Organisatie | Ameland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening gemeente Ameland 2008 |
Citeertitel | Organisatieverordening gemeente Ameland 2008 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
1. De organisatieverordening, zoals vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 9 september 1996 wordt ingetrokken.
Gemeentewet, artikel 160, sub c
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-11-2008 | 04-09-2013 | Nieuwe regeling | 04-11-2008 Gemeenteinfo, 20-11-2008 | 5 |
Hoofdstuk 1 De structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 1 Indeling in organisatorische eenheden
De secretaris kan namens het college van burgemeester en wethouders besluiten tot hetinstellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen organisatorische eenheden, projectgroep genaamd, ter voorbereiding en/ of uitvoering van beleid dat meer organisatorische eenheden aangaat. De leiding van zo’n verband wordt door de secretaris opgedragen aan een projectleider.
Artikel 2 Naamgeving en taken organisatorische eenheden
. De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende vier afdelingen:• De afdeling Welzijn met werkzaamheden op het terrein van burgerzaken, personeels & organisatie, onderwijs, sociale zaken en werkgelegenheid, sport en cultuur, sociaal cultureelwerk, woningtoewijzing en WMO. • De afdeling Middelen met werkzaamheden op het terrein van automatisering, belastingen, financiën, verzekeringen, woningbedrijf, post en archief, receptie, bodewerkzaamheden, bestuurssecretariaat, schoonmaak en voorlichting.• De afdeling Beleid en Uitvoering met werkzaamheden op het terrein van beleid en plannen, onderhoud en beheer civieltechnische voorzieningen, reiniging, groenbeheer en rampenbestrijding. De afdeling bestaat uit de teams: Werken, Bouw en Civiel en Projectbureau.• De afdeling Vergunningen en Toezicht met werkzaamheden op het terrein van ruimtelijke ordening, handhaving, vergunningverlening, juridische zaken en loket & administratie. De afdeling bestaat uit de volgende teams: Vergunningen, Juridische Zaken, Toezicht en Loket.
Hoofdstuk 2 Het ambtelijk management
De secretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie verantwoordelijk voor:a. het integraal management van de ambtelijke organisatie;b. het opzetten en in stand houden van een systeem van planning en control op het gebied van beleid en middelen;c. het opzetten en in stand houden van een systeem van kwaliteitszorg;d. de strategische beleidsontwikkeling in samenspraak met het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;e. een kwalitatief hoogwaardige en integrale advisering en ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;f. het goed functioneren van het managementteam.
Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de secretaris is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor:a. het integraal management van de afdeling;b. de planning en control binnen de afdeling;c. een kwalitatief hoogwaardige en integrale advisering en ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester met betrekking tot de producten van de afdeling.
Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de secretaris is de controllerverantwoordelijk voor:a. het sturen, initiëren en stimuleren van de verdere ontwikkeling van een systeem van planning en control;b. de sturing en coördinatie bij het opstellen, bewaken en verantwoorden van gemeentelijke beleidsplannen, werkplannen en budgetten en de beoordeling/ analyse van resultaten;c. het toezicht op de totstandkoming van periodieke rapportages en analyses, de coördinatie van budgetterings- en planningscycli;d. de optimalisering van de administratieve organisatie en de informatievoorziening;e. de beoordeling van investeringsprojecten;f. het uitvoeren van bedrijfseconomische onderzoeken;g. het opzetten en uitvoeren van het beschrijven van processen en de administratieve organisatie, het opzetten van maatregelen van interne controle en het uitvoeren van interne controle.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders voornoemdin hun vergadering van 4 november 2008.
de burgemeester, de secretaris,
TOELICHTING OP DE ORGANISATIEVERORDENING AMELAND 2008De Gemeentewet geeft in artikel 160, lid 1, sub c aan dat het college van burgemeester en wethouders bevoegd is regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de griffie.Deze regels zijn vervat in deze Organisatieverordening. Een organisatieverordening heeft als doel het beschrijven van de ambtelijke organisatie, alsmede de posities, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke leiding.De Organisatieverordening staat niet op zichzelf. Naast deze verordening zijn of worden ook regels vastgesteld voor bijvoorbeeld mandaat, budgethouderschap en dergelijke.Uitgangspunt in deze Organisatieverordening is dat de secretaris hoofd is van de ambtelijkeorganisatie. Hij heeft de (eind)verantwoordelijkheid voor de taken genoemd in artikel 4, lid 1 van de verordening en kan daarop ook worden aangesproken door het college.De bevoegdheden van de overige leden van de managementteam zijn dus afgeleid van de bevoegdheden van de secretaris.Met het oog op een goede coördinatie en integraliteit is wel bepaald dat de secretaris zijn bevoegdheden uitoefent in nauwe samenwerking en overleg met de overige leden van de managementteam.Het managementteam fungeert derhalve als orgaan voor afstemming en beraad.Bij de beschrijving van verantwoordelijkheden is voor de verschillende niveaus zoveel mogelijk dezelfde terminologie gehanteerd. De secretaris en de afdelingshoofden dragen verantwoordelijkheden voor hun eigen niveau, met dien verstande dat het naasthogere niveau ook een verantwoordelijkheid heeft voor het goed verlopen van processen en dergelijke op lager niveau. Daarbij wordt in ieder geval duidelijk gemaakt waar het lagere management in elk geval ook zelf verantwoordelijk voor is. De leiding van de ambtelijke organisatie vindt plaats volgens de methode van integraal management,hetgeen inhoudt dat de leidinggevende verantwoordelijk is voor de producten van zijn organisatieonderdeel en voor de daarvoor noodzakelijke productiemiddelen als personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting.
Artikelgewijze toelichtingHieronder volgt een artikelgewijze toelichting op de Organisatieverordening, voor zover de tekst van de artikelen niet voor zichzelf spreekt.
Artikel 1 Indeling in organisatorische eenhedenDe secretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie is opgedeeld in vier afdelingen. Elke afdeling heeft een afdelingshoofd. De buitendienst ressorteert onder een afdeling. De buitendienst wordt voor de dagelijkse werkzaamheden aangestuurd door opzichter (buiten) en voor de aansturing op hoofdlijnen door een leidinggevende in de binnendienst. Drie afdelingen zijn onderverdeeld in teams.
Artikel 3 Beheer en leidingHet college van burgemeester en wethouders regelt het verlenen van mandaat met betrekking tot bestuursbevoegdheden in een afzonderlijke statuut voor bevoegdheidsverdeling, waarbij als uitgangspunt geldt dat het mandaat wordt verleend aan de secretaris, de afdelingshoofden en derden die vervolgens ondermandaat kunnen verlenen aan functies binnen de ambtelijke organisatie.
Artikel 4 De secretarisDit artikel bevat regels over de taak en bevoegdheden van de gemeentesecretaris. Deze regels vormen tezamen met andere regels in deze verordening een instructie als bedoeld in artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet.
Artikel 5 Het managementteamHet managementteam is een orgaan voor afstemming en beraad en dus geen afzonderlijke managementlaag. Op het managementteam is het managementstatuut van toepassing.
Artikel 6 Het afdelingshoofdHet afdelingshoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten van zijn afdeling. Dit brengt onder meer met zich mee dat hij alle adviezen aan het college parafeert en daarbij let op de integraliteit van de advisering. Dit houdt in dat alle voor het onderwerp relevante belangen worden gewogen en dat andere van belang zijnde disciplines bij de advisering worden ingeschakeld.Het afdelingshoofd pleegt regelmatig overleg met de bij zijn afdeling betrokken portefeuillehouders inzake de strategische beleidsontwikkeling en uitvoering van beleid, waarbij het in ieder geval gaat om zaken die wezenlijke invloed kunnen hebben op een richting van beleid en/ of de inzet van middelen. Bij dit overleg kunnen ook derden worden betrokken.
Artikel 7 De controllerDe controller rapporteert aan de secretaris omdat die verantwoordelijk is voor de planning en control op beleidsmatig en financieel gebied (artikel 4, lid 1, sub b. van de verordening. De controller is bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren als hij verschilt van mening met de secretaris over de inhoud van de rapportage. Deze bevoegdheid mag hij pas gebruiken als hij na onderling overleg niet tot overeenstemming kan komen met de secretaris. Het spreekt vanzelf dat de controller alleen in uitzonderlijke gevallen van deze bevoegdheid gebruik dient te maken. Met betrekking tot het bepaalde in art. 7, lid 1, sub b geldt dat de sturing en coördinatie in de eerste plaats procedureel moet worden opgevat.
Artikel 8 Benoeming en vervangingDe bevoegdheid tot het benoemen van personeel anders dan genoemd in dit artikel, is in de personeelsgids vastgelegd. De vervanging bij afwezigheid van de in dit artikel genoemde leidinggevenden gaat ervan uit dat in de vervanging zoveel mogelijk wordt voorzien door een functionaris die geacht kan worden te beschikken over de voor de vervanging noodzakelijke kwaliteiten.
Artikel 9 Verantwoording en rapportageDit artikel gaat in op het systeem van verantwoording binnen de ambtelijke organisatie. Daar waar verantwoordelijkheden worden gemandateerd, moet ook verantwoording worden afgelegd. De wijze van rapporteren, de frequentie en de naamgeving van de rapportages moeten nader worden geregeld. Om die reden is in deze verordening de algemene term “rapportages” gehanteerd.