdelijk financieel beleid en beheer en een deugdelijke financiële organisatie aanvullende regels nodig zijn;
besluit:
Artikel 1 Begripsbepalingen
- 1.
De begrippen van artikel 1 van de Regeling organisatie 2016 zijn van overeenkomstige toepassing op deze regeling.
- 2.
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt voorts verstaan onder:
- -
algemene middelen: lokale heffingen, algemene uitkeringen uit het gemeentefonds, dividenden en het saldo van de financieringsfunctie;
- -
bespaarde rente: interne rente, berekend over de reserves en voorzieningen en de overige door het college aan te wijzen interne financieringsmiddelen;
- -
budgethouder: concerndirecteur die door het college is aangewezen om de taakvelden van het aan hem toegewezen cluster te realiseren, waaronder mede verstaan Directeur Bestuurs- en Concernondersteuning en Directeur Middelen en Control;
- -
inleenrente: rente die de gemeente betaalt of zou betalen voor het aantrekken van een geldlening;
- -
interne budgetronde: verwerking van begrotingswijzigingen met een uitsluitend technisch, beleidsneutraal karakter, te betrekken in het eerstvolgende begrotingsmoment;
- -
marktconforme rente: rente die aan een derde in rekening wordt gebracht, te bepalen als de inleenrente, verhoogd met een kredietrisico-opslag met inachtneming van het risicoprofiel van die derde;
- -
omslagrente: interne rente, berekend over de boekwaarde van de vaste activa;
- -
taakveld: een taakveld, of een deel ervan, uit de Regeling vaststelling taakvelden en informatie voor derden;
- -
taakveldbegroting: begrotingsdocument van een afzonderlijk taakveld voor het eerstvolgende begrotingsjaar, waarvan de uitvoering door het college aan een van de concern-directeuren is toebedeeld;
- -
taakveldenraming: het geheel van alle taakveldbegrotingen;
- -
taakveldverslag: document waarmee de concerndirecteur beleidsmatig en financieel verantwoording aflegt over de realisatie van de taakveldbegroting;
- -
verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft.
Artikel 2 Begrotingsindeling
- 1.
Het college stelt met de vaststelling van de eerste taakveldenraming van een nieuwe raadsperiode de indeling van de begrotingsprogramma’s naar taakvelden vast die geldt voor deze raadsperiode en de toebedeling van taakvelden aan collegeleden en aan clusters.
- 2.
Elk taakveld is toebedeeld aan slechts:
- 3.
De indeling en de toebedeling staan voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn om deze te wijzigen.
Artikel 3 Taakveldverantwoordelijkheid
- 1.
De concerndirecteuren zijn verantwoordelijk voor de taakvelden van het aan hen toegewezen cluster.
- 2.
De in het eerste lid genoemde verantwoordelijkheid omvat tevens de in deze regeling genoemde rapportages over de taakvelden in het kader van de gemeentelijke begrotingscyclus.
Artikel 4 Taakveldenraming en taakveldbegrotingen
- 1.
De ontwerptaakveldenraming bevat in ieder geval:
- a.
de risico’s die per taakveld worden onderscheiden; en
- b.
een overzicht van de investeringen, waaruit per programma blijkt:
- 1°.
de lopende investeringskredieten per programma, onder vermelding van de daarbij behorende kapitaallasten en onderhoudslasten;
- 2°.
de wijzigingen van lopende investeringskredieten per programma, onder vermelding van de daarbij behorende kapitaallasten en onderhoudslasten; en
- 3°.
welke investeringskredieten worden gevoteerd, onder vermelding van de daarbij behorende kapitaallasten en onderhoudslasten.
- 2.
De ontwerptaakveldenraming bevat zo mogelijk indicatoren inzake de resultaten die per taakveld worden beoogd, indicatoren inzake de daartoe te leveren inspanningen en de hieraan verbonden streefwaarden.
- 3.
Per taakveld wordt onderscheid gemaakt tussen de programmalasten en de apparaatslasten. De wijze waarop de apparaatslasten worden toegerekend aan de taakvelden staat voor een begrotingsjaar vast en wordt in de ontwerptaakveldenraming toegelicht. Een wijziging van de wijze van toerekening wordt expliciet toegelicht.
- 5.
Met de collegevaststelling van de taakveldenraming, die uiterlijk vóór aanvang van het desbetreffende begrotingsjaar plaatsvindt, worden de afzonderlijke taakveldbegrotingen vastgesteld.
Artikel 5 Interne budgetronde taakveldenraming
- 1.
De concerncontroller kan besluiten tot een interne budgetronde, voorafgaand aan de eerste tussentijdse herziening van de begroting.
- 2.
In de interne budgetronde wordt voorgesteld de baten en lasten per taakveld, zoals opgenomen in de taakveldenraming, te corrigeren, zonder dat dit effect heeft op de totalen van de geraamde baten en lasten.
- 3.
De concerncontroller kan besluiten de interne budgetronde ter besluitvorming aan het college voor te leggen.
- 4.
Het college stelt de aan hem ter besluitvorming voorgelegde interne budgetronde vast alvorens hij het voorstel tot eerste herziening van de begroting vaststelt.
- 5.
Met de vaststelling van de interne budgetronde worden de wijzigingen van de afzonderlijke taakveldbegrotingen vastgesteld.
Artikel 6 Verantwoording: tussentijdse herziening
- 1.
De concerncontroller informeert het college bij gelegenheid van de voorjaarsnota en van de begroting over de realisatie van de taakveldenraming, op basis van tussentijdse rapportages over de realisatie van de taakveldbegrotingen.
- 2.
De tussentijdse rapportage over de taakveldenraming bevat in ieder geval:
- a.
voortgangsinformatie in relatie tot de beoogde resultaten en de daarvoor te leveren inspanningen;
- b.
een uitleg waarom een beoogd resultaat of een te leveren inspanning niet is of niet wordt gerealiseerd;
- c.
de wijzigingen die worden doorgevoerd om de beoogde resultaten en de daarvoor te leveren inspanningen alsnog te realiseren;
- d.
een overzicht van in de taakveldenraming opgenomen indicatoren waarvan de streefwaarden worden bijgesteld;
- e.
een overzicht van ontwikkelingen die een substantieel effect hebben op de risico’s die per taakveld worden onderscheiden;
- f.
een overzicht van ontwikkelingen die nopen tot bijstelling van de geraamde baten en lasten;
- g.
een overzicht van beleidswijzigingen die nopen tot bijstelling van de geraamde baten en lasten;
- h.
een overzicht van bedragen waarmee de begroting wordt herzien, nader onderverdeeld in:
- 1°.
taakmutaties, mutaties in reserves, kasschuiven;
- 2°.
vermijdbare en onvermijdelijke ramingsbijstellingen;
- 3°.
intensiveringen, taakstellingen, bezuinigingen;
- 4°.
technische ramingsbijstellingen.
- i.
een beschrijving van de wijze waarop met het saldo van de bijstelling van de geraamde baten en lasten wordt omgegaan; en
- j.
de wijzigingen van lopende investeringskredieten per programma, onder vermelding van de daarbij behorende kapitaallasten en onderhoudslasten.
- 3.
Het college stelt de tussentijdse bijstellingen van de taakveldenraming vast alvorens hij de raad de herziening van de programmabegroting aanbiedt.
- 4.
Met de vaststelling van de tussentijdse bijstellingen van de taakveldenraming worden de wijzigingen van de afzonderlijke taakveldbegrotingen vastgesteld.
Artikel 7 Verantwoording: taakveldenrealisatie, taakveldverslagen en décharge
- 1.
De concerndirecteuren bieden de concerncontroller per taakveld een taakveldverslag aan, op grond waarvan hij een ontwerptaakveldenrealisatie ter vaststelling aan het college aanbiedt.
- 2.
De concerncontroller zendt de ontwerptaakveldenrealisatie uiterlijk op 15 april volgend op het verslagjaar naar het college.
- 3.
Met de vaststelling van de taakveldenrealisatie wordt de concerndirecteuren dechargé verleend voor de uitvoering van de taakveldbegrotingen van de clusters aan welke zij leiding geven.
Artikel 8 Verbonden partijen
- 1.
De Directeur Middelen en Control is verantwoordelijk voor het beheer van verbonden partijen.
- 2.
De Directeur Middelen en Control kan besluiten om het beheer van een verbonden partij over te dragen aan een concerndirecteur.
Artikel 9 Financiële uitgangspunten begroting
De algemeen directeur stelt, op voorstel van de concerncontroller, vast:
- a.
de financiële uitgangspunten voor het opstellen van de begroting; en
- b.
de wijze van toerekening van de apparaatslasten aan de taakvelden, met inachtneming van eventuele bestuurlijke besluiten die hierop ingrijpen.
Artikel 10 Prijzen en tarieven
De concerncontroller stelt de algemene methodiek voor de berekening van de prijzen en tarieven vast.
Artikel 11 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgethouder
- 1.
De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor:
- a.
het binnen de aan hem toegekende mandaten en volmachten realiseren van de taakvelden of bedrijfsvoeringsondersteunende activiteiten die behoren bij de hem toegewezen budgetten;
- b.
de beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten;
- c.
de voorbereiding van het beleid ter zake;
- d.
de ontwikkeling van prestatie-indicatoren;
- e.
een systematische beheersing van risico’s.
- 2.
De budgethouder kan, binnen de aan hem toegekende mandaten en volmachten, de aan hem toegewezen budgetten aanwenden tot maximaal:
- a.
de in de taakveldenraming opgenomen bedragen;
- b.
de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;
- c.
de omvang van de ingestelde voorzieningen.
- 3.
De budgethouder kan inkomsten verkrijgen of invorderen ter realisatie van de in de taakveldenraming opgenomen bedragen of van de geraamde bijdragen in de vastgestelde kredieten.
Artikel 12 Overdracht bevoegdheden budgethouder
- 1.
De budgethouder kan deelbudgethouders aanwijzen, die namens hem de in artikel 11, tweede lid vermelde budgetten kan aanwenden.
- 2.
De budgethouder draagt zorg voor een systematische registratie van door hem conform het eerste lid overgedragen bevoegdheden.
- 3.
De budgethouder is belast met de bewaking en verantwoording van de besteding van zijn budget binnen de aan hem toegekende mandaten en volmachten.
- 4.
De budgethouder kan een budgetbeheerder aanwijzen die hem ondersteunt in de rol van budgethouder.
Artikel 13 Budgetbeheer
- 1.
Incidentele budgetten voor uitgaven en incidentele inkomsten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven, tenzij het college anders besluit.
- 2.
De budgethouder is verantwoordelijk voor een juist en actueel inzicht in zijn budget en ziet daartoe op de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de registratie van verplichtingen, inkomsten, uitgaven en vorderingen.
- 3.
Uitgaven kunnen worden gedaan voor zover dat binnen de aan de budgethouder toegekende mandaten en volmachten is toegestaan en voor zover het budget toereikend is.
- 4.
Het budget kan niet voor een ander taakveld worden besteed dan waarvoor het bestemd is.
Artikel 14 Budgetsubstitutie en niet-begrote baten en lasten
- 1.
De budgethouder is uitsluitend bevoegd binnen zijn taakveld verschuivingen aan te brengen tussen de op beheerniveau geraamde uitgaven, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van de totale baten en lasten van het betreffende taakveld in de taakveldenraming, en overigens met inachtneming van het gestelde in de volgende leden.
- 2.
De verschuiving mag niet structureel van aard zijn, dan wel structurele gevolgen hebben.
- 3.
Buiten de schuifruimte vallen:
- a.
doorbelastingen van de kostenplaatsen en hulpkostenplaatsen;
- b.
omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten;
- c.
budgetten die gekoppeld zijn aan een reserve.
- 4.
De bij bestaand beleid gedurende het begrotingsjaar binnen een taakveld van de vastgestelde taakveldbegrotingen tegenvallende lasten worden zonder voorafgaande wijziging van de taakveldraming opgevangen door direct gerelateerde meevallende baten binnen hetzelfde taakveld. De dekking van het restant vereist een wijziging van de taakveldraming.
- 5.
De bij bestaand beleid gedurende het begrotingsjaar binnen een taakveld van de vastgestelde taakveldbegrotingen meevallende lasten worden zonder voorafgaande wijziging van de taakveldraming ingezet voor de dekking van direct gerelateerde tegenvallende baten binnen hetzelfde taakveld. Het restant komt ten gunste van de algemene dekkingsmiddelen en kan zonder voorafgaande wijziging van de taakveldraming niet voor een ander dan het vastgestelde beleid worden ingezet.
- 6.
De bij bestaand beleid gedurende het begrotingsjaar binnen een taakveld van de vastgestelde taakveldbegrotingen tegenvallende baten worden zonder voorafgaande wijziging van de taakveldraming door direct gerelateerde meevallende lasten binnen hetzelfde taakveld opgevangen. De dekking van het restant vergt een wijziging van de taakveldraming.
- 7.
De bij bestaand beleid gedurende het begrotingsjaar binnen een taakveld van de vastgestelde taakveldbegrotingen meevallende baten worden zonder voorafgaande wijziging van de taakveldraming ingezet voor de dekking van direct gerelateerde tegenvallende lasten binnen hetzelfde taakveld. Het restant komt ten gunste van de algemene dekkingsmiddelen en kan zonder voorafgaande wijziging van de taakveldraming niet voor een ander dan het vastgestelde beleid worden ingezet.
- 8.
Meevallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld investeringskrediet mogen door de budgethouder worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op het betreffende investeringskrediet. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestatie en indien de op deze inkomsten eventueel van toepassing zijnde subsidiebepalingen of overeenkomsten met derden daartoe de ruimte bieden.
- 9.
Tegenvallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet dienen in beginsel door de budgethouder binnen het desbetreffende investeringskrediet te worden opgevangen.
- 10.
Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste of ten laste van de algemene dekkingsmiddelen.
- 11.
De budgethouder is bevoegd tot het genereren van niet begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de afgesproken begrotingsrealisatie en productie.
- 12.
In het geval de voorgaande situaties zich voordoen:
- a.
betrekt de budgethouder dit bij de rapportages in de planning- en controlcyclus; en
- b.
draagt hij ervoor zorg dat deze in de administratie worden verwerkt.
Artikel 15 Fiattering, betalingen
- 1.
De budgethouder controleert de op zijn budgetten betrekking hebbende verplichtingen, facturen en documenten over inkomsten op juistheid en volledigheid en op overige voorwaarden. De budgethouder draagt er zorg voor dat uitgaven en ontvangsten ten laste of ten gunste van het juiste budget komen.
- 2.
Bij afwezigheid van de budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend door de functionaris die voor vervanging is aangewezen.
- 3.
Bij afwezigheid van de deelbudgethouder worden de overgedragen bevoegdheden uitgeoefend door een door deze aangewezen vervanger of, indien geen vervanger is aangewezen, door de budgethouder.
Artikel 16 Geldigheid budget
- 1.
Uitgaven, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet, worden ten behoeve van het begrotingsjaar binnen de toegekende mandaten en volmachten gedaan en ten laste van het betreffende boekjaar gebracht indien de activiteit in het boekjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat boekjaar is geleverd.
- 2.
Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet of niet geheel is besteed, wordt toegevoegd aan het exploitatieresultaat van dat begrotingsjaar.
- 3.
Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:
- a.
de gevraagde financiële ruimte is aanwezig; en
- b.
in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.
- 4.
Dit budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend.
- 5.
Indien een investeringskrediet een uitvoeringsperiode betreft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt, kan de budgethouder binnen de aan hem toegekende mandaten en volmachten het aan hem toegekende budget besteden in of voor de betreffende jaren.
Artikel 17 Functiescheiding budgethouders
- 1.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer beschikkers de verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde taakveld met bijbehorend budget.
- 2.
De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van beheerder gemeentefinanciën, kashouder, kassier, de registrerende of controlerende functie.
- 3.
De concerncontroller, de clustercontroller of het hoofd interne controle kan uitsluitend deelbudgethouder zijn voor de kosten van aan hem toegewezen organisatieonderdelen.
Artikel 18 De administratieve organisatie en interne controle
De budgethouder is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en interne beheersing van het deel van de organisatie waaraan hij leiding geeft.
Artikel 19 Geautomatiseerde systemen
Directeur Financiën draagt zorg voor een adequate werking van de voor de financiële administratie in gebruik zijnde, geautomatiseerde systemen.
Artikel 20 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op het moment dat de Verordening financiën Rotterdam 2021 in werking treedt.
Artikel 21 Intrekking oude regelingen
De Regeling financiën Rotterdam 2013 wordt ingetrokken.
Artikel 22 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling financiën Rotterdam 2021.
Dit gemeenteblad is uitgegeven op 4 december 2020 en ligt op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halvemaanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)
(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)
Toelichting
Artikelsgewijs
Artikel 1. Begripsbepalingen
Marktconforme rente
Als de gemeente een lening verstrekt aan een derde, moet worden voorkomen dat door middel van die lening sprake is van ongeoorloofde staatssteun. Dit is het geval indien een te lage rente wordt bedongen. De rente mag niet lager zijn dan de rente op de kapitaalmarkt. Hierbij moet rekening worden gehouden met het risicoprofiel van de derde. De gemeente mag niet de rente in rekening brengen die op de kapitaalmarkt zou gelden voor de gemeente.
Omslagrente
In het systeem van totaalfinanciering worden geen leningen aangetrokken voor specifieke activa. Om toch vermogenskosten te kunnen doorberekenen aan de investeringen, rekent de gemeente rente toe aan de investeringen. Dat is de omslagrente. Deze methode verdient vanuit het oogpunt van een zuivere kostprijsberekening voor gemeentelijke taken de voorkeur, omdat de financieringswijze (intern of extern) daarbij geen rol speelt.
Taakveld en Begrotingsindeling (artikel 2)
Om éénduidige toewijzing van delen van de bij ministerieel besluit vastgestelde, landelijk geldende, taakvelden aan collegeleden en aan clusters mogelijk te maken zijn meerdere taakvelden opgedeeld. Deze zogenoemde Rotterdamse taakvelden zijn in praktische zin deel-taakvelden. Eén of meer Rotterdamse taakvelden tellen op tot een landelijk geldend taakveld. Het totaal van de Rotterdamse taakvelden is gelijk aan het totaal van de landelijke taakvelden. Omdat de sturing op en verantwoording over taakvelden gericht is op de Rotterdamse taakvelden, worden deze in de begrotings- en verantwoordingsdocumenten toegelicht.
Artikel 8 Verbonden partijen
De verantwoordelijkheid voor het beheer van verbonden partijen omvat naast het beheer sec ook het ontwikkelen van beleidskaders en het opstellen van verantwoordingsdocumenten. Het uitvoeren van het beheer van een verbonden partij wordt overeenkomstig lid 2 van dit artikel veelal ook uitgevoerd door concerndirecteuren.
Artikel 11 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgethouder
De taakveldenraming bevat zowel de programmalasten als de apparaatslasten. Voor de aan het taakveld, waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is, toegerekende apparaatslasten gaat hij in strikte zin geen verplichtingen aan; deze lasten worden op basis van een concernbrede verdeelsleutel aan taakvelden toegerekend. De verantwoordelijkheid van de budgethouder betreft de omvang (hoeveelheid) van het beslag dat het taakveld legt op de apparaatslasten. De bevoegdheid om de gemeente extern te vertegenwoordigen, waaronder het aangaan van verplichtingen, wordt verleend op basis van de gemeentelijke regelgeving op het gebied van mandaten en volmachten en niet op basis van deze regeling. Bij het gebruik van budgetten is het van belang kennis te nemen van deze gemeentelijke voorschriften.