Besluit van de Ondernemingsraad van de gemeente Barneveld tot vaststelling van het OR-Reglement gemeente Barneveld (OR-Reglement)

Dit reglement verstaat onder:

• a.

  Medewerker: degene die bij de gemeente Barneveld een arbeidsovereenkomst heeft voor onbepaalde of bepaalde tijd;

• b.

  Bestuurder: gemeentesecretaris;

• c.

  Onderneming: gemeente Barneveld;

• d.

  Ondernemer: de gemeente Barneveld als rechtspersoon;

• e.

  Werknemersorganisatie: organisatie van werknemers doorgaans aangeduid als ‘vakbonden’ of ‘vakorganisaties’;

• f.

  Personeel: ambtenaren bedoeld onder a;

• g.

  OR: ondernemingsraad;

• h.

  DB: dagelijks bestuur;

• i.

  Ambtelijk secretaris: de functionaris die door de ondernemer aan de OR is toegevoegd; hij maakt geen deel uit van de OR;

• j.

  Wet: Wet op de Ondernemingsraden (WOR);

• k.

  Verkiezingscommissie: commissie als bedoeld in artikel 4, lid 2 van dit reglement;

• l.

  Kiescommissie(s): commissie(s) als bedoeld in artikel 6, lid 3 van dit reglement.

• 1.

  Het aantal leden van de OR is vastgesteld conform de regels van de WOR.

• 2.

  De OR kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en een plaatsvervangend secretaris, die tezamen met de ambtelijk secretaris het DB van de OR vormen.

• 3.

  De voorzitter, of bij diens verhindering de plaatsvervangend voorzitter, vertegenwoordigt de OR in rechte.

• 1.

  De leden van de OR treden om de drie jaar gelijktijdig af.

• 2.

  De aftredende leden zijn direct herkiesbaar.

• 3.

  In afwijking van het tweede lid zijn niet herkiesbaar de leden die gedurende drie achtereenvolgende zittingstermijnen ononderbroken lid van de ondernemingsraad zijn geweest, met dien verstande dat zij weer herkiesbaar zijn wanneer sinds hun aftreden een volledige zittingstermijn is verlopen.

• 4.

  Het lidmaatschap van de leden eindigt:

  • a.

    Op de ingangsdatum van de benoeming van nieuwe leden;

  • b.

    Met ingang van de datum van beëindiging van het dienstverband bij de gemeente;

  • c.

    Met ingang van de dag waarop zij hun lidmaatschap schriftelijk opzeggen;

  • d.

    Door overlijden.

• 1.

  De organisatie van de verkiezing van de leden van de OR geschiedt onder verantwoordelijkheid van de OR.

• 2.

  De OR kan een verkiezingscommissie benoemen conform artikel 15 van de wet die belast is met de organisatie van de verkiezingen.

• 1.

  Kiesgerechtigd zijn de medewerkers die op de verkiezingsdatum gedurende ten minste zes maanden in dienst zijn bij de onderneming.

• 2.

  Kiesgerechtigd zijn eveneens externe medewerkers die voor een opeenvolgende periode van minimaal 24 maanden werkzaam zijn voor de onderneming.

• 3.

  Verkiesbaar tot lid van de OR zijn de medewerkers die op de verkiezingsdatum gedurende ten minste twaalf maanden in dienst zijn bij de onderneming.

• 4.

  De bestuurder, alsmede diens plaatsvervangers, zijn niet verkiesbaar tot lid van de OR.

• 1.

  De OR bepaalt na overleg met de ondernemer, de datum van de verkiezing, alsmede de tijdstippen van aanvang en einde van de stemming. De ambtelijk secretaris van de OR doet van een en ander schriftelijk mededeling aan de ondernemer en aan de in de onderneming werkzame medewerkers en tevens worden de werknemersorganisaties op de hoogte gesteld Tussen het doen van deze mededeling en de datum waarop de verkiezing wordt gehouden, liggen ten minste dertien weken.

• 2.

  De datum van de verkiezing ligt niet eerder dan zes weken en niet later dan twee weken voor de afloop van de zittingsperiode van de aftredende leden van de OR.

• 3.

  De OR of de door hem ingestelde verkiezingscommissie kan zich bij de verkiezingen laten bijstaan door één of meer kiescommissies, die elk bestaan uit ten hoogste drie in de onderneming werkzame medewerkers, die door de OR worden aangewezen. De kiescommissies fungeren op de dag van de verkiezing als stembureau. Artikel 1, lid a, is van overeenkomstige toepassing.

• 1.

  Uiterlijk negen weken voor de verkiezingsdatum stelt de OR (of de verkiezingscommissie) een lijst op van de in de onderneming werkzame medewerkers, die op de verkiezingsdatum kiesgerechtigd zijn, respectievelijk verkiesbaar zijn, en maakt deze lijst in de onderneming bekend.

• 2.

  Kandidaatstelling geschiedt door indiening van een kandidaatstellingsformulier bij de secretaris van de OR of bij de verkiezingscommissie indien deze is aangesteld, tot uiterlijk drie weken voor de verkiezingsdatum. Deze verstrekt een gedagtekend bewijs van ontvangst, gesteld ten name van degene die het formulier heeft ingediend.

• 3.

  De kandidaat verklaart door middel van het kandidaatstellingsformulier dat hij bij voldoende kandidaten of na de verkiezingen de kandidatuur aanvaardt.

• 1.

  De OR of de verkiezingscommissie onderzoekt of de ingediende kandidaatstellingen voldoen aan de vereisten van de wet en van dit reglement.

• 2.

  De OR of de verkiezingscommissie verklaart een kandidaatstelling die niet aan de in het vorige lid bedoelde vereisten voldoet, ongeldig en deelt dit zo spoedig mogelijk schriftelijk en met opgave van redenen mede aan het kandidaat-lid. Gedurende één week na deze mededeling bestaat de gelegenheid de kandidaatstelling aan de gestelde vereisten aan te passen.

• 3.

  De te kiezen kandidaten worden op alfabetische wijze op een integrale kandidatenlijst geplaatst.

• 4.

  De kandidaten worden uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum door de OR aan de in de onderneming werkzame medewerkers bekend gemaakt.

• 1.

  Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan er plaatsen zijn te vervullen in de OR, vindt er geen verkiezing plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen.

• 2.

  Binnen twee weken na de uiterste datum van indiening van de kandidaatstellingsformulieren bepaalt de OR dan wel de verkiezingscommissie of conform het bepaalde in het eerste lid een stemming achterwege kan blijven en de gestelde kandidaten geacht moeten worden te zijn gekozen. In dat geval stelt de OR de ondernemer daarvan direct in kennis.

• 1.

  De verkiezing geschiedt bij geheime schriftelijke stemming, of bij digitale stemming.

• 2.

  Bij schriftelijke stemming wordt door of namens de OR op de verkiezingsdatum op de daartoe door de OR aangewezen plaatsen aan iedere kiesgerechtigde medewerker een gewaarmerkt stembiljet uitgereikt. Op dit stembiljet staan de kandidaten vermeld. Dadelijk na invulling doet de kiesgerechtigde medewerker dit stembiljet in een daartoe bestemde stembus.

• 1.

  Iedere kiesgerechtigde medewerker brengt op drie verschillende kandidaten op de lijst een stem uit. Hij/zij brengt derhalve in totaal drie stemmen uit.

• 2.

  Iedere kiesgerechtigde medewerker kan bij schriftelijke stemming dan wel bij stemming met stemmachine voor ten hoogste twee andere kiesgerechtigde medewerkers een stem uitbrengen, mits hij/zij door deze personen schriftelijk daartoe is gemachtigd. Bij digitale stemming dient de schriftelijke machtiging tot uiterlijk twee dagen voor de start van de verkiezingsdag ingeleverd te zijn bij de ambtelijk secretaris van de OR.

• 1.

  Na het einde van de stemming stelt de OR het aantal geldige stemmen vast dat op elke kandidaat is uitgebracht.

• 2.

  Omtrent de geldigheid van de uitgebrachte stemmen beslist de kiescommissie (het stembureau). Ongeldig zijn de stembiljetten:

  • a.

    Die niet door of namens de OR zijn gewaarmerkt;

  • b.

    Waaruit niet duidelijk de keuze van de kiesgerechtigde blijkt;

  • c.

    Waarop niet het vereiste aantal van drie stemmen is uitgebracht;

  • d.

    Waarop andere aantekeningen voorkomen dan de uitgebrachte stemmen.

• 3.

  Bij het gebruikmaken van stemmachine of digitale stemming is lid 2 niet van toepassing.

• 1.

  Gekozen zijn de kandidaten die achtereenvolgens het hoogste aantal stemmen op zich hebben verenigd. Indien er voor de laatste te bezetten zetel(s) meer kandidaten zijn die een gelijk aantal stemmen op zich hebben verenigd, beslist tussen hen het lot.

• 2.

  De uitslag van de verkiezing wordt door de OR vastgesteld, schriftelijk vastgelegd en volledig bekend gemaakt aan de bestuurder, aan de ondernemer, aan de in de onderneming werkzame medewerkers en aan de werknemersorganisaties.

De gebruikte stembiljetten c.q. uitdraaien van de stemmachines dan wel de digitale stemgegevens worden door de secretaris van de OR ten minste drie maanden bewaard.

De gekozen kandidaten hebben binnen zes weken na stemming een eerste OR-vergadering waarin de nieuwe leden aan- en de oude leden aftreden.

• 1.

  Zo snel mogelijk na de verkiezingen worden de OR-leden in de gelegenheid gesteld gemotiveerd aan te geven voor welke functie of functies in het nieuwe DB zij zich kandidaat willen stellen.

• 2.

  Voorafgaand aan de daaropvolgende OR-vergadering worden diegenen die zich voor het DB kandidaat hebben gesteld kenbaar gemaakt aan de OR-leden.

• 3.

  In de OR-vergadering lichten de kandidaten hun kandidaatstelling kort toe waarna de overige OR-leden de kandidaten hierover nog vragen kunnen stellen.

• 4.

  Per functie vindt een geheime schriftelijke stemming plaats waarbij de OR-leden hun persoonlijke voorkeur voor een kandidaat aangeven.

• 5.

  De volgorde waarin de stemming plaatsvindt is voor de functie van voorzitter, vice-voorzitter, secretaris, vice-secretaris.

• 6.

  Wanneer er slechts één kandidaat voor een functie beschikbaar is, vindt er geen stemming plaats. Wel zal door middel van een geheime schriftelijke stemronde worden geïnventariseerd hoeveel OR-leden de kandidaatstelling ondersteunen.

• 7.

  Als er zich voor een functie geen kandidaten beschikbaar hebben gesteld of een kandidaat kan rekenen op onvoldoende draagvlak, dan zal voor de vacatures opnieuw verkiezingen worden uitgeschreven conform dit artikel.

• 8.

  Indien na twee OR-vergaderingen functies nog niet zijn ingevuld, dan beslist de OR op voordracht van het DB hoe hiermee om te gaan.

• 1.

  De OR kan tussentijdse verkiezingen uitschrijven.

• 2.

  In geval van een tussentijdse vacature in de OR wijst de OR tot opvolger van het betrokken lid aan de kandidaat die blijkens de uitslag van de laatstgehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt.

• 3.

  Indien op de wijze genoemd in het tweede lid niet in de vacature kan worden voorzien, kan de OR het voornemen bepaalde medewerkers als vervanger te benoemen aan het personeel voorleggen met de vraag of iemand bezwaar heeft tegen deze procedure. Deze door de OR voorgestelde vervangers dienen te voldoen aan de eisen gesteld aan kandidaatstelling zoals genoemd in Artikel 5, derde lid. Wanneer vanuit het personeel bezwaar wordt gemaakt tegen deze procedure, is het zesde lid van toepassing.

• 4.

  De aanwijzing geschiedt binnen één maand na het ontstaan van de vacature. Artikel 13, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 5.

  De volgens het derde lid benoemde kandidaten hebben dezelfde rechten en plichten als een OR-lid.

• 6.

  Indien er geen opvolger als bedoeld in het tweede lid aanwezig is, geen vacaturevervulling plaatsvindt conform het derde lid wordt in de vacature voorzien door het houden van een tussentijdse verkiezing, tenzij binnen zes maanden een algemene verkiezing plaatsvindt.

• 1.

  Iedere belanghebbende kan, binnen één week na de bekendmaking daarvan, bij de OR bezwaar maken tegen een besluit van de OR met betrekking tot:

  • a.

    De bepaling van de datum van de verkiezing en de tijdstippen van het begin en einde van de stemming (artikel 6, eerste lid);

  • b.

    De opstelling van de lijst van kiesgerechtigde en verkiesbare medewerkers (artikel 7, eerste lid);

  • c.

    De geldigheid van de kandidatenlijst (artikel 8, eerste en tweede lid);

  • d.

    De vaststelling van de uitslag van de verkiezing (artikel 13, tweede lid);

  • e.

    De voorziening in een tussentijdse vacature (artikel 16).

• 2.

  De OR beslist zo spoedig mogelijk op het bezwaar en treft daarbij zo nodig de noodzakelijke voorzieningen.

Aan de OR wordt een ambtelijk secretaris toegevoegd die de werkzaamheden genoemd in artikel 20, 21, 25 en 26 uitvoert.

• 1.

  De OR komt in vergadering bijeen in de navolgende gevallen:

  • a.

    Op verzoek van de voorzitter;

  • b.

    Op gemotiveerd verzoek van tenminste twee leden.

• 2.

  De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van de OR wordt gehouden binnen veertien dagen nadat hun verzoek daartoe bij de voorzitter is ingekomen.

• 3.

  De bijeenroeping geschiedt door de ambtelijk secretaris door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. De bijeenroeping geschiedt tenminste zeven dagen voor de te houden vergadering, behoudens in spoedeisende gevallen.

• 4.

  Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien de meerderheid van de leden van de OR aanwezig is als bedoeld in artikel 2, eerste lid.

• 5.

  Bij afwezigheid van de voorzitter en van diens plaatsvervanger kiest de OR uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering.

• 1.

  De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de OR, het opmaken van de agenda, het opstellen van het verslag van de vergadering, alsmede het voeren van de correspondentie en het beheren van de voor de OR bestemde en van de OR uitgaande stukken.

• 2.

  De ambtelijk secretaris stelt in overleg met de voorzitter voor iedere vergadering een agenda op. Ieder lid van de OR kan bij de secretaris een voorstel indienen voor plaatsing van een onderwerp op de agenda.

• 3.

  De ambtelijk secretaris maakt de agenda bekend aan de leden van de OR, aan de ondernemer en aan de medewerkers. Behoudens in spoedeisende gevallen geschiedt de bekendmaking tenminste zeven dagen voor de vergadering van de OR.

De vergaderingen van de OR zijn in de regel openbaar voor in de organisatie werkzame medewerkers.

• 1.

  De OR beslist bij meerderheid van stemmen. Ter bepaling of aan dit voorschrift wordt voldaan tellen de blanco stemmen niet mee.

• 2.

  Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd.

• 3.

  Indien bij een besluit met betrekking tot de benoeming van een persoon geen van de kandidaten bij de eerste stemming de gewone meerderheid haalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is diegene gekozen die alsdan de meeste stemmen op zich heeft verenigd. Indien de stemmen staken beslist het lot.

• 4.

  Bij staking van stemmen over een voorstel tot een door de OR te nemen besluit dat geen betrekking heeft op een te benoemen persoon, wordt dit voorstel op de eerstvolgende vergadering opnieuw aan de orde gesteld. Indien dan wederom de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

• 1.

  In de vergaderingen kunnen mededelingen worden gedaan of stukken worden behandeld onder voorwaarde van geheimhouding. In dat geval vindt de behandeling van het desbetreffende agendapunt of onderdeel daarvan in beslotenheid plaats.

• 2.

  Evenzo kan het besprokene omtrent enig agendapunt aanleiding zijn tot het opleggen, dan wel afspreken van geheimhouding.

• 3.

  De verslaglegging op grond van het bepaalde in de voorgaande leden geschiedt zodanig dat de geheimhouding gewaarborgd blijft.

• 1.

  De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor het maken van een zodanig verslag van het in de vergadering van de OR besprokene dat daaruit de standpunten en de besluiten naar voren komen.

• 2.

  De ambtelijk secretaris zendt het verslag zo spoedig mogelijk, uiterlijk veertien dagen na de vergadering, toe aan elk lid van de OR.

• 3.

  De ambtelijk secretaris maakt na het verstrijken van zeven dagen na de toezending, het verslag bekend aan de in de onderneming werkzame medewerkers en aan de ondernemer, tenzij binnen die termijn een lid van de OR een met redenen toegelicht bezwaar heeft gemaakt tegen de inhoud van het verslag. Het aan de in de onderneming werkzame medewerkers bekend te maken verslag bevat geen gegevens waaromtrent geheimhouding moet worden betracht.

• 4.

  Indien een bezwaar als bedoeld in het vorige lid is gemaakt, maakt de ambtelijk secretaris het verslag pas bekend nadat de OR over het verslag heeft beslist.

• 1.

  De ambtelijk secretaris maakt jaarlijks voor 1 april een verslag op van de werkzaamheden van de OR en van de (in het afgelopen jaar) door de OR ingestelde commissies. Dit verslag behoeft de goedkeuring van de OR.

• 2.

  De ambtelijk secretaris maakt na goedkeuring van de OR het jaarverslag zo spoedig mogelijk bekend aan de ondernemer en aan de in de onderneming werkzame medewerkers.

• 1.

  De bestuurder en de OR komen bijeen in de overlegvergadering binnen twee weken nadat de OR of de bestuurder daarom onder opgave van redenen heeft verzocht. Bij bezwaar van één van beiden treft de ondernemer een voorziening.

• 2.

  De bestuurder en de OR komen tenminste zes maal per kalenderjaar bijeen. Artikel 18, lid 4, is van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Bij afwezigheid of ontstentenis wordt de bestuurder vervangen door diens plaatsvervanger.

• 4.

  De bestuurder kan zich in de overlegvergadering laten bijstaan door één of meer medewerkers.

• 5.

  De bestuurder en de OR kunnen voor de behandeling van een bepaald onderwerp één of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van de overlegvergadering.

• 1.

  De overlegvergadering wordt geleid door de voorzitter van de OR, tenzij de OR een andere regeling treft.

• 2.

  De agenda van de overlegvergadering bevat de onderwerpen die door de bestuurder en de OR bij de voorzitter van de overlegvergadering zijn aangemeld.

• 3.

  De bestuurder en de OR kunnen voor de overlegvergadering gezamenlijk een vergaderreglement opstellen. Indien er geen vergaderreglement is opgesteld, is het bepaalde in de artikelen 20 tot en met 25 van overeenkomstige toepassing.

• 1.

  De OR wordt door de bestuurder tijdig in de gelegenheid gesteld zich te beraden over een door de ondernemer voorgenomen besluit inzake een onderwerp waarover op grond van de wet beraad in de overlegvergadering plaatsvindt.

• 2.

  De OR kan de bestuurder buiten de overlegvergadering schriftelijk en voorzien van een toelichting zijn mening geven over de onderwerpen, waarover de OR ingevolge de wet beraadslaagt.

• 3.

  Een besluit inzake een onderwerp, als bedoeld in het eerste lid, wordt door de ondernemer niet genomen dan nadat deze aangelegenheid ten minste één maal in de overlegvergadering is behandeld.

• 4.

  Als er in de overlegvergadering afspraken zijn gemaakt over een voorgenomen besluit dan ontvangt de OR na verwerking het definitieve besluit ter informatie.

• 1.

  Tijdens een overlegvergadering kan naar aanleiding van een onderwerp kenbaar worden gemaakt:

  • a.

    Door de bestuurder wat de beslissing van de ondernemer ter zake is;

  • b.

    Door de OR tot welke zienswijze hij zich heeft bepaald, dan wel dat hij zich van een zienswijze onthoudt.

• 2.

  Een overlegvergadering wordt door de voorzitter geschorst, wanneer de bestuurder of de OR ten aanzien van een onderwerp afzonderlijk beraad wenselijk acht. Indien dit beraad uitmondt in een stemming, is voor de OR artikel 22 van overeenkomstige toepassing.

• 1.

  Bij langdurige afwezigheid kan een lid een schriftelijk verzoek om vervanging indienen bij de OR.

• 2.

  De OR kan tot vervanging besluiten.

• 3.

  De vervanger is degene die volgens de verkiezingsuitslag op grond van het aantal uitgebrachte stemmen het eerst in aanmerking komt.

• 4.

  De vervanger heeft gedurende de periode dat hij als zodanig optreedt dezelfde rechten en plichten als een OR-lid.

• 1.

  Dit reglement kan worden gewijzigd en aangevuld bij besluit van de OR.

• 2.

  Alvorens de wijziging of aanvulling vast te stellen, stelt de OR de ondernemer in de gelegenheid daarover zijn standpunt kenbaar te maken.

• 3.

  In de vergadering waarin wordt besloten het reglement te wijzigen of aan te vullen dient tenminste tweederde van de leden van de OR aanwezig te zijn.

• 4.

  Een zodanig besluit behoeft ten minste een meerderheid van tweederde der uitgebrachte stemmen. Ter bepaling of aan dit voorschrift is voldaan tellen de blanco stemmen niet mee.

• 1.

  Dit reglement kan worden aangehaald als het OR-reglement.

• 2.

  Het reglement treedt op 1 december 2020 in werking en werkt terug tot 27 oktober 2020.

• 3.

  Op dat moment wordt het OR-reglement zoals vastgesteld in de vergadering van 7 februari 2017 en de daaropvolgende amendementen ingetrokken.