Organisatie | Maastricht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maastricht houdende regels omtrent melden vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid |
Citeertitel | Regeling Melden Vermoeden van een Integriteitsschending of Onregelmatigheid |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling Integriteitsmeldingen (2015).
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2021 | nieuwe regeling | 01-12-2020 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Vermoeden van een integriteitsschending: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een Werknemer binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt, of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, van een gedraging of uiting waarbij Werknemers de normen en waarden van de organisatie schenden, zich niet houden aan de Gedragscode ambtenaren en/of eventuele andere regelingen waarin deze normen en waarden zijn vastgelegd;
Vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een Werknemer binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie, indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, van fouten in uitvoering, structuren, processen of procedures binnen de organisatie die zo ernstig zijn dat ze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgen;
Artikel 3. Informatie, advies en ondersteuning voor de Werknemer
Een Werknemer kan bij een Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid:
Artikel 5. Melden Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid
Iedere Werknemer in dienst van de Werkgever heeft de plicht concrete vermoedens van een integriteitsschending of onregelmatigheid te melden.
Artikel 7. Bescherming van de Melder tegen benadeling
Als de Melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dit melden bij het Meldpunt Integriteit & Klachten. De melder en het Meldpunt Integriteit & Klachten bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. Het Meldpunt Integriteit & Klachten maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit, na goedkeuring door de Melder, naar de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
De Melder heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goeder trouw melden van een Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie, tijdens en/of na de behandeling van de door hem gedane melding. Deze juridische bijstand wordt, naar redelijkheid en billijkheid, voldaan door de Werkgever.
Artikel 9. Onderzoek naar benadeling
De Melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een Melding van een Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid, kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.
Artikel 10. De Betrokkene op wie de Melding van een Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid betrekking heeft
Indien onomstotelijk is komen vast te staan dat de Betrokkene ten onrechte is beschuldigd van een Integriteitsschending of onregelmatigheid en hij in het kader van het onderzoek naar de op hem/betrekking hebbende Melding een beroep heeft gedaan op juridische bijstand, zullen de kosten van deze juridische bijstand naar redelijkheid en billijkheid worden voldaan door de Werkgever.
Artikel 12. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding
Het Meldpunt Integriteit & Klachten stuurt namens de gemeentesecretaris/algemeen directeur de Melder onverwijld een ontvangstbevestiging van de Melding. De ontvangstbevestiging bevat tenminste een zakelijke beschrijving van de Melding en de datum waarop deze is ontvangen. Een afschrift van de Melding is bijgevoegd.
Artikel 13. Behandeling interne melding door de Werkgever
Het Meldpunt Integriteit & Klachten informeert namens de gemeentesecretaris/algemeen directeur de Betrokkene, binnen twee weken na ontvangst van de getekende Melding, over het feit dat over hem een Melding is gedaan die zal worden onderzocht, de inhoud van de melding en door wie dit onderzoek zal worden uitgevoerd, tenzij dit gelet op de aard en/of de ernst van de vermoede integriteitsschending of onregelmatigheid het uit te voeren onderzoek belemmert dan wel onmogelijk maakt.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur beoordeelt of een andere partij van de melding van een Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid op de hoogte moet worden gebracht. Indien de gemeentesecretaris/algemeen directeur een andere partij op de hoogte stelt, stuurt hij de Melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
Artikel 14. De uitvoering van het interne onderzoek
De Onderzoekers zullen ook de Betrokkene horen, tenzij dit gelet op de aard en/of de ernst van de vermoede integriteitsschending of onregelmatigheid, het uit te voeren onderzoek belemmert dan wel onmogelijk maakt. De Onderzoekers stellen een verslag op en leggen dit verslag binnen tien werkdagen ter goedkeuring en ondertekening voor aan de Betrokkene. De Betrokkene ontvangt een afschrift van het vastgestelde verslag.
De Onderzoekers kunnen ook andere personen horen als zij dit in het belang van het onderzoek noodzakelijk achten. De Onderzoekers stellen een verslag op en leggen dit verslag binnen tien werkdagen ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon die gehoord is. De gehoorde ontvangt een afschrift van het vastgestelde verslag.
De Onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de Betrokkene in de gelegenheid om de relevante delen van dit rapport in te zien en daarop te reageren, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De anonimiteit van de Melder en degenen die zijn gehoord wordt daarbij geborgd. De Betrokkene en zijn adviseur zijn tot geheimhouding van de verstrekte informatie verplicht.
Artikel 15. Standpunt van de Werkgever
De gemeentesecretaris/algemeen directeur informeert de Melder binnen twaalf weken na de Melding schriftelijk over het standpunt van de Werkgever met betrekking tot het gemelde Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid en tot welke stappen de Melding heeft geleid, behoudens voor zover deze informatie gevoelige gegevens bevat over individuele Werknemers.
Als duidelijk is dat het standpunt niet binnen twaalf weken kan worden gegeven, dan informeert de gemeentesecretaris/algemeen directeur de Melder en de Betrokkene daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn zij het standpunt tegemoet kunnen zien. Als de totale termijn daardoor meer dan zestien weken bedraagt, wordt dit gemotiveerd.
Artikel 16. Hoor en wederhoor ten aanzien van standpunt Werkgever
Als de Melder en/of de Betrokkene in zijn/hun reactie op het standpunt van de Werkgever onderbouwd aangeeft/aangeven dat het Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het standpunt van de Werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de gemeentesecretaris/algemeen directeur hierop en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.
Aldus besloten door het College van Burgemeester en Wethouders van Maastricht d.d. 1 december 2020
De Secretaris,
R.E.C. Kleijnen.
De Burgemeester,
J.M. Penn-te Strake
Toelichting bij Regeling Melden Vermoeden van een integriteitsschending of Onregelmatigheid
In onze organisatie hebben we integriteit hoog in het vaandel staan. Het is daarom essentieel om aandacht te besteden aan integriteit en om niet-integer handelen te voorkomen. Om deze reden is de Regeling melden Vermoeden van een Integriteitsschending of Onregelmatigheid en deze bijbehorende Toelichting vastgesteld. Deze meldregeling legt de wijze vast waarop binnen onze organisatie op een goede en veilige manier een Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid kan worden gemeld en heeft tot doel:
Anders dan bij een vermoeden van een misstand, is het maatschappelijk belang bij een integriteitsschending of onregelmatigheid niet in het geding. Daarom kan een melding van een vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid niet worden gedaan bij het Huis voor Klokkenluiders. Ook heeft een werknemer niet de mogelijkheid om zijn vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid te bespreken met de Afdeling Advies van Het Huis voor de Klokkenluiders. Indien een werknemer twijfelt of er sprake is van een vermoeden van een misstand, een vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid, dan kan hij dit het beste bespreken met een van de vertrouwenspersonen. Indien de werknemer toch besluit een advies te vragen bij de Afdeling Advies van het Huis voor de Klokkenluiders, zal deze afdeling het verzoek niet in behandeling nemen als zij tot de conclusie komt dat er geen sprake is van een vermoeden van een misstand. Om deze reden en het feit dat de wet Huis voor de Klokkenluiders niet van toepassing is op het melden van een vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid, is ervoor gekozen om het melden van een vermoeden van een misstand in een aparte regeling op te nemen. 1
Artikelsgewijze toelichting 2
Voor de definitie van werknemer is aangesloten bij de definitie als opgenomen in artikel 1 lid 1 onder h van de Wet voor Klokkenluiders. De reden hiervoor is dat de werkgever (gemeente Maastricht) niet wilt dat de groep van personen die op grond van deze regeling een melding kan doen te beperkt is. Het begrip werknemer dient daarom ruim te worden uitgelegd en omvat alle natuurlijke personen die arbeid verrichten of hebben verricht voor de gemeente Maastricht (de werkgever). Hieronder vallen in ieder geval:
Artikel 1 onder c. Integriteitsschending
Integriteitsschendingen zijn aantastingen van de integriteit van de organisatie door onder andere:
Ongewenst gedrag (“sociale integriteitsschendingen”)
Onze organisatie is aangesloten bij de Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid. Werknemers die met ongewenst gedrag op de werkvloer te maken krijgen kunnen bij deze commissie een klacht indienen.
Bij ongewenst gedrag op het werk gaat het om onderlinge verhoudingen/contacten tussen personen (werknemers onderling en/of werknemers en leidinggevende) op de werkvloer. Met ongewenst gedrag wordt bedoeld: (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten, treiteren, agressie en geweld.
Werknemers die te maken krijgen met ongewenst gedrag kunnen dit vertrouwelijk bespreken met de vertrouwenspersoon. Uiteraard kunnen zij dit ook kenbaar maken bij hun leidinggevende. Voor meer informatie over deze klachtenprocedure wordt verwezen naar de Klachtenregeling Ongewenst Gedrag.
Artikel 1 onder d. Onregelmatigheid
Dit betreft fouten in uitvoering, structuren, processen of procedures binnen de organisatie die zo ernstig zijn dat ze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgen en de integriteit van onze organisatie kunnen schaden.
Bij een onregelmatigheid zou bijvoorbeeld gedacht kunnen worden aan het consequent, in strijd met het vastgestelde werkproces, niet in een beveiligde omgeving bewaren van waarde documenten (zoals identiteitsbewijzen of rijbewijzen) of een teammanager die zijn team de opdracht geeft om in strijd met de geldende werkprocessen en regels te handelen. In dit laatste geval zou bijvoorbeeld gedacht kunnen worden aan het in opdracht van de teammanager in strijd met de archiefwet vernietigen van documenten.
Een melding van een vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid kan zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan. Indien een melding mondeling wordt gedaan, zal de melding, overeenkomstig artikel 12 lid 3 van de regeling, door het Meldpunt Integriteit & Klachten schriftelijk worden vastgelegd.
Het is niet de bedoeling dat werknemers zich de vraag dienen te stellen of de kwestie die zij wil melden gekwalificeerd dient te worden als een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid. Het is juist heel belangrijk dat de werknemer op een eenvoudige en laagdrempelige wijze zijn melding kan doen.
Daarom zal naar aanleiding van de melding in eerste instantie door het Meldpunt Integriteit & Klachten worden bepaald of er sprake is van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid. De gemeentesecretaris/algemeen directeur zal uiteindelijk in de standpuntbepaling, gelet op de regeling en op de resultaten van het onderzoek, de kwalificatie van de melding definitief maken. Er wordt van uitgegaan dat in de meeste gevallen de door het meldpunt gekozen kwalificatie de juiste zal zijn.
Het gebruik van de juiste kwalificatie is overigens vooral noodzakelijk om te weten of de melder gebruik kan maken van het Huis voor de Klokkenluiders om advies te vragen of (rechtstreeks) een melding te doen. Dit is namelijk alleen mogelijk als er sprake is van een vermoeden van een misstand.
Artikel 1 onder j. Meldpunt Integriteit & Klachten (MI&K)
Het melden van een vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid dient te gebeuren bij het Meldpunt Integriteit & Klachten (MI&K). Dit meldpunt onderzoekt de ontvankelijkheid van de melding en adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de vervolgprocedure. Daarnaast coördineert het meldpunt, als ambtelijk secretariaat bij de behandeling van meldingen, de correspondentie rond de melding, bewaakt termijnen
et cetera. Verder kan het meldpunt zorgen voor de verslaglegging voor de onderzoekscommissie.
Voor meer informatie over deze en de andere taken van het Meldpunt Integriteit & Klachten en de integriteitscoördinator kan verwezen worden naar het gemeentelijke intranet.
Artikel 1 onder k. Onderzoekers
Het onderzoek naar een vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid
zal door de gemeentesecretaris/algemeen directeur worden opgedragen aan de door de werkgever ingestelde onderzoekscommissie dan wel een extern bureau gespecialiseerd in integriteitsonderzoeken.
De door de werkgever voor dit doel ingestelde onderzoekscommissie wordt gevormd door drie leden. Deze leden zijn niet in dienst van de gemeente Maastricht.
De commissie is als volgt samengesteld:
Bovendien worden er één plaatsvervangende lid benoemd. Bij de benoeming van de leden wordt zoveel als mogelijk uitgegaan van een evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen in de onderzoekscommissie. Het ambtelijk secretariaat wordt gevoerd door een lid van het Meldpunt Integriteit & Klachten.
De leden van de onderzoekscommissie worden door de gemeentesecretaris/algemeen directeur benoemd voor een periode van drie jaar. Na beëindiging van de zittingstermijn kunnen zij terstond worden herbenoemd voor een periode van drie jaar. De leden van de onderzoekscommissie kunnen tweemaal worden herbenoemd. Dit betekent dat zij maximaal negen jaar lid van deze commissie kunnen zijn.
Gelet op het feit dat het functioneren van deze regeling in het tweede jaar na inwerkingtreding van de regeling wordt geëvalueerd, zullen de leden van de onderzoekscommissie in de eerste zittingsperiode voor een termijn van twee jaar worden benoemd.
De vertrouwenspersonen kunnen geen lid van de onderzoekscommissie worden.
Artikel 2. De uitvoering van de regeling
De uitvoering van deze regeling is gemandateerd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur als hoogste werknemer van de werkgever. Hij moet zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld van een melding van een vermoeden van een integriteitsschending of een onregelmatigheid. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt de verantwoordelijkheid voor het al dan niet instellen van een onderzoek naar een gedane melding en voor het oordeel over de melding naar aanleiding van het ingestelde onderzoek.
Indien de melding betrekking heeft op een wethouder dan wel de gemeentesecretaris/algemeen directeur zelf zullen de bovengenoemde verantwoordelijkheden worden uitgevoerd door de functionarissen genoemd in deze bepaling.
Als een werknemer het vermoeden heeft dat de burgemeester mogelijk betrokken is bij een integriteitsschending of onregelmatigheid kan hij dit ook melden bij het meldpunt Integriteit & Klachten. Voor dergelijke meldingen geldt als uitgangspunt dat deze worden behandeld door de gouverneur (commissaris van de Koning) van de provincie Limburg.
De werknemer heeft de mogelijkheid om zijn vermoedens over een mogelijk strafbaar feit eerst intern te bespreken met de leidinggevende, het Meldpunt Integriteit & Klachten of de gemeentesecretaris/algemeen directeur. In overleg met een van deze personen kan dan besproken worden of aangifte noodzakelijk is, eventueel zelfs wettelijk verplicht is en wie deze aangifte zal doen.
De werknemer kan er ook voor kiezen om zijn vermoedens vertrouwelijk te bespreken met de Vertrouwenspersoon. Indien hieruit blijkt dat er inderdaad sprake is van een mogelijk strafbaar feit, zal de vertrouwenspersoon de werknemer attent maken op de bovenstaande mogelijkheid.
In de onderstaande gevallen bestaat er een verplichting om aangifte te doen:
Artikel 10 lid 5. De Betrokkene op wie de Melding van een Vermoeden van een integriteitsschending of onregelmatigheid betrekking heeft
Indien onomstotelijk vaststaat dat een werknemer onterecht is beschuldigd van een vermoeden van een integriteitsschending of een onregelmatigheid, kunnen de kosten van de eventueel gemaakt juridische bijstand naar redelijkheid en billijkheid worden vergoed. In iedere situatie zal zorgvuldig worden afgewogen wat in dat geval redelijk en billijk is. Indien een melding bijvoorbeeld deels gegrond is verklaard en de betreffende werknemer dus deels schuldig is bevonden, ligt het voor de hand dat ook de gemaakte juridische kosten maar deels worden vergoed. Verder zal bij een vergoeding van de gemaakte juridische kosten ook rekening worden gehouden met het feit of de gemaakte kosten deels of geheel worden vergoed door de rechtsbijstandsverzekering van de werknemer.
Artikel 14 lid 2 t/m 4. Verslaglegging
Het verslag dat wordt opgesteld naar aanleiding van het horen van de in het artikel genoemde personen, betreft een globaal verslag en geen letterlijke weergave van hetgeen is besproken. De onderzoekers leggen in dit verslag de feiten op een objectieve wijze vast.
De personen die zijn gehoord kunnen, indien zij niet instemmen met het opgestelde verslag, eenmalig hun goedkeuring en ondertekening van het opgestelde verslag weigeren. Indien een gehoorde, ondanks het feit dat er eventuele aanpassingen in het verslag zijn opgenomen, nog niet instemt met de inhoud van het verslag, wordt een niet-voor akkoord getekende versie van het verslag toegevoegd aan het onderzoeksrapport. De gehoorde krijgt de gelegenheid een bijlage aan het niet voor akkoord getekende verslag toe te voegen waarin hij zijn weigering om te ondertekenen motiveert.
Artikel 14 lid 7. Reactie concept-onderzoeksrapport betrokkene
Alvorens het onderzoeksrapport definitief wordt gemaakt, stellen de onderzoekers de betrokkene in de gelegenheid om de relevante delen van het concept-onderzoeksrapport in te zien en om hierop te reageren. De onderzoekers dienen ervoor te zorgen dat de verstrekte delen de betrokkene in staat stelt om adequaat te kunnen reageren op de gedane bevindingen. De onderzoekers maken hierbij een zorgvuldige belangenafweging, met name tussen de belangen van de betrokkene en die van de melder en de andere personen die zijn gehoord.
Artikel 15 lid 1. Gevoelige gegevens
Bij gevoelige gegevens over individuele Werknemers kan bijvoorbeeld worden gedacht aan informatie over de gevolgen voor de rechtspositie van de personen waarop de Melding betrekking heeft of informatie over persoonlijke omstandigheden die de persoon in zijn belang kunnen schaden.