Organisatie | Nijkerk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijkerk houdende regels omtrent het evenementenbeleid 2020 |
Citeertitel | Evenementenbeleid Nijkerk 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-11-2020 | nieuwe regeling | 10-11-2020 | 13531 |
In de gemeente Nijkerk worden veel evenementen georganiseerd. Een deel daarvan is jaarlijks terugkerend, anderen zijn eenmalig. Er is een diversiteit aan evenementen, groot en klein. Denk bij de grote evenementen aan Koningsdag, de Sleepbootdagen, Dorpsdag Hoevelaken, Horecadag, Boerenmaandag, Nacht van Nijkerk en het Smaakfestival.
De gemeente Nijkerk vindt evenementen belangrijk. Ze zijn belangrijk voor de leefbaarheid in onze gemeente en stimuleren de levendigheid van onze centra.
Evenementen zijn van belang voor onze eigen inwoners, maar zorgen ook voor extra bezoekers en toeristen. De gemeente Nijkerk heeft waardering voor en is trots op de vele vrijwilligers die zich in onze gemeente jaar in, jaar uit inzetten om deze evenementen te organiseren. Anderzijds brengen evenementen in sommige gevallen risico’s met zich mee. Dit kunnen risico’s zijn op het terrein van de openbare orde, (brand)veiligheid, verkeer, vervoer en volksgezondheid. Daarnaast kunnen evenementen overlast en hinder veroorzaken voor direct omwonenden of andere inwoners.
De laatste jaren hebben zich in het land incidenten voorgedaan die laten zien hoe belangrijk het is dat de veiligheid rondom evenementen goed geregeld wordt. Ook in Nijkerk zien we dat evenementen in aard en omvang veranderen, waarbij de gemeente de taak heeft om de veiligheid te waarborgen en de overlast voor anderen te beperken.
Uit de dialoog Samen aan Zet kwam een voorstel om een nieuw evenementenbeleid te ontwikkelen. Hierin zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:
Deze doelstellingen zijn de basis geweest voor het verder vormgeven van het nieuwe evenementenbeleid.
Vanuit evenementenorganisatoren en de horeca kwam ook de wens om een goede oplossing te bieden voor de combinatie van evenementen en de activiteiten van de horeca na afloop van het desbetreffende evenement. Soms lijk het alsof de festiviteiten doorlopen, maar vallen de activiteiten niet meer onder het vergunde evenement.
Het door de dialooggroep opgestelde advies evenementenbeleid wordt gecombineerd met de noodzakelijke regels en voorschriften die de gemeente/overheid moet hanteren. Op deze manier kunnen we de veiligheid van alle deelnemers en inwoners waarborgen en eventuele overlast beperken. De gemeente wil het beleid zo inrichten dat het proces om te komen tot een evenement zo helder en duidelijk mogelijk verloopt.
Dit evenementenbeleid wordt in september ter consultatie aan de raadscommissie voorgelegd met de vraag of zij zich kan vinden in dit evenementenbeleid. Met deze input zal het college vervolgens een definitief besluit nemen op dit evenementenbeleid.
De basis voor het verlenen van een evenementenvergunning en het stellen van nadere regels en voorwaarden vloeit voort uit artikel 174 Gemeentewet, waarin de burgemeester verantwoordelijk is gesteld voor het toezicht op vermakelijkheden en openbare samenkomsten in de gemeente.
Een nadere uitwerking van de hiervoor aangehaalde verantwoordelijkheid vindt plaats in de Algemene Plaatselijke Verordening van Nijkerk (hierna: APV) en in dit beleid met bijbehorende beleidsregels.
Dit evenementenbeleid gebruikt als definitie voor het begrip evenement de definitie uit de APV van Nijkerk: "Een evenement is elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak”.
We spreken over een evenement wanneer er wordt voldaan aan de voorwaarden dat:
Besloten particuliere feesten op eigen terrein vallen niet onder de reikwijdte van de evenementenbepaling, omdat deze activiteit niet een voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het houden van een bruiloft of een bedrijfsfeest waar publiek aanwezig is aan de hand van een gasten/uitnodigingenlijst. Van een besloten feest is sprake wanneer het voldoet aan de volgende criteria:
Wanneer een feest een ‘besloten’ karakter heeft en er publiekelijk kaarten worden verkocht en/of reclame wordt gemaakt, is er wel sprake van een evenement. De gemeente kan bij feesten waarvoor geen melding of vergunning nodig is, optreden wanneer deze bijvoorbeeld worden georganiseerd in ruimten strijdig met het bestemmingsplan.
Wanneer een feest al dan niet besloten “op of aan de weg” plaatsvindt, is dit een meldings- of vergunningplichtige activiteit omdat het plaatsvindt op doorgaans voor publiek toegankelijk gebied. Het feit dat het feest besloten is, dus niet voor publiek toegankelijk, doet daar geen afbreuk aan.
2.2 Raakvlakken andere wetten, regelingen en besluiten
Naast de eerder genoemde Gemeentewet en de APV is nog een aantal andere wetten, regelingen en besluiten van toepassing die (direct) raakvlakken (kunnen) hebben bij het organiseren van evenementen. Dit zijn onder andere:
Vergunningen, ontheffingen en meldingen gerelateerd aan evenementen
Hieronder een niet-limitatief overzicht van andere soorten meldingen, vergunningen en ontheffingen:
2.3 Evenementen: typering en risicoprofielen
Er zijn in dit beleid 4 typen evenementen te onderscheiden, ingedeeld naar de grootte van het mogelijke risico (classificatie). De classificatie van vergunningsplichtige evenementen is van belang voor het bepalen van de behandelaanpak. Evenementen worden geclassificeerd op basis van de risico’s en de daaraan gerelateerde mogelijke gevolgen die kunnen optreden bij een evenement.
Onderstaand overzicht is een korte weergave van de classificatie.
Om te bepalen in welke categorie het evenement valt, wordt gebruik gemaakt van de risicoscan van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM). Hierbij wordt tevens gekeken naar aantal bezoekers, locatie, doelgroep en de bereikbaarheid voor hulpdiensten. Ook wordt rekening gehouden met de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV 2018), welke landelijk breed gedragen wordt.
In deze risicoscan wordt een evenement beoordeeld aan de hand van 3 risicoprofielen. Het risico wordt ingeschat op basis van het type evenement en aantal bezoekers (publieksprofiel), de locatie (ruimteprofiel) en soort activiteit, tijdstip en duur (activiteitenprofiel). Indien nodig wordt nader overleg gevoerd met de adviserende disciplines. Een nadere omschrijving van een publieksprofiel, ruimteprofiel en activiteitenprofiel is opgenomen in de bijlage.
De gemeentelijke behandelaar vult de risicoscan in op basis van de uit het intake-overleg verkregen informatie en de concrete plannen van de organisator. De uitkomsten bepalen onder meer hoe het vergunningentraject en met name het adviestraject eruit zal zien. Tijdens een vergunningentraject kan overigens nog vanuit kennis, ervaring en/of informatie op- of afgeschaald worden naar een andere categorie, indien de impact groter of kleiner blijkt te zijn dan vooraf ingeschat.
Het is in beginsel verboden om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te geven of te houden. De burgemeester heeft echter kleinschalige evenementen aangewezen waarvoor geen vergunningplicht geldt en een voorafgaande melding volstaat. Deze voorwaarden (beschreven in artikel 2.2.1 lid 3 van de APV) zijn:
Bij een klein, eendaags evenement waarbij gebruik wordt gemaakt van de openbare rijweg geldt dat:
Het is niet toegestaan om op zondag vóór 13:00 uur evenementen te organiseren.
Voor de periode na 13:00 uur op zondag vindt de reguliere besluitvorming ter vergunningverlening plaats.
Voor alle evenementen geldt dat het evenement op zondag op een afstand van minimaal 200 meter dient plaats te vinden van een gebedshuis of andere plaats voor geloofsbelijdenis. De burgemeester kan hiervoor een ontheffing verlenen waarbij rekening gehouden wordt met het daadwerkelijk gebruik van deze locaties en, ten aanzien van de zondagsrust, met overlast in de directe omgeving van het beoogde evenement.
Het opbouwen of afbreken van evenementen op zondag is niet toegestaan. Afrondende handelingen van het evenement zijn toegestaan, met inachtneming van bovenstaande beperkingen en alleen echt noodzakelijk. Er is een vrijstelling voor meldingsplichtige evenementen.
Een kermis is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak waarvoor altijd een evenementvergunning is vereist. De beleidsuitgangspunten waaraan een kermis moet voldoen, staan beschreven in de bijlage.
Een circus is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak waarvoor ook altijd een evenementvergunning is vereist. Dit vereiste wordt in de beleidsregel vastgesteld op grond van het gegeven dat er in de gemeente Nijkerk geen vaste circuslocatie aanwezig is. Op grond hiervan kan aan de hand van het opleggen van specifieke voorschriften in de vergunning per (variabele) locatie invulling worden gegeven aan het verantwoord plaatsvinden van het evenement, tevens ter voorkoming van mogelijke hinder en overlast voor omwonenden. De beleidstandpunten staan beschreven in de bijlage.
Snelheidswedstrijden met gemotoriseerde voertuigen
Hiermee wordt bedoeld wedstrijden met auto’s, motoren of andere gemotoriseerde voertuigen op de openbare weg, waarbij dus in beginsel uitsluitend of hoofdzakelijk de snelheid van het voertuig doorslaggevend is en waarvoor ook een ontheffing nodig is overeenkomstig artikel 10 jo. 148 Wegenverkeerswet. Voor een ontheffing is de provincie Gelderland het bevoegde bestuursorgaan. Het college heeft alleen bevoegdheid indien de wedstrijd alleen binnen de grenzen van de eigen gemeente plaatsvindt.
Het college is voornemens deze evenementen niet toe te staan in het belang van de openbare orde, (verkeers)veiligheid en publieksveiligheid. Dit ter voorkoming van overlast, bescherming van het milieu, en met name omdat de impact en de gevolgen van een incident bij snelheidswedstrijden potentieel groot zijn. Voor deze evenementen zal dus geen vergunning worden afgeven. Bij het wijzigen van de APV wordt dit voorstel verder uitgewerkt en toegelicht.
Evenementen met gemotoriseerde voertuigen met gevaarzettend element
Bij de beoordeling of er sprake is van een gevaarzettend element, wordt gekeken naar de wijze waarop een object of een situatie onacceptabel nadelig effect kan veroorzaken. Hieronder vallen in ieder geval monstertruckevenementen en autovoetbal. Dit zijn risicovolle evenementen en ook hier zijn de impact en de gevolgen van een incident potentieel groot. Er kan niet worden gegarandeerd dat de veiligheid voldoende wordt gewaarborgd. Ook passen deze evenementen niet bij de Nijkerkse ambities op het gebied van duurzaamheid. Voor monstertruckevenementen geldt bovendien dat er geen geschikte terreinen zijn binnen de gemeente Nijkerk.
Ook voor deze evenementen geldt dat het college voornemens is deze evenementen niet toe te staan en zal bij het wijzigen van de APV dit voorstel verder uitwerken en toelichten.
In Nijkerk zijn een aantal locaties aangewezen voor het organiseren van evenementen:
Deze opsomming is niet limitatief. Indien er in de toekomst behoefte is om deze locaties uit te breiden dan wordt er op afzonderlijk locatieniveau beoordeeld of dit wenselijk is en of deze uitbreiding kan plaatsvinden.
2.5. Openbare gelegenheden in relatie tot drank en horecavergunning
Voor evenementen die georganiseerd worden in openbare inrichtingen met een drank en horecavergunning, is geen evenementenvergunning nodig, mits het past binnen de reguliere bedrijfsvoering en de aan de locatie afgegeven vergunning op grond van de Drank- en Horecawet. Wetgeving zorgt bij deze inrichtingen voor de noodzakelijke regels. Ook de buitenterreinen van de inrichting vallen daaronder. Het moet daarbij gaan om “een inrichting in de zin van de Wet Milieubeheer/Activiteitenbesluit milieubeheer” en de activiteit moet vallen binnen de normale bedrijfsvoering van de inrichting.
De burgemeester stelt vast of er sprake is van een evenement in de zin van de APV, en of er sprake is van een activiteit welke past binnen de normale bedrijfsvoering of dat er een vergunning is vereist.
De burgemeester beoordeelt dit op basis van de grootschaligheid, de muziekstijl, het soort publiek dat wordt verwacht, de mogelijke verlengde sluitingstijd en de extra politie-inzet.
In het Activiteitenbesluit milieubeheer zijn algemene regels opgenomen waaraan de houder van de inrichting moet voldoen. Is er een vergunning verleend op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), dan staan hierin aanvullende voorschriften.
Indien aanwezig moet er worden voldaan aan de omgevingsvergunning Brandveilig gebruik (op grond van het Besluit Omgevingsrecht) of een gebruiksmelding (op basis van het Bouwbesluit) en het genoemde maximaal aantal toegestane bezoekers mag niet overtreden worden.
2.6. Activiteiten gerelateerd aan een evenement
Sommige evenementen in de binnenstad gaan, zodra ze zijn geëindigd, over in drank- en eetactiviteiten, bijvoorbeeld op het Plein in het centrum van Nijkerk. Ook deze activiteiten worden voortaan beschouwd als een te onderscheiden activiteit waarvoor dus een evenementenvergunning nodig is, naast een ontheffing op basis van de Drank- en Horecawet. Dit geldt ook voor de activiteiten die niet direct aan het evenemententerrein gesitueerd zijn, maar wel onderdeel zijn van het gehele evenement.
Voor de praktijk betekent dit dat wanneer meerdere ondernemers/rechtspersonen na een eerder evenement de activiteiten buiten willen voortzetten er door hen een evenementenvergunning moet worden aangevraagd.
gezamenlijk (alle deelnemende horeca-exploitanten) een stichting, vereniging of maatschap op te richten waarbij een aanvraag voor een vergunning, met benodigde documenten, op naam van deze rechtspersoon wordt ingediend. Dit kan ook ten aanzien van de aan te vragen ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet;
alle horeca-exploitanten afzonderlijk een evenementenvergunning en ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet te laten aanvragen, ieder voor de eigen locatie. Hierbij geldt wel dat alle deelnemende ondernemers/rechtspersonen gezamenlijk een integraal veiligheidsplan moeten indienen bij het bevoegde bestuursorgaan.
3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Voor het zorgdragen van een succesvol evenement liggen er verantwoordelijkheden bij zowel de organisator als de gemeente.
In de meeste gevallen is de aanvrager van de vergunning ook de organisator van het evenement. Deze is er verantwoordelijk voor dat het evenement zorgvuldig is voorbereid en goed en veilig verloopt, en moet ervoor zorgen dat de gemeente tijdig alle informatie krijgt die de gemeente nodig heeft om de vergunningaanvraag te beoordelen.
De organisator is ook verantwoordelijk voor het voorkomen van overlast tijdens evenementen, het treffen van alle noodzakelijke voorzieningen en eventuele schade die als gevolg van het evenement ontstaat. Daarnaast is de organisator verantwoordelijk voor een goede nazorg.
Soms is de aanvrager van de vergunning niet dezelfde (rechts)persoon als de organisator. Een aanvrager kan bijvoorbeeld een bureau inhuren om het evenement te organiseren. Wanneer er sprake is van een aanvrager en organisator is het van belang om een duidelijk onderscheid te maken tussen deze twee partijen. De aanvrager van een vergunning draagt de verantwoordelijkheid voor het evenement. De aanvrager ontvangt ook de evenementenvergunning en is verplicht te zorgen voor naleving hiervan.
In het spraakgebruik worden de termen aanvrager en organisator door elkaar gebruikt, omdat in de meeste gevallen sprake is van dezelfde (rechts)persoon. In dit beleid wordt de term organisator gebruikt, ook als daarmee alleen de aanvrager wordt bedoeld.
Wanneer bij een evenement een vorm van overlast te verwachten valt, moet de vergunninghouder de direct omwonenden vooraf informeren over de activiteiten. Hierbij dient men onder andere de begin- en eindtijden te vermelden en moet de organisator een naam en telefoonnummer van een contactpersoon namens de organisatie aangeven. Deze persoon dient als aanspreekpunt voor het evenement, zowel voor de burgers als voor de publieke instanties.
De burgemeester is het bevoegde bestuursorgaan ten aanzien van evenementenvergunningen. De burgemeester is tevens verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid.
De basis aan wet- en regelgeving die van toepassing is:
Naast het verlenen van de vergunning voor evenementen draagt de gemeente zorg voor een eenvoudig en helder proces voor de aanvraag en is er 1 aanspreekpunt voor de organisator: vanaf het intakegesprek tot de evaluatie. Dit wordt verder toegelicht in het volgende hoofdstuk.
Interne organisatie (team Veiligheid)
Het team Veiligheid heeft de volgende verantwoordelijkheden:
4. Het organiseren van evenementen
Zoals in de inleiding is aangegeven willen we in Nijkerk op eenvoudige wijze mooie evenementen organiseren, ieder vanuit een eigen rol. De gemeente heeft hierin uiteraard een toetsende rol, en daarnaast bekijken we ook bij welke onderdelen we eventueel kunnen faciliteren.
Er is behoefte aan een helder proces, waarin het voor een evenementenorganisator duidelijk en eenvoudig is om zijn verantwoordelijkheid te (kunnen) nemen. We kiezen daarom voor een aantal maatregelen die daaraan bijdragen, zoals:
In de dagelijkse praktijk verzorgt team Veiligheid de behandeling van de vergunningaanvraag. Organisatoren krijgen één contactpersoon, de casemanager: een deskundig ambtelijk medewerker die fungeert als aanspreekpunt voor niet alleen de organisator van het evenement maar ook voor alle interne en externe betrokkenen/belanghebbenden in iedere fase van dit proces.
De casemanager informeert en begeleidt de aanvrager bij het hele vergunningsproces. Hij of zij is aanspreekpunt voor zowel veiligheid, risico’s, toezicht, handhaving, openbare ruimte en verkeer. Intern organiseert de casemanager de integrale advisering. Na afloop van het evenement evalueren organisator en casemanager het vergunningsproces en het evenement.
Waar nodig ondersteunt de casemanager met het ter beschikking stellen van formats, voor bijvoorbeeld het veiligheidsplan, verkeersplan of een plattegrond van het evenemententerrein.
Voor de spreiding van evenementen en het voorkomen van ongewenste samenloop is het van belang om in een vroeg stadium inzichtelijk te maken wanneer in het jaar een evenement plaatsvindt, op welke locatie, data en tijdstippen. Het uitgangspunt daarbij is dat in het algemeen wordt voorkomen dat op één dag of in één week meerdere grote of middelgrote evenementen plaatsvinden.
De evenementenkalender geeft duidelijkheid aan organisatoren en andere betrokkenen (zoals bewoners en bedrijven) en zorgt ervoor dat bij ongewenste (regionale) samenloop door operationele diensten voor dit evenement een negatief advies aan de burgemeester wordt verstrekt. Ook kan bij het eerste contact tussen de gemeente en de organisator al worden geconstateerd dat de datum van het geplande evenement door samenloop niet realiseerbaar is. Een plek op de jaarkalender is een reservering voor een evenement en zegt niets over de vraag of een evenement daadwerkelijk een vergunning krijgt. Indien een datum voor meerdere evenementen aangevraagd wordt, is er onderlinge afstemming tussen de organisatoren nodig om te bepalen of de evenementen elkaar eventueel versterken en gelijktijdig plaats kunnen vinden. Indien dit niet mogelijk dan is de natuurlijke of rechtspersoon die als eerste het evenement heeft aangevraagd de partij die in aanmerking komt voor een vergunning.
Mochten de partijen op dezelfde dag de aanvraag doen dan vindt er een loting plaats, onder toezicht van de burgemeester.
De gemeente vraagt organisatoren van zowel A, B en C-evenementen om vóór 1 november van ieder kalenderjaar de gewenste datum voor het evenement in het opvolgende jaar door te geven. Op deze manier is op tijd duidelijk dat bepaalde evenementen ongewenst samenvallen en kan naar een oplossing gezocht worden. De melding is dus een vooraankondiging waaraan geen rechten kunnen ontleend, er dient gewoon een reguliere vergunning aanvraag ingediend te worden.
Ook na-activiteiten zoals beschreven in hoofdstuk 2.6 moeten op de kalender aangegeven worden.
Wanneer evenementen na 1 november worden gemeld, kan het zijn dat de gewenste datum voor het organiseren van het evenement niet beschikbaar is.
4.3 Een duidelijk en eenvoudig proces
Het aanvraagproces van een evenementenvergunning blijft, hieraan ontkomen we niet. Wel wordt het aanvraagproces vereenvoudigd. Ook is duidelijk wat een aanvrager moet doen, wanneer hij wat moet doen en wanneer hij de mogelijke vergunning kan ontvangen. Dit proces ziet er als volgt uit:
Er wordt gestart met een intakegesprek. Dit gesprek vindt plaats tussen aanvrager en casemanager. Tijdens dit gesprek wordt duidelijk welke stappen de aanvrager moet doorlopen voor het verkrijgen van een vergunning voor het evenement. Daarnaast wordt door de casemanager uitgelegd aan welke voorwaarden de aanvraag moet voldoen en wat er ingediend moet worden. Dit wordt zo eenvoudig mogelijk gemaakt, doordat de casemanager sjablonen beschikbaar stelt, en laat weten wie kan ondersteunen bij de aan te leveren stukken, bijvoorbeeld ten behoeve van bebordingsplan of verkeerskundig advies.
Ook is na dit gesprek duidelijk wat de aanvrager van de casemanager kan verwachten en waarvoor de aanvrager zelf verantwoordelijk is.
De behandeltermijn voor een evenementenvergunning is 12 weken (zie hoofdstuk 5.1). Het intakegesprek moet daarom minimaal 14 weken voor aanvang van het evenement plaatsvinden. De aanvrager neemt hiervoor tijdig contact op met de gemeente om een afspraak te maken met de casemanager.
Wanneer de aanvraag wordt ingediend, wordt eerst beoordeeld of deze volledig is. Is dit niet het geval, dan wordt dit gelijk teruggekoppeld aan de aanvrager. Nadat de aanvraag compleet en volledig is ingeleverd, wordt de aanvraag in behandeling genomen (in hoofdstuk 5 worden de hiervoor geldende voorwaarden beschreven).
Tijdens de behandeling wordt de aanvraag integraal getoetst (zie hoofdstuk 5.2).
Voorafgaand, tijdens en na het evenement
Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om het terrein na het evenement schoon, heel en veilig op te leveren. Voorafgaand aan het evenement vindt er daarom bij C-evenementen en besproken B-evenementen een voorschouw plaats. Het doel van deze schouw is vastleggen van de huidige situatie. Er wordt daarvoor een afspraak gemaakt tussen de organisator en de desbetreffende vakambtenaar voor de opname. Dit gebeurt op initiatief van de casemanager.
Na het evenement wordt gezamenlijk een naschouw gedaan door de gemeente. De uitkomsten worden ter plaatse in beeld gebracht. Bij afwijkingen wordt de organisator in de gelegenheid gesteld de situatie te herstellen en vindt er vervolgens een nieuwe naschouw plaats. Indien dit niet voldoet aan de gestelde kwaliteit, dan wordt dit op kosten van de organisator, door de gemeente, hersteld.
Voor zowel inpandige als andere evenementen is de organisator verplicht om inzichtelijk te maken dat de geluidsnormen niet worden overschreden. Het maximaal toegestane geluid moet vooraf met een begrenzer resp. geluidmeter worden vastgesteld.
We zien het organiseren van evenementen als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de organisator en gemeente. We hebben immers een gemeenschappelijk doel. We vinden het daarom belangrijk dat er niet alleen voorafgaand aan het evenement samen opgetrokken wordt, maar ook na het evenementen samen wordt stilgestaan bij het verloop. Dit geldt met name voor de grote en risicovolle evenementen. De evenementenorganisator en de casemanager maken op initiatief van de casemanager een afspraak om gezamenlijk te evalueren. Op deze manier worden de aandachtspunten ten behoeve van het vergunningentraject helder en wordt ook duidelijk op welke punten het evenement het volgende jaar nog beter kan worden.
Tot op heden bestond de mogelijkheid voor het bevoegde bestuursorgaan een evenementenvergunning te verlenen voor een periode van maximaal 5 jaar. Om in het oog te houden of een evenement jaarlijks daadwerkelijk hetzelfde is moet een organisator ieder jaar eventuele wijzigingen melden. In de praktijk bleek het echter lastig voor organisatoren om duidelijk aan te geven dat het evenement ongewijzigd was gebleven ten opzichte van het vorige jaar, en daarbij vond het ook niet consequent plaats. Voor de gemeente en de hulpdiensten is het daardoor extra lastig in te schatten wat de eventuele risico’s zijn, wat onwenselijke situaties oplevert.
We kiezen er daarom voor om evenementenvergunningen af te geven voor 1 jaar. Wanneer het een jaarlijks terugkerend evenement betreft, wordt waar mogelijk de aanvraagprocedure vereenvoudigd. Zo kunnen alle benodigde documenten die onveranderd zijn (ten opzichte van het jaar ervoor), overgenomen worden. De gemeentelijk casemanager zal dit begeleiden om de aanvraag makkelijker te maken.
Doordat de gemeente een vergunning voor een kalenderjaar afgeeft, is er op termijn ieder jaar weer even goed aandacht voor veiligheid en risico’s.
In de overgangsfase (dus tot definitieve vaststelling van dit beleid) kan een 5-jarige vergunning gewoon uitgediend worden. Wel wordt de nieuwe werkwijze toegepast en vindt voor deze vergunningen jaarlijks een evaluatie plaats.
4.5 Gebruik van de gemeentelijke diensten en goederen
De afgelopen jaren is gebleken dat er bij organisatoren behoefte is aan ondersteuning van de gemeentelijke diensten en is regelmatig gebruik gemaakt van gemeentelijke goederen. U kunt hierbij denken aan het beschikbaar stellen van verkeershesjes, gebruik van dranghekken en bebording.
Evenementen tijdens (nationale) feestdagen
De gemeente ziet vanuit haar collectieve (dus maatschappelijke belang) een verantwoordelijkheid om niet-commerciële evenementen tijdens nationale feestdagen te ondersteunen. Daarom stelt de gemeente het benodigde materiaal en materieel beschikbaar voor de evenementen Koningsdag, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag en de intocht van Sinterklaas.
Er kan dan kosteloos gebruik gemaakt worden van dranghekken (totaal 200 beschikbaar), bebording en afvalcontainers en er worden veiligheidshesjes ter beschikking gesteld.
Het is geen primaire taak van de gemeente om evenementen te faciliteren. Vanuit haar collectieve (dus maatschappelijke) belang ziet de gemeente wel een verantwoordelijkheid om organisatoren van niet-commerciële activiteiten beperkt te faciliteren door ze gebruik te laten maken van de met de marktpartij overeengekomen raamovereenkomst. Dit wordt tijdens het intakegesprek door de organisator aangeven. De factuur wordt rechtstreeks naar de organisator gestuurd.
De aanvrager moet aantonen dat zij als “niet-commercieel” kan worden beschouwd (bijvoorbeeld via de inschrijving van de Kamer van Koophandel (aanleveren inschrijfnummer) of door middel van de verenigings/stichtingsstatuten).
Bij commerciële evenementen is de organisator zelf verantwoordelijk voor aanschaf of huur van materialen. De organisator kan geen beroep doen op de raamovereenkomst die gesloten is voor dranghekken en bebording, maar kan wel verwezen worden naar de desbetreffende marktpartij om zelf afspraken te maken.
5. De procedure van aanvraag tot na het besluit
Om te zorgen dat tijdig een evenementenvergunning verleend kan worden, geldt voor alle A, B en
C-vergunningen dat deze minimaal 12 weken van tevoren ingediend moeten worden. Voorafgaande aan het indienen van de aanvraag vindt het intakegesprek plaats met de casemanager. Dit gesprek moet uiterlijk 14 weken voor aanvang van het evenement plaatsvinden.
De meldingsplichtige evenementen zoals bedoeld in classificatie 0 moeten minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement gemeld worden, onder andere in verband met plaatsing op de evenementenkalender.
Het is raadzaam om voorafgaand aan het evenement te checken of een evenement daadwerkelijk meldingsplichtig is, of dat er toch een evenementenvergunning aangevraagd moet worden.
De melding kan per e-mail worden gedaan (mail gericht aan gemeente@nijkerk.eu) of via de gemeentelijk website. Na ontvangst van de melding ontvangt de organisator binnen 14 dagen een kennisgeving waarmee toestemming verleend wordt. Deze kennisgeving wordt ook verzonden naar politie en de VGGM. In het geval er geen toestemming verleend kan worden, wordt contact opgenomen met de melder en wordt dit schriftelijk (of digitaal) vastgelegd.
Bij een evenement waar verkeersregelaars worden ingezet of een ontheffing vereist is op grond van de Drank- en Horecawet moet een reguliere vergunning worden aangevraagd en kan niet worden volstaan met een melding.
In het bredere evenementenoverleg gaan de organisator, relevante betrokkenen vanuit de gemeente en de externe diensten (OddV) en veiligheidspartners (politie, VGGM) naar aanleiding van de vergunningaanvraag het gesprek aan over het evenement. De gemeente classificeert voorgenomen activiteiten aan de hand van de regionale risicoscan. De uitkomst van deze scan bepaalt mede welke externe partijen deelnemen aan het overleg.
Doel van dit evenementenoverleg is ervoor te zorgen dat eventuele knelpunten vroegtijdig gesignaleerd en opgelost kunnen worden en eventuele onvolkomenheden in de aan te leveren bescheiden door de organisator kunnen worden gerepareerd. Zo verloopt de aanvraag, het beoordelen en het verlenen van de vergunning via een gestroomlijnd proces, waarbij de organisator zo goed mogelijk gefaciliteerd wordt.
Na ontvangst van de complete aanvraag, stuurt de gemeente de aanvraag ter definitieve beoordeling en advisering door aan diverse gemeentelijke diensten, externe diensten en de veiligheidspartners. Vanaf het moment dat de vergunningaanvraag wordt ingediend, moeten deze plannen namelijk getoetst en definitief goedgekeurd worden door de gemeente en haar adviespartners.
Multidisciplinair veiligheidsadvies
Bij grote of complexe evenementen kan het nodig zijn dat een multidisciplinair veiligheidsadvies nodig is. Dan wordt het veiligheidsplan in een integraal overleg met vakambtenaren, politie en VGGM beoordeeld en vastgesteld. De advisering door de interne diensten en externe adviespartners kan op onderdelen nog leiden tot het maken van nadere afspraken of het stellen dan wel aanscherpen van de in de vergunning op te nemen randvoorwaarden.
5.3 Onvolledige aanvraag, niet ontvankelijk
Als de aanvraag niet juist is ingediend of als er stukken ontbreken, dan wordt de aanvraagprocedure opgeschort. Tenzij anders wordt afgesproken, krijgt de aanvrager twee weken de tijd om de gegevens aan te vullen. Als de stukken niet tijdig worden aangevuld, zal de aanvraag buiten behandeling worden gesteld en kan er geen vergunning worden verleend.
Als de aanvraag te laat is ingediend, kan er niet altijd een goede afweging worden gemaakt. Belangrijke aspecten kunnen over het hoofd worden gezien en overige adviseurs hebben niet voldoende tijd om goed te adviseren. Wanneer de conclusie is dat er onvoldoende tijd is om een aanvraag te beoordelen dan zal deze buiten behandeling worden gesteld en kan er geen vergunning worden verleend.
Het niet tijdig beslissen op een aanvraag leidt niet tot het van rechtswege verlenen van een vergunning voor het aangevraagde evenement.
Meldings- en vergunningsplichtige evenementen worden getoetst aan de APV. Een aanvraag van een evenementenvergunning kan door de burgemeester worden geweigerd in het belang van:
Daarnaast houdt de burgemeester bij het beoordelen van een aanvraag rekening met het bepaalde in de Zondagswet. Wanneer er een vergunning wordt verleend kunnen er ook voorschriften aan worden verbonden ter bescherming van deze belangen.
5.5 Nadere voorschriften in de vergunning
In de vergunning kunnen onder meer nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot:
Met betrekking tot het nuttigen van alcoholhoudende dranken tijdens evenementen is de Drank- en Horecawet van toepassing. Middels een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet kunnen er voorschriften worden gesteld.
Voor evenementen geldt een zero-tolerance-beleid met betrekking soft- en harddrugs, en is de Opiumwet van toepassing. Het eigen gebruik van softdrugs in de openbare ruimte/buitenlucht is niet strafbaar. Op basis van artikel 2.4.7. van de Algemene Plaatselijke Verordening kan er wel gehandhaafd worden als dit gebruik leidt tot hinder of overlast.
De verkoop en het gebruik van lachgas tijdens evenementen is verboden en de landelijke regelgeving is uiteraard van toepassing.
Het gebruik van lachgas vormt mogelijk een risico voor de volksgezondheid, openbare orde en veiligheid. Het gebruik kan door andere bezoekers als aanstootgevend worden ervaren, waardoor botsingen en irritaties kunnen ontstaan. Bovendien is de drempel om het gebruik te combineren lager op evenementen. Combinatiegebruik van lachgas met alcohol zorgt mogelijk voor extra risico’s.
Per evenement wordt, afhankelijk van de categorie waarin het evenement valt, nog een aantal andere punten bepaald. Zo is een schouw, evaluatie, controle en het ter inzage leggen per categorie verschillend.
Eventuele overige (hulp)organisaties als Provincie, Staatsbosbeheer, Rijkswaterstaat *1 | Eventuele overige (hulp)organisaties zoals de Provincie, Staatsbosbeheer, Rijkswaterstaat, enz. *1 | |||
*1 per evenement wordt gekeken van welke instantie advies nodig is. Bijvoorbeeld bij een evenement waarin muziek aanwezig is, wordt de Omgevingsdienst benaderd.
*2 Bij een aantal evenementen wordt bijvoorbeeld een tent, springkussen, tribune, attractie geplaatst. In die gevallen geldt dat er aanvullende plannen/certificaten aangeleverd moeten worden. De gemeente informeert de aanvrager/ organisator hierover.
Hoofdstuk 6 Toetsingskader evenementen
Bij een evenement zijn er diverse voorschriften en regels van toepassing op het gebied van (brand)veiligheid, gezondheid en hygiëne, verkeer en vervoer, geluid, enz.
6.1 Toetsingskaders op onderdelen
In bijlagen 1 tot en met 4 zijn overzichten opgenomen met regels en (toetsings-)kaders die van toepassing (kunnen) zijn voor evenementen, namelijk:
6.2 Toetsingskaders veiligheid
Hierbij gaat het om veiligheidsaspecten die een rol spelen bij evenementen. In eerste instantie is de organisator van het evenement verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers. Dit houdt in dat er maatregelen getroffen moeten worden die de veiligheid zoveel mogelijk waarborgen.
6.4 Toetsingskaders openbaar gebied/verkeer en vervoer
De uitvoeringsregels met betrekking tot het openbaar gebied en verkeer en vervoer zijn opgenomen in bijlage 3. Hierbij gaat het om de volgende onderdelen:
Bijlage 1. Toetsingskaders veiligheid
Bij tenten en overkappingen wordt aandacht besteed aan constructieve veiligheid. Hiervoor zijn bepalingen opgenomen in de AMvB Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. |
Bijlage 2 Toetsingskaders gezondheid en hygiëne
Alcohol- en drugsbeleid Overmatig alcoholgebruik, alcoholgebruik op jonge leeftijd en drugsgebruik is zowel op korte als lange termijn schadelijk voor het lichaam. Zo vertonen jongeren onder invloed van middelen eerder risicovol en agressief gedrag. En zij lopen kans op hersenbeschadiging. Wij vinden dat er sprake moet zijn van verantwoord alcohol gebruik en zijn van mening dat organisatoren een eigen verantwoordelijkheid hebben om alcohol- en drugsgebruik op het evenement te ontmoedigen. Een organisator moet daarom maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat alcohol op een verantwoorde wijze wordt gebruikt en alcoholgebruik onder de 18 jaar wordt voorkomen. Ook zullen er maatregelen moeten worden genomen om het gebruik van drugs te ontmoedigen. Aangezien de omvang van de evenementen en het risico op overlast als gevolg van middelengebruik verschilt, worden tijdens het vooroverleg per evenement maatwerkafspraken gemaakt over de invulling van het alcohol- en drugsbeleid voor het betreffende evenement. Daarbij wordt gewezen op de bestaande regelgeving (Preventie Handhavingsplan alcohol) en leidraden (Alcohol en drugs bij evenementen, Trimbos instituut). Te maken afspraken kunnen onder andere betrekking hebben op:
Invulling en naleving van de afspraken wordt betrokken bij de evaluatie van het evenement (zie paragraaf 4.3). Drank- en Horecawet Voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende dranken tijdens een evenement is een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet vereist. Alleen zwak-alcoholhoudende dranken (dranken met 14,9 vol% of minder (inclusief port, sherry en vermouth)), mogen met de ontheffing worden geschonken. Sterke drank2 mag alleen verkocht worden met een drank- en horecavergunning. Er mag alleen zwak alcoholhoudende drank worden geschonken tijdens de duur van het evenement. Pre-mix drankjes3 zijn wel toegestaan, mits uitgeschonken in kunststof bekers, zoals alle alcohol- en niet alcoholhoudende dranken worden uitgeschonken. De burgemeester kan op aanvraag ontheffing op grond van artikel 35 Drank- en Horecawet verlenen voor bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard, zoals evenementen. Hij of zij kan dit doen voor een aaneengesloten periode van maximaal 12 dagen. Voor jaarlijks terugkerende identieke bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard kan de burgemeester besluiten één ontheffing te verlenen, mits de verstrekking van zwak-alcoholhoudende drank iedere keer plaats vindt onder onmiddellijke leiding van dezelfde persoon. De leidinggevende op de ontheffing moet minimaal 21 jaar oud zijn en mag niet van slecht levensgedrag zijn. Hij moet toezien op een goede verstrekking van alcohol (bv. niet schenken aan jongeren onder de 18 jaar; deze leeftijdsgrenzen moeten aangeduid zijn op de plaats waar de alcohol verstrekt wordt). |
Bijlage 3: Toetsingskaders openbaar gebied/verkeer en vervoer
Bij evenementen wordt vaak gebruik gemaakt van water en elektriciteit. Indien aansluitpunten beschikbaar zijn, zal een verbruiksvergoeding van een vast bedrag per dag betaald worden door organisator. |
Bijlage 4 Toetsingskaders milieu en overige
Voor het maken van reclame voor evenementen middels driehoeksborden en/of spandoeken is de Apv van toepassing. |