Hoofdstuk 3 Sturing organisatie op directieniveau
Artikel 4 De directie
- 1.
De directie bestaat uit de algemeen directeur en de directeur Programma’s & projecten en stuurt en opereert als één entiteit.
- 2.
De algemeen directeur is tevens secretaris van de provincie.
- 3.
De directie besluit op basis van unanimiteit. Staken de stemmen dan is de stem van de algemeen directeur doorslaggevend.
- 4.
Besluiten van de directie worden ondertekend door de secretaris / algemeen directeur.
Artikel 5 De secretaris/algemeen directeur
- 1.
De secretaris/algemeen directeur stuurt hiërarchisch aan de directeur Programma’s en projecten, stuurt hiërarchisch en functioneel aan de concerncontroller en stuurt hiërarchisch en/of functioneel aan de managers van de opgaven, programma’s, projecten, poules en afdelingen behorende bij zijn portefeuille.
- 2.
De secretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
- 3.
De secretaris/algemeen directeur bevordert een gestructureerd werkoverleg tussen de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijke gedeputeerde.
- 4.
De secretaris/algemeen directeur bevordert in overleg met de directeur Programma’s en projecten dat de ambtelijke organisatie bij de uitvoering van zijn taken als eenheid functioneert en dat integrale beleidsafweging en –voorbereiding uitgangspunt is.
- 5.
De secretaris/algemeen directeur is tevens WOR-bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
- 6.
Nadere invulling van taken en bevoegdheden van de secretaris/algemeen directeur zijn neergelegd in de instructie voor de secretaris als opgenomen in hoofdstuk 9 van deze regeling.
Artikel 6 De directeur Programma’s en projecten
- 1.
De directeur Programma’s en projecten ondersteunt de secretaris/algemeen directeur en gedeputeerde staten bij de uitoefening van hun taken.
- 2.
De directeur Programma’s en projecten stuurt hiërarchisch en/of functioneel aan de managers van de opgaven, programma’s, projecten, poules en afdelingen behorende bij zijn portefeuille, inhoudelijk bepaald door de bestuurlijke ambities die Gedeputeerde Staten zichzelf hebben gesteld.
- 3.
De directeur Programma’s en projecten maakt afspraken met de secretaris/algemeen directeur en gedeputeerde staten over te leveren resultaten en doelmatige uitvoering van taken vastgelegd in een plannen die deel uitmaken van zijn portefeuille.
Artikel 7 Portefeuilleverdeling binnen de directie
- 1.
De directie maakt jaarlijks een portefeuilleverdeling voor:
- a.
het ambtelijk opdrachtgeverschap voor de afdelingen, poules, strategische opgaven, uitvoeringsprogramma’s en (grote) projecten;
- b.
de daaraan gekoppelde hiërarchische aansturing van de afdelingsmanagers en de poulemanagers.
- 2.
De portefeuilleverdeling kan jaarlijks worden gewijzigd, in beginsel bij het vaststellen van de jaarplannen en wordt na afstemming met de bestuurlijk opdrachtgever algemeen bekend gemaakt.
- 3.
De directieleden stellen als ambtelijk opdrachtgever de binnen hun portefeuille vallende plannen van de organisatie-eenheden vast en sturen functioneel op het resultaat en doelmatige uitvoering daarvan.
- 4.
De directieleden dragen als ambtelijk opdrachtgever zorg voor het aanwijzen van een ambtelijk opdrachtnemer en stellen diens resultaatopdracht vast.
Artikel 8 Directieberaad
- 1.
De directie vergadert wekelijks in het directieberaad en kan worden ondersteund door een ambtelijk secretaris.
- 2.
De concerncontroller neemt als onafhankelijk adviseur deel aan het directieberaad.
- 3.
Op uitnodiging van de directie kunnen ook anderen aan het beraad deelnemen.
- 4.
De directie draagt initiatieven aan voor strategisch beleid over de volle breedte van het werkterrein van de provincie.
- 5.
Het directie bevordert dat de ambtelijke organisatie bij de uitoefening van zijn taken als eenheid functioneert en weegt de belangen van de provincie integraal af.
Hoofdstuk 5 De poulemanager, de opgavemanager, de programmamanager, de projectmanager, de afdelingsmanager, de unitmanager en de teamcoördinator
Artikel 10 De poulemanager
- 1.
De poulemanager stuurt hiërarchisch aan de medewerkers van zijn poule.
- 2.
De poulemanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een poule.
- 3.
De poulemanager levert een bijdrage aan organisatie brede vraagstukken zoals het strategisch personeelsbeleid, personeelsplanning en opleidingsbeleid in het bedrijfsvoeringsoverleg.
- 4.
De poulemanager draagt zorg voor de borging van de opdrachtverstrekking voor de medewerkers binnen de poule.
Artikel 11 De opgavemanager
- 1.
De opgavemanager stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn opgaveteam.
- 2.
De opgavemanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een strategische opgave.
- 3.
De opgavemanager maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever over te leveren resultaten en doelmatige uitvoering van taken en legt deze vast in een opgaveplan.
Artikel 12 De programmamanager
- 1.
De programmamanager stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn uitvoeringsprogramma.
- 2.
De programmamanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een uitvoeringsprogramma.
- 3.
De programmamanager maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever over te leveren resultaten en doelmatige uitvoering van taken en legt deze vast in een programmaplan.
Artikel 13 De projectmanager
- 1.
De projectmanager stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn project.
- 2.
De projectmanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een project.
- 3.
De projectmanager maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever over te leveren resultaten en doelmatige uitvoering van taken en legt deze vast in een projectplan.
Artikel 14 De afdelingsmanager
- 1.
De afdelingsmanager stuurt hiërarchisch en functioneel aan de medewerkers die binnen zijn afdeling werkzaam zijn, waarbij hij tevens hiërarchisch aanstuurt de medewerkers uit zijn afdeling die worden ingezet bij opdrachten buiten de eigen afdeling.
- 2.
De afdelingsmanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van het jaarplan van zijn afdeling.
- 3.
De afdelingsmanager maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever van zijn opdracht over te leveren en resultaten doelmatige uitvoering van taken en legt die vast in het afdelingsplan van zijn afdeling.
- 4.
De afdelingsmanager kan een teamcoördinator aanwijzen als bedoeld in artikel 16 als zijn afdeling meer dan 30 medewerkers telt.
Artikel 15 De unitmanager
- 1.
De unitmanager stuurt hiërarchisch en functioneel een unit aan binnen een afdeling waar units zijn gevormd, waarbij hij tevens hiërarchisch aanstuurt de medewerkers uit zijn unit die worden ingezet bij opdrachten buiten de eigen unit.
- 2.
De unitmanager maakt afspraken met de afdelingsmanager over te leveren resultaten en doelmatige uitvoering van taken binnen zijn unit vastgelegd in het jaarplan van de afdeling.
Artikel 16 De teamcoördinator
- 1.
De teamcoördinator stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn team.
- 2.
De teamcoördinator maakt afspraken met de afdelingsmanager over te leveren resultaten en doelmatige uitvoering van taken binnen zijn team vastgelegd in het jaarplan van de afdeling.
Hoofdstuk 7 Vervanging
Artikel 20 Algemene vervangingsregeling
- 1.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de secretaris/algemeen directeur geldt de directeur Programma’s en projecten als waarnemend secretaris/algemeen directeur.
- 2.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur Programma’s en projecten geldt als de secretaris/algemeen directeur als waarnemend directeur Programma’s en projecten.
- 3.
Een poulemanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere poulemanager.
- 4.
Een programmamanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere programmamanager.
- 5.
Een projectmanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door de programmamanager van het uitvoeringsprogramma, of een projectmanager binnen het uitvoeringsprogramma. Indien het project geen onderdeel is van een uitvoeringsprogramma wordt de projectmanager vervangen door een programmamanager of een andere projectmanager.
- 6.
Een opgavemanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere opgavemanager van de lopende strategische opgaven.
- 7.
Een afdelingsmanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere afdelingsmanager.
- 8.
Een unitmanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een afdelingsmanager.
- 9.
Een teamcoördinator wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een afdelingsmanager.
Artikel 21 Vervangingsregeling budgethouder
Bij afwezigheid of ontstentenis van de budgethouder die deze bevoegdheid uitoefent in de functie van secretaris/algemeen directeur, directeur Programma’s en projecten opgavemanager, programmamanager of projectmanager, afdelingsmanager of unitmanager, vindt vervanging plaats analoog aan het bepaalde in artikel 20.
Hoofdstuk 9 Instructie voor de secretaris
Artikel 23 Wettelijke basis
De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de Provinciewet, de reglementen van orde voor de vergaderingen van gedeputeerde staten of enig ander wettelijk voorschrift van Rijk of provincie.
Artikel 24 Algemeen
- 1.
De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en door gedeputeerde staten ingestelde commissies als bedoeld in de Provinciewet.
- 2.
De secretaris staat als eerste adviseur gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning in de uitoefening van hun taak terzijde. De secretaris verschaft hen daartoe alle nodige informatie, advies en bijstand.
Artikel 25 Agendering
- 1.
De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de commissaris van de Koning, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van gedeputeerde staten, hetgeen zich onder meer vertaalt in de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de agenda.
- 2.
De kwaliteit van de agenda heeft betrekking op de omvang daarvan in relatie tot de beschikbare bespreektijd en de tijdigheid van toezending van stukken.
- 3.
Bij het opmaken van de agenda betrekt de secretaris tevens de urgentie van de stukken die voortvloeien uit de wettelijke termijnen of andere (procedure) termijnen.
- 4.
De secretaris ondersteunt gedeputeerde staten en hun voorzitter bij het vaststellen van de agenda van de commissies uit gedeputeerde staten.
Artikel 26 Besluiten- en presentielijst
De secretaris draagt er zorg voor dat door gedeputeerde staten genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst van de vergaderingen van gedeputeerde staten wordt bijgehouden.
Artikel 27 Advisering
- 1.
De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan gedeputeerde staten. Zo nodig adviseert de secretaris over de door gedeputeerde staten te nemen beslissingen.
- 2.
De secretaris is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de professionaliteit van de adviezen van de ambtelijke medewerkers en drukt dit uit door diens paraaf op het advies. Hij draagt er zorg voor dat de ambtelijke medewerkers als professionals vanuit hun eigen deskundigheid gedeputeerde staten adviseren, waarbij zij de politiek-bestuurlijke context in acht nemen.
- 3.
Uit het advies blijkt welke medewerkers een bijdrage aan het advies hebben gegeven alsmede welke medewerker het advies heeft opgesteld.
Artikel 28 Aanwijzings- en informatiebevoegdheid
De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van gedeputeerde staten bij de aan dit orgaan ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven.
Artikel 29 Bewaking integriteit
De secretaris draagt een bijzondere zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de provincie.
Artikel 30 Bijstand aan provinciale staten
Op verzoek van en zo nodig in samenwerking met de griffier, draagt de secretaris er zorg voor dat de leden van provinciale staten desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, een en ander overeenkomstig het bepaalde in de vigerende Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Artikel 31 Overleg met de griffier en de voorzitter van provinciale staten en gedeputeerde staten
De secretaris, de griffier en de voorzitter van provinciale staten en gedeputeerde staten voeren periodiek overleg.
Hoofdstuk 10 Slotbepalingen
Artikel 32 Wijziging regeling
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021 wordt periodiek bezien op actualiteit.
Artikel 33 Inwerkintreding
- 1.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2021.
- 2.
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019 wordt ingetrokken.
Artikel 34 Citeertitel
De regeling kan worden aangehaald als de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021.