Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent de vervanging van archiefbescheiden (Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Hoeksche Waard 2020)

Handboek Vervanging archiefbescheiden 2020

1. Inleiding

1.1 Aanleiding

Gemeente Hoeksche Waard heeft de ambitie om geheel digitaal te werken. Vanaf 1 januari 2019 worden alle inkomende papieren documenten gescand door medewerkers van het team Documentaire Informatievoorziening (DIV).

Van het team DIV wordt verwacht de (documentaire) informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden of te brengen. In de huidige situatie worden, zowel digitale als fysieke archiefstukken beheerd in de zogenaamde hybride situatie. Het beheren van een hybride situatie is arbeidsintensief. Vanuit efficiency en kwaliteitsoogpunt is dit een ongewenste situatie. DIV streeft naar een minimale hybride situatie.

Dit Handboek heeft betrekking op de vervanging van fysieke documenten door digitale documenten, die opgeslagen worden in het DMS/Zaaksysteem. Dit heeft grote voordelen. Door digitaal ‘leidend’ te maken wordt voorkomen dat papieren en digitale dossiers naast elkaar gevormd worden. Hierdoor is informatie op één plaats opgeslagen en wordt het risico op incomplete dossiers verminderd.

De gemeente Hoeksche Waard heeft een digitaal beheersysteem in gebruik om alle archiefbescheiden in op, op te slaan en te beheren. Bij digitaal werken past de toestemming om fysieke documenten te vervangen door digitale documenten en de aldus vervangen documenten te vernietigen. Welke zaken opgeslagen worden in DMS/Zaaksysteem staat vermeld in het overzicht werkprocessen (Bijlage 2).

De juridische grondslag voor vervanging ligt in artikel 7 van de Archiefwet 1995 in combinatie met de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Overheden kunnen zonder tussenkomst van derden overgaan tot vervanging van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden. Hiervoor moeten uitgangspunten geformuleerd worden en op basis daarvan het vervangingsproces ingericht worden. Het handelen van de zorgdrager in dezen moet achteraf door derden getoetst kunnen worden.

1.2 Doelstelling

Dit Handboek beschrijft de overzetting van fysieke archiefbescheiden naar een digitale vorm en hoe daarbij de kwaliteitseisen van duurzaamheid en betrouwbaarheid worden gewaarborgd. Het beschrijft ook de procedure die wordt gevolgd bij het digitaliseren, registreren en opslaan van de documenten in het DMS/Zaaksysteem.

1.3 Resultaat

Het resultaat is een vervangingsbesluit voor de vernietigbare archiefbescheiden en de te bewaren archiefbescheiden. Dit bij het besluit horende handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de vervanging, op grond waarvan verantwoord een besluit kan worden genomen tot vervanging van de fysieke documenten.

1.4 Reikwijdte

Dit Handboek gaat over de vervanging van inkomende, interne en uitgaande fysieke archiefbescheiden, die opgenomen zijn in het centrale DMS/Zaaksysteem, JOIN van Decos. In het Vervangingsbesluit kan de reikwijdte worden beperkt tot alleen de op termijn te vernietigen bescheiden. Wij kiezen voor vervanging van alle archiefbescheiden, dus ook de te bewaren bescheiden. Zo ontstaat een geheel digitaal archief van de gemeente Hoeksche Waard, waarvan het te bewaren gedeelte l te zijner tijd worden overgebracht naar een e-depotomgeving. De procedurebeschrijving hiervoor is opgenomen in bijlage 14.

Het Vervangingsbesluit geldt voor de archiefbescheiden, die zijn gevormd vanaf 1 januari 2019. Vanaf dit moment is de gemeente Hoeksche Waard gaan scannen op een wijze, zoals verwoord in dit Handboek.

1.5 Totstandkoming handboek

Dit handboek is tot stand gekomen aan de hand van diverse werkbeschrijvingen en door bestudering van wet- en regelgeving, richtlijnen en handboeken Vervanging van andere gemeenten. De werkbeschrijvingen van het team DIV waren al opgesteld om de beoogde situatie met een Vervangingsbesluit te realiseren.

Vanuit het Regionaal Archief Dordrecht is de archiefinspecteur, de heer R. Lassche, betrokken bij de totstandkoming van dit Handboek. Zijn opmerkingen en aanbevelingen zijn in dit handboek verwerkt.

De gemeentearcivaris, de heer T.J. de Bruijn, is door de archiefinspecteur geïnformeerd over zijn bevindingen. Op basis hiervan heeft de de gemeentearchivaris een afweging gemaakt voor een positief advies voor het handboek Vervanging.

2. Kaders en verantwoordelijkheden

2.1 Algemene kaders

Voor het vervangen van fysieke archiefbescheiden door digitale originelen zijn de volgende artikelen van toepassing:

Artikel 5.2, onderdeel A van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Artikel 7 en 9 lid 1 van de Archiefwet 1995.

Artikel 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 11 en 12 van het Archiefbesluit 1995

Artikel 26a en artikel 26b van de Archiefregeling 2009.

Naast deze regelingen zijn de volgende normen van belang:

NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement)

NEN-ISO 23081 (records management processen, metadata ¹ voor records)

NEN-ISO 2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur)

RODIN (referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer)

ED3, Eisen te stellen aan duurzaam digitaal depot, versie 2.0

Handreiking vervanging archiefbescheiden, Archief 2020.

Toepassingsprofiel Metagegevens lagere Overheden TMLO, Archief 2020.

Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) ²

In Bijlage 7 staan de uitgewerkte kaders.

2.2 Kaders gemeente Hoeksche Waard

Specifiek voor de gemeente Hoeksche Waard zijn de hierboven genoemde regels uitgewerkt in de Archiefverordening 2019 Gemeente Hoeksche Waard, , vastgesteld door de gemeenteraad op 17 december 2019. De Beheerregeling Informatiebeheer Hoeksche Waard 2019, en het aanwijzingsbesluit informatiebeheer gemeente Hoeksche Waard 2019 zijn door het college vastgesteld op 5 november 2019.

In 2018 is door de Projectgroep Herindeling het Handboek Zaakgericht werken vastgesteld.

2.3 Verantwoordelijkheden binnen gemeente Hoeksche Waard

Beheerder

Het directielid, belast met bedrijfsvoering is in het Aanwijzingsbesluit Informatiebeheer 2019 van de gemeente Hoeksche Waard door het college aangewezen als de beheerder van de archieven en belast met het geheel van de informatievoorziening, en met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De Beheerder van de archieven ondertekent de Verklaring van Vernietiging.

Gemeentearchivaris

De gemeentearchivaris van Dordrecht is belast met het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarin opgenomen archiefbescheiden van gemeente Hoeksche Waard en haar rechtsvoorgangers.

Team DIV

De medewerkers van het team DIV ontvangen, selecteren, digitaliseren en registreren archiefbescheiden in het DMS/Zaaksysteem. De medewerker DIV regelt de uitvoering van de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Medewerkers van team DIV controleren en beheren de archiefbescheiden. Deze werkafspraken zijn vastgelegd in het Handboek Zaakgericht werken uit 2018.

Archiefinspecteur Regionaal Archief Dordrecht

De archiefinspecteur adviseert gevraagd en ongevraagd over het vervangingsproces. Een jaarlijkse audit op het proces is onderdeel van zijn taak en bevoegdheid.

Medewerkers organisatie

De medewerkers in algemene dienst registreren ook archiefbescheiden in het DMS/Zaaksysteem. Medewerkers leveren archiefbescheiden aan bij team DIV.

Team Plannning en Control

Medewerkers Planning en Control verrichten jaarlijks een interne audit op het vervangingsproces.

CISO

De CISO adviseert binnen het vervangingsproces over de onderwerpen beschikbaarheid en betrouwbaarheid van informatie

2.4 Archivistisch beheer

Archivistisch beheer zorgt voor het vastleggen van doelgericht menselijke kennis. Elk overheidsorgaan is verantwoordelijk voor zijn handelen. Daarvoor is een archief onontbeerlijk. Het archief vormt de neerslag van dat handelen en de bron voor die verantwoordelijkheid. Het verzorgen van de archiefbescheiden met aandacht voor context, structuur en behoud voor de toekomst kenmerkt het archivistisch beheer.

3. De te vervangen archiefbescheiden

3.1 Archiefbescheiden

De officiële definitie van archiefbescheiden zijn al die bescheiden die ongeacht hun aard bestemd zijn te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken (Art. 1 Archiefwet 1995).

In het zaaksysteem van Decos worden zaaktypen³ gebruikt voor de ordening van deze archiefbescheiden in zaken. Er wordt voor een groot aantal zaaktypen een generiek proces gevolgd. Voor een aantal processen zijn specifieke workflows ingericht.

Zoals in alinea 1.1 aangegeven, biedt de Archiefwet 1995 de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties. Vervolgens worden de oorspronkelijke fysieke archiefbescheiden vernietigd. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden conform artikel 7 van de Archiefwet 1995. De digitale documenten worden daardoor archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Ze moeten voldoen aan de eisen die gesteld worden aan duurzaamheid, goede, geordende en toegankelijke staat.

Archiefbescheiden die digitaal van oorsprong zijn worden niet vervangen en vallen niet onder de werking van dit Handboek. De digitale archiefbescheiden worden in hun oorspronkelijke vorm opgenomen in het DMS/Zaaksysteem.

Het Vervangingsbesluit geldt voor de inkomende, interne en uitgaande fysieke archiefbescheiden, die zijn gevormd vanaf 1 januari 2019 en worden opgeslagen in het centrale DMS/Zaaksysteem, JOIN van Decos. Documenten welke door middel van scanning worden opgeslagen in andere applicaties en systemen

3.2 Structuur, inhoud, vorm en samenhang

Op grond van artikel 17 van de Archiefregeling moet er voor gezorgd worden dat van archiefbescheiden altijd de inhoud, structuur en vorm kan worden vastgesteld. Dit geldt ook voor de samenhang met andere documenten. De Archiefregeling schrijft voor dat vervanging alleen mag, als dit gebeurt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Ter beoordeling of een document moet worden geregistreerd en gearchiveerd is de vorm en structuur veelal van ondergeschikt belang. De inhoud en de context van een document of zaak bepalen de waarde voor het archief. De vorm en structuur dienen voor zover mogelijk in tact te blijven. Mutaties worden vastgelegd in het DMS/Zaaksysteem, zodat reconstructie van een registratie, bestand of proces mogelijk is.

Bij het registeren van zaken in het zaaksysteem moet verplicht een aantal stappen worden doorlopen. Zijn deze stappen gevuld dan kan worden vastgesteld wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak het document is ontvangen of opgemaakt. Bij de registratie van een document of zaak worden automatisch metadata meegenomen. Door de aanwezige koppelingen of nog te realiseren koppelingen met andere systemen worden gegevens automatisch gegenereerd. Doordat er zaakgericht gewerkt wordt is de samenhang met andere ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden behorende bij één zaak duidelijk.

De “identiteit” (authenticiteit) van archiefbescheiden moet altijd vastgesteld kunnen worden. Er moet immers kunnen worden vastgesteld dat de archiefbescheiden niet onrechtmatig gemanipuleerd zijn of dat informatie verloren is gegaan. Van papieren archiefbescheiden zijn inhoud, structuur en verschijningsvorm fysiek aanwezig in het document en in de fysieke ordening. Bij digitale bestanden is deze authenticiteit vastgelegd in de bestandseigenschappen,

Gemeente Hoeksche Waard heeft gekozen om met automatische kleurherkenning te scannen. Scannen in kleur is in principe alleen noodzakelijk wanneer de kleur een betekenisvolle waarde heeft (bijv. bij een kaart of diagram). Kleur is daarnaast een authenticiteitskenmerk. Door te kiezen voor scannen in kleur wordt het risico vermeden dat stukken, die in kleur gescand moeten worden, in grijstint worden gescand.

Voor het scannen gebruikt Gemeente Hoeksche Waard een Multifunctional⁴ en een A0-scanner.

Bijzondere aandacht verdient de scanning van technische tekeningen, die voor vervanging in aanmerking komen. De oorspronkelijke maatvoering en schaal dienen volledig en juist te worden gereproduceerd.

Doordat er gescand wordt met een A0-scanner kan een nagenoeg identiek exemplaar gereproduceerd worden ten opzichte van het oorspronkelijke exemplaar. De scans worden binnengehaald in het DMS/zaaksysteem.

4. Inrichting van het vervangingsproces

4.1 Selectieproces

Het vervangingsproces omvat de selectie, scanning, registratie, opslag, beheer en de vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden. Ondersteunende middelen hierbij zijn de scanhardware en -software en het DMS/zaaksysteem. De technische beschrijving staat in bijlage 10.

Zoals aangegeven in paragraaf 2.3 van dit handboek zijn de medewerkers DIV in samenwerking met de medewerker in de organisatie belast met de uitvoering van het geheel van de werkzaamheden met betrekking tot het vervangingsproces.

Het gaat hier over het ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registeren van fysieke archiefbescheiden, vernietigen van de vervangen fysieke archiefbescheiden en daarnaast het beheren van de in het DMS/Zaaksysteem opgenomen archiefbescheiden.

De papieren documenten komen binnen via fysieke post, de brievenbus, de receptie of kunnen worden afgegeven bij een medewerker of collegelid.

Alle fysieke post wordt aangeboden bij het team DIV. Een medewerker van DIV beoordeelt of de fysieke post geopend wordt. De criteria op basis waarvan de post geopend mag worden, zijn beschreven in de Postprocedure Hoeksche Waard (zie bijlage 3). Mag de post niet geopend worden dan wordt deze doorgezonden naar het betreffende team of collegelid. Deze beoordeelt of het poststuk alsnog moet worden geregistreerd en opgenomen in het DMS/zaaksysteem. Als een poststuk geopend mag worden, beoordeelt de medewerker DIV of het poststuk archiefwaardig is en geregistreerd moet worden. De criteria hiervoor zijn eveneens opgenomen in de Postprocedure Hoeksche Waard. Waar vereist, worden enveloppen ook gescand en opgenomen bij het poststuk en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Na het scannen worden de fysieke documenten, tot het moment van vernietiging, op volgorde van datum opgeborgen.

Fysieke documenten voor en van de griffie worden op dezelfde wijze verwerkt.

4.2 Voorbereiding scannen

Op basis van het hiervoor omschreven selectieproces worden de documenten scanklaar gemaakt. Documenten worden ontdaan van nietjes, plastic en gelijmde kaften, ringbanden en andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Uitzondering hierop zijn originele akten dien niet in Nederland gereproduceerd kunnen worden. Deze worden niet ontdaan van nietjes. Er wordt gecontroleerd of de te scannen documenten volledig en leesbaar zijn. Documenten die onleesbaar zijn, lastig te scannen of erg omvangrijk zijn, worden door de medewerker apart gehouden. Waar mogelijk wordt naar een praktische oplossing gezocht, zoals het opvragen van een digitaal exemplaar.

4.3 Registratieprocedure Zaaksysteem Join

Voor de registratie, opslag en archivering van documenten gebruikt de gemeente Hoeksche Waard vanaf 1 januari 2019 het DMS/zaaksysteem Join. In dit DMS/zaaksysteem zijn de meest gebruikte processen volledig ingericht.

Alle documenten die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de registratieprocedure. Het proces is schematisch weergegeven in bijlage 4. De medewerker DIV opent de scans (berichten) in het DMS/zaaksysteem en controleert nogmaals de scankwaliteit. Constateert hij een afwijking dan wordt het fysieke document opnieuw gescand.

De scans komen binnen in de scanwachtrij van de DIV-medewerkers in het DMS/zaaksysteem. Vanuit deze wachtrij worden de gescande archiefbescheiden geregistreerd als document in een nieuwe of bestaande zaak.

Bij de registratie is het uitgangspunt dat de documenten terug te vinden moeten zijn. Daarom is het toekennen van metadata noodzakelijk. Digitale informatie is vluchtiger en veranderlijker dan papieren informatie. Om te zorgen dat de waarde ervan niet verdwijnt, moet die waarde worden vastgelegd. Dat kan door er extra informatie aan toe te voegen in de vorm van metagegevens.

Metagegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen en ze zorgen ervoor dat er zorgvuldig kan worden omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft.

Bij de registratie in het zaaksysteem zijn verplichte velden ingericht voor metadata die minimaal moeten worden geregistreerd zoals registratiedatum, ontvangstdatum, datum poststuk, afzender, onderwerp, documenttype en, werkproces. Een overzicht van de te gebruiken metadata in DMS/Zaaksysteem is beschikbaar via een aparte tool “Zaaktypen.nl” van Decos. Ieder zaaktype heeft een eigen set metadata. Door een koppeling met iNavigator⁵ van VHIC/Sdu worden standaardgegevens overgenomen in het DMS/Zaaksysteem.

Medewerkers kunnen ook archiefbescheiden aanbieden om te scannen. Gewijzigde archiefbescheiden worden ook gescand, omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn ( bijv. ondertekende contracten). Deze archiefbescheiden worden dan als nieuwe registratie gekoppeld aan de bestaande zaak.

Uitzonderingen

Archiefbescheiden, die voor vervanging in aanmerking komen, maar niet gescand kunnen worden of waarvan het niet wenselijk is om ze te scannen, worden op dezelfde wijze geregistreerd als hiervoor omschreven. In het DMS/zaaksysteem wordt aangeven dat sprake is van niet gedigitaliseerde documenten en wat de reden hiervoor is. Deze archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging. Reden voor uitsluiting zijn niet visueel overdraagbaar, technisch niet mogelijk of op basis van speciale juridische gronden.

Documenten, die uit oogpunt van historisch onderzoek fysiek bewaard blijven, worden wel gescand maar worden daarnaast ook in fysieke vorm gearchiveerd. Vervanging is voor deze archiefbescheiden niet van toepassing.

Zie bijlage 6 voor nadere instructie en voorbeelden.

4.4 Het digitaliseringsproces

Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de scanprocedure. Het scanproces is centraal georganiseerd en de bescheiden worden geselecteerd op A-3 en kleiner en formaten groter dan A3 t/m A0. Afhankelijk van het formaat worden ze gescand op de multi-functional of de A0-scanner.

Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde visuele eigenschappen voldoen als de papieren originelen.

4.5 Controles op te vervangen documenten

Om de kwaliteit en terugvindbaarheid van de digitale bestanden te waarborgen, zijn een aantal controlemomenten in de cyclus opgenomen.

De controlemomenten zijn:

• •

  Documentcontrole na registratie

• •

  Archiefcontrole bij afhandelen zaak

• •

  Vernietigingscontrole

• •

  Overbrengingscontrole

De laatste drie controles worden over het algemeen verricht op het moment dat de fysieke stukken al vernietigd zullen zijn. Voor de vervanging van archiefbescheiden ligt dan ook de focus op de eerste controle van het te vervangen document.

De controles richten zich op de visuele verschijningsvormen en toegankelijkheid van het document. De belangrijkste criteria zijn: juistheid, volledigheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid en de kwaliteit van het beoogd origineel. Deze criteria worden hieronder toegelicht;

Juistheid en volledigheid:

Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt al de eerste controle plaats. Daarbij worden de documenten gecontroleerd op volledigheid. De medewerker die de documenten scanklaar maakt, beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand kunnen worden. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken wordt overleg gepleegd met de betrokken afdeling of wordt contact opgenomen met de afzender. Het scannen wordt zonodig uitgesteld totdat de stukken compleet zijn of een digitaal exemplaar ontvangen is.

Indien nodig worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken apart gescand. Gecontroleerd dient te worden of alle pagina’s van het document zijn gescand, geen overbodige lege pagina’s zijn gescand, geen delen van de tekst is weggevallen en of de pagina’s volledig zijn gescand.

De controle op de kwaliteit van de scans wordt in eerste instantie verricht door de medewerker die de documenten scant en de, bijbehorende registratie maakt. Daarna vindt een tweede controle plaats door een andere medewerker DIV, die de registratie en scan controleert. Dit is van belang voor een onafhankelijk oordeel over de kwaliteit van de scans.

Leesbaarheid kwaliteit reproducties:

Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten getoond op een beeldscherm. Na het scannen wordt gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Dit gebeurt aan de hand van de volgende criteria:

• •

  Zijn de pagina’s van het document recht gescand?

• •

  Zijn de pagina’s van het document zonder fouten gescand? Fouten kunnen zijn vlekken; onleesbare passages; wegval van tekstdelen; horizontale en verticale strepen; pixelverstoringen; verspringingen, andere vervormingen en bovenmatige kleurafwijkingen.

Scanfouten worden direct opgelost., meestal door opnieuw te scannen. Mocht de fouten worden veroorzaakt door de apparatuur, dan wordt het team Facilitair ingeschakeld. Eventueel wordt de leverancier van de scanapparatuur ingeschakeld. Daarnaast wordt tijdens het scannen ook gecontroleerd op leesbaarheid duidelijkheid en kwaliteit.

Terugvindbaarheid:

Voor de organisatie is het van belang dat de documenten snel en eenvoudig terug te vinden zijn. Dit realiseert de medewerker DIV door middel van uniforme en complete registraties. Voor iedere registratie is bepaald welke metadata ingevuld moeten worden. In het handboek DIV is beschreven op welke wijze velden gevuld worden, bijvoorbeeld welke datumnotatie gebruikt wordt. Daarnaast wordt waar mogelijk met standaard-omschrijvingen gewerkt. Op deze wijze wordt een uniforme en complete registratiemethode bereikt.

Hiervoor zijn drie controlemomenten

• 1.

  tijdens het registeren,

• 2.

  op het moment van archiveren zaak en

• 3.

  ten slotte bij het definitief overbrengen.

De metagegevens worden zowel op document- als op zaakniveau toegekend. Elke registratie wordt hierop gecontroleerd. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog aangevuld De bevindingen worden vastgelegd in een logboek. Om documenten terug te kunnen vinden, kan gezocht worden in het zaaksysteem JOIN. In het zaaksysteem kan op verschillende manieren gezocht worden. Het is mogelijk op metadata van zaken, documenten of afzender te zoeken. Daarnaast zijn scans voorzien van Optical Character Recognition (OCR). Bij de scans wordt tekst in het document geïndexeerd. Hierdoor zijn documenten met een zoekvraag via het DMS/Zaaksysteem te benaderen zijn. In de bestanden zelf is geen OCR-functionaliteit aanwezig.

Kwaliteit Na het scannen en registreren worden de documenten visueel gecontroleerd. Dit wordt door een medewerker van team DIV gedaan, die de documenten niet heeft geregistreerd. Aan de hand van de fysieke documenten controleert een medewerker DIV de registraties. De procedure voor de controles is beschreven in bijlage 5.

Bij deze controles worden de metadata en kwaliteit van de registratie en scan gecontroleerd aan de hand van een checklist (bijlage 9). Er wordt gecontroleerd op juistheid van metadata, volledigheid, leesbaarheid. Is dit het geval dan wordt er opnieuw gescand en zo nodig wordt de scanner schoongemaakt en/of gekalibreerd.

Op het fysieke document noteert de medewerker DIV op de rechter bovenhoek van de eerste bladzijde van het document een V (Vernietigbaar) of B (bewaren) en zijn of haar initialen. Op deze wijze is ook de eerste waardering voor het document duidelijk en wie de controle heeft uitgevoerd.

Risicoanalyse

Op basis van een onderstaande risicoanalyse worden documenten en registraties gecontroleerd. Om capaciteit van team DIV effectief in te zetten, wordt onderscheid gemaakt in de controle van documenten. De controle gebeurt op basis van de risicoklasse. Deze risicoklassering is gekoppeld aan het zaaktype van de zaak, waaronder het document geregistreerd is. In bijlage 2 staan alle gebruikte zaaktypen en de bijbehorende langst mogelijke bewaartermijn van dat zaaktype.

Risicobeheersing

Om risico’s tegen te gaan zijn in aantal maatregelen mogelijk:

• •

  vermijden. Hierbij wordt de kans/mogelijkheid van optreden van een bepaald risico opgeheven; het risico wordt vermeden.

• •

  verminderen. Hierbij wordt beoogd de oorzaak of het gevolg van het risico te verkleinen. Indien getracht wordt de oorzaak te verkleinen wordt deze maatregel vooraf uitgevoerd. Bij een gevolggerichte maatregel is het echter zo dat men van te voren nadenkt over de maatregelen en eventuele voorbereidingen treft, maar dat men de daadwerkelijke maatregel pas treft op het moment dat het risico optreedt.

• •

  overdragen. Overdragen van een risico leidt niet direct tot het wegnemen van het risico, maar wel tot een risicovermindering omdat verwacht of afgesproken wordt dat een andere partij in staat zal zijn het risico te managen of te dragen.

• •

  accepteren. Er kan ook voor worden gekozen om een risico te accepteren. Vaak houdt dit in dat je hiervoor extra geld opneemt in je raming of dat je de planning aanpast.

Risicoanalyse voor vernietigbare documenten (excl. 110 jaar).

Risicoanalyse van te bewaren documenten en met vernietigingstermijn van 110 jaar.

Verklaring getallen

Kans:

0 – onwaarschijnlijk klein

1 – zeer klein

2 – klein

3 – redelijk

4 – groot

5 – vrijwel zeker

Impact:

0 – n.v.t.

1 – geen effect

2 – onbelangrijk

3 – ernstig

4 – zeer ernstig

5 – fataal

Toelichting op de risicoanalyse

De kans op verlies van informatie is even groot voor vernietigbaar of te bewaren documenten. Het verschil in risicoklasse wordt veroorzaakt door de impact als documenten niet compleet of leesbaar zijn over een langere periode.

Documenten met een relatieve korte behandeltermijn en korte bewaartermijn, worden binnen de organisatie snel verwerkt. Eventuele tekortkomingen van de bestanden wordt dan ook snel gesignaleerd. Daarnaast is voor documenten met een lange bewaartermijn van belang, om vooraf op kwaliteit te controleren om op langere termijn de kwaliteit van scan te garanderen.

Op basis van bovenstaande risicoanalyse hanteert team DIV de werkwijze om alle te bewaren documenten te controleren. De vernietigbare documenten worden op basis van steekproeven gecontroleerd.

4.6 Bestanden in het DMS/Zaaksysteem

Bestanden worden opgeslagen in het DMS/Zaaksysteem. De gedigitaliseerde bestanden worden als PDF-A opgeslagen.

Door opslag in PDF/A is de authenticiteit van deze gedigitaliseerde archiefbescheiden voldoende gewaarborgd. PDF/A (Portable Document Format Archivable), bekend als ISO-standaard 19005, is een afgeleide van de gewone PDF. Deze PDF/A is specifiek ontwikkeld voor langdurige en duurzame archivering van digitale documenten.

4.7 Terugvindbaarheid van vervangen fysieke bescheiden

De fysieke documenten worden na de controle opgeborgen in archiefdozen. Hierin worden ze opgeborgen op datum. Regels hiervoor zijn:

• •

  Ingekomen document – datum ontvangststempel

• •

  Uitgaande document – datum document

• •

  Intern document – datum document

Indien datum moeilijk te bepalen is, wordt hiervan een aantekening in de documentregistratie gemaakt, zodat het fysieke document voor een bepaalde tijd terug vindbaar is.

Als op het stuk geen datumstempel staat gebruiken we de registratiedatum als opbergdatum. De registratiedatum staat dan op het fysieke stuk geschreven.

Fysieke documenten die uitgezonderd zijn van vervanging worden in een aparte archiefserie opgeborgen. Dit staat herkenbaar op de buitenkant van de doos aangegeven. Archiveren gebeurt aan de hand van de bovenstaande regels.

5. Inrichting van het vernietigingsproces

De procedure voor het vernietigen van de fysieke stukken heeft betrekking op archiefbescheiden die succesvol zijn vervangen door digitalisering én waarvan is afgesproken om ze te vernietigen.

Gemeente Hoeksche Waard bewaart, voor de duur van 3 maanden, de vervangen fysieke stukken. Deze stukken worden na de documentcontrole chronologisch op datumvolgorde opgeborgen in archiefdozen (eerste dag t/m laatste dag) en na de termijn van drie maanden vernietigd, met in achtneming van de doorlopende machtiging voor vernietiging van de archivaris. De volle archiefdozen worden opgeslagen in de archiefruimte.

De bewaartermijn van 3 maanden is gebaseerd op de gemiddelde afhandelingstermijn van een procedure, zodat fysieke stukken in de meeste gevallen nog beschikbaar zijn voordat een procedure is afgerond. Na afloop van deze termijn worden de fysieke stukken in de daarvoor bestemde papierbakken verzameld. De volle papierbakken worden aangeboden aan een gecertificeerd archiefvernietingsbedrijf. Dit bedrijf vernietigt de archiefbescheiden daadwerkelijk. Het ingehuurde bedrijf levert op zijn beurt een Verklaring Vernietiging Archiefbescheiden aan, waarin wordt vermeld dat de vernietiging daadwerkelijk heeft plaatsgevonden conform artikel 7 AW.

Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt jaarlijks een verklaring van vervanging (Bijlage 11) opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden, in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dit is gebeurd. Algemene uitzonderingen worden eveneens in de verklaring vermeld. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Deze verklaring wordt opgesteld door een medewerker DIV en ondertekend door de beheerder. In Bijlage 12 is de werkinstructie voor vernietiging opgenomen.

6. Technische inrichting

6.1 ICT

Het DMS/Zaaksysteem JOIN heeft een eigen virtuele omgeving binnen de VM-WARE serverfarm van de gemeente. Deze serverfarm bevindt zich fysiek in de computerruimte op de 2e verdieping van het gemeentehuis te Maasdam. Het DMS/Zaaksysteem maakt gebruik van een Oracle databasesysteem.

De Data wordt opgeslagen op een LUN op onze Pure storage ⁶ , deze is voorzien van een gebundelde groep SSD disks waarover de data op logische wijze wordt weggeschreven. Het principe van een fysieke schijf is hierin niet meer van toepassing. De data wordt opgeslagen op een vooraf bepaalde grootte binnen de storage. Deze ruimte is alleen beschikbaar voor de servers die horen bij het betreffende pakket. Het migreren naar een andere schijf is in deze casus niet mogelijk. Dataverval van bestanden wordt door deze opslagmethode ook geminimaliseerd.

Een aantal documenthandelingen worden door technische achtergrondprocessen in Servicebus en Decoscrawler aangestuurd, zoals het koppelen van nieuwe scandocumenten en automatisch koppelen van scans met behulp van een barcode.

Rechten op documenten in het DMS/Zaaksysteem worden bepaald door de rechten op het zaaktype, zoals in de Zaaktype.nl of het admin-gedeelte is geconfigureerd. Documenten en zaken kunnen alleen door de geautoriseerde medewerkers worden verwijderd met de behulp van vernietigingsfunctionaliteit, op basis van een vooraf gedefinieerde vernietigingslijst. Losse registraties kunnen door medewerkers van DIV worden verwijderd.

6.2 Hard- en software

Voor het vervangen van de oorspronkelijke documenten zijn een aantal eisen geformuleerd, waar de scanapparatuur aan moet voldoen.

Technische eisen voor de scanners zijn:

• •

  Scannen met behoud van inhoud, vorm, structuur (juiste schaal);

• •

  Scannen in kleur en zwart/wit;

• •

  Instelbare resolutie van 100 ppi tot 600 ppi, bit diepte 24 in ieder geval voor tekstdocumenten.

• •

  Scannen met JPEG kleurcompressie, kleurcompressie tot maximaal 70%.)

• •

  Scannen in PDF-A-1b bestand;

• •

  Scannen in TIFF bestandsformaat;

• •

  Dubbelzijdig scannen;

• •

  Verschillende papierformaten automatisch herkennen;

• •

  1 scan van verschillende papierformaten maken;

• •

  Scannen naar serverlocatie;

• •

  Scannen naar mailbox gebruiker;

• •

  Geen zwarte randen als gevolg van uitvulling.

De specificatie van de scanners, die gebruikt worden, is opgenomen in bijlage 10.

De software die gebruikt wordt voor het digitaliseringsproces is van Decos en behoort tot het zaaksysteem JOIN (bijlage 13). De software wordt meerdere keren per jaar met een update aangepast. Updates worden vooraf getest en beoordeeld. Het zaaksysteem is NEN2082 gecertificeerd.

6.3 Onderhoud hardware.

Voor de scanapparatuur is een serviceovereenkomst/Service Level Agreement (SLA) afgesloten met de leverancier.

De servers en hardware worden door team ICT beheer onderhouden. Alle hardware voor Back-up is redundant ⁷ uitgevoerd, in geval van uitval van een van de componenten wordt deze volgens SLA met de back-up leverancier, vervangen. Alle devices worden pro-actief ge-monitort waardoor de kans op uitval reeds vooraf gedetecteerd wordt.

6.4 Zaaksysteem JOIN

De werknaam van het zaaksysteem is JOIN van Decos. Een aantal componenten van het zaaksysteem hebben onderling interactie. De functionele inrichting van applicaties wordt verricht door medewerkers van team Functioneel Beheer.

DMS/Zaaksysteem

Het is de DMS/Zaaksysteem omgeving die, via de WebService wordt aangeroepen om nieuwe zaken, berichten, documenten en bestanden aan te maken of metadata bij te werken. Het programma is webbased. In de zaakomgeving bevinden zich de lopende zaken.

Zaaksysteem

In JOIN is een structuur van adressen, documenten, zaken en projecten aanwezig. Alle documenten worden aan een zaak toegevoegd. Aan documenten en zaken kunnen personen of instanties, met bijbehorende adresgegevens, worden gekoppeld. Zaken binnen JOIN kunnen jarenlang bewaard worden, totdat ze worden overgebracht naar het e-depot of totdat ze vernietigd moeten worden.

Sjablonen

JOIN is gekoppeld aan iWriter/Templafy voor standaard-sjablonen. Hierdoor het eenvoudig is om bestanden te creëren, die direct aan documentregistraties en zaken gekoppeld zijn.

6.5 Backup

Het maken van backups wordt geregeld door team ICT beheer. De frequentie en bewaartijd (retentie) van de backups is als volgt geregeld:

• •

  Dagelijks: zondag t/m vrijdag een incremental backup, 15 dagen retentie.

• •

  Wekelijks: op zaterdag een full backup, 31 dagen retentie.

• •

  Maandelijks: laatste werkdag van de maand een full back-up, 365 dagen retentie.

• •

  Jaarlijks: laatste werkdag van het jaar een full back-up, 1825 dagen retentie.

Procedurebeschrijving is opgenomen in Bijlage 8.

Door nieuwe technologische ontwikkelingen is de back-upprocedure van een dagelijkse activiteit verschoven naar een continu proces. Hierbij worden meerdere serverlocaties en algoritmes ingezet om de beschikbaar, integriteit en vertrouwelijkheid van date gewaarborgd.

De functioneel beheerder kan aangeven of de back-up van een applicatie moet afwijken van de standaardprocedure. Team ICT Beheer heeft hierin een faciliterende rol.

Het terugzetten van back-ups van applicaties vindt alleen op verzoek van de functioneel beheerder van de applicatie plaats door team ICT Beheer. Binnen het DMS/Zaaksysteem is een eenvoudig functie aanwezig om verwijdering van zaken, documenten, bestanden en workflows ⁸ te herstellen. Bij het terugzetten van een back-up van het DMS/Zaaksysteem overleggen de functioneel beheerder en medewerkers DIV over de mogelijke gevolgen van het terugzetten van een back-up. Een inschatting wordt gemaakt of verwijderde bestanden van de vernietigingscyclussen niet teruggeplaatst worden.

6.6 Veilig vervangen

Het college van burgemeester en wethouders heeft op 7 april 2020 het strategische informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Onder informatiebeveiliging wordt verstaan: “Het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket van maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening aantoonbaar te waarborgen”. Kernpunten daarbij zijn beschikbaarheid, integriteit (juistheid) en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en alle informatiestromen.

De gemeente heeft organisatorisch en technische maatregelen getroffen om duurzaam toegankelijk bestanden op te slaan.

7. Inrichting van audits

Audits zijn een managementtool om inzicht te krijgen in kansen en risico’s en verbeteringen te signaleren. Het uitvoeren van interne audits heeft een aantal functies: het voornaamste is dat u kunt vaststellen of de doelstellingen voor het managementsysteem worden bereikt en of afspraken en beleid dus worden nagekomen. U kunt toetsen of het managementsysteem voldoet aan de eigen opgelegde eisen. En op naleving van externe (opgelegde) eisen, zoals in normen en standaarden. Een ander belangrijk doel van de interne audit is te achterhalen of werkzaamheden efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Het is belangrijk dat u interne audits op een systematische, onafhankelijke manier uitvoert: op basis van het beleid, de doelstellingen en de visie van de organisatie.

7.1 Interne audits

De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces wordt gewaarborgd door een periodieke audit door team Control op basis van vastgestelde normen. Deze normering is vastgesteld in het Handboek DIV. De audit is erop gericht om vast te stellen of het vervangingsproces nog voldoet aan de vastgestelde eisen en of het proces correct wordt uitgevoerd op basis van dit Handboek. Uitkomsten van te houden controles en audits maken wijzigingen wellicht noodzakelijk. Deze audit vindt minimaal één keer per jaar plaats.

DIV audit

Op basis van het kwaliteitssysteem wordt de werkwijze van team DIV jaarlijks tegen het licht gehouden. Ook de procedure voor vervanging is onderdeel het kwaliteitssysteem.

Technische audit

De kwaliteit van de technische inrichting is gewaarborgd door een periodieke audit en afspraken met team ICT beheer. De kwaliteit van de IT-inrichting dient eveneens gewaarborgd te worden door een periodieke audit. Tijdens de audit wordt gecontroleerd of er een actueel informatie- en automatiseringsbeleid is en of dit beleid op geïmplementeerd is in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Dit geldt ook voor het beleid ten aanzien van de beveiliging.

Doordat enkel digitale bestanden het archief vormen en dus essentieel zijn voor bedrijfsvoering, bewijskracht en op lange termijn cultureel erfgoed, kan verlies van informatie financiële en juridische gevolgen hebben.

De audit is erop gericht om vast te stellen of de technische inrichting, (hardware, software, bestandsformaten en instellingen), het vervangingsproces en duurzame opslag van digitale archiefbescheiden voldoende ondersteunt. Tijdens de audit wordt nagegaan of eisen aan hard- en software zijn vastgesteld en of de hard- en software aan deze eisen voldoen.

De audit moet uitwijzen of de technische maatregelen om de integriteit en duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen zijn beschreven, of deze maatregelen zijn ingevoerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op scan- en opslagapparatuur en op instellingen, bestandsformaten en de opgeslagen bestanden.

Gecontroleerd wordt of taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de IT-beheersing geautoriseerd en vastgelegd zijn en of richtlijnen en procedures geformuleerd zijn en of deze worden toegepast. Gecontroleerd wordt of het beheer van bevoegdheden vastgelegd is en wordt toegepast. Verder dient gecontroleerd te worden of het versiebeheer vastgesteld is en toegepast, hoe vaak back-ups worden gemaakt en hoe de recovery adequaat verloopt. Is er een calamiteiten- en uitwijkprocedure opgesteld en ingevoerd. De technische inrichting is essentieel voor de bedrijfsvoering.

Jaarlijkse vindt er een audit plaats op de Kwaliteit IT beheersmaatregelen. Gecontroleerd moet worden of er informatie- en automatiseringsbeleid is, of dit beleid nog actueel is en of dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Dit zelfde geldt voor het beveiligingsbeleid.

De volgende vragen moeten worden beantwoord: Zijn taken en verantwoordelijkheden t.a.v. de IT-beheersing geautoriseerd en vastgelegd? Zijn richtlijnen en procedures geformuleerd en zijn deze geïmplementeerd? Is het beheer van bevoegdheden geformuleerd en geïmplementeerd? Is het versiebeheer bepaald en geïmplementeerd? Hoe vaak worden back-ups gemaakt en verloop de recovery adequaat? Is er een calamiteiten- en uitwijkprocedure opgesteld en geïmplementeerd? Is de fysieke omgeving adequaat voor een duurzaam digitaal archief?

7.2 Externe audit

De archiefinspectie van het Regionaal Archief Dordrecht zal ook audits uitvoeren. Na positieve uitkomsten van de audits wordt vanuit de archiefinspectie een doorlopende machtiging voor vernietiging afgegeven voor de periode van 5 jaar ten behoeve de vernietiging van de fysieke oorspronkelijke documenten.

Tijdens de audit wordt nagegaan welke eisen aan de kwaliteit van de dossiervorming en de kwaliteit van duurzaam toegankelijke documentopslag. De audit wijst uit of de organisatorische en technische maatregelen om de duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen, zijn beschreven of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op scan- en opslagapparatuur, op instellingen, dossiervorming en bestandsformaten.

Jaarlijks wordt er door middel van het invullen van “de 10 KPI‟s” (Kritische Prestatie Indicatoren) bekeken door de archiefinspectie van Regionaal Archief Dordrecht hoe de gemeente er voor staat.

Aan de hand van de “10 KPI‟s” wordt tweejaarlijks verslag gedaan aan de raad.

8. Wijzigingen Handboek Vervanging

Het Handboek is een geen statisch werk, maar een dynamisch geheel. Wijzigingen in de organisatie, wetgeving of de gehanteerde werkwijze maken wijzigingen in het Handboek noodzakelijk. Deze wijzigingen kunnen een grote impact of een kleine impact hebben.

Wijzigingen van het Handboek worden, door de beheerder vastgesteld, eventueel na advies van het Strategisch InformatieOverleg (SIO),

Wijzigingen met een grote impact zijn:

• •

  Veranderingen in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld;

• •

  Gewijzigd belang van de betreffende archiefbescheiden bij de zorgdrager (zoals een extra toevoeging aan het lijstje met uitzonderingen op vervanging);

• •

  Fusie of een andere grote organisatorische reorganisatie, die leidt tot een ander type overheidsorgaan;

• •

  Wijziging van de werkwijze of de volgorde van de handelingen, die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures;

• •

  Wijzigingen in de technische infrastructuur, die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures;

• •

  Besluit om met terugwerkende kracht te gaan vervangen;

Wijzigingen met een kleine impact zijn

• •

  Nieuwe werkafspraken binnen het team DIV (mits er geen afbreuk wordt gedaan aan de vastgestelde kwaliteitseisen);

• •

  Wijziging van werkprocessen (mits er geen afbreuk wordt gedaan aan de vastgestelde kwaliteitseisen).

• •

  Update van software, die geen gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures;

• •

  Wijziging van de bijlagen, die geen gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures.

Deze wijzigingen zullen door het team DIV direct worden doorgevoerd, maar wel formeel door de beheerder worden vastgesteld, eventueel met terugwerkende kracht.

Bijlage 1: Concept Vervangingsbesluit

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard;

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Besluit:

Artikel 1

Gemeente Hoeksche Waard gaat over tot vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

Artikel 2

De reproductie van archiefbescheiden vindt plaats op de wijze zoals beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden 2020 gemeente Hoeksche Waard, dat als bijlage bij dit besluit is gevoegd en onderdeel uitmaakt van dit besluit.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met terugwerkende kracht op ingang van 1 januari 2019.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als ”Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Hoeksche Waard 2020”.

Maasdam, [DATUM] 2020

Burgemeester en wethouders van Hoeksche Waard,

De secretaris,

B. Silvis – de Heer

De burgemeester,

A.P.J. van Hemmen

Bijlage 2: Overzicht werkprocessen/zaaktypen

Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van het Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van [datum] met registratienummer [nummer besluit].

Voor vernietiging in aanmerking komende werkprocessen:

Voor blijvend bewaren en lang bewaren in aanmerking komende werkprocessen: