Ondermandaatregeling Algemene Verordening Gegevensbescherming

Overweging

De gemeentesecretaris/directeur;

gelet op de mandaatregeling Algemene Verordening Gegevensbescherming, vastgesteld op 13 oktober 2020;

Besluit:

vast te stellen de navolgende ondermandaatregeling Algemene Verordening Gegevensbescherming

Artikel 1: definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  ondermandaat: de bevoegdheid om in naam van college van burgemeester en wethouders en in naam van de burgemeester besluiten te nemen en verder te mandateren aan specifieke medewerkers;

• b.

  mandaatnemer/ondermandaatgever: de gemeentesecretaris/directeur van de gemeente Terschelling.

• c.

  de ondermandaatnemer: de medewerkers juridisch control;

• d.

  machtiging: bevoegdheid tot verrichten feitelijke handelingen.

• e.

  de ondermandaatregeling: ondermandaatregeling AVG.

Artikel 2: ondermandaatnemer

• 1.

  De uitoefening van de bevoegdheden, genoemd in de bijlage, van de ondermandaatgever wordt opgedragen aan de ondermandaatnemer.

• 2.

  De ondermandaatgever kan het ondermandaat geheel of gedeeltelijk intrekken als zij voortzetting van het ondermandaat niet wenselijk vindt.

Artikel 3: machtiging

• De ondermandaatnemer is voor de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 2, lid 1, tevens gemachtigd tot:

• a.

  het verrichten van alle benodigde handelingen ter voorbereiding van een besluit;

• b.

  het verrichten van alle benodigde handelingen na het nemen van het besluit;

• c.

  het voeren van correspondentie rondom het besluit;

• d.

  het verstrekken van informatie rondom het besluit.

Artikel 4 : instructies voor de ondermandaatnemer

• 1.

  De ondermandaatnemer registreert de genomen besluiten in een mandaatregister.

• 2.

  Halfjaarlijks geeft de ondermandaatnemer aan ondermandaatgever een overzicht van de genomen besluiten.

• 3.

  Van een ondermandaat wordt geen gebruik gemaakt, indien de ondermandaatgever te kennen heeft gegeven de bevoegdheid zelf te willen uitoefenen.

• 4.

  Van een ondermandaat wordt geen gebruik gemaakt dan na voorafgaand overleg met, en verzoek om nadere instructie aan de ondermandaatgever, indien het te nemen besluit:

• a.

  (aanmerkelijke) politieke of bestuurlijke gevolgen heeft;

• b.

  leidt tot afwijking van vastgesteld beleid of van een bestendige bestuurlijke praktijk;

• c.

  tot ingrijpende financiële gevolgen leidt, bijvoorbeeld in de vorm van meerjarenverplichtingen of overschrijding van het budget;

• d.

  volgens extern ingewonnen advies tot voor de gemeente ongunstige gevolgen leidt;

• e.

  leidt tot afwijking van een extern ingewonnen advies;

• f.

  samenhangt met mandaat aan meerdere medewerkers en daarbij geen onderlinge overeenstemming bestaat.

Artikel 5: ondertekening

• 1.

  Uitoefening van een ondergemandateerde bevoegdheid blijkt, voor zover mogelijk, uit de ondertekening van het besluit of stuk.

• 2.

  In geval van de uitoefening van ondermandaat worden documenten als volgt ondertekend:

• a.

  “Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling,

• (persoonlijke ondertekening)

• naam en functie van de ondermandaatnemer”.

• b.

  “Namens de burgemeester van de gemeente Terschelling,

• (persoonlijke ondertekening)

• naam en functie van de ondermandaatnemer”.

Artikel 6: slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt pas in werking na bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.

• 2.

  Dit besluit wordt aangehaald als: “OndermandaatregelingAlgemene Verordening Gegevensbescherming”.

Vastgesteld in directievergadering van 9 november 2020.

Bijlage: bevoegdheden die zijn ondergemandateerd aan de medewerkers juridisch control als bedoeld in artikel 2, lid 1 van de ondermandaatregeling