Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder: a. Gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester; b. Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het functioneringsgesprek voeren; c. Adviseurs: wethouder(s), gemeentesecretaris, adjunct-directeur, afdelingshoofd of griffier die de commissie van informatie voorzien; d. Commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie Zuid-Holland;
Artikel 2 Algemene bepalingen
- 1
De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie samen.
- 2
De commissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.
- 3
Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Procedure en tijdschema
- 1
De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken.
- 2
Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.
- 3
De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koningin in de provincie Zuid-Holland.
Artikel 4 Samenstelling commissie
- 1
De raad kiest een commissie uit haar midden tenminste acht weken voor het gesprek, als bedoeld in artikel 3, lid 2.
- 2
De commissie bestaat uit de voorzitters van de raadsfracties en de waarnemend voorzitter van de raad.
- 3
Indien de waarnemend voorzitter van de raad tevens fractievoorzitter is, kan een ander raadslid van zijn fractie worden benoemd als lid van de commissie.
- 4
Plaatsvervangend leden worden niet benoemd.
- 5
Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.
- 6
De commissie laat zich bijstaan door de griffier.
- 7
De commissie kan zich laten informeren door de adviseurs.
Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie
- 1
De waarnemend voorzitter van de raad vervult het voorzitterschap van de commissie.
- 2
De voorzitter leidt het gesprek.
- 3
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
- 4
De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.
- 5
De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.
Artikel 6 Geheimhouding
- 1
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
- 2
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
- 3
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
- 4
De voorzitter en de leden van de commissie verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.
- 5
De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
- 6
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 7
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- 8
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
- 1
Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voorzover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.
- 2
Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
- 3
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.
- 4
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
- 5
Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Het gesprek
- 1
Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
- 2
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
- 3
Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.
- 4
De volgende onderwerpen worden in elk geval tijdens het gesprek besproken: de burgemeester a als voorzitter van de raad en haar/zijn rol in het presidium of overleg met defractievoorzitters; b in het proces van dualisme; c als voorzitter van het college; d als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170Gemeentewet; e die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van deopenbare orde en veiligheid; f en haar/zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; g als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa; h en haar/zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffieren het management van de gemeentelijke organisatie; i en haar/zijn nevenfuncties en integriteit; j en haar/zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.
- 5
In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.
Artikel 9 Verslaglegging
- 1
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
- 2
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
- 3
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
- 4
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie Zuid-Holland gestuurd.
Artikel 10 Archivering
- 1
De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.
- 2
Alle overige bescheiden, als bedoeld in de artikelen 6 en 7, die in het bezit zijn van de voorzitter en de leden van de commissie worden onmiddellijk vernietigd.
- 3
Na het aftreden van de burgemeester worden alle in lid 1 genoemde stukken door de griffier vernietigd.
Artikel 11 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011 onder gelijktijdige intrekking van de “Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad”, vastgesteld op 19 augustus 2010.
Artikel 13 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad”.