Organisatie | De Bilt |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente De Bilt |
Citeertitel | Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente De Bilt |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet, art. 213a
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-11-2003 | 04-11-2003 | 01-01-2013 | nieuwe regeling | 04-11-2003 Biltbuis 30-12-2003 | rv07-10-2003 |
De raad van de gemeente De Bilt besluit,
gelet op artikel 213a Gemeentewet,
Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar
de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college
In deze verordening wordt verstaan onder:
de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie
Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen.
Artikel 4. Voortgang onderzoeken
Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten.
Artikelsgewijze toelichting op:
de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente De Bilt.
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie
In artikel 2 wordt het college opgedragen periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.
De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van ge-meentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.
Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, ver-plicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke taak minimaal eens in
de zoveel jaar worden onderzocht. Hier kan iedere gemeente zelf de gewenste periode aangeven. Aanbevolen wordt eenmaal in de twee raadsperioden.
De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of para-grafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvat-ten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan om-vatten.
De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht in-vloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.
Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.
De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het col-lege vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toe-gelicht:
Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de af-bakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aan-gegeven.
De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onder-zoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reik-wijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.
Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke appa-raat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeks-object. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.
Artikel 4. Voortgang onderzoek
De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden ge-legd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.
Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking
Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk han-delen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, lid twee, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, lid twee, van de Ge-meentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de ver-slagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.
Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.
Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad kan in-dien nodig bij raadsbesluit het vaststellen van de verordening met maximaal een jaar uitstellen.
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
De ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1, Gemeentewet). Door de komst van de griffier zijn de taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b Gemeentewet). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die alle uitgaande stukken van de raad mede ondertekent.
De griffier moet de uitgaande stukken van de raadsvergaderingen mede-ondertekenen (artikel 107c Gemeentewet).