Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent het instellen van een vertrouwenscommissie (Verordening op de vertrouwenscommissie burgemeestersvacature Alkmaar 2020)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)

  de commissie: de vertrouwenscommissie;

• b)

  de Commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland;

• c)

  de voorzitter: de voorzitter van de vertrouwenscommissie

• d)

  de secretaris: de secretaris van de commissie;

Artikel 2 Taak

De commissie heeft tot taak de aanbeveling van de benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit de 12 fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde partijen op het moment van vaststelling van deze verordening.

• 2.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een waarnemend voorzitter.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 4.

  Bij een tussentijdse vacature kan de gemeenteraad een nieuw lid benoemen, maar niet meer nadat dat de commissie de namen van de kandidaten van de Commissaris heeft ontvangen.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie en verleent de ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  De eerste plaatsvervangend raadsgriffier kan als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

• 3.

  De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

Artikel 5 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste één lid dit - door tussenkomst van de voorzitter - noodzakelijk acht. De commissie vergadert slechts wanneer meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen tot de vergadering op:

  • a)

    de leden van de commissie;

  • b)

    de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft.

• 3.

  De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 2 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken, maar dan geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 6 Informatie over en gesprek met sollicitant

• 1.

  De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

• 2.

  De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de Commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten.

Artikel 7 Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 8 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 8 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de Commissaris. Dit verslag van bevindingen bevat in ieder geval:

• a)

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b)

  een concept aanbeveling van twee personen met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 9 Geheimhouding

• 1.

  Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet, de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4.

  Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 5.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 10 Archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat, in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

• 2.

  Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

• 3.

  De samenstelling van de commissie kan tussentijds niet worden aangepast.

Artikel 13 Inwerkingtreding en intrekking

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt ingetrokken op de dag volgende op die waarop de burgemeester zijn ambt heeft aanvaard.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de vertrouwenscommissie burgemeestersvacature Alkmaar 2020.