Organisatie | De Bilt |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente De Bilt 2007 |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente De Bilt |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-11-2007 | 15-07-2010 | nieuwe regeling | 21-08-2007 Biltbuis 07-11-2007 | cv 13-08-2007 |
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;
audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat uit onder andere een a-selecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het inwonertal van de gemeente;
kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;
foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;
foutenlijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;
autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikers- mogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
De afdelingsmanager Publiekszaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Zij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer van haar ondergeschikte ambtenaren.
1.De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
e) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2,
onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.
2.Het Hoofd Afdeling beheer en ondersteuning wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de applicatiebeheerder en de privacybeheerder.
f) halfjaarlijks overleg tussen hem en de systeembeheerder.
g) richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
a) persoonsinformatievoorziening;
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b) op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;
c) op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het beveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd.
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;
i) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
j) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
k) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;
l) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
m) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie;
d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Hoofdstuk 8 DE GEGEVENSVERWERKING
De gegevensverwerkers voorzien in:
a.het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
Hoofdstuk 9 HET BEVEILIGINGSBEHEER
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om medewerkers van de unit Burgerzaken aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd;
b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten voortvloeien.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.
Bijlage 1 Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 2 van de GBA-beheerregeling wijst de afdelingsmanager Publiekszaken in zijn functie van beheerder van de GBA de navolgende beheerfunctionarissen aan:
Als informatiebeheerder is aangewezen mevrouw C.Assmann-van der Ree, de afdelingsmanager Publiekszaken.
Als haar plaatsvervanger is aangewezen VACATURE, de coördinator unit Burgerzaken.
Gegevensbeheer/applicatiebeheer
Als gegevensbeheerder is aangewezen VACATURE, de coördinator unit Burgerzaken.
Zijn plaatsvervanger is de heer E. Strubbe ,backoffice-medewerker
Als applicatiebeheerder Burgerzaken is aangewezen mevrouw G. Mobach, applicatiebeheerder GBA/backoffice medewerker
Haar plaatsvervanger is mevrouw H.van Rooij, GBA specialist, backoffice medewerker.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Als privacybeheerder is aangewezen de mevrouw C.Assmann-van der Ree, de afdelingsmanager Publiekszaken.
Als haarplaatsvervanger is aangewezen VACATURE, de coördinator unit Burgerzaken.
Als systeembeheerder is aangewezen de heer H. Zwiers, de systeem- en netwerkbeheerder.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de heer F. Poot, de systeem- en netwerkbeheerder.
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van de unit Burgerzaken, afdeling Publiekszaken aangewezen.
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen VACATURE, coördinator Burgerzaken.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de heer E. Strubbe, backoffice medewerker, functie.
De afdelingsmanager Publiekszaken
Bijlage 2: Archivering brondocumenten GBA
Gelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden GBA-brondocumenten als volgt gearchiveerd:
De afdelingsmanager Publiekszaken
Bijlage 3: Onderzoek naar woon- en/of briefadressen
Gelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de navolgende procedure verricht:
1)Bij ontvangst van een specifieke mededeling door een natuurlijke of andere rechtspersoon dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie, wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als dit niet mogelijk is, volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend ambtenaar. Hierbij worden minimaal de navolgende gegevens vastgelegd: datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), geboortedatum, adres en telefoonnummer van degene die de mededeling doet. Indien de mededeling gedaan wordt door een vertegenwoordiger van een niet-natuurlijke persoon, dienen de eerdergenoemde gegevens van deze vertegenwoordiger vastgelegd te worden.
In het verslag wordt voorts vastgelegd de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres, de geslachtsnaam, voorna(a)m(en) geboortedatum van desbetreffende ingeschrevene en aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres.
Na ontvangst van de schriftelijke mededeling of na afronding van de verslaglegging worden de adresgegevens, categorie 08, in onderzoek gesteld;
Als één van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de desbetreffende burger biedt, zal overeenkomstig het vermelde bij 3 gehandeld dienen te worden;
Indien een tijdvak van twee maanden is verstreken na de in 4 genoemde openbare kennisgeving zal de procedure zoals vastgelegd in artikel 83 van de wet opgestart worden. Hiertoe wordt twee keer een brief verzonden naar het laatste adres waar betrokkene gewoond heeft. De eerste brief heeft betrekking op het voornemen over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens, in de tweede brief wordt de desbetreffende burger op de hoogte gesteld van de beslissing over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens;
De aan de ingeschreven burger verzonden brieven worden samen met een uittreksel uit de basisadministratie persoonsgegevens gearchiveerd overeenkomstig het vastgelegde in deze beheerregeling. Het verslag van bevindingen en/of het onderzoeksverslag worden na verloop van tijd gearchiveerd in het archief van de gemeente De Bilt.