Archiefverordening gemeente Leudal 2020

Artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders

• 1

  Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

• 2

  Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

   

Artikel 2 Aanwijzing van de archiefbewaarplaats, taken en verantwoordelijkheden gemeentearchivaris

• 1

  De in artikel 31 van de Wet bedoelde archiefbewaarplaats is de voor permanente bewaring van archiefbescheiden aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Roermond, gevestigd bij het pand aan de Swalmerstraat 12 te Roermond.

• 2

  De archivaris dient te adviseren bij de planning en uitvoering van tenminste de onderstaande zaken:

  • a.

    Opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    Bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

  • d.

    Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een (primair) informatiesysteem;

  • e.

    Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

• 3

  De gemeentearchivaris brengt tweejaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 4

  De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval bij:

• a.

  het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, derde lid;

• b.

  voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, vierde lid, en

• c.

  een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4 Intrekking oude verordening

De Archiefverordening gemeente Leudal 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

• 2

  Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Leudal 2020.