Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouder van de gemeente Lingewaard houdende regels omtrent het informatiebeleid 2020 - 2024

digitale overheid

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties werkt met andere overheden aan nieuwe wetgeving op het gebied van de digitale overheid. De planning van nieuwe wetgeving en beleid voor de komende jaren is te vinden in de Agenda Digitale Overheid – NL DIGIbeter. Zoals Wet digitale overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, Wijziging van de Algemene wet bestuursrecht, Wijziging van de Bekendmakingswet en Single digital gateway. In Bijlage 1 is meer in detail te lezen hoe informatievoorziening binnen de Nederlandse overheid is ingebed.

Bron: digitaleoverheid.nl

NL DIGIbeter

Kansen en uitdagingen in de digitale samenleving

In juli 2018 lanceerde de overheid NL DIGIbeter: Agenda Digitale Overheid. Deze agenda valt, net als de Nederlandse Cybersecurity Agenda, onder de Nederlandse Digitaliseringsstrategie.

NL DIGIbeter is een agenda van alle bestuurslagen. In NL DIGIbeter 2018 is gemeld dat het om een ‘rolling agenda’ gaat die ieder jaar bijgesteld wordt. In 2019 is een eerste geactualiseerde versie uitgebracht en inmiddels is NL DIGIbeter 2020 gepresenteerd. De Agenda Digitale Overheid NL – DIGIbeter is onderdeel van een drieluik over digitalisering, samen met de Nederlandse Digitaliseringsstrategie en de Nederlandse Cyber Security Agenda.

In 2018 is gestart met het bij elkaar brengen van partijen en zijn maatregelen genomen die de Nederlandse overheid toegankelijker, begrijpelijker en persoonlijker maken, voor iedereen. Als overheid zetten we publieke waarden centraal en respecteren we grondrechten. Tegelijkertijd willen we snel leren en durven we te experimenteren. Deze aanpak heeft geleid tot het aanpassen of het opstellen van agenda’s van medeoverheden en uitvoeringsorganisaties. Bij de uitvoering van de acties groeide het besef dat overheidsorganisaties alleen door samen op te trekken de doelen van NL DIGIbeter kunnen realiseren.

In 5 hoofdstukken behandelt NL DIGIbeter 2020 de thema’s die relevant zijn voor de digitale transformatie van de overheid. Per actielijn wordt inzicht in de voortgang, concrete resultaten en de te verwachten resultaten gegeven. De geleerde lessen uit voorgaande jaren leiden tot 3 belangrijke aandachtspunten:

• 1.

  Extra maatregelen die zorgen dat iedereen (digitaal) mee kan blijven doen.

• 2.

  Blijven zorgen voor veilige en betrouwbare digitale dienstverlening, waarbij de mens centraal staat. Burgers en ondernemers moeten nu en in de toekomst steeds makkelijker digitaal zaken kunnen doen met de overheid.

• 3.

  Extra aandacht voor de ethische vragen bij de inzet van technologie om maatschappelijke doelen te realiseren.

Voor de periode van 2019 tot 2021 is er in totaal 18 miljoen euro beschikbaar voor innovatieve ideeën om de digitale dienstverlening van de overheid te verbeteren. Het Innovatiebudget ondersteunt ambtenaren met innovatieve plannen voor verbetering van de digitale overheid. Zij kunnen geld krijgen om in samenwerking met andere partijen hun idee in uitvoering te brengen. Zo maakt de overheid gebruik van de creativiteit en inzichten van mensen die in de praktijk zien waar de dienstverlening beter kan. Lees meer via https://www.digitaleoverheid.nl/toekenning-innovatiebudget-2020-de-24-geselecteerde-projecten/

NL DIGITAAL: Data Agenda Overheid

NL DIGITAAL maakt onderdeel uit van NL DIGIbeter. Het doel van NL DIGITAAL: Data Agenda Overheid is om data ten goede te laten komen aan beleidsvorming en het oplossen van maatschappelijke vraagstukken door de overheid, mét aandacht voor de bescherming van publieke waarden en fundamentele rechten van burgers.

Hergebruik van data

Het ministerie van binnenlandse zaken (BZK) werkt samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en gemeenten aan nieuwe afspraken, regelgeving en andere oplossingen voor het hergebruik van data in de openbare ruimte.

De Data Agenda Overheid richt zich op het oplossen van generieke knelpunten en formuleert maatregelen die de individuele organisaties en domeinen overstijgen. Er wordt een breed palet aan acties benoemd ter uitwerking van 5 agendapunten.

• 1.

  Problemen oplossen met datagedreven werken.

  Datagedreven werken

  Er worden lessen getrokken uit en kennis gedeeld over een zestal succesvolle datagedreven projecten, waaronder de aanpak van ondermijnende criminaliteit en armoedebestrijding/schuldhulpverlening.

• 2.

  Aandacht voor wetgeving en publieke waarden. Het gaat hierbij om de juridische en ethische kaders en het werken aan nieuwe algemene principes voor verantwoord omgaan met data en met name met algoritmen en open source software. Er wordt beleid ontwikkeld voor transparantie van algoritmen.

• 3.

  Er worden overheidsbrede principes over verantwoord omgaan met data ontwikkeld op basis van bestaande initiatieven uit binnen - en buitenland. Deze principes kunnen nadien een onderdeel worden van de code Goed Digitaal Bestuur.

• 4.

  Overheidsdata kwalitatief verbeteren en efficiënter benutten.

  Basisregistraties verbeteren

  Onderzocht wordt hoe het huidige stelsel van basisregistraties verbeterd kan worden. En hergebruik van open data bevorderd door verbeterslagen in de high value datasets -benadering en koppeling van data van gemeenten tot landelijk dekkende datasets.

• 5.

  Kennis over datagedreven werken verzamelen en delen. Er komt een Leer- en Expertisepunt Datagedreven Werken om ontwikkeling en verbinding aan te jagen in samenwerking met o.a. VNG.

• 6.

  Investeren in mensen, organisatie en cultuurverandering. Onder meer zal worden onderzocht hoe kennis en expertise van Universitaire Datascience Centres ingezet kunnen worden om datagedreven werken bij de overheid te bevorderen.

In 2018 is in opdracht van VNG door Berenschot een onderzoek uitgevoerd 'Datagedreven sturing bij gemeenten’. In het onderzoek wordt ingegaan op het belang van datagedreven sturing. Tegelijk worden adviezen, goede voorbeelden en risico’s benoemd.

In april van 2020 is een geactualiseerd Data Agenda Overheid gepubliceerd. Deze is hier te vinden.

Bron: Data Agenda Overheid.

Regie op gegevens

Gebruik persoonlijke gegevens waarbij veiligheid en privacy zijn geborgd

Regie op gegevens maakt onderdeel uit van het regeerakkoord, de digitaliseringsstrategie ‘Nederland Digitaal’ en de digitale agenda ‘NLDIGIbeter’. Het doel van Regie op gegevens is mensen de mogelijkheid te geven om hun (persoonlijke) gegevens te gebruiken om hun leven, werk of bedrijf te organiseren, terwijl belangrijke waarden als veiligheid en privacy geborgd zijn.

Regie geeft mensen de mogelijkheid tot:

• •

  Inzien: iedere persoon heeft het recht om bij iedere organisatie die gegevens over hem of haar registreert die gegevens in te zien.

• •

  Veranderen: iedere persoon heeft het recht om organisaties te verzoeken gegevens te wijzigen, de verwerking daarvan te beperken of te verwijderen.

• •

  Delen: iedere persoon heeft het recht zelf te bepalen wie gebruik mag maken van zijn of haar gegevens en voor welk doel. Daarnaast heeft ieder persoon het recht om aan te geven wie gegevens mag inzien en aan wie de gegevens mogen worden verzonden.

Datadelen is in ontwikkeling, maar er is nog geen antwoord op vraagstukken als bijvoorbeeld het delen van data tussen verschillende organisaties (randvoorwaarden en afspraken voor vertrouwen in datadelen). Deze afspraken en randvoorwaarden vormen met elkaar een ‘vertrouwens-infrastructuur’ en worden in ‘Regie op gegevens’ uitgewerkt.

De hoofdprincipes voor Regie op Gegevens zijn:

• •

  Mens Centraal: door mensen de mogelijkheid te bieden om regie op hun eigen persoonlijke gegevens te hebben, krijgen zij meer grip op hun persoonlijk leven.

• •

  Digitale autonomie: door vergroting van inzicht in – en invloed op – persoonlijk gegevensverkeer, verstevigen personen hun positie ten opzichte van aanbieders en afnemers. Deze ontwikkelingen op het gebied van digitale zelfbeschikking van mensen vragen erom in goede banen te worden geleid.

• •

  Inclusiviteit: regie op gegevens kan en moet eraan bijdragen dat zoveel mogelijk mensen vrijelijk deelnemen aan het (digitale) maatschappelijke leven, met al hun persoonlijke verschillen in mogelijkheden, omstandigheden en culturen.

Door ICTU is maart 2019 een voorstudie opgeleverd naar een kader voor de regie op gegevens. Het rapport is hier te vinden.

Wet Open Overheid

Zoveel mogelijk informatie vroegtijdig actief openbaar maken

Op 2 januari 2019 is de Wijzigingswet Wet Open Overheid (WOO) bij de Tweede Kamer ingediend. De WOO beoogt de transparantie en verantwoording van de overheden te bevorderen door overheden te verplichten zo veel als mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. In de Wijzigingswet worden aanpassingen voorgesteld van het initiatiefwetsvoorstel WOO zoals dat sinds 2016 bij de Eerste Kamer ter behandeling voorligt.

De belangrijkste verbeteringen voor de uitvoering zijn:

• -

  het vervallen van de verplichting om een online informatieregister in te richten (registerplicht),

• -

  het in scope terugbrengen van de verplichte actieve openbaarmaking van documenten, en

• -

  het faseren van de uitvoering van deze verplichting.

Voorwaarde: goed digitaal archief

Het op orde brengen van digitale informatie is een randvoorwaarde om de WOO uit te kunnen voeren en dient daarom op korte termijn te worden opgestart. Het VNG project Digitale Archieven op orde ondersteunt gemeenten hierin.

Gemeenten hebben al voorzieningen om informatie actief beschikbaar te stellen (publiceren gemeentelijke regelingen op landelijke portalen, RaadsInformatie en beleidsdocumenten op de website, landelijke registers zoals toezicht kinderopvang). Invulling geven aan de WOO kan bijvoorbeeld door deze voorzieningen of de deelname eraan, verder uit te bouwen. Betrokken disciplines: juristen, griffie, communicatie en informatievoorziening,

In te publiceren informatie werd en wordt vaak al rekening gehouden met privacy en andere gevoeligheden door gebruik te maken van geanonimiseerde versies, bijlagen weg te laten of besluiten qua taal en titel aan te passen.

Vervroegd overbrengen naar de archiefbewaarplaats is ook een optie (vooral bij digitale archieven). Verschil WOO met Archiefwet is dat onder Archiefwet complete dossiers openbaar worden en bij de WOO alleen bepaalde einddocumenten. En alleen permanent te bewaren archiefdossiers worden uiteindelijk overgebracht.

Bron: open-overheid.nl

Lees hier meer over het actieplan Open Overheid.

Wet elektronische publicaties

Alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen via DROP

Op 1 juli 2021 wordt de Wet elektronische publicaties (Wep) van kracht. Deze wetswijziging heeft als doelstelling om inwoners digitaal volledig te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. De inwoner wordt centraal gesteld bij de informatieverstrekking. Zij worden geïnformeerd over deze besluiten zodat ze tijdig hun recht van inspraak kunnen uitoefenen. Vanaf 1 juli 2021 is de gemeente verplicht om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen via de applicatie Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) op officielebekendmakingen.nl te publiceren.

Lingewaard heeft voor haar publicaties een overeenkomst afgesloten met externe partij. Het merendeel van de publicaties van de gemeente wordt via deze partij aangeboden op DROP. Daarnaast beschikt Lingewaard over de mogelijkheid om rechtstreeks op DROP te publiceren.

Vanaf 1 januari 2022 is het ook verplicht om voorgenomen besluiten digitaal ter inzage te leggen.

Plooi

PLOOI staat voor: Platform Open overheidsinformatie. Het platform zorgt ervoor dat overheidsinformatie makkelijk(er) te vinden is voor iedereen. PLOOI biedt inwoners één centrale vindplaats voor actief openbaar gemaakte overheidsinformatie. In samenhang én makkelijk doorzoekbaar. Ongeacht waar op het internet de informatie is gepubliceerd.

PLOOI ondersteunt de gemeente in het kunnen voldoen aan de eisen van de Wet open overheid (Woo) als deze in werking treedt (naar verwachting: 2021).

Wet Digitale Toegankelijkheid

Vanaf 23 september 2020 is de wet Digitale Toegankelijkheid van toepassing. Dat betekent dat al onze digitale informatie, zowel intern als extern, moet voldoen aan de toegankelijkheidsnorm. Dit geldt ook voor alle stukken die straks vanwege de Wet Open Overheid gepubliceerd moeten worden. Om aan te tonen dat we als gemeente voldoen aan de wetgeving, zijn we verplicht een toegankelijkheidsverklaring te publiceren op al onze online toepassingen (websites/apps). Om onze toegankelijkheidsverklaringen jaarlijks te kunnen actualiseren, laten we jaarlijks een toegankelijkheidstoets uitvoeren.

Modernisering Archiefwet

Overbrengingstermijn naar archiefbewaarplaats verkorten naar 10 jaar

De Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd om beter aan te sluiten op het digitale tijdperk. Het voornemen van de minister voor basis- en voortgezet onderwijs en media (BVOM) is onder meer om de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats te verkorten van het huidige 20 jaar naar 10 jaar, en de aanstelling van een archivaris, nu nog optioneel, verplicht te stellen.

Hoe de vernieuwde Archiefwet er precies uitgaat zien, weten we nu nog niet. De reden dat Minister Slob de wet wil moderniseren, gaf hij in juni 2018 aan de Tweede Kamer aan: “Het is essentieel, dat ook de digitale overheidsinformatie duurzaam, toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wordt bewaard”. De huidige Archiefwet gaat nog sterk uit van informatie op papier.

De modernisering vindt plaats in samenhang met het Wetsvoorstel Open Overheid, welke het urgenter maakt om de informatiehuishouding op orde te brengen.

Digitaal Stelsel Omgevingswet

Transitie in de fysieke leefomgeving

De voorbereidingen voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet zijn in volle gang. De startdatum is op 1 januari 2021. De ambitie is om een duurzame en integrale benadering van de fysieke leefomgeving te realiseren en de complexiteit van de bestaande wetgeving daarover te vereenvoudigen. Dit geeft gemeenten meer mogelijkheden om ambities in de fysieke leefomgeving te realiseren; door nieuwe juridische en digitale instrumenten, meer bestuurlijke afwegingsruimte en een andere werkwijze en dienstverlening. Deze transitie in de fysieke leefomgeving is begonnen in 2013 met de start van het wetgevingsproces en loopt door tot 1 januari 2029. De uiterste datum dat gemeenten hun integrale omgevingsplan moeten hebben vastgesteld.

Stelsel van de landelijke voorziening samen met de lokale systemen van overheden

Onderdeel van de invoering van de omgevingswet is de invoering van het Digitaal Stelsel Omgevingswet, kortweg de DSO. Meer informatie is te vinden op de website Aan de slag met de Omgevingswet. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet is een stelsel dat bestaat uit een landelijke voorziening samen met de lokale systemen van overheden. Het programma Aan de slag met de Omgevingswet bouwt de landelijke voorziening. Overheden zijn verantwoordelijk voor de lokale systemen.

Onderdelen van de landelijke voorziening

De landelijke voorziening bestaat uit het Omgevingsloket met op de achtergrond een aantal informatiesystemen. Deze onderdelen van de landelijke voorziening zorgen ervoor dat informatie van overheden op de juiste plek in het Omgevingsloket beschikbaar komt.

Overheden sluiten aan op de landelijke voorziening zodat zij:

• •

  hun omgevingswetbesluiten kunnen publiceren

• •

  hun vragenbomen met toepasbare regels kunnen publiceren

• •

  vergunningaanvragen en meldingen kunnen ontvangen

• •

  begrippen en definities centraal kunnen beheren

• •

  onderling en met initiatiefnemers kunnen samenwerken

Gegevens in het digitaal stelsel

Het Omgevingsloket is de centrale plek waar alle digitale informatie over de fysieke leefomgeving samenkomt. Overheden plaatsen de benodigde informatie in het digitaal stelsel. De gegevens in het digitaal stelsel komen daarna in het Omgevingsloket beschikbaar voor de dienstverlening aan de inwoners en ondernemers.

Het digitaal stelsel en lokale systemen

Overheden wisselen gegevens en documenten uit met de landelijke voorziening van het digitaal stelsel. Dit doen ze via koppelingen met een aantal lokale systemen, zoals:

• •

  ruimtelijke plansystemen voor het omgevingsplan met de juridische regels

• •

  regelbeheersystemen voor het maken van toepasbare regels en vragenbomen

• •

  zaak- of vergunningsystemen voor de afhandeling meldingen en aanvragen van klanten

Door deze systemen te koppelen met de landelijke voorziening (DSO-LV), ontstaat een complete (digitale) keten.

Basisregistratie Ondergrond (BRO)

Grote opgaven als energietransitie, klimaatadaptatie, woonopgave en economische groei, hebben enorme impact op de directe leefomgeving - niet alleen boven, maar ook ónder de grond. Al deze opgaven hebben te maken met het gebruik van de ondergrond. Niet alles kan op dezelfde plek. Het is dus essentieel om een ruimtelijk en integraal inzicht te krijgen in de ondergrond. Voor een goed beleid en beheer. Fundament hiervoor zijn eenduidige, betrouwbare data en informatie over de ondergrond van Nederland. Daarom wordt gewerkt aan de Basisregistratie Ondergrond (BRO).

Het wordt druk onder de grond

Centrale registratie met publieke gegevens over de Nederlandse ondergrond

De Basisregistratie Ondergrond (BRO) is een centrale registratie met publieke gegevens over de Nederlandse ondergrond. Overheden leggen voor dezelfde objecten dezelfde, betrouwbare, algemene gegevens vast. Vanuit één centrale digitale plek, de landelijke voorziening, kunnen gebruikers gegevens opvragen voor informatie over bodem en ondergrond. Op de datasets kunnen ook rekenprogramma’s en modellen uitgevoerd worden.

Bron: Basisregistratie Ondergrond

Betrouwbare gegevens, voor iedereen beschikbaar

Centrale registratie met publieke gegevens over de Nederlandse ondergrond

Nu zijn de ondergrondgegevens nog in beheer bij verschillende organisaties. Denk aan gegevens die bekend zijn door metingen via sonderingen of via meetinstrumenten in putten. Ze zijn daardoor niet in dezelfde mate gedigitaliseerd, gestandaardiseerd en geharmoniseerd. En ze zijn maar gedeeltelijk publiek beschikbaar. Dankzij de BRO hebben alle gegevens straks een gevalideerde, hoge kwaliteit en zijn ze voor iedereen vrij beschikbaar.

Om dit voor elkaar te krijgen, zijn bestuursorganen verplicht om:

• 1.

  bodem- en ondergrondgegevens aan te leveren volgens de afgesproken standaarden

• 2.

  ondergrondgegevens te gebruiken voor alle overheidstaken

• 3.

  onjuiste gegevens terug te melden aan de bronhouder

Ieder jaar worden steeds meer ondergrondgegevens opgenomen in de BRO en voor iedereen toegankelijk gemaakt. Zo zorgen we samen voor duurzaam, veilig en efficiënt gebruik van de ondergrond.

Gegevens in de BRO

Iedere tranche kunnen overheden (bestuursorganen) gegevens over nieuwe registratieobjecten toevoegen aan de BRO. De eerste tranche is in 2018 ingegaan. Daarmee zijn 3 registratieobjecten aan de BRO toegevoegd:

• •

  Grondwatermonitoringput

• •

  Geotechnisch sondeeronderzoek

• •

  Bodemkundige Boormonsterbeschrijving

De tweede is op 1 januari 2020 ingegaan. Daarmee komen de volgende registratieobjecten in de BRO:

• •

  Geotechnische Boormonsterbeschrijving

• •

  Geotechnische Boormonsteranalyse

• •

  Bodemkundige wandbeschrijving

• •

  Modellen: Bodemkaart, Geomorfologische kaart, REGIS II (Hydrogeologisch model), GeoTOP, DGM (Digitaal Geologisch Model)

   

Wat zit er niet in de BRO?

• •

  Kabels en leidingen. Het Kadaster verstrekt gegevens over de ligging van kabels en leidingen (via KLIC).

• •

  Riolering. Informatie over de ligging van rioolstelsels en bijbehorende aansluitleidingen (leidingen tussen het rioolstelsel en riool op particulier terrein) worden door gemeenten bijgehouden.

• •

  Archeologie. Archis is een databank waarin gegevens over archeologische vindplaatsen en terreinen vanaf de prehistorie tot in de nieuwe tijd zijn opgeslagen.

• •

  Niet gesprongen explosieven. Informatie over niet gesprongen explosieven is opgenomen in explosievenrisicokaarten.

• •

  Ondergrondse topografie. Informatie over de ondergrondse constructies zoals parkeergarages en metrostations zijn te vinden in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en ondergrondse constructies als ondergrondse afvalcontainers en water- en gasputten voor ondergrondse leidingstelsels zijn opgenomen in de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT).

Uitgebreide informatie is te vinden op de website van de Basisregistratie Ondergrond.

Samen Organiseren

Samen organiseren is vanuit gemeenten met VNG opgezet om een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening te realiseren door beleid en uitvoering dichter bij elkaar te brengen. Dit heeft een vaste vorm gekregen via de beweging Samen organiseren van de VNG en de Taskforce Samen organiseren.

Taskforce Samen Organiseren; ‘samen doen wat samen kan’

De Taskforce bestaat uit diverse gemeentesecretarissen, directeuren ICT en dienstverlening en vertegenwoordigers van ketenpartners. Zij zorgen voor de inhoudelijke invulling van Samen organiseren ten behoeve van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering, toetsen lopende initiatieven en werkende toepassingen. Vanuit een ambassadeursrol werkt de Taskforce aan draagvlak, aan het cultiveren van eigenaarschap binnen gemeenten en aan het bevorderen van een verandering in ‘mindset’.

De Tasforce adviseert het College van Dienstverleningszaken, dat adviseert op zijn beurt het VNG-bestuur en het VNG-bestuur adviseert de ALV.

Samen organiseren staat in het teken van de kracht van het collectief: ‘samen doen wat samen kan’.

Innovaties, verkenningen of pilots voor gemeentelijke informatievoorziening kunnen inspiratie bieden of reden zijn om als gemeente met een onderwerp aan de slag te gaan.

Voor nauwe samenwerking tussen de verschillende overheden op digitaal gebied, maar ook voor standaardisatie en innovatie is het podium de Pilotstarter een middel. Pilotstarter is een middel om het innovatief vermogen van gemeenten en het innovatief klimaat te stimuleren. Pilotstarter zou je kunnen zien als een vorm van ‘samen organiseren’ waarbij de innovatiekracht van de gemeenten wordt gebundeld.

Gezamenlijke gemeentelijke uitvoering (GGU)

Gemeenten willen in de informatiesamenleving flexibele, mensgerichte en toekomstbestendige dienstverlening en bedrijfsvoering realiseren. Gemeenten willen samenwerken in de uitvoering om zo tegemoet te komen aan de verwachtingen van inwoners, bedrijven, gemeentelijke organisaties en bestuurders. Daarom kozen gemeenten in 2017 voor Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU). Het jaarplan en het meerjarenprogramma zijn hier te lezen. Daarin worden de volgende prioriteiten gesteld:

Het meerjarenprogramma is een kadernota en biedt duidelijkheid over wat gemeenten de komende jaren kunnen verwachten aan gezamenlijke gemeentelijke uitvoering.

Het meerjarenplan bouwt voort op het fundament dat in de afgelopen jaren op het vlak van gezamenlijke dienstverlening en de daarbij horende informatievoorziening is gelegd.

Dichterbij door digitalisering

Wens aan een integrale visie dienstverlening; één loket voor één overheid

Staatssecretaris Knops (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) en Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben de Tweede Kamer het manifest ‘Dichterbij door digitalisering’ aangeboden. Voorlopige conclusie uit dit manifest is dat dienstverlening door de overheid nog niet volledig digitaal is en dat het ontbreekt aan een integrale visie op dienstverlening. Ook missen de opstellers standaardisatie en een duidelijke gerichtheid op één loket voor één overheid.

Wet- en regelgeving over dienstverlening wordt versimpeld, zodat (digitale) dienstverlening voor burgers begrijpelijk en toegankelijk, en voor uitvoeringsinstanties uitvoerbaar wordt. Ook willen VNG en Knops dat mensen zelf bepalen hoe ze gebruik maken van dienstverlening van de overheid. Inwoners moeten meerdere kanalen kunnen kiezen (‘omnichannel’) en er moet een balans blijven tussen digitale en fysieke dienstverlening. Digitale dienstverlening mag er nooit toe leiden dat mensen zaken niet meer begrijpen of geen/minder toegang hebben tot diensten.

Privacy

Bescherming van persoonsgegevens is neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG). Deze dwingen om goed na te denken over hoe persoonsgegevens verwerkt en beschermd moeten worden. Een gemeente moet inzicht hebben in welke gegevensverzamelingen persoonsgegevens zijn opgenomen. Als de Autoriteit Persoonsgegevens daarom vraagt, geldt de verplichting om hierover verantwoording af te leggen.

Subsidiariteit; verwerking mag als het doel niet anders kan worden bereikt

Bij de verwerking van persoonsgegevens geldt als hoofdregel dat dit alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden voor een vooraf vastgesteld doel en indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

Proportionaliteits-beginsel; verwerken mag als dit in verhouding staat tot het doel.

Daarnaast geldt het proportionaliteitsbeginsel: persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

Technologie kan steeds meer en data worden steeds belangrijker. In het kader van een optimale dienstverlening en efficiency worden werkprocessen, producten en diensten (verder) gedigitaliseerd. Ook is er de behoefte om in het kader van integrale dienstverlening meer en vaker persoonsgegevens uit te wisselen, zowel met interne als met externe partijen. Tegelijkertijd moeten inwoners, bedrijven, medewerkers, ketenpartners en andere overheden erop kunnen vertrouwen dat wij rechtmatig, zorgvuldig en veilig omgaan met hun persoonsgegevens. Hiervoor zijn betrouwbare gemeentelijke informatiesystemen en werkprocessen nodig.

Privacy by design Pivacy by default

Privacy is een belangrijk aandachtspunt in alle systemen en processen binnen de organisatie waarbij persoonsgegevens verwerkt worden. De principes ‘privacy by design’ en ‘privacy by default’ uit de AVG spelen hierbij een grote rol. Privacy bij design wil zeggen dat systemen en processen vanaf het begin worden ontworpen met privacy als leidraad. Privacy by default vereist dat de standaardinstellingen van een proces of systeem zo privacy-vriendelijk mogelijk zijn. Door op deze manier te werken, en privacy dus al vanaf de ontwerpfase mee te nemen, wordt voorkomen dat een systeem of proces later gewijzigd dient te worden omdat geen rekening is gehouden met privacy-aspecten (en daardoor onrechtmatig is).

DPIA (Data Protection Impact Assessment)

In dit kader is ook het tijdig uitvoeren van een DPIA (Data Protection Impact Assessment) van belang. Een DPIA is een instrument om de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen en vervolgens maatregelen te kunnen nemen om die risico’s te verkleinen. DPIA’s dienen uitgevoerd te worden voor zowel bestaande als nieuwe processen en systemen.

Dataminimalisatie

Dataminimalisatie is een verplichting

Op grond van de AVG is dataminimalisatie een verplichting. Anderzijds moeten natuurlijk wel voldoende gegevens worden verwerkt om aan de dienstverlening van de gemeente te voldoen. Een en ander dient ingebed te worden in de processen..

Security

BIO; Baseline Informatiebeveiliging Overheid

Sinds 1 januari 2020 moeten overheidsorganisaties voldoen aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid, voorheen BIG). Voor de invoering van de BIO dienen processen risico’s in kaart gebracht te worden per informatiesysteem. Dit wordt gedaan door middel van en risirisicoanalyses. gemaakt te worden. Aan de hand van deze analyses dienen er invoeringsplannen gemaakt te worden waarin de risico’s verkleind worden door maatregelen en controls in te zetten.

De BIO geeft als definitie van een informatiesysteem:

Risicoanalyse op basis van BBN

Per informatiesysteem zal een risicoanalyse gemaakt worden een bepaling van het Basis Beveiligings Niveau (BBN).

Pakket van controls en maatregelen

Aan de hand van die analyses wordt door de betreffende teammanager een pakket van controls en maatregelen (conform BIO) samengesteld, zodat de risico’s geminimaliseerd worden. Per jaar wordt een Informatiebeveiligingsplan opgesteld waarin de voor dat jaar bepaalde maatregelen worden opgenomen om uit te voeren.

Voor een compleet beeld van wat informatiebeveiliging bij de gemeente Lingewaard inhoudt wordt verwezen naar het Informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente.

Samenwerking Privacy en Security

Bij iedere organisatorische verandering zal telkens weer gekeken moeten worden wat de gevolgen van die veranderingen zijn voor de Informatieveiligheid en het gebruik van persoonsgegevens.

Gemeentelijke Model Architectuur GEMMA

GEMMA helpt gemeenten om (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aan te sturen. Ontwikkelen, bouwen, aanschaffen en implementeren onder architectuur zorgt ervoor dat de oplossingen onderling goed samenwerken. Ook ontstaat er een overzicht dat bestuur en management helpt alle ontwikkelingen in samenhang aan te sturen.

overheids-referentiearchitecturen; basis voor interoperabiliteit tussen de verschillende overheden en landelijke voorzieningen

GEMMA is afgeleid van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). Samen met andere NORA-dochters als WILMA (waterschappen), PETRA (provincies) en EAR (Rijksoverheid) maakt GEMMA deel uit van de groeiende familie van overheids-referentiearchitecturen. Hiermee is een belangrijke basis gelegd voor interoperabiliteit tussen de verschillende overheden en landelijke voorzieningen. In de bijlage is meer over de samenhang van de verschillende architecturen te lezen.

In de GEMMA wordt uitgegaan van drie soorten architecturen.

• 1.

  Organisatie- of bedrijfsarchitectuur. Deze bestaat uit procesarchitectuur, bedrijfsfuncties en bedrijfsobjecten.

• 2.

  Informatiearchitectuur. Hierin wordt de informatiestrategie en de uitwerking naar concrete projecten op basis van business doelen en ontwikkelingen tot stand gebracht. Hieronder onderscheiden we ook nog twee soorten namelijk applicatiearchitectuur en gegevens- en berichtenarchitectuur

• 3.

  Technische architectuur. Architectuur die weergeeft wat nodig is om de informatievoorziening te laten werken zoals deze is beschreven in de informatie-architectuur, bijvoorbeeld hardware en netwerk specificaties, overzicht van technische componenten en hun relatie met informatiesystemen.

Nieuwe inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening

Nieuwe inrichting maakt verbetering gemeentelijke dienstverlening mogelijk

Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Want het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in de weg.

We kunnen een tweetal gemeentelijk georganiseerde bewegingen onderscheiden die streven naar een nieuwe inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening. Standaardisatie en collectiviteit spelen in beide gevallen een grote rol. De belangrijkste bewegingen zijn:

• »

  Samen organiseren (meer hierover is te lezen in het hoofdstuk ‘Samenwerken’)

• »

  Common Ground

Common Ground

Common Ground; Hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening

In de kern gaat het bij Common Ground om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Door data los te koppelen van werkprocessen en applicaties en data bij de bron te bevragen, in plaats van veelvuldig kopiëren en op slaan.

Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke vraagstukken.

Met als resultaat:

• •

  Gegevens zijn uniform;

• •

  Gegevens worden opgehaald met API’s;

• •

  Eén gemeenschappelijke integratielaag;

• •

  Data blijft in de bron

Common Ground groeit, en er gebeurt veel. Vanuit gemeenten en de VNG worden toepassingen ontwikkeld volgens de principes van Common Ground. En er wordt nagedacht over passende vormen van samenwerking. Een voorbeeld daarvan zijn de FieldLabs. Daar komen verschillende partijen bij elkaar: gemeenten, marktpartijen, uitvoeringsinstellingen, softwaredevelopers, designers en bestuurders. Samen werken ze - gedurende meerdere dagen - aan innovatieve concepten voor gemeentelijke dienstverlening. Het doel: het versnellen van vernieuwing in de gemeentelijke dienstverlening. Door middel van een nieuwe manier van werken, waarbij concepten één keer worden ontwikkeld, en uiteindelijk meerdere keren worden toegepast.

In de bijlage worden de principes van Common Ground verder toegelicht.

Dienstverlening

Missie gemeente en visie op dienstverlening

De gemeente Lingewaard als dienstverlener

“Wij zijn een goede dienstverlener voor onze klanten; de inwoners en ondernemers. We zijn als dienstverlener daadkrachtig, inwonergericht en veerkrachtig.”

Beleving van de klant

Ons belangrijkste uitgangspunt voor onze dienstverlening is de beleving van de klant. De klantbeleving is leidend bij de sturing op de kwaliteit van onze dienstverlening. De klantbeleving is een kritische succesfactor voor het bereiken van onze missie.

We hebben onze opvatting van de dienstverlening in verbinding gebracht met de missie van de gemeente:

• •

  We zijn daadkrachtig in het nakomen van afspraken met de klant. Daarvoor hebben we met de klant duidelijke afspraken over de kwaliteit van onze dienstverlening.

• •

  Wij werken inwoner- en ondernemer-gericht in onze processen en onze accommodaties.

• •

  We communiceren begrijpelijk en gedragen ons integer, flexibel en veerkrachtig in ons contact met de klant en in de levering van de dienst.

Een samenhangende dienstverlening: één Lingewaard, één gezicht

In onze dienstverlening staan een positieve beleving van onze inwoners en ondernemers centraal. Onze dienstverlening is met andere woorden klantgedreven. In de gewenste doelsituatie beleeft de klant een samenhangende dienstverlening: één Lingewaard, één gezicht.

Leidende principes dienstverlening vertaald naar informatievoorziening

De missie en de visie op dienstverlening zijn vertaald in leidende principes dienstverlening. Deze leidende principes zijn een leidraad voor de inrichting en uitvoering van de gewenste dienstverlening. Deze leidende principes zijn vertaald naar de service en kwaliteit van onze informatievoorziening.

Op de volgende pagina zijn de 7 leidende principes uitgeschreven. Deze geven invulling aan hetgeen waar wij voor staan ten aanzien van onze dienstverlening; de beleving van de inwoner centraal. Echter bieden deze principes nog geen concrete handvatten hoe we onze dienstverlening direct kunnen verbeteren. Daarom is er voor gekozen om te werken volgens en met de serviceformule methodiek.

Werken met serviceformules

Verwachtingen van inwoners en ondernemers vanuit verschillende rollen vertalen naar 5 serviceformules

Om concreet invulling te geven aan de visie op dienstverlening, verbeteren we onze dienstverleningsprocessen door middel van serviceformules. Het uitgangspunt van werken met serviceformules is dat inwoners en ondernemers vanuit verschillende rollen met ons in contact komen. Bij elke rol horen bepaalde verwachtingen. Die verwachtingen vertalen we in één van de vijf serviceformules. Elk formule kent externe zekerheden en interne afspraken. Zo dragen serviceformules bij aan het klantgericht, efficiënt en herkenbaar maken van de dienstverlening. De invulling van de Lingewaardse serviceformules doen we met de methoden klantreizen en de 6 P’s Marketingmix. Op deze wijze verbeteren wij onze (dienstverlenings-)processen vanuit het oogpunt van de klant (=inwoner/ondernemer).

Integrale dienstverlening sociaal domein

De landelijke transformatiedoelen en de sociale visie van de gemeente Lingewaard zijn uitgewerkt in 3 beleidssporen:

• 1.

  Gebiedsgericht werken (focus op inwoner)

• 2.

  Preventie en het juiste niveau van ondersteuning en hulp (focus op sociale infrastructuur)

• 3.

  Meer en beter samenwerken (focus op organisaties)

Ontwikkeling naar integrale dienstverlening in de keten

De informatievoorziening faciliteert de integrale dienstverlening in het sociaal domein. Daarbij is de inzet bovendien dat ontwikkeling naar integrale dienstverlening gemeentebreed en in de toekomst in de keten ook mogelijk wordt gemaakt. Binnen het Sociaal Domein ligt de focus op realiseren dat er in de gebieden meer en beter (digitaal) samengewerkt kan worden. Om dit in de gebieden te realiseren is het belangrijk om aan te sluiten op ondersteuning vanuit ontwikkeling gebiedsgericht werken. Ter ondersteuning aan deze visie zijn de volgende uitgangspunten opgesteld:

• 1.

  Inwoner centraal: vereenvoudiging uitvraag

  Het Sociaal Domein spant zich in om overbodige regels te schrappen, heft onnodige indieningsvereisten op en voorkomt nieuwe overbodige regels.

• 2.

  Inwoner centraal: Wet eenmalige gegevens uitvraag Werk en Inkomen

  Het Sociaal Domein stelt geen overbodige vragen. Gegevens die in basisregistraties zijn opgenomen en informatie die binnen de eigen organisatie beschikbaar is vragen wij niet nogmaals.

• 3.

  Inwoner centraal: efficiëntie samen met inclusieve dienstverlening

  Het Sociaal Domein zorgt ervoor dat inwoners, bedrijven en instellingen hun zaken snel en zeker kunnen regelen. Waar persoonlijk contact met de overheid noodzakelijk of bevorderlijk is voor de kwaliteit van de dienstverlening, maken wij persoonlijk contact met inwoners, bedrijven en instellingen mogelijk (inclusieve dienstverlening, bijv. laaggeletterden, digibeten, …)

• 4.

  Juiste niveau ondersteuning & zorg: zelfredzaamheid inwoner stimuleren

  Het Sociaal Domein zorgt ervoor dat inwoners steeds meer online informatie/gegevens kunnen aanvragen en indienen.

• 5.

  Organisatie: digitale samenwerking

  Het Sociaal Domein geeft waar mogelijk het elektronische communicatiekanaal de voorkeur. Hierdoor kunnen besparingen worden gerealiseerd. Op termijn geldt dat het papieren kanaal zal worden afgeschaft, zonder daarbij inclusieve dienstverlening uit het oog te verliezen.

Inclusieve dienstverlening

Binnen het Sociaal Domein moet iedereen mee kunnen doen in de digitale samenleving. Een groep inwoners zal (tijdelijk) extra ondersteuning nodig hebben voor het invullen van online formulieren. Als voorbeeld kunnen we ervaringen vanuit de digitalisering van de minimaregelingen benutten.

Informatie aan inwoners, bedrijven, instellingen en medewerkers binnen het Sociaal Domein in het kader van digitalisering van formulieren

De betrokken partijen bij de onderdelen welke gedigitaliseerd worden binnen het Sociaal Domein worden vooraf geïnformeerd.

Datagedreven sturen

Data samenbrengen; Geeft nieuwe inzichten Gerichter reageren naar klant

De kracht van datagedreven sturen is dat er door het combineren van gegevens (nieuwe) informatie kan worden gecreëerd. Er kunnen verbanden worden gelegd die de organisatie inzicht en sturingsmogelijkheden geven.

Door datagedreven werken te verankeren in onze organisatie zijn we in staat om onze klant te kennen en gerichter te kunnen benaderen, beter beleid te ontwikkelen, beter te sturen op afspraken (normen) en efficiënter te werken.

bron: ministerie van Justitie en Veiligheid

Datagedreven sturing geeft:

• »

  Grotere wendbaarheid

  Snellere en betere reactie op de maatschappij of de organisatie doordat 1. Analyses van de data sneller inzicht geven in wat er gaat komen en 2. de juiste informatie beschikbaar is op het juiste moment.

• »

  Effectiviteit

  Benodigde en toegestane informatie is beschikbaar in de hele keten waardoor informatie op het gewenste moment en zonder onderbrekingen beschikbaar is.

• »

  Efficiency

  Resultaten tegen lagere kosten en met een kortere doorlooptijd doordat een analysetool gebruikt wordt om bottlenecks in het proces te vinden, stappen te automatiseren en beslissingen te nemen op basis van feiten.

• »

  Betere beleidsontwikkeling

  Beleid en beslissingen die genomen zijn op basis van data zijn doelgerichter omdat het toevoegen van data inzichten een breder, vollediger en objectiever beeld geven.

• »

  Transparantie

  Keuzes die onderbouwd en herleid zijn vanuit duidelijke feiten.

• »

  Kwaliteit

  Hogere kwaliteit doordat de acties achteraf of real-time gemeten worden op effectiviteit, efficiëntie en waarde. Data management zorgt voor standaardisatie wat de kwaliteit ten goede komt.

Gemeente Lingewaard is eigenaar van alle data

Gemeente Lingewaard is eigenaar van alle data die zij genereert en/of waar zij de verantwoording voor draagt. Medewerkers binnen de gemeente Lingewaard werken met meerdere digitale systemen. Deze systemen genereren en gebruiken data. Die data wordt op diverse plaatsen opgeslagen.

Bewustwording van de waarde van data

Gemeente Lingewaard is zich bewust van de waarde van de data. De bewustwording is ontstaan in de ontwikkeling naar integrale dienstverlening. Er is daardoor meer behoefte aan datagedreven sturing ontstaan. Deze sturing is in de gemeente onderverdeeld in 3 niveaus.

• »

  Strategisch (richten); Op basis van data analyse is het streven om bestaand beleid te evalueren en om beleid te (her)schrijven.

• »

  Structuur (inrichting); Op basis van data analyse plannen schrijven en de werkprocessen daarop inrichten. Deze vertalen naar kritische succes factoren (KSF’s)

• »

  Uitvoering (verrichten); Op basis van data analyse toetsen of de kritische prestatie indicatoren KPI’s) zijn behaald.

Door datagedreven sturing zijn we in staat de groeiende hoeveelheid data adequaat te verwerken. Daarbij kunnen we meegaan in de verwachtingen van onze klant. Tot slot vergemakkelijkt datagedreven werken ons bij het uitwisselen van informatie met bijvoorbeeld externe partners.

Informatiebehoefte bepaald de opslag van data

De informatiebehoefte bij gebruikers van de data van de gemeente Lingewaard is bepalend voor de opslag van data en in welke vorm. Gebruikers van de data van de gemeente Lingewaard zijn bijvoorbeeld de medewerkers, onze klanten, stakeholders en ketenpartners.

Doelbinding & rechtmatigheid

Afhankelijk van de doelbinding & rechtmatigheid, de toepassing en verspreiding van de informatie uit de data wordt bepaald wie, wanneer welke informatie kan inzien, bewerken en weer opslaan. Deze weging gebeurt met in achtneming van de AVG, de archiefwet en de wet BIO. In dit kader passen we dataminimalisatie toe en de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen. Daar waar mogelijk en nodig wordt data geanonimiseerd.

Dataminimalisatie

Dataminimalisatie is de verantwoordelijkheid van de hele organisatie. Naast toepassing van dataminimalisatie binnen gecentraliseerde en procesgebonden opslagsystemen geldt dataminimalisatie ook voor netwerkschijven. Zowel voor gemeenschappelijke netwerkschijven als voor persoonlijke. Er zal de komende jaren aandacht worden gegeven aan bewustworden van medewerkers bij het minimaliseren van de op hun netwerkschijven opgeslagen data.

Dataportaal overheid

Data.overheid.nl

Gemeente Lingewaard biedt datasets aan op data.overheid.nl. Dit dataportaal bestaat uit een register met informatie over- en verwijzingen naar datasets van Nederlandse overheden. Data.overheid.nl biedt een actueel overzicht van alle beschikbare datasets binnen de Nederlandse overheid. Gemeente Lingewaard heeft hier bijvoorbeeld de dataset ‘waardevolle bomen’ beschikbaar gemaakt.

Platform voor datagedreven sturen - het datapakhuis en datalab

In onderstaand schema is een platform voor informatie gestuurd werken in beeld gebracht. In 2017 heeft gemeente Lingewaard een visie op de ontwikkeling van informatiegericht werken c.q. datagedreven sturen opgesteld.

Generiek platform met een datapakhuis

Op basis van de visie is een project gestart voor de realisatie van een generiek platform ter ondersteuning van datagedreven sturen in Lingewaard. Dit platform met een datapakhuis als centraal onderdeel is in 2018 gerealiseerd. De architectuur van het platform sluit aan op de gedachte van Common Ground.

Gemeente Lingewaard beschikt nu als het ware over een Datalab of competence center met meerdere kundige data- en informatieanalisten. De timing van de oprichting van het Datalab was bijzonder gunstig en heeft de gemeente Lingewaard een sprong voorwaarts in het datagedreven sturen opgeleverd. Meerdere teams in alle domeinen hebben momenteel de beschikking over op maat gebouwde dashboard en rapportages voor beleidsontwikkeling en (management) sturing.

Informatiewinkel Lingewaard

Binnen de organisatie is door het team Informatievoorziening een informatiewinkel ingericht voor het delen van algemene (management) informatie. De Informatiewinkel is te raadplegen via de interne webomgeving. Deze informatiewinkel wordt gevuld op basis van de generieke informatiebehoefte, die er in de organisatie leeft. Deze ervaring maakt het mogelijk om de komende jaren door te ontwikkelen en in de toekomst zelfs in de informatiebehoefte buiten de organisatie te voorzien.

Digitaal stelsel Omgevingswet

Ruimte voor ontwikkeling en waarborgen voor kwaliteit

In 2016 is de Omgevingswet gepubliceerd in het Staatsblad en heeft de Eerste Kamer ingestemd met het voorstel. De Omgevingswet moet het omgevingsrecht makkelijker maken en vervangt een groot aantal huidige wetten over de fysieke leefomgeving. ‘Ruimte voor ontwikkeling en waarborgen voor kwaliteit’ is het motto van de Omgevingswet. Dit motto is vertaald naar de volgende verbeterdoelen:

• •

  Versnellen en verbeteren besluitvorming over projecten in de fysieke leefomgeving;

• •

  De fysieke leefomgeving samenhangend benaderen;

• •

  Inzichtelijkheid, voorspelbaarheid en gebruiksgemak van het recht vergroten;

• •

  Bestuurlijke afwegingsruimte voor de fysieke leefomgeving vergroten.

De fysieke leefomgeving bestaat in ieder geval uit: bouwwerken, infrastructuur, watersystemen, water, bodem, lucht, landschappen, natuur, cultureel erfgoed en wereld erfgoed.

Omgevingsvisie

Ambities en beleidsdoelen voor de gehele fysieke leefomgeving voor de lange termijn

Gemeenten krijgen een termijn van 3 jaar na de inwerkingtreding van de Omgevingswet om de omgevingsvisie vast te stellen. In de omgevingsvisie legt de gemeente haar ambities en beleidsdoelen voor de gehele fysieke leefomgeving voor de lange termijn vast. Een omgevingsvisie gaat in op de samenhang tussen ruimte, water, milieu, natuur, landschap, verkeer en vervoer, infrastructuur en cultureel erfgoed. De omgevingsvisie is vormvrij: de gemeenteraad bepaalt detailniveau, gebieden, sectoren en thema's. De gemeente stelt 1 omgevingsvisie voor het hele grondgebied vast. Daarnaast kan de gemeente samen met een andere gemeente of met de provincie een gezamenlijke of regionale omgevingsvisie opstellen.

Omgevingsplan

LVBB Nieuwe landelijke publicatieplatform

Het omgevingsplan bevat alle (juridische) regels over de fysieke leefomgeving die de gemeente stelt binnen haar grondgebied. Per gemeente is er 1 omgevingsplan. Bij het opstellen van het omgevingsplan gebruiken gemeenten een nieuwe standaard, de Standaard officiële publicaties met toepassingsprofielen (STOP/TPOD). Gemeenten publiceren het omgevingsplan via de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB), het nieuwe landelijke publicatieplatform.

Omgevingsloket en toepasbare regels

Toepasbare regels

De regels in het omgevingsplan komen automatisch in het Omgevingsloket, zodat iedereen op een kaart kan zien welke regels waar gelden. Hiervoor publiceren gemeenten hun omgevingsplan en vertalen ze juridische regels in toepasbare regels. Het omgevingsplan moet daarvoor voldoen aan een aantal eisen. Via vragenbomen kunnen initiatiefnemers vervolgens in het Omgevingsloket controleren of ze een vergunning nodig hebben. Ook vullen ze zo gegevens in voor een aanvraag of melding. Een aantal regels op rijksniveau komt in het omgevingsplan terecht: onder de Omgevingswet verhuist een aantal regels van het Rijk naar gemeenten en waterschappen. Het Rijk zorgt er met het Invoeringsbesluit voor dat deze regels automatisch in het omgevingsplan komen. Dit heet ook wel de 'bruidsschat'.

Aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO-LV)

Alle informatie over de fysieke leefomgeving op één digitale plek

De Omgevingswet vraagt goede digitale ondersteuning en daarom wordt bij de invoering van de Omgevingswet ook een nieuw digitaal stelsel geïntroduceerd, het DSO. Dit digitale stelsel vervangt het huidige Omgevingsloket Online (OLO), Activiteitenbesluit Internet Module (AIM), en ruimtelijkeplannen.nl. Met het DSO staat alle informatie over de fysieke leefomgeving straks op één digitale plek. Via het DSO kunnen initiatiefnemers en belanghebbenden snel zien wat wel en niet in de fysieke leefomgeving mag.

De ambitie van Lingewaard op het gebied van processen en dienstverlening

Er zijn 16 processen te identificeren in het fysieke domein. Deze 16 processen zijn in te delen in 4 procesgroepen welke overeenkomen met de terreinen van de beleidscyclus; Planvorming, Dienstverlening, Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving. De processen in de groepen Planvorming, Dienstverlening en Vergunningverlening worden geraakt door de Omgevingswet. De bestaande processen zijn weergegeven in onderstaand schema.

Ambitie gemeente Lingewaard is gericht op minimale scenario

Gemeente Lingewaard heeft de procesuitvoering van de meeste producten en -diensten in het fysieke domein uitbesteed aan leveranciers. De ambitie van Lingewaard, zoals verwoord door het programma Omgevingswet, ten aanzien van de invoering van de Omgevingswet en de inrichting van het DSO is gericht op het minimale scenario. Dat houdt in dat de dienstverlening in het kader van de Omgevingswet vanaf 1 januari 2021 ongewijzigd blijft. Het oude Omgevingsloket Online (OLO) wordt vervangen door het nieuwe Omgevingsloket van het DSO. Concluderend kan worden gesteld dat er geen integrale dienstverlening wordt ingevoerd bij de implementatie van de Omgevingswet. De uitdagingen op het gebied van proces redesign en informatievoorziening blijven daardoor beperkt. De technische aansluiting op het DSO zal door de omgevingsdienst namens de gemeente Lingewaard worden verzorgd.

Zo werken wij in Lingewaard

Gewenste verandering in houding en gedrag van medewerkers

‘Zo werken wij in Lingewaard’ is in de basis gericht op de gewenste verandering in de houding en gedrag van medewerkers.

• •

  Het werk is niet meer individueel gericht maar gericht op samenwerking. Er is meer interactie (overleg en samenwerking) met collega’s en externe partners. Samenwerken en Ontmoeten staat centraal.

• •

  Lingewaard wil een aantrekkelijk werkgever zijn en zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, goede voorzieningen voor de uitvoering van het werk.

• •

  Lingewaard biedt flexibiliteit in de werksoorten die bijdraagt aan een goede werk/privé balans.

• •

  Past bij onze missie: de inwoner centraal.

• •

  Er wordt steeds meer gewerkt in de kernen, gebiedsgericht werken.

Een goede digitale werkplek kan de gewenste verandering in houding en gedrag van medewerkers stimuleren en zelfs enthousiasmeren.

Digitaal samenwerken

Digitale dienstverlening in de leefwereld van onze inwoner

Goede dienstverlening sluit aan op de leefwereld van onze inwoner. De medewerkers willen (digitale) dienstverlening kunnen geven in deze leefwereld. De medewerker wordt daarvoor gefaciliteerd in flexibel, tijd, plaats en apparaat onafhankelijk werken. Onderdeel daarvan is een digitale werkplek. De optimaal digitale werkplek:

• v

  Past bij een individuele gebruiker, is generiek ingericht en kan ook generiek beheerd worden.

• v

  Ondersteunt de digitale dienstverlening

• v

  Ondersteunt individueel werken en samenwerken

Eisen aan digitaal samenwerken:

• v

  Er is digitaal klantcontact mogelijk. Denk aan telefonie, chat, mail, website/webformulieren, etc.

• v

  Er is video contact mogelijk, zoals online vergaderen en online bijeenkomsten organiseren.

• v

  De Presence is bekend. Er is inzicht in de beschikbaarheid en bereikbaarheid van iedere individuele medewerker.

• v

  De medewerker kan alle informatie vinden, verwerken, maken, vastleggen en goed & veilig archiveren.

• v

  Medewerkers kunnen gelijktijdig werken aan en met informatie.

• v

  Medewerkers kunnen diensten leveren in de procesketens

• v

  Het werk (productie) kan worden gepland, uitgevoerd, gecontroleerd en bijgestuurd

De digitale werkplek is een omgeving waarin alle vormen van (digitale) communicatie mogelijk zijn (zowel intern als extern). Communicatie van medewerkers met de klanten of van medewerkers tot medewerkers kan met /via verschillende kanalen.

Strategie digitale werkplek

Meer over de digitale werkplek is te lezen in het document ‘Strategie digitale werkplek’.

Inwonersparticipatie

Inwoners betrekken Ruimte geven aan initiatieven

Inwonersparticipatie is ‘Inwoners betrekken bij gemeentelijke plannen die voor hen bedoeld zijn en ruimte geven aan initiatieven van inwoners zelf’. Inwoners praten mee over veel verschillende onderwerpen: van speeltoestellen in de openbare ruimte tot het geven van de juiste zorg en ondersteuning, van economische visies tot het bouwen van sportaccommodaties. Een speciale vorm van inwonerparticipatie is ruimte voor inwonersinitiatieven. Inwonersparticipatie kan worden gezien als een vorm van dienstverlening aan de inwoners en ondernemers om de leefomgeving op korte en lange termijn te verbeteren.

Ruimte voor inwonersinitiatieven

Inwonersinitiatieven zijn ideeën en plannen van inwoners(collectieven) om de leefomgeving te verbeteren. Dit vraagt een andere manier van handelen in de gemeentelijke organisatie. Met eigen initiatieven zullen inwoners de gemeente anders bevragen. Het standaardaanbod van diensten is in deze situatie niet langer leidend, maar er wordt maatwerk gevraagd voor de wensen en behoeften van inwoners. Daarnaast hebben inwoners tegenwoordig betere mogelijkheden om buiten de traditionele belangenverenigingen (zoals wijkplatforms) inwonerinitiatieven in te dienen. Dit draagt bij aan de bewustwording van medewerkers en organisatie als het gaat om integraal werken, verbinden, regisseren en denken vanuit de klant.

Lingewaard doet! Platform voor inwonerinitiatieven

Die verbeterde bewustwording is nodig, want ruimte voor inwonersinitiatieven is blijvend onderdeel geworden van de werkwijze van Lingewaard. Voor de ondersteuning van inwonersinitiatieven is in 2018 een digitaal platform aangeschaft en ingericht: ‘Lingewaard doet!’ Dit platform is bedoeld voor alle initiatieven voor de leefomgeving binnen de gemeente.

Digitale participatie

Bij digitale inwonersparticipatie wordt bijv. onderzocht hoe inwoners en raadsleden digitaal kunnen worden geïnformeerd over wat er speelt in de buurt en in de stad. Daarbij kan worden bekeken onder welke voorwaarden en in welke fase inwonersparticipatie wordt ingezet. Tevens kan informatie van inwoners en ondernemers (pro-actief) worden verzameld om het beleid en planvorming te verbeteren met waardevolle input.

Voor het verzamelen van informatie van inwoners en het betrekken van inwoners bij beleid, plan- en besluitvorming kan een digitaal platform van waarde zijn. Naast een communicatiefunctie waarbij via diverse kanalen kan worden gecommuniceerd (spraak, messaging, email) is het nodig informatie met inwoners per project te kunnen delen (real-time en off-line). Tenslotte moet een dergelijk platform ook geautomatiseerd informatie van groepen kunnen verzamelen en op maat worden gerapporteerd.

één generiek platform voor alle participatie-toepassingen

De komende tijd gaat gemeente Lingewaard de wens voor een platform voor inwonersparticipatie onderzoeken. In het onderzoek naar een platform voor inwonersparticipatie is het zaak te komen tot één generiek platform voor alle participatietoepassingen en domeinen waarbij alle benodigde functies worden ondersteund.

Meer ontwikkeling in de organisatie

Informatievoorziening plooit zich naar de behoefte van de mens, de organisatie en de gewenste (dienstverlenings-) processen

Een aantal interne ontwikkelingen zijn in dit beleid beschreven. Daarnaast zijn er nog meer ontwikkelingen in de gemeente Lingewaard gaande of gaan nog komen. Algemeen kan worden gesteld dat onze informatievoorziening zich plooit naar de behoefte van de mens, de organisatie en de gewenste (dienstverlenings-) processen. Hiernaast zijn de vier aandachtsgebieden in de ontwikkeling in de organisatie weergegeven.

Interne ontwikkelingen worden vertaald naar programma’s of beleidsnotities waarin deze vier aandachtsgebieden zijn uitgewerkt. De ambitie in de gemeente Lingewaard is een ontwikkeling in de vier domeinen (dienstverlening, ruimtelijk, sociaal en bedrijfsvoering). De ontwikkeling groeit naar meer integraal, dus van domeinbreed naar organisatiebreed naar samenwerking in de keten.

inrichting processen

Voor het (her) inrichten van onze (dienstverlenings-)processen zijn onderstaande principes toegepast.

• 1.

  De proceseigenaar is verantwoordelijk voor actuele, betrouwbare, toegankelijke en juiste informatie in zijn/haar proces.

• 2.

  In elk proces zijn diverse rollen. Elke rol komt maar 1 keer voor per proces.

• 3.

  Processen zijn zoveel mogelijk generiek

• 4.

  Invoer van gegevens gebeurt bij de bron. Daar ligt ook de verantwoordelijkheid. De bronnen dat zijn de medewerkers, onze klanten, stakeholders en ketenpartners.

• 5.

  Gegevens worden éénmalig ingevoerd. Gegevens worden op de juiste (eenduidige en uniforme) wijze opgeslagen. Foutieve invoer betekent: terugsturen naar de bron

• 6.

  De kwaliteit van de informatie is bij de bron bekend en bepaald. Dit gebeurt op basis van wettelijke eisen en wensen vanuit de klant/organisatie

• 7.

  In het proces (de workflow) is zichtbaar hoe een besluit of eindproduct tot stand is gekomen.

• 8.

  Informatie uit een proces wordt slechts op één plek bewaard.

• 9.

  Controle op de kwaliteit van de gegevens gebeurt maar 1 keer per proces. Er is geen controle of personen/teams hun werk wel goed doen.

• 10.

  Controles die buiten het proces om kunnen gebeuren, gebeuren achteraf

• 11.

  Alleen documenten creëren, ondertekenen en versturen indien strikt noodzakelijk.

• 12.

  Als documenten met handtekening nodig zijn, bij voorkeur digitale handtekening

• 13.

  Geen of zo min mogelijk maatwerk in de inrichting van processen

Applicatie-landschap

Gemeente Lingewaard heeft haar applicatie-landschap in kaart. Hierin zijn de componenten van de informatievoorziening (applicaties, middleware en interfaces) in hun samenhang in te zien. Tevens is de aansluiting op de procesarchitectuur en de basisgemeente zichtbaar.

Als een proces of taakveld geautomatiseerd wordt, dan wordt in eerste instantie binnen het applicatie-landschap gezocht naar een applicatie die beschikt over de benodigde functionaliteit die zo ingericht kan worden dat het proces hiermee kan worden ondersteund.

Wanneer geen applicatie beschikbaar is wordt onderzocht of het proces kan worden ondergebracht binnen het zaaksysteem. Wanneer het proces niet kan worden ondergebracht binnen het zaaksysteem wordt een inkooptraject gestart voor het selecteren, aanschaffen en implementeren van een, in het applicatielandschap, nieuwe applicatie.

Inrichtingsprincipes applicaties

In applicaties worden producten/diensten, processen en functionaliteit samengebracht. Applicaties zijn zoveel mogelijk geparameteriseerd zodat de gewenste inrichting door de beheerders op maat kan worden geconfigureerd Hierbij kan je denken aan producten/diensten, business rules, procesinrichting, procesrollen, sjablonen, rapportages, etc. Door de parameterisatie kan duur maatwerk in de softwareprogrammering worden voorkomen en is de inrichting flexibel en snel aanpasbaar. Daarnaast moeten applicaties voldoen aan de volgende principes:

• •

  De applicatie biedt flexibiliteit voor effectief en efficiënt beheer (is toekomst-vast ontwikkeld met lage TCO)

• •

  Geen of zo min mogelijk maatwerk in de programmatuur

• •

  Scheiding tussen applicaties met proceslogica en applicaties met gegevensregistraties

• •

  Gegevensregistraties worden op basis van Open API (services) ontsloten

• •

  Integratie en/of interfacing met andere applicaties gebeurt met open standaarden

Standaard off the shelf

Standaard applicaties

We doen in principe niet aan eigen ontwikkeling van applicaties. Als gemeente hebben we de sterke voorkeur voor standaard oplossingen (standaard off the shelf applicaties). In het kader van de Common ground worden de apps/applicaties, die toegang geven tot onze producten en diensten, verdeeld over kleinere logische componenten. Volgens het idee van ‘Samen organiseren’ laten gemeenten deze open source apps/applicaties zelf ontwikkelen. Die kunnen vervolgens door andere gemeenten worden hergebruikt. Het is niet uitgesloten dat Lingewaard aan ‘Samen organiseren’ ooit een ‘innovatief steentje’ bijdraagt. Het uitgangspunt is echter dat we een ‘slimme volger’ zijn. Voor eigen ontwikkeling, al dan niet samen met een leverancier, wordt regie- en expertise-capaciteit van de gemeente gevraagd. Gezien onze schaalgrootte en gebrek aan ervaring op het regisseren is het (afbreuk)risico van software-ontwikkelprojecten te groot.

Andere inkoopvoorwaarden

Bij de inkoop van applicaties dienen we met een aantal nog niet genoemde voorwaarden rekening te houden. Het zijn ondermeer voorwaarden op het vlak van contractlooptijden en de hosting van applicaties.

Datagedreven sturen via het eigen datapakhuis

Om de opgeslagen operationele data in ons datapakhuis te kunnen hergebruiken voor datagedreven sturen dient bij de inkoop van applicaties geborgd te worden:

• -

  het eigenaarschap van de data,

• -

  de (geautomatiseerde) toegang tot de data(base),

• -

  de data-extractie via onze ETL-tooling

• -

  het datamodel met datadefinities

• -

  pro-actieve kennisgeving van wijzigingen op het datamodel

Looptijden contracten

Korte looptijden contracten in verband met toekomstige ontwikkelingen

Gezien de toekomstige ontwikkelen die zijn geschetst in de Common ground is het zaak geen langlopende contracten aan te gaan met leveranciers. Dat biedt meer flexibiliteit om te investeren in de Common ground. De looptijd van (raam)contracten dient beperkt te blijven tot maximaal 3 jaar met daarna stilzwijgende verlengingen met 1 jaar. Als er nieuwe modules worden aangeschaft binnen een applicatiesuite met een reeds bepaalde looptijd dan heeft het de voorkeur de nieuwe module op de looptijd van de bestaande suite aan te sluiten. En ander is afhankelijk van de ontwikkelcontext van de aan te schaffen applicatie. Daarnaast is het zaak de opzegtermijnen beperkt te houden (1-4 maanden).

GIBIT inkoopvoorwaarden

De gemeente Lingewaard heeft de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) inkoopvoorwaarden voor ICT-componenten en – diensten van toepassing verklaard. Die worden bij substantiële inkopen gehanteerd (minimaal vanaf Euro 5000,-).

Veilige authenticatie en SSO

Indien applicaties meer dan enkele gebruikers kent dan is single sign on (SSO) op basis van veilige authenticatie (ADFS) gewenst. Bij dat laatste wordt de authenticatie via de Active Directory (AD) geregeld. Indien medewerkers uit dienst gaan dan wordt via de uitdiensttredingprocedure de AD bijgewerkt zodat toegang tot de applicaties niet meer mogelijk is.

On Premise en SaaS applicaties

Bij het hosten van applicaties op een ICT infrastructuur zijn er 2 varianten gangbaar: On Premise en SaaS (software as a service).

On Premise

On Premise houdt in dat bedrijfsapplicaties inclusief gebruikersinterface en dataopslag binnen het eigen datacentrum zijn geïnstalleerd en beschikbaar worden gesteld.

Voordelen van On Premise installatie is dat het volledig beheer en autorisatie in eigen hand blijft en dat koppelingen tussen applicaties binnen het eigen netwerk blijven. Dit biedt een grotere mate van beveiliging.

Nadelen zijn dat voor On Premise oplossingen (over)capaciteit beschikbaar moet zijn die door schaalgrootte optimaal moet worden gebruikt. Tevens is voor kostenbeheersing een bepaalde mate van standaardisatie van belang. Zoals voor Operating Systems (OS), Database Management System (DBMS), virtualisatie en netwerkcomponenten. Ook blijft het technisch applicatiebeheer van de (business) applicaties in eigen hand. Dit vraagt beheercapaciteit voor elke (software) oplossing maar ook specifieke kennis.

Saas

SaaS is wat de naam zegt: software die als een dienst wordt aangeboden. Dit houdt in dat de (software) oplossing inclusief gebruikersinterface en dataopslag binnen het rekencentrum van de leverancier is geïnstalleerd en beschikbaar wordt gesteld.

Voordelen van een SaaS oplossing zijn dat er geen capaciteit beschikbaar hoeft te zijn in de serverruimte of colocatie (externe serverlocatie) dat daardoor kleiner van opzet en daarmee goedkoper kan zijn. Ook hoeft geen capaciteit aanwezig te zijn voor technisch beheer. Het voordeel dat er wordt bespaard op beheerders en infrastructuur zoals SaaS-leveranciers presenteren is in praktijk wel relatief moeilijk incasseerbaar.

Nadelen van SaaS zijn de, vaak, hogere commerciële tarieven voor het gebruik van de oplossing en de complexere inrichting en afhankelijkheid van externe verbindingen tussen de werkplekomgeving en de leverancier. Ook het koppelen van een SaaS oplossing aan andere (software) oplossingen is complexer.

Hostingbeleidvoorapplicaties: On Premise of SaaS

Wij kennen in ons applicatie-landschap momenteel een mix van On Premise en SaaS oplossingen. Momenteel beschikken wij als gemeente over een voldoende schaalbaar datacentrum en een beheerorganisatie om On premise applicaties in beheer te nemen. On Premise applicaties worden op de gemeentelijke ICT infrastructuur gehost. Wij voorzien dat steeds meer leveranciers overgaan tot het een verdienmodel gebouwd rondom het SaaS gedachtengoed (software as a service). SaaS applicaties worden door de leveranciers op hun ICT-infrastructuur gehost. Leveranciers gaan steeds meer over naar het aanbieden van uitsluitend zelf gehoste applicaties. Naar verwachting bestaat over 5 tot 10 jaar een groter deel van het applicatielandschap uit een verzameling van SaaS applicaties die bij verschillende leveranciers draait. Om, met het oog op deze trend, grote onderbenutting c.q. overcapaciteit van de infrastructuur in de toekomst te voorkomen, moeten we hiermee met de dimensionering van onze infrastructuur rekening houden.

De voorkeur in ons applicatie-landschap was het principe On Premise tenzij. Voor de komende 4 jaar willen we hieraan de voorwaarde van een positieve business case ten aanzien van de hosting toevoegen. De business case wordt berekend op basis van total cost of ownership (TCO) waarbij de beheer- en infrastructuurkosten worden meegewogen. De komende 4 jaar worden de ontwikkelingen in de markt gevolgd en kan het voorkeursbeleid wijzigen.

Eisen aan On Premise applicaties

Aan On Premise applicaties worden eisen gesteld zodat de infrastructuur en het beheer zoveel mogelijk zijn gestandaardiseerd:

• v

  De softwareoplossing is geschikt voor hosting op een (relatief actueel) Windows Server platform of bij uitzondering op een Linux platform

• v

  Het DBMS voor database-opslag is bij voorkeur MS SQL of bij uitzondering Postgress of Oracle

Eisen aan Saas applicaties

Bij SaaS applicaties ontstaat er een grotere afhankelijkheid van betrouwbare en veilige netwerkverbindingen. In de gemeente Lingewaard stellen we de volgende eisen aan SaaS applicaties:

• v

  De leverancier voldoet evenals de gemeente aan de Wet BIO.

• v

  De leverancier van de SAAS-oplossing heeft een ISO 27001 certificering

• v

  SaaS oplossingen worden gehost via het GGI-netwerk

• v

  Integratie van SaaS oplossingen met landelijk voorzieningen (LV) verlopen uitsluitend via gecertificeerde digikoppelingen

• v

  Integraties van Saas oplossingen met andere applicaties worden volgens onze beveiligingseisen ingericht. Deze lopen bij voorkeur via het private domein van de gemeente.

• v

  Een SaaS oplossing waarbij de opgeslagen informatie geclassificeerd kan worden als midden en hoog is alleen toegankelijk vanuit de Lingewaardse ICT omgeving (VDI)

• v

  De SaaS oplossing wordt geleverd onder de verwerkersovereenkomst

• v

  De SaaS leverancier staat onafhankelijk audits rondom Privacy- en beveiligingsrisico’s toe

Tenslotte zijn er algemene eisen van toepassing op zowel Saas als On Premise applicaties:

• v

  De applicatie voldoet aan de vereisten uit de Wet BIO.

• v

  De leverancier van de SAAS-oplossing heeft een ISO 27001 certificering

• v

  De leverancier levert onder de GIBIT inkoopvoorwaarden

• v

  De applicatie voldoet aan de eisen t.a.v. informatiebeveiliging en privacy

• v

  De gebruikerstoegang is geschikt voor Single Sign On (bij minimaal aantal +10 gebruikers)

• v

  Toegang tot de applicatie op basis van veilige authenticatie

• v

  Gebruikers authenticatie is gekoppeld aan de Active Directory (bijv. ADFS)

• v

  De gebruikersinterface is geschikt voor het gebruik van een Virtuele Desktop omgeving (VDI/Citrix/overig) met een gevirtualiseerd Windows 10 platform

• v

  Webapplicaties zijn compatibel met de courante webbrowsers

   

Werkplekomgeving

Tijd, Plaats en Werkplek onafhankelijk werken

Het ICT platform ondersteunt het Tijd, Plaats en Apparaat-onafhankelijk werken vanuit de virtuele desktop infrastructuur (VDI). In deze virtuele Windows desktop bevinden zich de benodigde apps voor het uitvoeren van onze (primaire) dienstverlening aan onze klanten. De VDI bevindt zich in het gemeentelijke ICT-beheerdomein.

Deze virtuele desktop kan vanaf ieder apparaat worden benaderd en opgestart. Daarmee kan deze ook onderweg van mobiele apparaten worden gebruikt. Verder is de omgeving voor de medewerkers minimaal tijdens kantooruren beschikbaar. In praktijk worden hoge beschikbaarheidsniveau’s gehaald. De virtuele Windows desktop is in hoge mate gestandaardiseerd en non-persistent ingericht. Dat betekent dat na een (dag)sessie de desktop weer ‘schoon’ opstart. Door de gebruikers zelf geïnstalleerde applicaties zijn dan verdwenen.

Het is mogelijk om voor een specifieke gebruikersgroep een maatwerk desktop met speciale applicaties en extra processingcapaciteit te configureren.

Netwerk

Redundant netwerk

Ons interne en externe bekabelde netwerk is geschikt voor hoge snelheden en is redundant uitgevoerd om verzekerd te zijn van uitwijkmogelijkheden bij calamiteiten. Dubbel uitgevoerde apparatuur en fysieke routes die tevens voldoende van elkaar zijn verwijderd om niet door eenzelfde calamiteit getroffen te worden. Voor een goede continuïteit van de bedrijfsvoering zijn de verbindingen met partners en leveranciers redundant uitgevoerd. Voor externe verbindingen met bijvoorbeeld SaaS applicaties en landelijke voorzieningen maken we vanaf 2020 standaard gebruik van het GGI netwerk.

Het netwerk is beveiligd op basis van richtlijnen in de BIO. Onlangs zijn er aanvullende aanpassingen aan de netwerksegmentatie doorgevoerd op basis van de rapportage over de digitale gijzeling van de universiteit van Maastricht. De komende tijd staat de inrichting van actieve netwerkmonitoring gepland. Met deze 24-uurs monitoring kunnen de beveiliging van onze infrastructuur steeds verder verbeteren.

In de eigen gemeentelijk gebouwen maken we voor de LAN-aansluiting van de fysieke werkplekken gebruik van netwerkbekabeling voor zowel data als telefonie. Daarnaast is er een draadloze netwerktoegang (WiFi) voor zowel medewerkers als gasten. De kwaliteit van ons WIFI-netwerk is steeds belangrijker geworden. Er wordt steeds meer mobiel gewerkt in het gemeentehuis. De WiFi-inrichting is met de herbouw van het nieuwe gemeentehuis en met het oog op de nieuwe telecommunicatievoorziening verbeterd.

Servers

Virtueel serverpark Platform voor virtuele desktop

Ons serverpark is volledig gevirtualiseerd en biedt een platform voor de virtuele desktop infrastructuur (VDI). Daarnaast worden op het platform alle on premise applicaties, databases en backupvoorzieningen gehost.

Dataopslag

Er zijn binnen het gemeentelijk domein veel verschillende spelers actief die gebruik maken van veel verschillende systemen voor dataopslag, databases genoemd. De verschillende database platforms kennen sterke en minder sterke punten maar hebben gemeen dat een databaseplatform geïnstalleerd dient te worden op een server met (veel) snelle processoren, veel intern geheugen en schijfcapaciteit. Het database platform is gestandaardiseerd op Microsolf SQL server en Oracle. Verder zijn er nog enkele Postgress (open source) databases ingericht.

Ontwikkelingen in de ICT samenwerking

Door de start in 2020 van de ICT samenwerking tussen Overbetuwe en Lingewaard zijn er meer mogelijkheden om baten te realiseren op de 4 K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid, minder meerkosten en kansen voor personeel). Deze baten kunnen worden gerealiseerd door de ICT infrastructuur te delen. Op dit moment worden de infrastructuren van beide gemeenten naast elkaar beheerd. De ontwikkeling voor de komende periode is een gemeenschappelijke ICT infrastructuur voor beide gemeenten.

Gemeente Lingewaard anticipeert op de nieuwe archiefwet

Gemeente Lingewaard kan als voorbeeldgemeente gezien worden als het gaat om een digitaal archief. Juist daarom vinden wij het als gemeente belangrijk om alvast te anticiperen op de gedachte van de nieuwe Archiefwet.

De oorspronkelijke Archiefwet 1995 was vooral op analoge (papieren) neerslag gericht; in de nieuwe editie krijgt digitaal archiveren een prominentere plek. Daarnaast is de nieuwe Archiefwet beter afgestemd op andere, actuele wetgeving (bijvoorbeeld de Avg).

Dat vertaalt zich naar vernieuwing van definities, het scheppen van meer duidelijkheid én het elimineren van eerdere onduidelijkheden. De complexer wordende digitale informatiehuishouding vereist dat gemeenten vooraf meer doen aan het in kaart brengen van processen, applicaties, informatiestromen en risico’s en de nieuwe Archiefwet geeft er meer handvatten voor.

Informatie vernietigen als de vastgestelde bewaartermijn is verstreken

Nog belangrijker is de nadrukkelijk opgenomen plicht om informatie te vernietigen als de vastgestelde bewaartermijn is verstreken. Die verplichting is niet nieuw, maar wordt nu nadrukkelijker gesteld, zodat er minder ruimte is voor gemeenten om zich daaraan te onttrekken of dat te vertragen.

De plaatselijke Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer worden na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet geactualiseerd.

Verkorting overbrengingstermijn

Met de Archiefwet 1995 werd de overbrengingstermijn van 50 jaar teruggebracht naar 20 jaar: overheidsinstellingen waren verplicht om informatie al na 20 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats.

De nieuwe Archiefwet verkort deze overbrengingstermijn verder, tot 10 jaar. In overleg met het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) mag overbrenging zelfs al eerder. De voornaamste redenen voor deze verkorting zijn:

• •

  Een betere informatiehuishouding bij overheidsorganisaties;

• •

  Eerder en meer toegang tot informatie door inwoners en organisaties.

Gemeente Lingewaard anticipeert op de verkorte overbrengingstermijn. Dit doen we door:

• •

  Ons zaaksysteem aan te passen aan de nieuwe selectielijst

• •

  Ons zaaksysteem in te richten conform het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) . TMLO is een hulpmiddel

• •

  Aan te sluiten op een e-depot

Vervroegd overbrengen voor 2030 gereed

De komende periode gaat de gemeente Lingewaard met een plaatselijk implementatieplan de gevolgen van de verkorting uitwerken en een eerste stap maken in de realisatie van de verkorting. Het organiseren van het vervroegd overbrengen moet uiterlijk in 2030 volledig zijn ingericht.

Gemeentelijk informatie met een bewaardatum van vóór de nieuwe wetgeving valt onder een overgangsrecht. Deze informatie blijft een overbrengingstermijn van 20 jaar houden.

Beperkingen in openbaarheid archiefbescheiden

Openbaarheid by design

Overheidsinformatie wordt na verloop van tijd openbaar. De gemeente mag wel beperkingen aan de openbaarheid stellen. In de nieuwe Archiefwet worden de beperkingsgronden gelijkgesteld aan de gronden die al in de Wet openbaarheid bestuur zijn opgenomen (met uitzondering van de grond intern beraad en persoonlijke beleidsopvattingen). Afgezien van stroomlijning en verduidelijking, verandert er niet heel veel. Eén gevolg van de vernieuwde artikelen over beperking van de openbaarheid, is dat “openbaarheid by design” al vroeg in het digitale informatiebeheer kan worden opgenomen, bijvoorbeeld bij de inrichting van zaaktypen.

De gemeente Lingewaard gaat uit van de handreiking “Beperkt waar het moet”, gepubliceerd door de VNG. Nadat de nieuwe Archiefwet van kracht is geworden, stelt Lingewaard een lokale uitwerking van de beperkingsgronden op. Tot die tijd, wordt indien nodig per geval op basis van de handreiking beoordeeld of een beperking noodzakelijk is.

Bij het openbaar maken van informatie, houdt Lingewaard rekening met de bewaartermijn van die informatie. Openbaarmaking gebeurt via een medium dat onder gemeentelijke controle staat, zodat die informatie vernietigd kan worden zodra de bewaartermijn is verstreken. Eenmaal openbaar gepubliceerde informatie kan buiten gemeentelijke invloed om verspreid worden. Gemeente Lingewaard ziet het als een onmogelijke taak om kopieën op het internet te vernietigen.

Vernietiging

Informatie die niet wordt aangemerkt voor permanente bewaring, moet vernietigd worden. Gemeente Lingewaard heeft daartoe een plicht; mogelijke uitzonderingen zijn vastgelegd in de Archiefwet en het courante selectiedocument.

Als informatie vernietigt moet worden dan geldt dit voor analoge én digitale informatie

Informatie waarvan de bewaartermijn verstreken is dient volledig vernietigd te worden conform een vernietigingsprocedure, waarbij de gemeentearchivaris een controlerende rol heeft. Naast analoge informatie, dient ook de digitale informatie uit applicaties vernietigd te worden.

Analoog archiveren

Het analoog archief is flink gereduceerd door grootschalige digitalisering. Dankzij het Handboek Vervanging waarmee Lingewaard werkt, wordt de inkomende post gedigitaliseerd (behalve de in het handboek opgenomen uitzonderingen). De analoge stukken die wél vervangen kunnen worden door digitale exemplaren, blijven tenminste drie maanden bewaard, alvorens ze door een erkend archiefvernietigingsbedrijf vernietigd worden. Daar wordt een vernietigingsverklaring bij opgesteld.

Voor het analoog archiefmateriaal gebruiken we de gangbare normen en relevante landelijke en lokale wetgeving. Deze worden verwerkt conform de Archiefwet, de Archiefregeling, het Archiefbesluit en onze eigen Archiefverordening.

Randvoorwaarden archiveren organisatie

De gemeente Lingewaard heeft flinke digitaliseringsslagen gemaakt de afgelopen jaren.

Bij de aanschaf van nieuwe functionaliteiten (software), onderzoeken we hoe digitaal archiveren mogelijk is.

Digitale archiefwaardige informatie moet zijn opgeslagen in ons aangewezen digitale archief

Digitale archiefwaardige informatie mag niet in mailboxen of op een gemeenschappelijke of persoonlijke schijven blijven staan. Digitale archiefwaardige informatie moet zijn opgeslagen in ons aangewezen digitale archief (bijvoorbeeld ons zaaksysteem).

Op archiefwaardige systemen is ten minste de NEN2082 van toepassing.

Archiefwet en de AVG

Informatie die gearchiveerd wordt, bevat (vaak) persoonsgegevens. Aangezien de Archiefwet en de AVG complementair zijn aan elkaar zullen de processen moeten voldoen aan zowel de wetgeving op het gebied van privacy als aan de Archiefwet. Zo moeten bijvoorbeeld de bewaartermijnen die worden opgenomen in het verwerkingsregister (AVG) en die in overzichten van informatie (Archiefwet) op elkaar worden afgestemd.

SMS, berichtenapps en social media

SMS en berichtenapps en berichten op social media kunnen archiefbescheiden zijn.

SMS en berichtenapps (bijvoorbeeld What’s App en MS Teams) en berichten op social media (bijvoorbeeld Facebook of Twitter) kunnen archiefbescheiden zijn; namelijk indien ze ontvangen of ontstaan zijn gedurende de uitvoering van een werkproces. Zakelijke berichten moeten conform de bewaartermijnen, vastgelegd in de selectielijst, beheerd worden. De berichten moeten archiefwaardig worden opgeslagen.

Gemeente Lingewaard informeert actief ambtenaren en bestuurders over de rechten en plichten die zij hebben als het gaat over het gebruik van social media. De gemeente Lingeaard ontmoedigt het gebruik van berichtenapps en SMS. Gebruik deze middelen voor het maken van afspraken, maar niet voor besluitvorming (of voorbereiding/onderbouwing daarvan).

Handboek Vervanging

Gemeente Lingewaard werkt sinds 2017 met een Handboek Vervanging en een bijbehorend vervangingsbesluit (collegebesluit). Dit instrument legt procedures vast voor het vervangen van analoog (papieren) binnengekomen poststukken voor digitale scans. De digitale exemplaren krijgen daarmee de status van het origineel en de analoge stukken worden na een korte periode vernietigd. Het Handboek Vervanging is daarmee een essentieel onderdeel van het digitaal werken.