De raad van de gemeente Alkmaar;
Gelet op artikel 33, derde lid, Gemeentewet;
Gelet op het voorstel van het presidium, d.d. 07-09-2020;
B e s l u i t
De navolgende Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten gemeente Alkmaar 2020 vast te stellen:
Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand
Artikel 1. Verzoek om informatie
- 1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
- c.
ambtelijke bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
- 2.
De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven. Zo mogelijk uiterlijk de eerste maandagmiddag na ontvangst van het verzoek.
- 3.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit.
- 4.
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onder c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand
- 1.
Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden.
- 2.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
- 3.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
- 4.
De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
- 5.
Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe via de griffie tot het betrokken raadslid.
Artikel 3 Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand
- 1.
Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;
- 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.
Paragraaf 2. Financiële fractieondersteuning
Artikel 5 Recht op financiële bijdrage
- 1.
De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie, zoals bedoeld in artikel 9 van het vigerende Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.
- 2.
De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 5.195 per fractie en een variabel deel van € 1.025 per raadszetel van de fractie.
- 3.
Aan de tot een fractie behorende raadsleden wordt de hoogte van de bijdrage jaarlijks bekendgemaakt door middel van (een kopie van) een beschikking.
- 4.
De tot een fractie behorende raadsleden zijn ieder voor hun deel verantwoordelijk en aansprakelijk voor naleving van deze verordening en de daarop gebaseerde voorschriften.
Artikel 6 Besteding financiële bijdrage
- 1.
De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die er toe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.
- 2.
De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
- a.
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
- b.
giften, leningen, beleggingen en voorschotten;
- c.
uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;
- d.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen ingevolge de vigerende Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden.
- 3.
Het presidium stelt minimaal éénmaal per jaar een leidraad voor de bestedingen vast.
Artikel 7 Voorschot financiële bijdrage
- 1.
Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 5, eerste lid en overgemaakt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer. Dit rekeningnummer is alleen bestemd voor de geldstromen ten aanzien van deze financiële bijdrage voor fractieondersteuning.
- 2.
In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.
- 3.
Teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld, worden in het jaar van vaststelling door de raad teruggevorderd. Deze terugvordering dient binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur te worden voldaan. Indien een fractie deze terugvordering vóór 31 januari van het volgende jaar nog niet heeft voldaan, vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald.
Artikel 8 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
- 1.
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert bij vermindering of vermeerdering de financiële bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
- 2.
Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5, tweede lid, vastgestelde financiële bijdrage voor het variabele deel per raadszetel verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken raadsleden.
- 3.
Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 9, lid 1 van het vigerende Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad het basisbedrag per fractie als genoemd in artikel 5, tweede lid.
- 4.
Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.
- 5.
Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.
Artikel 9 Reserve
- 1.
De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.
- 2.
Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 5. Een negatieve reserve is niet toegestaan. Indien er toch een tekort optreedt, dient dit door de fractie zelf te worden aangezuiverd.
- 3.
Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 10, lid 7 over dat jaar.
- 4.
Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
- 5.
Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op die hogere reserve.
- 6.
Bij splitsing van een fractie valt de reserve toe aan die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 9, lid 1 van het vigerende Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad.
Artikel 10 Administratieve verplichtingen
- 1.
De verantwoording wordt opgesteld op grond van het stelsel van baten en lasten.
- 2.
Onverminderd het bepaalde in artikel 13 staat de fractievoorzitter in voor de verantwoording en onder zijn verantwoordelijkheid wordt een eventuele toelichting die de accountant vraagt, verstrekt.
- 3.
Alle uitgaven dienen per kostencategorie via een originele factuur, nota of bankafschrift verantwoord te worden en te worden voorzien van een toelichting op de activiteit/besteding in relatie tot het raadswerk en de fractie.
- 4.
Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de tot de fractie behorende fractiemedewerkers op.
- 5.
De verslaglegging van de financiële fractieondersteuning wordt via een vastgesteld digitaal programma en middels het vastgestelde format gedaan. Beide worden aangeleverd ten behoeve van de controle.
Artikel 11 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
- 1.
Elke fractie legt vóór 1 februari na het einde van een kalenderjaar waarop de financiële bijdrage betrekking had, aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag conform een door het presidium vastgesteld format.
- 2.
Alvorens de verslagen ter controle aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het verslag en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken.
- 3.
De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het financieel verslag en brengt vóór 1 maart advies uit aan de raad. Bij de controle wordt door de accountant rekening gehouden met een goedkeuringstolerantie van 1%. Tot een bedrag van maximaal € 100 toetst de accountant of er onderliggende documentatie aanwezig is, maar toetst de accountant niet aan artikel 6, lid 1.
- 4.
De accountant beoordeelt de verantwoordingen van ieder van de fracties individueel en geeft een rapport van bevindingen af over het geheel.
- 5.
Indien de bestedingen die worden verantwoord niet juist, tijdig zijn aangeleverd en volledig zijn, rapporteert de accountant hierover in zijn verslag van bevindingen.
- 6.
De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de financiële bijdrage bekostigd zijn;
- b.
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
- 7.
Eventuele nagekomen baten en lasten die niet eerder zijn opgenomen in de verantwoording, mogen worden opgevoerd in het opvolgende jaar zonder dat hier een opmerking in het rapport van feitelijke bevindingen wordt opgenomen.
- 8.
Indien een factuur is verantwoord die niet volledig toe te rekenen is aan het verantwoordingsjaar, dient er boven de € 150 een toerekening gedaan te worden aan de verschillende verantwoordingsjaren.
Artikel 12 Toepassing Awb
De afdelingen 4.2.1 tot en met 4.2.7 van de Algemene wet bestuursrecht zijn van toepassing op de financiële bijdrage die een fractie ontvangt. De vigerende Algemene subsidieverordening Alkmaar is niet van toepassing.
Artikel 13 Overige bepalingen
- 1.
De tot een fractie behorende leden zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor de verantwoording en voor eventuele terugbetaling van teveel ontvangen voorschotten. Dit geldt ook als zij de gelden over laten maken aan een rechtspersoon
- 2.
In de gevallen waarin deze paragraaf niet voorziet, beslist de raad op voorstel van het presidium.
Paragraaf 3 Fractieassistenten
Paragraaf 4 Slotbepalingen
Artikel 16 Uitleg verordening
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de raad.
Artikel 17 Intrekking oude regeling
De Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten, gemeente Alkmaar, vastgesteld in de raadsvergadering van 3 oktober 2019 en bekendgemaakt in het Gemeenteblad 2019 nr. 247194 van 14 oktober 2019 wordt ingetrokken.
Artikel 18 Inwerkingtreding
Deze Verordening treedt in werking op één dag na bekendmaking ervan in het Gemeenteblad.
Artikel 19 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten gemeente Alkmaar 2020.