Organisatie | De Bilt |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening regelende de algemene subsidiebepalingen en -voorwaarden voor subsidies aan welzijnsinstellingen 2003 |
Citeertitel | Subsidieverordening welzijn De Bilt 2003 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Bij inwerkingtreding van deze verordening worden de volgende verordeningen ingetrokken:
de Subsidieverordening welzijn De Bilt, vastgesteld op 29 oktober 1998
de Subsidieverordening Maartensdijk, vastgesteld op 30 november 1995
Bij inwerkingtreding van deze verordeningen worden de volgende deelverordenbingen ingetrokken:
Deelsubsidieverordening, emancipatieactiviteiten, vastgesteld op 27 september 1984
Deelsubsidiverordening , geldelijke steun aan woonconsumenten (organisaties), vastgesteld op 17 december 1987
Subsidieverordening stimulering sociaal en cultureel leven De Bilt 2006
Subsidieverordening bijzonder educatieve activiteiten voor scholen De Bilt 2006
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2003 | 01-01-2013 | nieuwe regeling | 31-10-2002 Biltbuis 14-11-2002 | rv09-10-2002 |
De raad van de gemeente De Bilt,
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders d.d. 9 oktober 2002;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordeningregelende de algemene subsidiebepalingen en -voorwaarden voor subsidies aan welzijnsinstellingen 2003.
Hoofdstuk I Begripsomschrijvingen
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
Gemeente: de gemeente De Bilt;
Raad: de raad van de gemeente De Bilt;
Burgemeester en wethouders: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Bilt;
Instelling: een rechtspersoon naar burgerlijk recht, dan wel naar publiek recht, dan wel een erkend onderdeel daarvan, die zich ten doel stelt activiteiten op welzijnsterrein te verrichten ten behoeve van de inwoners van de gemeente;
Subsidie: de aanspraak op financiële middelen, door de gemeente verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de instelling, anders dan als betaling voor aan de gemeente geleverde goederen of diensten;
Subsidieplafond: het bedrag dat gedurende een begrotingsjaar ten hoogste beschikbaar is voor het verstrekken van subsidies ter uitvoering van deze verordening en de daarvoor geldende beleidsregels, zoals opgenomen in het programma;
Programma: het welzijnsprogramma dat jaarlijks door de raad wordt vastgesteld en waarin wordt aangegeven op welke wijze en door middel van welke activiteiten een geschakeerd aanbod op het welzijnsterrein wordt gerealiseerd, de wijze waarop de gemeente hiervoor al of niet een subsidie beschikbaar stelt en de bijzondere voorwaarden die daarbij gelden;
Welzijnsterrein: het gemeentelijke beleidsterrein dat gericht is op het welbevinden en
ontplooiing van burgers, voor zover dit wordt bevorderd door zorg,
Beleidsveld: een specifiek deel van het gemeentelijk welzijnsterrein;
Activiteiten: werkzaamheden van een instelling waarvoor subsidie wordt aangevraagd en welke gericht zijn op door de gemeente na te streven doelstellingen. De resultaten van de werkzaamheden en/of de werkzaamheden zelf moeten meetbaar kunnen zijn in termen van kwantiteit, kwaliteit, tijd en/of geld;
Werkplan: het plan, waarin door de instelling voor een kalenderjaar, een beschrijving wordt gegeven van de aard en de omvang van de te ontplooien activiteiten en de daarvoor benodigde personele, materiële en organisatorische middelen;
Beroepskracht: degene die op grond van een arbeidsovereenkomst naar het burgerlijk recht of een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten een functie uitoefent bij een instelling;
Vrijwilliger: degene die zelfstandig of in samenwerking met één of meer beroepskrachten activiteiten uitvoert zonder dat hij of zij een arbeidsovereenkomst naar het burgerlijk recht of een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten met de instelling heeft aangegaan en dat tegenover zijn of haar werkzaamheden, behoudens een onkostenvergoeding, geen geldelijke vergoeding staat;
Deelnemer: degene die gebruik maakt van de activiteiten van de instelling;
Subsidiejaar: een kalenderjaar;
Accountantsverklaring: een schriftelijke verklaring omtrent de getrouwheid, onderscheidenlijk een mededeling van een accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek II van het Burgerlijk Wetboek inhoudende dat van onjuistheden niet is gebleken in de aangereikte financiële stukken;
Vermogen: het eigen vermogen zoals omschreven in artikel 373 van Boek II van
Voorziening: een voorziening zoals omschreven in artikel 374 van Boek II van het Burgerlijk Wetboek.
Hoofdstuk II Reikwijdte van de verordening
De daartoe aangewezen vertegenwoordigers van de gemeente zien erop toe dat op activiteiten op het welzijnsterrein, die de gemeente subsidieert in het kader van een gemeenschappelijke regeling of een andere intergemeentelijke overeenkomst, de bepalingen van deze verordening zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing zijn.
Hoofdstuk III De algemene subsidievoorwaarden
Artikel 4 (rechtspersoonlijkheidseis)
In bijzondere gevallen kan, ter beoordeling van burgemeester en wethouders, in afwijking van het bepaalde in het eerste lid subsidie worden verleend aan een natuurlijke persoon, aan een groep van natuurlijke personen, aan een rechtspersoon in oprichting, dan wel aan een rechtspersoon met beperkte rechtsbevoegdheid. In deze gevallen zijn de bepalingen van deze verordening zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk IV Subsidieplafond en programma
Als de subsidieverdeling in het programma nadelige consequenties heeft voor de subsidieverlening aan een instelling die ook van andere gemeenten subsidies ontvangt, zal hierover door burgemeester en wethouders eerst overleg plaatsvinden met deze subsidiënten. De resultaten van dit overleg worden vermeld in het programma.
Als de subsidieverdeling in het programma gewijzigd wordt als gevolg van de vaststelling van een gewijzigd subsidieplafond in de gemeentebegroting, kunnen burgemeester en wethouders de beleidsregels voor de subsidieverdeling wijzigen, als deze mogelijkheid in het voorstel van het programma als zodanig is aangegeven. Burgemeester en wethouders zijn daarbij wel gehouden aan de overige bepalingen van deze verordening.
De gemeente kent de volgende vormen van subsidie:
Het subsidie dat wordt verleend voor kadervorming en/of de uitvoering van bepaalde activiteiten, welke het karakter hebben van een eenmalig evenement dan wel een nieuwe opzet of werkwijze en waarvan bestemming niet voorzien was ten tijde van de vaststelling van het programma;
Het subsidie waarmee wordt aangegeven, dat de burgemeester en wethouders bepaalde activiteiten van belang achten, zonder deze naar aard of inhoud te beïnvloeden en zonder het voortzetten ervan afhankelijk te maken van subsidiëring;
Het subsidie waarmee een zodanig deel van de uitvoering van activiteiten wordt bekostigd, dat deze met inachtneming van de door burgemeester en wethouders gestelde voorwaarden redelijkerwijs kunnen worden voortgezet;
Het subsidie dat wordt verleend op basis van vooraf met de instelling afgesproken activiteiten waarvan de beoogde resultaten aantoonbaar moeten worden gemaakt in kwantitatieve of kwalitatieve zin, bestede tijd en/of ingezette financiële middelen;
Het subsidie dat wordt verleend in de kosten van nieuwbouw, verbouw en inrichting van een accommodatie.
Het incidenteel subsidie wordt afhankelijk van de activiteit en de kosten daarvoor door burgemeester en wethouders aan een instelling verleend in de vorm van een vast bedrag, een bijdrage in het exploitatietekort dan wel in de vorm van een percentage van de te maken kosten voor de betreffende activiteit.
Het waarderingssubsidie wordt door burgemeester en wethouders aan een instelling verleend in de vorm van een vast bedrag, dat los staat van de kosten van activiteiten.
Het instandhoudingssubsidie wordt door burgemeester en wethouders aan een instelling verleend in de vorm van een vast bedrag, een bijdrage in het exploitatietekort dan wel in de vorm van een percentage van de te maken kosten voor de betreffende activiteit.
Voor het bepalen van de subsidiabele kosten voor activiteiten kunnen door burgemeester en wethouders bij incidentele-, instandhoudings-, en budgetsubsidies de personeelskosten, huisvestingskosten en overige kosten als uitgangspunt worden genomen.
In de situatie dat er geen bindende salarisregeling (meer) is, maar wel een voor het betreffende beleidsveld opgestelde en door burgemeester en wethouders geaccepteerde modelregeling, of een voormalige CAO, zijn de kosten zoals omschreven in het tweede lid beperkt tot hetgeen minimaal verplicht is volgens de modelregeling dan wel de voormalige CAO.
Onder overige kosten worden verstaan de door burgemeester en wethouders in de begroting van de instelling aanvaarde kosten voor zover niet zijnde personeels- en huisvestingskosten zoals vermeld in de artikelen 15 en 16.
Hoofdstuk VI Subsidie-aanvraag
Subsidies kunnen, met uitzondering van het gestelde in artikel 7, lid d. en e., worden aangevraagd voor een periode van maximaal één jaar.
Artikel 20 (reguliere subsidie-aanvragen)
Artikel 21 (verhoging en verlaging van subsidies)
Burgemeester en wethouders berichten vóór 1 januari van het jaar, waarin de subsidie-aanvraag moet worden ingediend, aan een instelling met welk percentage of met welk bedrag het in de toekomst te verlenen subsidie in verband met eventueel te verwachten bezuinigingen wordt verlaagd. Het bepalen van dit percentage en/of dit bedrag geschiedt onafhankelijk van de door of vanwege het rijk aangegeven bezuinigingen over rijksbedragen op het welzijnsterrein.
Artikel 22 (aanvraag incidenteel subsidie)
In afwijking van het bepaalde in het eerste lid van artikel 20 dient een instelling, die een incidenteel subsidie aanvraagt, de aanvraag in tot uiterlijk acht weken voordat met de activiteit een begin wordt gemaakt.
Artikel 23 (aanvraag investeringssubsidie)
In afwijking van het bepaalde in artikel 20 dient een instelling bij een aanvraag voor investeringssubsidie tevens over te leggen:
Hoofdstuk VII Het verlenen en het weigeren van subsidie
Artikel 29 (bijzondere bepalingen t.a.v. budgetsubsidie)
Ter uitwerking van een beschikking voor subsidieverlening, zoals vermeld in het eerste lid van dit artikel, sluiten burgemeester en wethouders een uitvoeringsovereenkomst met de instelling. Deze overeenkomst kan jaarlijks worden bijgesteld aan de hand van de door de instelling ingediende werkplannen, begrotingen, verslagen en jaarrekeningen.
Voorafgaande aan de subsidieverlening treden burgemeester en wethouders met de instelling in overleg om tot overeenstemming te komen omtrent de inhoud van de uitvoeringsovereenkomst. De instelling dient bij overeenstemming schriftelijk te verklaren dat zij instemt met de inhoud van de uitvoeringsovereenkomst.
Als artikel 29 van toepassing is, wordt door burgemeester en wethouders pas tot bevoorschotting van het verleend subsidie overgegaan nadat de instelling aan het gestelde in het derde lid van dat artikel heeft voldaan of bezwaar heeft aangetekend tegen de inhoud van de in het betreffende artikel genoemde beschikking.
Artikel 32 (het weigeren van subsidies aan instellingen, die reeds een aantal jaren subsidie ontvangen)
Als aan een instelling een subsidie is verleend voor drie of meer achtereenvolgende jaren voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteiten, geschiedt een gehele en/of gedeeltelijke weigering van het subsidie voor een daarop aansluitend periode op de grond van veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten slechts met inachtneming van een redelijke termijn.
Hoofdstuk VIII Het wijzigen en intrekken van subsidies.
Artikel 34 (mogelijkheden tot wijziging en/of intrekking van subsidies door toedoen van de gemeente)
Als er bij een instelling, die een budgetsubsidie ontvangt, sprake is van subsidievermindering tijdens het tijdvak waarop de subsidieverlening betrekking heeft, zullen burgemeester en wethouders gelijktijdig met de instelling tot overeenstemming moeten komen over de verandering van de afspraken inzake de uit te voeren activiteiten.
Artikel 35 (bijzondere positie van instellingen die al meer jaren subsidie ontvangen)
Als aan een instelling een subsidie is verleend voor drie of meer achtereenvolgende jaren voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteiten, geschiedt gehele of gedeeltelijke vermindering van het subsidie voor een daarop aansluitend periode op de grond, dat veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van het subsidie verzetten, slechts met inachtneming van een redelijke termijn en het bepaalde in artikel 32.
Hoofdstuk IX Subsidievaststelling
De beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van het subsidie vast en geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag overeenkomstig hoofdstuk X van deze verordening.
Als geen aparte beschikking tot subsidieverlening is gegeven, vallen subsidieverlening en subsidievaststelling samen en bevat de beschikking tot subsidievaststelling een aanduiding van de activiteiten waarvoor het subsidie wordt verleend.
De genoemde stukken onder a en b dienen vergezeld te worden van een accountantsverklaring of een in opdracht van het bestuur van de instelling verrichte controle van de administratie door een onafhankelijk van het bestuur opererende commissie bestaande uit tenminste twee leden. Voor het laatste dienen burgemeester en wethouders toestemming te verlenen.
In afwijking van het gestelde in de vorige leden van dit artikel kunnen burgemeester en wethouders bepalen dat de instelling, aan wie een incidenteel subsidie is verleend, de in het tweede lid bedoelde gegevens binnen acht weken na afloop van de gesubsidieerde activiteiten verstrekt. In dat geval stellen zij het definitieve subsidiebedrag vast binnen acht weken na ontvangst van de gegevens.
Een instelling, waarmee in het kader van de subsidieverlening nadere afspraken zijn gemaakt over de resultaten die met de activiteiten moeten worden bereikt, dient dit bij afwijkingen met duidelijk omschreven redenen aan burgemeester en wethouders te verantwoorden.
De subsidievaststelling kan niet meer worden ingetrokken of ten nadele van de instelling worden gewijzigd als vijf jaren zijn verstreken sedert de dag waarop zij is bekendgemaakt dan wel, in het geval, bedoeld in het eerste lid, onder c, sedert de dag waarop de handeling in strijd met de verplichting is verricht of de dag waarop aan de verplichting had moeten zijn voldaan.
Hoofdstuk XI Verplichting van instellingen bij en na de subsidieverlening
Artikel 45 (meldingsplicht van feiten en omstandigheden)
De instelling doet onmiddellijk schriftelijke mededeling aan burgemeester en wethouders van alle feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de beslissing op de subsidie-aanvraag dan wel voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van het subsidie.
Artikel 46 (toezicht en informatieplicht)
naleving van het bepaalde bij of krachtens deze verordening of van de verplichtingen in de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 47 (aanmerkelijk verschil in begrote en werkelijke uitgaven)
Als gedurende het jaar en/of de jaren waarvoor subsidie is verleend aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten en de begrote uitgaven en inkomsten doet de instelling onverwijld mededeling aan burgemeester en wethouders onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.
Een instelling, waaraan een budgetsubsidie is verleend en die derhalve is vrijgesteld van hetgeen in het eerste lid van dit artikel is bepaald, dient burgemeester en wethouders zo spoedig mogelijk te informeren wanneer er zich tussentijds omstandigheden voordoen, waardoor de afspraken niet kunnen worden nagekomen.
Artikel 50 (ongewenste vermogensvorming)
Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van de goederen en de andere vermogensbestanddelen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat in geval van ontvangst van schadevergoeding voor verlies of beschadiging van zaken wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de instelling wordt ontvangen.
Artikel 51 (ontbinding van de rechtspersoon)
Het batig saldo van de liquidatierekening krijgt, voor zover daarin subsidie van de gemeente is begrepen, onder goedkeuring van burgemeester en wethouders een bestemming die zoveel mogelijk overeenkomt met het doel van de subsidieverlening en/of het doel en de werkzaamheden van de instelling. Bij onthouding van de goedkeuring vervalt het saldo aan de gemeente. De instelling neemt een bepaling van deze strekking op in de statuten alsmede de voorziening dat wijziging van die bepaling tot tien jaar na het beëindigen van de subsidiëring goedkeuring van burgemeester en wethouders behoeven.
De vorige leden zijn van overeenkomstige toepassing bij (voorgenomen) vervreemding of bestemmingswijziging van de eigendommen en beschikking over het vermogen en de voorzieningen van de instelling, die mede met subsidie zijn verkregen of in stand gehouden. Ten aanzien van de bepaling in de statuten over vervreemding en bestemmingswijziging van onroerende zaken welke met subsidie zijn verkregen, dient in de statuten te worden opgenomen dat voor een wijziging van de bepaling burgemeester en wethouders tot veertig jaar na beëindiging van het subsidie alsnog toestemming dienen te verlenen.
Hoofdstuk XII Slot- en overgangsbepalingen
Artikel 53 (intrekken oude verordeningen)
De Subsidieverordening welzijn De Bilt, vastgesteld door de gemeenteraad van de voormalige gemeente De Bilt in zijn vergadering van 29 oktober 1998 en de Subsidieverordening Maartensdijk, daarna gewijzigd, vastgesteld door de gemeenteraad van de voormalige gemeente Maartensdijk in zijn vergadering van 30 november 1995, worden bij de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.
Ook twee aan de Subsidieverordening welzijn De Bilt gekoppelde deelverordeningen worden ingetrokken, te weten de Deelsubsidieverordening emancipatie-activiteiten, vastgesteld door de gemeenteraad op 27 september 1984 en de Deelsubsidieverordening geldelijke steun aan woonconsumenten (organisaties), vastgesteld door de gemeenteraad op 17 december 1987.
Op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn verleend door de voormalige gemeenten Maartensdijk en De Bilt, blijven de bepalingen zoals opgenomen in de Subsidieverordening Maartensdijk uit 1995 respectievelijk Subsidieverordening welzijn De Bilt uit 1998 van toepassing. Dit geldt ook voor de bepalingen zoals opgenomen in de Deelsubsidieverordening emancipatie-activiteiten uit 1984 en de Deelsubsidieverordening geldelijke steun aan woonconsumenten (organisaties) uit 1987 van de voormalige gemeente De Bilt.
TOELICHTING BIJ SUBSIDIEVERORDENING WELZIJN DE BILT 2003 (9-10-2002)
Deze verordening vervangt de Subsidieverordening Maartensdijk uit 1995 en de Subsidieverordening welzijn De Bilt uit 1998. De vervanging is noodzakelijk omdat:
In deze subsidieverordening is rekening gehouden met de derde tranche van de Algemene Wet Bestuursrecht. In deze tranche, die op 1 januari 1998 is ingevoerd, staan bepalingen over subsidies die ook voor het gemeentelijke subsidiebeleid gelden.
Het eerste hoofdstuk van de verordening bevat een omschrijving van begrippen welke veelvuldig in de verordening worden toegepast. In hoofdstuk twee komt de reikwijdte van de verordening aan de orde. In hoofdstuk drie worden de algemene voorwaarden besproken waaraan een instelling moet voldoen om voor een subsidie in aanmerking te kunnen komen.
In hoofdstuk vier wordt ingegaan op het subsidieplafond en het programma. In deze jaarlijks vast te stellen stukken wordt de omvang van de benodigde middelen voor de uitvoering van de verordening bepaald en de wijze waarop de subsidies over de verschillende instellingen worden verdeeld. Bovendien zijn in het programma nadere beleidsregels voor de subsidieverlening opgenomen.
In hoofdstuk vijf worden de verschillende subsidievormen besproken die de gemeente De Bilt kent. Bovendien wordt in dit hoofdstuk een omschrijving gegeven over subsidiabele kosten.
In hoofdstuk zes wordt de subsidie-aanvraagprocedure besproken. Hoofdstuk zeven verwoordt de besluitvorming welke volgt op een subsidie-aanvraag. (de subsidieverlening) Daarbij wordt ook ingegaan op de mogelijkheden van de gemeente om een subsidie te weigeren. In hoofdstuk acht wordt ingegaan op de mogelijkheden die de gemeente heeft om subsidies te verminderen of in te trekken. In hoofdstuk negen wordt de procedure beschreven die gevolgd moet worden na afloop van de periode waarvoor het subsidie is verstrekt (de subsidievaststelling). Deze fase wordt gevolgd door de subsidiebetaling welke in hoofdstuk tien aan de orde komt.
Hoofdstuk elf gaat in op de verplichtingen van de instellingen waaraan subsidie is verleend en bestaat voor een belangrijk deel uit financieel-administratieve bepalingen. Hoofdstuk twaalf bevat de slot- en overgangsbepalingen.
In dit artikel worden een aantal begrippen die in de verordening veelvuldig voorkomen nader omschreven. Een aantal begrippen vraagt om nadere toelichting.
* Raad, burgemeester en wethouders
De verordening heeft als uitgangspunt dat de raad van de gemeente De Bilt (Raad) jaarlijks de hoofdlijnen van het subsidiebeleid bepaalt bij de vaststelling van de gemeentebegroting en het welzijnsprogramma. Het college van burgemeester en wethouders (College) voert vervolgens het subsidiebeleid uit, geeft beschikkingen voor subsidieverlening af, stelt subsidies vast etc. In een aantal gevallen is in de verordening opgenomen dat hierover aan de Raad wordt gerapporteerd.
De definitie van een instelling is niet beperkt tot stichtingen en verenigingen. Ook publieke rechtspersonen kunnen in aanmerking komen voor subsidie. In artikel 4 is zelfs aangegeven dat groepen en organisaties die geen rechtspersoon zijn, voor subsidie in aanmerking kunnen komen. Een instelling, die subsidie aanvraagt, hoeft niet in de gemeente gevestigd te zijn. Instellingen van buiten de gemeente kunnen dus subsidie ontvangen. De instelling moet wel werken voor de Biltse bevolking.
Het subsidiebegrip is uit de Algemene wet bestuursrecht (AWB) overgenomen. Bij de beoordeling van een subsidieaanvraag staat de uit te voeren activiteit centraal en niet de instelling.
De rekening die de gemeente betaalt voor diensten en/of geleverde goederen van een instelling of een bedrijf worden niet als subsidie opgevat.
Het subsidieplafond is een begrip dat met de AWB in subsidieland is geïntroduceerd. Het plafond is het bedrag dat jaarlijks in de gemeentebegroting beschikbaar is voor de uitvoering van de verordening. In artikel 6 wordt het begrip nader toegelicht.
Nauw verweven met het plafond is het (welzijns-)programma. In artikel 6 wordt aangegeven wat de inhoud van een programma tenminste moet zijn. Daar wordt ook aangegeven door middel van welke procedures een programma tot stand komt.
Omdat bij de subsidiëring de activiteiten van de instelling centraal staan, is in de verordening dit begrip nader omschreven. Naar voren komt dat:
Omdat voor de bepaling van het subsidie de activiteiten belangrijk zijn, kan van een instelling een werkplan worden gevraagd voor één of meerdere jaren. Een plan voor een jaar bevat de activiteiten die een instelling in het betreffende subsidiejaar gaat ontplooien. Meerjarenplannen kunnen globaler van karakter zijn, in die zin dat op hoofdlijnen moet worden aangegeven welke activiteiten in de betreffende jaren naar verwachting worden uitgevoerd. Deze meerjarenvisie zal jaarlijks in een werkplan worden geconcretiseerd.
In de verordening wordt uitgegaan van kalenderjaren voor het aanvragen, verlenen en vaststellen van subsidies. In artikel 20 lid 7 is bepaald dat het College aan een instelling die met seizoensindelingen werkt, toestemming kan geven om van deze systematiek af te wijken.
De verordening biedt aan een instelling de mogelijkheid om een eigen vermogen te vormen met behulp van subsidies. Dit vermogen moet (uiteindelijk) aangewend worden voor de door het College te accepteren doelen. Bij eigen vermogen moet gedacht worden aan algemene reserves die kunnen worden aangewend voor het opvangen van algemene bedrijfsrisico’s, bestemmingsreserves voor bijvoorbeeld nieuwe projecten en egalisatiereserves.
Naast het eigen vermogen kan een instelling ook voorzieningen vormen als onderdeel van de bedrijfsvoering. Voorzieningen hebben onder meer betrekking op personele verplichtingen, belastingverplichtingen, accommodaties en de inventaris.
Deze verordening omvat alle geldelijke bijdragen van de gemeente aan instellingen op het welzijnsterrein voor zover het geen betaling wegens levering van goederen en diensten betreft. Ook het subsidie voor activiteiten, die door de gemeente zelf worden georganiseerd en het subsidie voor activiteiten in het kader van een intergemeentelijke overeenkomst vallen onder de werking van deze verordening. In lid 3 is aangegeven dat de Raad de verordening op voorstel van het College kan uitbreiden met deelverordeningen voor onderdelen van het welzijnsterrein. Hiervan zal spaarzaam gebruik worden gemaakt, omdat specifieke regelingen en/of uitwerkingen voor instellingen ook in het jaarlijkse programma kunnen worden opgenomen.
In dit artikel staat expliciet dat aan een instelling pas subsidie wordt verleend als de uit te voeren activiteiten passen binnen de gemeentelijke beleidsdoelstellingen en in de gemeente plaatsvinden of daar betrekking op hebben. De gemeentelijke doelstellingen zijn vastgelegd in beleidsnota’s en in het jaarlijkse welzijnsprogramma.
In dit artikel wordt aangegeven dat in principe alleen rechtspersonen voor subsidie in aanmerking komen die zonder winstoogmerk werkzaam zijn. Commerciële bedrijven komen normaliter dus niet voor subsidie in aanmerking. In bijzondere gevallen kunnen ook individuen, groepen en beperkte rechtspersonen voor subsidie in aanmerking komen. Zij dienen dan wel zoveel mogelijk aan dezelfde vereisten en verplichtingen te voldoen als rechtspersonen. Daar hierbij sprake is van hoofdelijke aansprakelijkheid van personen, zullen aan groepen veelal slechts subsidies ten behoeve van de kosten van activiteiten sec worden verleend en niet voor de kosten van aanschaf van goederen, aantrekken van personeel e.d.
In dit artikel worden nog een aantal specifieke vereisten genoemd waaraan een instelling moet voldoen die voor subsidie in aanmerking wenst te komen.
In lid a. wordt aangegeven dat een instelling moet voldoen aan de gebruikelijke regels die voor het democratisch functioneren van instellingen gelden. Het is belangrijk dat een instelling regels kent voor de wijze waarop de verschillende instellingsorganen met elkaar en met individuele leden, deelnemers aan of gebruikers van activiteiten omgaan. In lid b. wordt aangegeven dat een instelling geen activiteiten mag ontplooien welke in strijd zijn met de geldende Nederlandse wetgeving en de verordeningen en regelgeving van de gemeente De Bilt. In lid c. wordt aangegeven dat een instelling moet voldoen aan kwaliteitsbepalingen voor gebouwen, uit te voeren werkzaamheden en de wijze waarop beroepskrachten dienen te functioneren. Deze kwaliteitsregels zijn soms vastgelegd in rijks- en provinciale regelingen, gemeentelijke verordeningen en/of specifieke regelingen voor beroepsgroepen. Het College kan daarnaast specifieke subsidievoorwaarden stellen met betrekking tot de kwaliteit van de werkzaamheden van een instelling.
In dit artikel wordt het begrip subsidieplafond en welzijnsprogramma nader toegelicht.
Het subsidieplafond is het maximum bedrag dat in de gemeentebegroting staat en ter uitvoering van het bepaalde in deze subsidieverordening. Dit bedrag is volgens lid 2 onder te verdelen in plafonds voor bepaalde deelterreinen. Bijvoorbeeld voor het ouderenwerk, de kunstzinnige vorming etc. Hoewel het subsidieplafond als geheel voor een jaar wordt vastgesteld door de Raad is in lid 3 aangegeven dat een deelplafond in bijzondere gevallen tussentijds kan worden bijgesteld. Dit kan bijvoorbeeld bij calamiteiten en veranderingen van rijksregelingen. Omdat een dergelijke bijstelling normaal gesproken geen consequenties zal hebben voor de subsidieverdeling op het betreffende beleidsterrein volgens het oorspronkelijk vastgestelde programma, behoeft hiervoor geen uitgebreide inspraakprocedure te worden gevolgd. Wel kan het College, indien nodig, vooraf in overleg treden met de instellingen die gesubsidieerd worden uit het betreffende deelplafond.
In het welzijnsprogramma staan de beleidsregels voor de subsidiëring van instellingen in een bepaald jaar. Ook bevat het programma de beleidsregels voor de aanwending van het incidenteel subsidie en worden er eventuele bezuinigingen in vermeld. In de verschillende beleidsregels staan o.a. de subsidiegrondslagen die het College gaat hanteren bij het bepalen van de hoogte en de omvang van de verschillende subsidies. Voordat het programma door de Raad wordt vastgesteld geldt een overleg- en inspraakprocedure welke in lid 6, 7 en 8 is vermeld. Indien de Raad bij de vaststelling van de gemeentebegroting een afwijkend subsidieplafond vaststelt dan waarmee was rekening gehouden bij het opstellen van het ontwerp-programma, kan dat consequenties hebben voor de grondslagen voor de berekening van de subsidies van instellingen, zoals die in het programma zijn genoemd. Het College mag in dat geval, zonder een mogelijkheid tot inspraak van de instellingen, nieuwe grondslagen en/of een nieuwe subsidieverdeling vaststellen. Als dit vervolgens leidt tot bezuinigingen bij de betreffende instellingen moeten wel de overige artikelen uit deze verordening worden gevolgd. Bijvoorbeeld vroegtijdige aankondiging, zorgvuldige afbouw voor instellingen welke al meerdere jaren subsidie ontvangen etc. In lid 9 is tenslotte opgenomen dat er regelmatig moet worden nagegaan of met het verlenen van subsidie aan instellingen de nodige beleidseffecten worden bereikt. In afwijking van de AWB zal deze evaluatie eenmaal per vier jaar gaan plaatsvinden. In de wet is vastgelegd dat een evaluatie minimaal eenmaal in de vijf jaar moet worden uitgevoerd. Een eerste evaluatie op grond van deze verordening is voorzien in het welzijnsprogramma van 2007.
In deze artikelen worden de verschillende subsidievormen beschreven. In de verordening zijn slechts de subsidiemogelijkheden beschreven en de wijze waarop instellingen voor subsidies in aanmerking kunnen komen. De beleidsregels, subsidiegrondslagen, percentages e.d. die worden toegepast om het subsidiebedrag te bepalen worden jaarlijks opgenomen in het welzijnsprogramma.
Het incidenteel subsidie wordt primair verleend voor twee doelen en wel voor kadervorming en/of eenmalige activiteiten voor zover hiervoor geen apart subsidie is geraamd in het welzijnsprogramma. Het kadervormingssubsidie is met name bedoeld voor een instelling waaraan een waarderingssubsidie wordt verleend of een gering instandhoudingssubsidie. Ook een instelling zonder gemeentelijk subsidie kan voor kadervormingssubsidie in aanmerking komen. Incidentele subsidies worden verder verleend voor activiteiten en/of uitgaven van een instelling welke niet zijn voorzien op het moment dat een regulier subsidie moet zijn aangevraagd en bij calamiteiten.
Kadervorming is het vergroten van de deskundigheid van beroepskrachten, vrijwilligers of bestuursleden door middel van het volgen dan wel bijwonen van cursussen en bijeenkomsten als deze in direct verband staan met de taak van betrokkenen bij de uitvoering of begeleiding van activiteiten passend in het welzijnsprogramma.
Tot kadervormingskosten worden o.a. gerekend:
a.reiskosten en - bij meerdaagse bijeenkomsten - verblijfskosten van de deelnemers, voor zover
deze ten laste van de instelling komen;
Het waarderingssubsidie is een vorm van subsidie waarin de gemeente haar waardering voor de instelling en de door haar uit te voeren activiteiten uitspreekt. Het subsidie heeft veelal een beperkte omvang en is niet gekoppeld aan de kosten die een instelling moet maken om de betreffende activiteiten uit te voeren.
Het instandhoudingssubsidie is een jaarlijks subsidie dat aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van hun activiteiten. Dit subsidie is vooral bedoeld voor een instelling welke voor de uitvoering van de betreffende activiteiten grotendeels van gemeentesubsidie afhankelijk is.
Het investeringssubsidie is bedoeld als een extra vorm van subsidie naast de overige vormen van subsidie. Het subsidie wordt verstrekt voor de bouw/verbouw en inrichting van accommodaties. Het subsidie kan in de vorm van een eenmalig bedrag maar ook in de vorm van een jaarlijkse ophoging van een waarderingssubsidie, instandhoudingssubsidie of budgetsubsidie worden verstrekt.
Het instrument budgetsubsidie wordt met name ingezet voor grotere instellingen. De grootte van het subsidiebudget per instelling wordt bepaald na overleg met de betreffende instelling over de activiteiten, de daarmee te bereiken resultaten en de daarvoor benodigde middelen.
Is eenmaal een subsidiebudget bepaald, dan zal dat bedrag uitgangspunt blijven voor de jaarlijkse budgetten gedurende de looptijd van de afspraken. Deze jaarlijkse budgetten worden alleen aangepast aan de trendmatige veranderingen in het loon- en prijspeil en aan overeengekomen veranderingen in de activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Tijdens de looptijd van de budgetperiode is een instelling vrij om haar eigen bedrijfsvoering te regelen. Centraal staat het nakomen van de gemaakte afspraken.
Tijdens en na afloop van de overeengekomen subsidieperiode zal aan de hand van ingediende verslagen en jaarrekeningen worden nagegaan of de met een instelling gemaakte afspraken worden gerealiseerd.
In dit artikel wordt aangegeven dat de Raad op voorstel van het College in het programma nadere bepalingen kan opnemen over de wijze waarop een subsidievorm wordt gehanteerd. In concrete zin betekent dit dat een instelling in het programma kan lezen welk subsidie in een daarop volgend jaar te verwachten is. Incidentele subsidies en investeringssubsidies zijn daarin normaliter niet vermeld omdat deze subsidies het hele jaar door aangevraagd kunnen worden. Daarnaast is aangegeven dat bij de berekening van het subsidie rekening kan worden gehouden met het gegeven dat een instelling deelnemers uit andere gemeenten bereikt. Dit kan in de berekeningsfeer maar ook in de voorwaarden- sfeer. Het subsidie kan bijvoorbeeld met een percentage worden gekort voor het aantal deelnemers uit andere gemeenten. Anderzijds kan aan de instellingen worden verzocht voor deze deelnemers andere i.c. hogere tarieven te hanteren. Dit kan zowel in de vorm van kostendekkende tarieven als in de vorm van een extra-bijdrage voor de variabele meerkosten.
In deze artikelen worden de kostensoorten beschreven waarvoor subsidie kan worden gegeven en/of welke een rol kunnen spelen bij de bepaling van de omvang van het subsidie. Uit de inhoud van de artikelen is af te lezen dat slechts voor bepaalde kosten subsidies worden verstrekt.
Met name is het van belang er op te wijzen dat het College bij het verlenen van subsidies voor personeel als uitgangspunt hanteert dat een instelling zich houdt aan de bepalingen van de vigerende CAO of een vergelijkbare bekostigingsregeling. Bovendien wordt door het College slechts subsidie verleend voor aanvaarde kosten van een goedgekeurde formatie.
Instellingen met budgetsubsidie moeten er daarom van uitgaan dat aanpassingen naar boven van de formatie ten behoeve van gesubsidieerde activiteiten tijdens de budgetperiode, welke geen gevolg zijn van de bijstelling van de afspraken met het College over die activiteiten, niet zijn toegestaan. Ook neemt het College geen financiële verantwoording voor eventuele wachtgeldverplichtingen die hieruit voortvloeien in een volgende subsidieperiode.
In dit artikel wordt omschreven hoe en wanneer een instelling subsidie kan aanvragen en welke gegevens daarbij moeten worden verstrekt. In lid 3 worden deze gegevens opgesomd. In lid 4 worden de gegevens vermeld die een instelling moet aanreiken die voor het eerst een subsidie aanvraagt. In lid 5 wordt aangegeven dat de financiële stukken vergezeld moeten gaan van een accountantsverklaring of bij een kleine instelling door een verslag van een speciaal daartoe ingestelde commissie. Bijvoorbeeld een kascommissie. Lid 6 geeft aan dat er voor subsidieaanvragen formulieren aanwezig kunnen zijn en dat het College voorschriften kan geven over de inhoud van de in te dienen werkplannen, financiële stukken e.d.
In dit artikel wordt nader ingegaan op de begroting die bij een subsidieaanvraag moet worden overlegd. In lid 2 is aangegeven dat belangrijke wijzigingen van de begroting ten opzichte van vorige jaren vroegtijdig, in casu een maand eerder dan de subsidieaanvraag, schriftelijk bij de gemeente moeten worden gemeld. In lid 4 wordt aangegeven dat een instelling waaraan voor meerdere jaren subsidie is verleend, rekening kan houden met jaarlijkse trendmatige verhogingen van dat subsidie. Volgens lid 5 moet het College voorgenomen bezuinigingen vóór 1 januari van het jaar, waarin het subsidie moet worden aangevraagd, aankondigen. Een instelling kan dan bij de opzet van de begroting voor de subsidieaanvraag voor het jaar erop rekening houden met een bezuinigingstaakstelling. In lid 5 staat ook dat bij eventuele kortingen van het Rijk de gemeente haar eigen beleid voert.
In deze artikelen wordt ingegaan op de afwijkende bepalingen voor de aanvragen voor incidentele, investerings- en budgetsubsidies.
Volgens artikel 24 moet een instelling die budgetsubsidie aanvraagt, zowel een meerjarenbeleidsplan als jaarlijkse werkplannen indienen. Vóór 1 april in het jaar voorafgaande aan de subsidieperiode moet een meerjarenbeleidsplan en een meerjarenbegroting worden ingediend. In het meerjarenbeleidsplan doet een instelling ook voorstellen met betrekking tot de wijze waarop over de activiteiten afspraken kunnen worden gemaakt in kwantitatieve en kwalitatieve zin. Tijdens de looptijd van de budgetperiode moet een instelling jaarlijks een werkplan en begroting indienen, waarin het meerjarenbeleidsplan wordt geconcretiseerd. Ook moet de betreffende instelling bij de subsidieaanvraag een plan indienen voor de vorming van een eigen vermogen en het treffen van voorzieningen. Bovendien moet men het College inzicht verschaffen in de mate waarin met steunstichtingen e.d. wordt gewerkt of hiermee relaties bestaan. Dit plan voor vermogen en voorzieningen en het inzicht in steunstichtingen is nodig in verband met de te maken afspraken over de vermogensvorming op grond van artikel 48 van deze verordening.
De Raad is uiteindelijk verantwoordelijk voor de toekenning of weigeren van subsidies en bepaalt de mogelijkheden voor subsidieverlening. Dit geschiedt door middel van de vaststelling van het subsidieplafond en het programma zoals vermeld in artikel 6 van deze verordening.
Nadat de Raad deze stukken heeft vastgesteld, beschikt het College volgens artikel 26 binnen zes weken over de (meer-)jaarlijkse subsidies. Voor incidentele subsidies en investeringssubsidies gelden andere termijnen.
Het College houdt de Raad op de hoogte van de in een subsidiejaar verleende incidentele subsidies en investeringssubsidies. Als het om incidentele subsidies gaat, gebeurt dit gebundeld één keer per jaar in januari na afloop van het subsidiejaar.
Tegen de beschikkingen bestaat de mogelijkheid om bezwaar te maken ingevolge de AWB.
In artikel 27 en 28 wordt ingegaan op de inhoud van de subsidiebeschikking.
Artikel 29 vermeldt bijzondere bepalingen over de beschikkingen voor instellingen waaraan een budgetsubsidie wordt verleend. In de beschikking zelf wordt aangegeven:
de frequentie en inhoud van het overleg tussen het College en de instelling over de voortgang daarvan.
Omdat zowel de gemeente als een instelling er belang bij hebben dat bij toepassing van budgetsubsidie er zodanige afspraken worden gemaakt dat beide partijen zich daaraan kunnen houden, wordt hierover zorgvuldig overleg gevoerd. Het overleg vindt plaats nadat de aanvraag van de instelling bij de gemeente is binnengekomen. De resultaten van het overleg worden opgenomen in het welzijnsprogramma dat betrekking heeft op het eerste jaar van de subsidieperiode, waarover afspraken worden gemaakt.
Nadat het welzijnsprogramma door de Raad is vastgesteld, geeft het College een subsidiebeschikking af. Bij de beschikking is tevens de uitvoeringsovereenkomst gevoegd. Pas nadat een instelling schriftelijk akkoord is gegaan met hetgeen in de uitvoeringsovereenkomst is opgenomen, wordt de subsidieverlening een feit en komt de bevoorschotting van het subsidie op gang.
Tijdens de loop van de subsidieperiode zal er jaarlijks overleg met een instelling worden gevoerd over de concretisering en eventuele bijstelling van de uitvoeringsovereenkomst. Een instelling blijft ook jaarlijks een subsidiebeschikking ontvangen, waarbij een bijgestelde uitvoeringsovereenkomst is gevoegd. Ook met deze overeenkomst moet een instelling zich weer schriftelijk akkoord verklaren.
In artikel 30 wordt aangegeven op welke wijze het College voorschotten op een verleend subsidie kan uitkeren. In lid 2 is aangegeven dat de wijze waarop de bevoorschotting plaatsvindt, zal worden vermeld in de subsidiebeschikking. In algemene zin worden subsidies voor 100% bevoorschot. Afhankelijk van de grootte van het subsidiebedrag zal dit in een of meerdere termijnen gebeuren. In
lid 3 is aangegeven dat aan een instelling met budgetsubsidie pas een voorschot wordt verstrekt nadat men schriftelijk heeft ingestemd met de uitvoeringsovereenkomst. De betreffende instelling zal gedeeltelijk bevoorschot worden als men bezwaar maakt tegen de beschikking voor subsidieverlening. In lid 5 wordt aangegeven dat het College de bevoorschotting aan een instelling kan stoppen als de instelling niet voldoet aan de voorwaarden die gesteld zijn bij de subsidieverlening.
een instelling over zodanige financiële middelen beschikt, dat men in feite het subsidie niet nodig heeft.
In lid 2 worden een aantal redenen van organisatorische aard genoemd. Hierbij gaat het o.a. om een inschatting dat de activiteiten waarvoor het subsidie wordt gevraagd niet zullen plaatsvinden en/of een instelling niet kan voldoen aan de verplichtingen, zoals ze zijn geformuleerd in deze subsidieverordening. In lid 3 wordt aangegeven dat een subsidie kan worden geweigerd als een instelling bewust verkeerde gegevens heeft verstrekt of in financiële problemen verkeert op het moment van de subsidieverlening.
In artikel 32 is aangegeven dat het College bij subsidieweigering aan een instelling waaraan voor meerdere jaren een subsidie is verleend een afbouwtermijn zal hanteren. Volgens de AWB moet het (deels) beëindigen van een subsidierelatie zorgvuldig gebeuren in de zin van vroegtijdige aankondiging en afbouwen van de relatie over enige jaren. Het College hanteert hierbij het beleid dat de betreffende weigering reeds wordt aangekondigd voordat een instelling het subsidie gaat aanvragen. De instelling is dan in staat om op het (gedeeltelijk) wegvallen van het subsidie vroegtijdig in te spelen.
In artikel 34 worden de wijzigingsgronden behandeld welke door toedoen van de gemeente kunnen plaats vinden. Er zijn twee gronden, te weten een vergissing van het College welke ook bij de instelling bekend kon zijn en een beleidswijziging in de vorm van een tussentijdse bezuiniging. In lid 2 en lid 3 wordt aangegeven dat een instelling in het laatste geval recht heeft op een schadevergoeding in die zin dat het reeds verleende subsidie op een zorgvuldige wijze moet worden verminderd dan wel afgebouwd. Bij instellingen met budgetsubsidie leidt dit logischer wijze tot een bijstelling van de afspraken zoals ze zijn opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst.
In artikel 35 wordt, zoals ook in artikel 32 is verwoord, aangegeven dat met een instelling waarmee al een langdurige subsidierelatie bestaat, zorgvuldig moet worden gehandeld. Met name geldt dit als het tussentijdse bezuinigingen betreft. Een instelling waarmee voor de eerste keer een budgetsubsidierelatie is aangegaan, valt onmiddellijk onder de werking van dit artikel, ook al is er nog geen drie jaar van de betreffende subsidieperiode verlopen.
In artikel 36 is aangegeven dat het College de subsidieverlening mag intrekken als een instelling zich niet aan de afspraken houdt die zijn aangegaan bij de subsidieverlening en/of geen gebruik maakt van het subsidie. Bovendien kan een instelling volgens lid e. van dit artikel ook zelf een schriftelijk verzoek indienen om van het subsidie af te zien.
In hoofdstuk IX van de subsidieverordening wordt aangegeven op welke wijze een eenmaal verleend subsidie definitief wordt vastgesteld. Bij instandhoudingssubsidies, budgetsubsidies en investeringssubsidies zal eerst een subsidiebeschikking voor subsidieverlening worden gegeven en vervolgens een beschikking voor subsidievaststelling. In laatstgenoemde beschikking wordt vastgelegd hoeveel subsidie een instelling precies moet ontvangen over de betreffende periode en vindt vervolgens een nabetaling dan wel een verrekening plaats.
het financiële reilen en zeilen van de instelling over het betreffende jaar;
In artikel 42 is aangegeven op welke gronden het College het subsidie lager mag vaststellen dan het bedrag dat oorspronkelijk bij de subsidieverlening is beschikt. Aan de hand van lid a. en lid b. kan het College het budgetsubsidie dat aan een instelling is verleend lager vaststellen. Dit kan als de instelling niet of niet naar behoren voldoet aan de afspraken over de activiteiten die zijn opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst.
In artikel 46 zijn in lid 1 een aantal bepalingen over de financiële administratie van de instelling opgenomen. Daarnaast wordt van de instelling geëist dat ze voldoende verzekerd is. In lid 2 en 3 staat dat het College in relatie tot deze verordening en de AWB toezichthouders kan aanwijzen en dat de instelling verplicht is aan hen alle medewerking te verlenen. In lid 4 wordt vermeld dat een vertegenwoordiger van het College inzage in de administratie mag hebben en/of de instelling het College bepaalde informatie moet verstrekken om de juistheid van de subsidiëring te kunnen beoordelen. In lid 5 staat dat een instelling alle bewijsstukken die aan de subsidieverstrekking ten grondslag liggen tenminste vijf jaar na de subsidievaststelling moet bewaren. Het hanteren van vijf jaar sluit aan bij de termijn in artikel 43. In lid 7 wordt aangegeven dat er ook een accountantsverklaring kan worden gevraagd over de resultaten die met de activiteiten worden bereikt. Dit geldt met name voor een instelling met budgetsubsidie. In lid 8 wordt tenslotte ingegaan op het toezicht op de voortgang van projecten waarvoor een investeringssubsidie is verstrekt. Dit toezicht is vooral van belang om na te kunnen gaan of bij de (ver)bouw aan de door het College gestelde voorwaarden bij de subsidieverlening wordt voldaan.
Artikel 47 vermeldt de verplichting dat de instelling het College moet informeren als er aanmerkelijke verschillen gaan ontstaan tussen de begroting waarop het subsidie is verleend en de werkelijke exploitatie in een bepaald jaar. Een instelling met budgetsubsidie moet de gemeente informeren als men de gemaakte afspraken niet kan nakomen. Met name bij instandhoudingssubsidies en budgetsubsidies zijn de meldingen van belang omdat een en ander consequenties kan hebben voor de hoogte of de omvang van het subsidie dat uiteindelijk verleend zal worden.
Artikel 48 vermeldt de handelingen van de instelling waar het College vooraf toestemming voor moet geven, tenzij dat bij de subsidieverlening anders is bepaald. In de beschikking voor subsidieverlening en/of in de daarbij behorende uitvoeringsovereenkomst zal door het College worden aangegeven in welke mate een instelling gebonden is aan de verschillende bepalingen in dit artikel.
Reserves maken deel uit van het eigen vermogen van de instelling. De instelling kan zelf vrij beschikken over de betreffende middelen. Reserves worden gevormd uit de exploitatieoverschotten en zijn dus een winstbestemming. De bestemming van de reserves kunnen nader worden aangegeven en vervolgens weer worden gewijzigd. De reserves kunnen worden ingedeeld in algemene reserves en bestemmingsreserves. Algemene reserves zijn reserves met een algemeen karakter en derhalve vrij aanwendbaar. Zij zijn onder andere bedoeld om eventuele bedrijfsrisico’s op te vangen, waarmee een gebudgetteerde instelling wordt geconfronteerd. Bestemmingsreserves zijn specifieke reserves waaraan tevoren een bestemming is gegeven. Tot de bestemmingsreserves worden ook gerekend de egalisatiereserves dat wil zeggen de nog niet bestede, van derden ontvangen middelen, welke zijn verkregen onder stringente condities over de aanwending. Daarnaast kan ook een egalisatiereserve worden gevormd om de verschillen in jaarlijkse inkomsten en uitgaven te spreiden.
Een voorziening behoort niet tot het eigen vermogen van de instelling. Voorzieningen zijn fondsen voor concrete verplichtingen. Met andere woorden het zijn fondsen waarover niet kan worden beschikt dan voor het doel/risico waarvoor zij zijn ingesteld. Zij dienen om een gelijkmatige verdeling van lasten, in tijd gemeten, te bewerkstelligen, dan wel latente verplichtingen op te vangen. Voorzieningen worden gevormd door (jaarlijkse) toevoegingen aan de voorzieningen zijn daarmee kosten voor de instelling. Voor de vorming van een voorziening moet aan twee voorwaarden worden voldaan:
De risico’s dienen op de balansdatum aanwezig te zijn en moeten voortvloeien uit gebeurtenissen die voor balansdatum hebben plaatsgevonden, uit handelingen die voor balansdatum zijn verricht of uit overeenkomsten die voor balansdatum zijn aangegaan.
Uit het bovenstaande blijkt dat de algemene bedrijfsrisico’s gedekt moeten worden uit het eigen vermogen; alleen voor concrete, specifieke risico’s die op balansdatum aanwezig zijn kunnen voorzieningen worden gevormd. Het vormen van voorzieningen moet beschouwd worden als een normaal onderdeel van de bedrijfsvoering en moet daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de instelling. Er is dus sprake van normale kosten.
Het eigen vermogen en de voorzieningen kunnen gevormd worden uit het subsidie, door efficiënt met het subsidie om te gaan, door de inkomsten uit activiteiten waarvoor het subsidie wordt verleend en door andere inkomsten die de instelling verkrijgt uit niet gesubsidieerde activiteiten, lidmaatschappen, acties, legaten, sponsering etc.
Over de opbouw van het eigen vermogen en de voorzieningen moeten met de instelling bij de subsidieverlening wel afspraken worden gemaakt. Bij de beoordeling van de hoogte van het eigen vermogen en de voorzieningen gaat het College er vanuit dat de hoogte van het eigen vermogen in redelijke relatie tot het totaal aan lasten van de instelling moet staan en dat de voorzieningen een duidelijke relatie moeten hebben tot de verwachte risico’s.
In de eerste plaats moet een dergelijke instelling bij de subsidieaanvraag hierover een plan indienen voor de betreffende subsidieperiode. In het plan moet worden vermeld welke reserves en voorzieningen met welke oogmerken gevormd (gaan) worden, alsmede de maximale omvang en de verwachte storting in en/of onttrekking uit deze fondsen. Op basis van dit plan zal het College de vermogenspositie van de instelling beoordelen.
In de tweede plaats zal er met de instelling een afspraak worden gemaakt over het niveau van het eigen vermogen. Indien dit vermogen aan het einde van een subsidieperiode boven een bepaald niveau uitkomt, kan het College dit vermogen afromen. Ook kan hiermee rekening worden gehouden bij de bepaling van subsidiebudget voor de nieuwe periode. In principe zal er van afromen sprake kunnen zijn als de instelling gedurende de periode waarvoor het subsidie is verleend een algemene, dus in feite een risicoreserve vormt die boven een zogenaamd risicobedrag uitkomt. Dit bedrag is vastgesteld op tien procent van de totale jaarlasten van de instelling.
Het afromen, zoals hierboven is beschreven zal zeker gelden indien een instelling een eigen vermogen vormt op basis van het niet of slechts in beperkte mate uitvoeren van de afgesproken activiteiten. In dat geval zal de instelling deze bedragen aan de gemeente moeten teruggeven naar evenredigheid van de mate waarin het subsidie heeft bijgedragen aan de vorming van dit vermogen.
In artikel 50 wordt beschreven dat het College het recht heeft om ongewenste vermogensvorming tegen te gaan en hiervoor van een instelling een vergoeding te vragen. In lid 1 worden de situaties genoemd waarin het College het recht heeft om in te grijpen. In lid 2 wordt de termijn van ingrijpen vermeld en in de daarna volgende leden wordt nader ingegaan op de wijze waarop de vergoeding wordt bepaald. In lid 6 van het artikel wordt aangegeven dat in sommige gevallen hierbij een onafhankelijk deskundige zal worden ingeschakeld.
Ook als de subsidierelatie wordt beëindigd moet het College nog een aantal jaren hiervoor toestemming blijven verlenen. Bij gebouwen is dit zelfs op veertig jaar gesteld.
In dit artikel wordt aan het College de mogelijkheid geboden om:
Het College kan dit alleen in bijzondere situaties doen en is daarbij bovendien verplicht om de Raad in te lichten.