Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;

b. commissie: de commissie die is samengesteld uit de fractievoorzitters die het klankbordgesprek voeren;

c. voorzitter: de voorzitter van de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester; zijnde de plaatsvervangend voorzitter van de raad;

d. informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;

e. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2. De commissie voert tenminste eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

3. De afspraken die tijdens het klankbordgesprek zijn gemaakt worden na 6 maanden geëvalueerd.

4. In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval rond 100 dagen vanaf zijn aanstelling een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

5. Indien gewenst vindt halverwege de raadsperiode een bredere analyse plaats van het functioneren van de burgemeester, het college, de raad en de ambtelijke organisatie.

6. Het laatste formele klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.

2. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1. De commissie wordt samengesteld uit de fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde partijen.

2. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

3. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1. Het voorzitterschap wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

2. De commissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en van voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4. Raadsleden die geen lid zijn van de commissie kunnen, gelet op de geheimhouding conform artikel 86 van de Gemeentewet slechts kennisnemen van de verslagen wanneer zij hiertoe een rechtstreeks verzoek indienen bij de griffier.

5. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de informanten en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. De commissie maakt voorafgaand aan het klankbordgesprek aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

4. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

5. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

6. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over - en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

de burgemeester:

a. als voorzitter van de raad en zijn rol in het seniorenconvent;

b. in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

c. als voorzitter van het college;

d. als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e. die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

f. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

g. en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

h. als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

i. en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

j. en zijn nevenfuncties en integriteit;

k. en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

l. alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

m. zijn doelen en ambities voor de komende periode;

n. de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.

5. Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1. Alvorens het verslag vast te stellen krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

3. Raadsleden kunnen het verslag onder geheimhouding bij de griffier inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.

4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

5. Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.

Artikel 10 Archivering

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2. Na het aftreden van de burgemeester vernietigt de griffier de betreffende stukken.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of twijfel is over de toepassing, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en titel

1. De Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Halderberge zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 19 december 2019 wordt ingetrokken.

2. Deze verordening treedt in werking en de commissie vangt haar werkzaamheden aan op de dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet.

3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad.