Instructie voor de secretaris van Doetinchem 2021

Artikel 1. Algemene ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

• 2.

  Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor:

• a.

  een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

• b.

  de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

• c.

  een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

• d.

  een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

• e.

  het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

• 2.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2.

  Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

• 3.

  Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig overleg met het managementteam van de ambtelijke organisatie en gezamenlijke met het managementteam met de teamleiders.

• 2.

  De secretaris is voorzitter van de in het tweede lid genoemde overleggen.

• 3.

  De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met het managementteam, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

• 4.

  De secretaris kan in overleg met het managementteam procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

• 1.

  De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan managers of teamleiders om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

• 3.

  De secretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per onderdeel van de ambtelijke organisatie, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de burgemeester.

• 2.

  Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van de burgemeester.

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door hem aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 7. Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

• 2.

  De Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 vervalt met ingang van 1 januari 2021.

• 3.

  Deze instructie treedt in werking op 1 januari 2021.

• 4.

  Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de secretaris van Doetinchem 2021.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Doetinchem op 15 december 2020.

Secretaris,

Burgemeester

TOELICHTING

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is geregeld dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de secretaris.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning, Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders en Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

Deze artikelen zijn een uitwerking van artikel 103 van de wet. Op grond van artikel 103, eerste lid, van de wet staat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Op grond van artikel 103, tweede lid, van de wet stelt het college in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris vast.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

Dit artikel is een uitwerking van artikel 106, eerste lid, van de wet. Hierin is bepaald dat het college de vervanging van de secretaris regelt.