Organisatie | Amersfoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent de generieke vervanging van archiefbescheiden (Besluit tot generieke vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2020) |
Citeertitel | Besluit tot generieke vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Bijlage 1 Generiek handboek vervanging 2020 |
Deze regeling vervangt het Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2018 en het 2. Besluit tot (retrospectieve) vervanging personeelsdossiers gemeente Amersfoort 2020.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-12-2020 | nieuwe regeling | 08-12-2020 |
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit tot generieke vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2020.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort,
de gemeentesecretaris,
N.W. Kamphorst
de burgemeester,
L.M.M. Bolsius
Als u het niet eens bent met dit besluit, kunt u daartegen bezwaar maken. Dit kunt u doen door binnen zes weken na de bekendmaking een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen. In uw bezwaarschrift moet u in elk geval de volgende gegevens opnemen:
Wij verzoeken u om in uw bezwaarschrift bovendien een telefoonnummer te vermelden waarop u overdag bereikbaar bent.
U richt uw bezwaarschrift aan:
Burgemeester en wethouders van Amersfoort
Voor het behandelen van een bezwaarschrift hoeft u niet te betalen: het is gratis. Meer informatie over het maken van bezwaar leest u op onze website www.amersfoort.nl/bezwaar. U vindt daar ook een formulier om online een bezwaarschrift in te dienen. Om online bezwaar te maken, heeft u een DigiD nodig.
Soms kunt u niet wachten op een beslissing op uw bezwaarschrift. In zo’n geval kunt u een voorlopige voorziening vragen bij de rechtbank in Utrecht. In een verzoek om voorlopige voorziening kunt u de rechter bijvoorbeeld vragen om schorsing van ons besluit.
Uw verzoek om een voorlopige voorziening richt u aan de voorzieningenrechter van de Rechtbank Utrecht. Het adres is:
Afdeling bestuursrecht, o.v.v. voorlopige voorzieningen
Stuur een kopie van uw bezwaarschrift mee naar de rechtbank.
U kunt het verzoek om voorlopige voorziening ook digitaal indienen via http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Hiervoor heeft u een DigiD nodig.
Voor de behandeling van een verzoek om een voorlopige voorziening moet u griffierecht betalen. De medewerkers van de rechtbank kunnen u hierover meer informatie geven. Zij zijn bereikbaar via het telefoonnummer (088) 362 00 00. De medewerkers van de rechtbank kunnen u ook vertellen hoe u het verzoek moet indienen.
De gemeente Amersfoort neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger digitaal te laten plaatsvinden.
Het Besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
Het Besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De uitvoering van de in artikel 2 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring.
Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De gemeente Amersfoort heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek. Onderdeel van het gehele proces is een periodieke interne monitoring door het team Informatiebeheer om de werkwijzen te controleren en evalueren. Ook de gemeentearchivaris zal vanuit de toezichthoudende rol bewaken of de vervanging en het informatiebeheer voldoet aan de kwaliteitseisen.