| Organisatie | Stichtse Vecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Stichtse Vecht 2019 |
| Citeertitel | Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Stichtse Vecht 2019 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Privacyreglement Basisregistratie personen (BRP) gemeente Stichtse Vecht (vastgesteld 27-03-2012 en gewijzigd 09-04-2013) en de Regeling gegevensverstrekkingen BRP Stichtse Vecht 2014 (vastgesteld 28-10-2014 en gewijzigd 08-01-2019)
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-12-2020 | Nieuwe regeling | 01-12-2020 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht
• art. 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);
• de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
• Verordening gegevensverstrekking BRP Stichtse Vecht 2019.
Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Stichtse Vecht 2019
Artikel 1 Verstrekkingen aan derden
Op grond van art. 3.9 Wet BRP kunnen gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie aan derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente.
1. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 1 van dit reglement;
2. Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 1 van deze regeling.
Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
1. Gelet op art. 3.8 Wet BRP en gelet op art. 6 lid 1 sub e Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), kunnen gegevens uit de basisregistratie personen van de gemeente Stichtse Vecht aan organen van de gemeente Stichtse Vecht worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken;
2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen (ad hoc verstrekkingen), door systematische verstrekkingen en selectie;
3. De organen van de gemeente aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, de wijze van verstrekken en de gegevens die worden verstrekt zijn vermeld in
1. Een medewerker/orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.
2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in art. 2.34 Wet BRP en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
1. De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met art. 3.11 Wet BRP.
2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.
Artikel 6 Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel
1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de bekendmaking.
2. De huidige regelingen Privacyreglement Basisregistratie personen (BRP) gemeente Stichtse Vecht (vastgesteld 27-03-2012 en gewijzigd 09-04-2013) en de Regeling gegevensverstrekkingen BRP Stichtse Vecht 2014 (vastgesteld 28-10-2014 en gewijzigd 08-01-2019) worden ingetrokken met ingang van de dag van de bekendmaking van de Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Stichtse Vecht 2019;
3. Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Stichtse Vecht 2019.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 1 december 2020,
Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht
De burgemeester, De secretaris,
drs. A.J.H.T.H. Reinders drs. F.J. Halsema
Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Stichtse Vecht 2019
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 2 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
De wetgever laat het volgens art. 3.8 Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.
De gemeenteraad heeft op 17 december 2019 in de “Verordening gegevensverstrekking BRP de gemeente Stichtse Vecht 2019” geregeld dat zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Stichtse Vecht over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De Verordening BRP is in werking getreden op de eerste dag na de bekendmaking.
Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Stichtse Vecht aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de Gemeente Stichtse Vecht wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit art. 3.8 Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art. 6 lid 1 sub e AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in Hoofdstuk 3, Paragraaf 2, van de Wet BRP.
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Stichtse Vecht woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Stichtse Vecht op grond van art. 3.2 Wet BRP (meest recente besluit van 26 juni 2018, kenmerk 2018-0ooo. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de GBA. In de toekomst zullen de medewerkers van alle andere afdelingen dan Burgerzaken alle persoonsgegevens gebruiken en raadplegen via het gegevensmagazijn. Voor sommige afdelingen van de gemeente is dit reeds gerealiseerd. De gegevensbeheerder regelt de distributie volgens bijlage 2 van dit reglement.
In bijlage 2 zijn ook voor wat betreft de GBA/BRP dezelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP dezelfde GBA/BRP-gegevens kunnen inzien en gebruiken. Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van art. 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale GBA-V door de gemeente beheerde GBA-voorzieningen.
Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Stichtse Vecht. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team, domein of afdeling).
Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
Artikel 1 Verstrekking aan derden
Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang. De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Stichtse Vecht. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Op grond van art. 3.9 lid 4 Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Het gegeven ‘Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven.
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.
Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van Stichtse Vecht aan medewerkers en/of teams/afdelingen van de gemeente Stichtse Vecht. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie art. 3.8 lid 2 Wet BRP).
De grondslag voor het verwerken van de aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG. In bijlage 2 wordt geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/domeinen de gegevens verstrekt krijgen.
Rechtstreekse toegang tot de BRP
Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers, teams, afdelingen, domeinen van de gemeente Stichtse Vecht. De wijze van verstrekken en de gegevens die verstrekt worden aan deze organen wordt geregeld in bijlage 2. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in bijlage 3.
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in art. 2.34 Wet BRP.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld: geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).
Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in art. 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.
Bijlage 1 behorend bij art. 1 Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
• Onderstaand schema is een samenvatting. Voor een uitgebreider schema wordt verwezen en gebruik gemaakt van het laatst gepubliceerde schema “verzoeken om schriftelijke gegevensverstrekking uit de basisadministratie personen (BRP)”. Dit schema wordt wanneer nodig geactualiseerd door een werkgroep uit de NVVB-adviescommissie Identiteiten en Producten.
• De gegevens die kunnen worden verstrekt bedragen maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 lid 4 Wet BRP
• Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van art. 3.21 Wet BRP heeft verzocht om geheimhouding (verstrekkingsbeperking is mogelijk).
• Leges mogen conform de legesverordening worden geheven.
Bijlage 2 behorend bij art. 2 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens
Deze bijlage 2 behoort bij artikel 2 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens Stichtse Vecht 2019 en bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt.
Lijst van organen van de gemeente waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.