Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Waddenfonds houdende regels omtrent het uitvoeren van de begroting (Nota toelichting begroting Waddenfonds 2020)

1. Inleiding

Op 26 november 2015 heeft het algemeen bestuur de Financiële Verordening Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds 2015 voor de Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds vastgesteld. In deze verordening zijn spelregels geformuleerd voor de opzet en uitvoering van de begroting en de jaarstukken van het Waddenfonds. Op 11 december 2020 is de verordening gewijzigd vastgesteld.

Omwille van de inzichtelijkheid over de inzet van de diverse planning- en control-instrumenten (o.a. begroting, –wijziging daarvan en tussentijdse rapportages) – intern en extern – ziet deze Nota op de kaders waarbinnen het dagelijks bestuur uitvoering geeft aan de begroting, gericht op een transparante inzet van middelen voor doelrealisatie. Daarbij wordt tevens het omgaan met (meerjarige)verplichtingen, meerjarenramingen en kasritmeverschuivingen (overheveling subsidiebudgetten over de jaargrens) toegelicht.

2. Externe en interne regelgeving

Voor het handelen van algemeen bestuur en dagelijks bestuur zijn leidend de Wet Gemeenschappelijke regelingen, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (ministerie van BZK), de Regeling Informatie voor Derden (ministerie van BZK), de Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds en de Financiële verordening Waddenfonds 2015.

In essentie houdt dit in:

2.1 Externe regelgeving:

• •

  Het algemeen bestuur stelt de begroting vast.

• •

  Met het vaststellen van de begroting is het dagelijks bestuur gemachtigd (geautoriseerd door het algemeen bestuur) tot het doen van uitgaven en het aangaan van verplichtingen in het begrotingsjaar. Het dagelijks bestuur is met het vaststellen van de begroting bevoegd tot de inzet van middelen, zoals in de begroting is vastgelegd, ter realisering van doelen van het Waddenfonds zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds, het Uitvoeringskader en het Uitvoeringsprogramma.

• •

  Het algemeen bestuur autoriseert de lasten en baten per begrotingsprogramma en de daar gespecificeerde programmaonderdelen. Verhoging of verlaging van lasten en baten van een begrotingsprogramma is een bevoegdheid van het algemeen bestuur en wordt als concept-begrotingswijziging door het dagelijks bestuur ter vaststelling aan het algemeen bestuur voorgelegd.

2.2 Interne regelgeving:

• •

  Het Waddenfonds kent drie vormen van subsidie verlening:

• •

  Begrotingssubsidie ten behoeve van kennishuishouding.

• •

  Subsidies in het kader van thematische openstellingen (incl Budget Lokale Innovaties); De subsidies worden in principe eenmalig beschikt en ook wordt de totale last in het jaar van beschikken genomen.

• •

  Subsidies voor grote meerjarige projecten/programma’s (majeur). Deze subsidies worden eenmalig voor meerdere jaren beschikt. De lastneming wordt genomen in het jaar conform het bestedingsritme zoals aangeven in de meerjarenbegroting van de subsidieaanvraag.

• •

  In de loop van het begrotingsjaar kan het dagelijks bestuur een meerjarige verplichting aangaan nadat het algemeen bestuur een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid gesteld is haar wensen en bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken. Uit een dergelijke projecttoekenning kunnen verplichtingen voortvloeien die voor een aantal (toekomstige) jaren in de begroting worden opgenomen (in de meerjarenraming in de toelichting in de begroting).

• •

  Technische begrotingswijzigingen waartoe het dagelijks bestuur is gemachtigd, worden aan het algemeen bestuur verantwoord in de tussenrapportages en worden opgenomen in de Jaarstukken.

• •

  De ontwikkeling van de baten en lasten wordt gescheiden gehouden. Alleen meevallers in de lasten kunnen worden aangewend voor (de compensatie van) tegenvallers in andere lasten, mits deze lasten vallen binnen hetzelfde begrotingsprogramma in hetzelfde begrotingsjaar.

Bij de uitvoering van de begroting dient het dagelijks bestuur te handelen binnen een aantal randvoorwaarden:

• •

  Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• •

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • o

    Een indeling van de uitvoeringsorganisatie en het zonodig toewijzen van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de organisatieonderdelen.

  • o

    Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne en externe controle wordt voldaan.

  • o

    De regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de onderdelen van de uitvoeringsorganisatie.

3. Bevoegdheden dagelijks bestuur bij de uitvoering van de begroting

Om de begroting op een efficiënte manier te kunnen uitvoeren, handelt het dagelijks bestuur binnen de kaders van de Financiële Verordening duidelijk en adequaat, met inachtneming van de grenzen waarbinnen het dagelijks bestuur, zonder nadere besluitvorming door het algemeen bestuur, besluiten mag nemen.

In de loop van een jaar kan het dagelijks bestuur begrotingswijzigingen ter vaststelling aan het algemeen bestuur aanbieden:

3.1. Uitgangspunt begrotingswijzigingen

De volgende begrotingswijzigingen worden altijd aan het algemeen bestuur voorgelegd voor besluitvorming:

A) Verschuivingen binnen begrotingsprogramma’s lopende het boekjaar

Voorafgaand aan een boekjaar heeft het algemeen bestuur in de begroting en in het Uitvoeringsprogramma vastgelegd welke doelstellingen gerealiseerd moeten worden in dat jaar. Daarbij zijn in de toelichting in de begroting de algemene beleidsmatige en financiële kaders tevens aangegeven.

Het Uitvoeringskader, de begroting en het Uitvoeringsprogramma vormen het kader voor het dagelijks bestuur om te bepalen binnen welke bandbreedte rechtmatig, doelmatig en doeltreffend kan worden geopereerd bij het toekennen van (financiële) middelen. Om die reden zal elke verschuiving binnen begrotingsprogramma’s en tussen de daarin gespecificeerde onderdelen als begrotingswijziging aan het algemeen bestuur moeten worden voorgelegd.

B) Meerjarige verplichtingen subsidieverlening aan projecten

Als het dagelijks bestuur overweegt een project meerjarig te subsidiëren, dan wordt dit voornemen aan het algemeen bestuur voorgelegd, met een overzicht van de meerjarige lasten. Hierbij wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen kenbaar te maken, alvorens het dagelijks bestuur een besluit neemt. Dit geldt ook als er in de begroting van het lopende boekjaar voldoende budget beschikbaar is om het voorgestelde deel van de verplichting voor het lopende boekjaar kan worden genomen in het lopende boekjaar. Zo nodig gaat het voornemen vergezeld van een concept-begrotingswijziging, waarmee een deel van de bestemmingsreserve voor projecten kan worden aangewend als toevoeging aan de betreffende programmaonderdeel.

Om slagvaardig en rechtmatig subsidie te kunnen verstrekken is het dagelijks bestuur bevoegd om binnen het totale vastgestelde meerjarige budget voor een project over de jaren te schuiven met een jaarbudget. Dit kan noodzakelijk zijn als de voorziene fasering wordt gewijzigd of er vertragingen ontstaan in de uitvoering. Voorwaarde hierbij is dat de verschuiving binnen het totaal toegekende budget voor dat project blijft en bestedingsritmes niet naar voren mogen worden gehaald. Hiervan kan worden afgeweken indien daarvoor het AB wordt gevraagd de begroting te wijzigen, zoals ook in de tweede zin van onderdeel B gesteld.

3.2. Technische begrotingswijziging

Omwille van adequaat handelen heeft het algemeen bestuur in artikel 4 van de Financiële Verordening het dagelijks bestuur gemachtigd tot het doorvoeren van technische begrotingswijzigingen. Met deze technische begrotingswijzigingen kan het dagelijks bestuur budgetten over de jaargrens ‘schuiven’. Het betreft technische begrotingswijzigingen voor subsidiebudgetten die het dagelijks bestuur als subsidieplafonds heeft opgenomen in openstellingsbesluiten waarvoor nog geen subsidieverlening (toekenningsbeschikkingen) in hetzelfde boekjaar kon plaatsvinden (kasritmeverschuiving) naar alleen het daaropvolgende boekjaar. Met deze technische begrotingswijzigingen voor reeds bestemde subsidiebudgetten kunnen de benodigde budgetten in het daaropvolgende boekjaar snel beschikbaar komen voor het afgeven van toekenningsbeschikkingen.

De grondslag voor deze vorm van technische begrotingswijziging is gelegen in het feit dat het een resterend budget uit een vorig begrotingsjaar betreft dat door het algemeen bestuur reeds was bestemd te worden besteed aan subsidieverlening voor een programma of programmaonderdeel dat als zodanig reeds in de vorige begroting was vastgelegd. Voor het dagelijks bestuur en de uitvoeringsorganisatie levert het winst op door eenvoud en snelheid van besluitvorming.

Het verschuiven van deze budgetten op de jaargrens verloopt via de overloop bestemmingsreserve op de balans (bij het opmaken van de jaarrekening) en het via de technische begrotingswijziging volledig toevoegen van deze bestemmingsreserve aan het begrotings¬programma voor subsidies in de eerste maanden van het lopende boekjaar.

Het dagelijks bestuur rapporteert over de technische begrotingswijzigingen ten tijde van tussenrapportages aan het algemeen bestuur.

3.3. Renteraming

Periodiek kan de renteraming, zoals opgenomen in het begrotingsprogramma Algemene Dekkingsmiddelen, door het dagelijks bestuur worden herzien naar aanleiding van verwachte ontvangsten. Het beheren van de gelden door het Waddenfonds gebeurt binnen de kaders van de uitvoeringsregeling Treasury.

Het dagelijks bestuur rapporteert, indien daartoe aanleiding is, aan het algemeen bestuur periodiek over het actualiseren van de renteraming op basis van nieuw inzicht in de ontwikkeling van uitgaven en inkomsten.

4. Algemene reserve en bestemmingsreserve(s)

Aan het eind van het boekjaar wordt het resultaat (de resterende middelen) apart op de balans gepresenteerd onder het eigen vermogen.

4.1 Overloopbestemmingsreserve

Resterende budget uit openstellingen die nog niet tot subsidietoekenning hebben kunnen leiden in het jaar waarin het openstellingsbesluit is genomen, kunnen door het dagelijks bestuur bij het opmaken van de concept-Jaarrekening worden toegevoegd aan de overloopbestemmingsreserve en door middel van een technische begrotingswijziging in hun geheel worden toegevoegd aan het betreffende begrotingsprogramma(onderdeel) voor subsidies in het volgende boekjaar.

4.2 Bestemmingsreserve voor projecten en algemene reserve

Het is aan het algemeen bestuur om de overige resterende middelen te verdelen over de algemene reserve en de bestemmingsreserve voor projecten.

De bestemmingsreserve voor projecten kan een meerjarig karakter hebben. Dit komt tot uiting in de meerjarenraming in de begroting en jaarrekening.

Het dagelijks bestuur stelt in de concept-Jaarrekening een bestemming voor van het resultaat over de algemene reserve en de bestemmingsreserve voor projecten toe.

Het algemeen bestuur bestemt het resultaat bij de vaststelling van de Jaarrekening.

Uit de bestemmingsreserve voor projecten kan het algemeen bestuur met een begrotingswijziging middelen toevoegen aan de begroting ten behoeve van projecten in het lopende of volgende boekjaar (ingeval daarvoor de begroting reeds is vastgesteld).

Als het dagelijks bestuur voorstelt om middelen toe te voegen aan de begroting uit de algemene reserve of uit de bestemmingsreserve voor projecten, ter aanwending in een toekomstig begrotingsjaar waarvoor nog geen primaire begroting is vastgesteld, dan wordt een dergelijk voorstel opgenomen in de conceptbegroting die voor een zienswijze wordt voorgelegd aan provinciale staten.

5. Actieve informatieplicht

De actieve informatieplicht van het Waddenfondsbestuur jegens de deelnemers is onverkort van toepassing op de in deze Nota genoemde onderwerpen. Zo geeft het dagelijks bestuur het algemeen bestuur actief alle inlichtingen die zij voor de uitoefening van haar taak nodig heeft. Tevens verstrekken het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur actief alle inlichtingen aan gedeputeerde staten en provinciale staten van de provincies Noord-Holland, Fryslân en Groningen.

Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze nota wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van het Waddenfonds en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als “Nota toelichting begroting Waddenfonds 2020”.