Organisatie | Almere |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2019 |
Citeertitel | Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-12-2020 | nieuwe regeling | 07-03-2019 | RV-14/2019 |
1.Inhoud en herkomst van deze verordening
Met deze verordening stelt de raad de kaders vast voor de gemeentefinanciën van de gemeente Almere. Ten eerste gaat het hierbij om de relatie tussen raad en het college van burgemeester en wethouders. Daarnaast wordt achtereenvolgens ingegaan op de financiële kaders, de budgetcyclus, de inrichting van de financiële organisatie en de controle op de financiën. Met de verordening wordt gewaarborgd dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
2.Verantwoordelijkheden college en raad
Naast zijn volksvertegenwoordigende rol is de raad verantwoordelijk voor het controleren van het college en het stellen van kaders. In het bijzonder is de raad verantwoordelijk voor de allocatie en autorisatie van de beschikbare middelen. Het allocatierecht houdt in dat de raad besluit hoeveel geld er naar de verschillende beleidsterreinen gaat. Het autorisatierecht houdt in dat dat het college pas uitgaven mag doen en verplichtingen mag aangaan na vaststelling van de begroting door de raad.
Zoals voorgeschreven in artikel 212 van de gemeentewet stelt de raad bij verordening de financiële kaders vast. Deze verordening bevat in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa, de grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven voor rechten en heffingen en de regels aangaande de financieringsfunctie.
4.Uitgangspunten begroten en verantwoorden
5.Uitgangspunten inrichting financiële organisatie
6.Regels toetsing van en controle op de financiën
Zoals voorgeschreven in artikel 213 van de gemeentewet stelt de raad bij verordening de regels vast voor de controle op het financiële beheer en de financiële organisatie. Volgens artikel 213a van de gemeentewet stelt de raad tevens per verordening de regels voor het door het college te verrichten onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur vast.
Hoofdstuk II. Financiële kaders
De kaders voor activabeleid worden vastgelegd in de Kadernota vaste activabeleid .Deze kaders voor de waardering en afschrijving van bezittingen worden door het college ter vaststelling aangeboden aan de raad.
De kaders voor reserves en voorzieningen worden vastgelegd in de Kadernota reserves en voorzieningen. Hierin wordt uiteengezet onder welke voorwaarden geld in een reserve of voorziening opzij mag worden gezet en hoe het vervolgens dient te worden beheerd. Deze kaders worden door het college ter vaststelling aangeboden aan de raad.
De regels voor de financieringsfunctie worden vastgelegd in het Treasurystatuut. De voorwaarden waaronder de gemeente geld mag lenen en uitlenen, die hierin worden beschreven, worden door het college ter vaststelling aangeboden aan de raad.
10.Risicomanagement en weerstandsvermogen
De kaders voor het beheersen van risico’s worden vastgelegd in de Kadernota Integraal risicomanagement en weerstandsvermogen. Deze kaders worden door het college ter vaststelling aangeboden aan de raad.
11.Kostentoerekening aan goederen, werken en diensten
De kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt berekend op basis van een systeem van kostentoerekening. Bij deze toerekening worden zowel de directe kosten betrokken als de kosten die indirect samenhangen met de verstrekte goederen, de uitgevoerde werken, of de verleende diensten.
De indirecte kosten bestaan uit afschrijvings- en rentelasten van investeringen, overheadkosten, verwachte kostenderving vanwege oninbare vorderingen en compensabele BTW. Hierbij wordt met overheadkosten gedoeld op de kosten die overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording worden verantwoord op het taakveld overhead. Het gaat bijvoorbeeld om personeels-, huisvestings- en ICT-kosten die niet direct aan een product of dienst te koppelen zijn, omdat ze betrekking hebben op de organisatie als geheel. Deze worden toegerekend voor zover ze redelijkerwijs betrekking hebben op het betreffende product of de dienst. Hierbij wordt bijvoorbeeld uitgegaan van het aantal werknemers dat aan het product of de dienst werkt.
Met de levering van sommige goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden treedt de gemeente in concurrentie met marktpartijen. In dat geval wordt als tarief ten minste de integrale kostprijs gerekend. Voor het identificeren van de met de markt concurrerende activiteiten wordt uitgegaan van de Wet markt en overheid. Om voor dergelijke activiteiten een lager dan kostendekkende prijs te mogen rekenen, dient een raadsbesluit te worden genomen, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.
Tarieven voor heffingen mogen op begrotingsbasis niet hoger zijn dan de integrale kostprijs. Bij de programmabegroting en –rekening wordt in de paragraaf lokale heffingen aangetoond dat onder deze grens gebleven wordt. Daarnaast biedt het college de raad nader inzicht in de kostentoerekening aan gemeentelijke heffingen via de Uitwerknotitie lokale heffingen.
Het college doet de raad jaarlijks via de Tarievennota een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen. De uitgangspunten voor deze belastingen en heffingen worden op dat moment per verordening ter instemming aangeboden aan de raad. De raad wordt tevens door het college geïnformeerd over de lokale heffingen via de paragraaf lokale heffingen in de programmabegroting en – rekening.
12.Verstrekking subsidies en garantstellingen
De uitgangspunten voor de behandeling van subsidieaanvragen, de wijze van subsidieverlening en de verantwoording worden door de raad vastgesteld via de Algemene subsidieverordening .
Het college is ook zelfstandig bevoegd tot het afgeven van garanties binnen de door de raad vastgestelde kaders. Dit houdt in dat de gemeente tegenover een geldverstrekker toezegt in te staan voor de betalingsverplichting van een derde. Het college biedt de raad inzicht in de afgegeven garanties via het overzicht gewaarborgde geldleningen in de bijlage van de programmabegroting en –rekening.
De uitgangspunten voor de behandeling van aanvragen voor garantstellingen worden door de raad vastgesteld aan de hand van de Verordening gemeentegaranties .
Hoofdstuk III. Uitgangspunten begroten en verantwoorden
14.Indeling programma’s en paragrafen
15.Digitaal presenteren van de begrotings- en verantwoordingsdocumenten
Programmabegroting en –rekening
16. Indeling programmabegroting- en rekening
Deze totaalbegroting per programma bestaat uit diverse programmaonderdelen en deze programmaonderdelen bestaan op hun beurt weer uit activiteiten. Voor elke activiteit binnen de begroting wordt inzichtelijk gemaakt hoeveel budget hiervoor beschikbaar is, maar ook wat de gemeente hiermee doet en hoe beïnvloedbaar het budget is.
17.Aanvullende onderdelen programmabegroting
18.Aanvullende onderdelen programmarekening
19.Instemming met investeringen
Behalve de financiële begrotingskaders legt het college ook de voorgenomen investeringen ter instemming aan de raad voor. Afschrijvings- en rentelasten van investeringen worden pas in latere jaren in de begroting zichtbaar, als het investeringsbesluit al is genomen. Daarom moet de raad vooraf al instemmen om een investering te kunnen doen.
20.Vooruitblik op de programmabegroting
In de perspectiefnota wordt in financieel en beleidsmatig opzicht vooruitgeblikt op het begrotingsproces. Aan de gemeenteraad wordt inzicht gegeven in de verwachte financiële ruimte, de voorstellen voor nieuw beleid en eventuele oplossingsrichtingen om extra financiële ruimte te creëren. Daarnaast kan eventueel meer inzicht worden geboden in de dossiers waar al budget voor is, maar waaraan beleidsmatig nog verdere invulling kan worden gegeven.
Hiermee is de perspectiefnota een voorstel van het college aan de raad voor wat er in de programmabegroting zal worden uitgewerkt. Aan de hand hiervan kunnen de gemeenteraad en het college in gesprek gaan over welke ambities en welke vormen van nieuw beleid prioriteit hebben. In de perspectiefnota wordt echter geen integrale afweging gemaakt van beleid en middelen.
21.Mogelijkheid tot technische bijstelling van de begroting
De perspectiefnota biedt ook de gelegenheid om de begroting technisch te actualiseren.
Dit houdt in dat onvoorziene, onvermijdbare en onuitstelbare knelpunten voor het lopende begrotingsjaar worden opgelost. Daarnaast wordt het meerjarenperspectief voor de eerstvolgende vier jaar bijgesteld voor wat betreft de ontwikkeling van het gemeentefonds, de gemeentelijke belastingen en de autonome groei van de stad. Dit zorgt voor een actuele stand van zaken van de gemeentefinanciën ter voorbereiding op het begrotingsproces.
Informatievoorziening grondexploitaties.
22.Meerjaren perspectief grondexploitaties
Jaarlijks wordt ten tijde van de programmarekening het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties Almere ter vaststelling aangeboden aan de raad. Hierin geeft het college inzicht in de verwachte grondverkoop, de hiervoor te maken kosten en de waardering en het verdienpotentieel van de grondexploitaties.
Tussentijdse financiële afwijkingen
23. Rapportage financiële afwijkingen
Hoofdstuk IV. Uitgangspunten inrichting financiële organisatie
Het college regelt de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten via het Algemeen Mandaatbesluit. In de Budgethoudersregeling is vastgelegd op welke wijze de gemeentesecretaris, op basis van de door de raad vastgestelde begroting, budgetten en investeringskredieten toewijst aan budgethouders. Ook is hierin geregeld op welke wijze aanwijzingen worden gegeven over de wijze van verantwoording van bestedingen en ontvangsten binnen deze budgetten.
26.Inrichting financiële organisatie
Het college is verantwoordelijk voor de uitwerking van interne kaders voor de inrichting van de financiële organisatie en regels voor het financiële beheer. Vanuit die verantwoordelijkheid draagt het college zorg voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Langs deze weg wordt voldaan aan de eisen van interne controle en wordt de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie en de rechtmatigheid gewaarborgd.
Het college is verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving en daarmee voor de rechtmatigheid van de besteding en inning van het publieke geld binnen de gemeente. Om de kans op onrechtmatigheden zoveel mogelijk te beperken en om de accountant te ondersteunen bij het komen tot een oordeel, wordt een adequaat systeem van interne controle ingericht.
Hoofdstuk V. Regels toetsing van en controle op de financiën
Controle getrouwheid en rechtmatigheid
31.Opdrachtverlening accountantscontrole
Het is gebruikelijk om de door de raad benoemde accountant ook in te schakelen voor controles die benodigd zijn in het kader van rechtmatigheidseisen van ministeries en de verantwoording aan derden. Het college is echter bevoegd om dergelijke opdrachten, indien dat in het belang is van de gemeente, aan een andere accountant te verlenen.
32.Informatieverstrekking aan de accountant
De accountant is bevoegd tot het inzien van informatie en het verlangen van mondelinge en schriftelijke verklaringen van ambtenaren, voor zover dit in het kader van de controle nodig wordt geacht. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkruimten en informatiedragers. Ook draagt het college er zorg voor dat alle ambtenaren en organisatie eenheden de accountant van alle specifiek in het kader van de controle benodigde informatie voorzien.
Het kan zo zijn dat na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening nieuwe informatie beschikbaar komt die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft. Als dit het geval is, dan wordt deze kennis zo snel mogelijk door het college met raad en accountant gedeeld.
33.Rapportering accountantscontrole
Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid
34. Opdrachtverlening onderzoeken
Het college heeft de bevoegdheid om onderzoek te laten uitvoeren naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Met doelmatigheid wordt gedoeld op de efficiëntie van het beleid en dus op de verhouding tussen de inzet van de middelen en de gerealiseerde prestaties. Doeltreffendheid heeft betrekking op de effectiviteit van het beleid, oftewel de mate waarin de beoogde effecten daadwerkelijk worden behaald.